分析崗位説明書的作用及案例

分析崗位説明書的作用及案例

很多人認為人力資源工作應從編制崗位説明書上開始，主要內容應包括崗位信息，基本職責，任職條件，工作聯繫等等。但在編制過程當中，更多的是動用公司整個資源，而且消耗資源也比較大。但寫完之後，大部分都是束之高閣，沒有人再理會到底寫了些什麼。當再次有機會拿出來的時候，一般是計劃重新修訂的時候，工作當中基本沒人去閲讀，更談不到按寫的去做。所以，我經常説崗位説明書是給人事部看的，別的部門有工作照做，沒有工作也照做，如果按寫的做了，往往又行不通。回頭看看，我們工作中又有多少人仔細看過自己的崗位説明書，又有誰説我一直是按寫的做的。人事專業的人都不太看，就更不能要求別人了。下面和大家分析崗位説明書作用有哪些?

崗位説明書作用1:為招聘、錄用員工提供依據

◎確定崗位的任職條件

崗位説明書裏已經確定了這個崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎，招聘工作需要依照任職條件來挑選人員，不滿足任職條件的人，不能用。如果企業一定要用只也能降格使用，例如工資等級要下降，或者職務要略微下降。

【案例】

某公司招聘人力資源部的人事培訓專員。在崗位説明書的任職條件一欄中已經明確要求：學歷是大學本科以上，工作經驗要求三年以上，大中型企業或者外資企業相關崗位的工作人員。只有符合這樣的條件，公司才會錄用這名員工來擔任人力資源部的這個職位。另外，要求應聘者具有什麼樣的知識，要求瞭解哪些業務範圍，在任職條件中都會有明文規定。具體招聘的時候，只要照章辦事即可。

◎崗位説明書將作為簽訂勞動合同的附件

崗位説明書將作為員工錄用以後簽訂的勞動合同的附件。企業決定錄用員工後，這名員工應該承擔什麼樣的責任，以及要負責到何種程度，這些問題也已經事先在崗位説明書里約定好了，企業不需要對員工重複説明。

◎作為入職培訓的教材

員工被錄用以後，崗位説明書可以作為入職培訓的教材。新員工在被錄用以後，一般企業要進行一次入職培訓。

崗位説明書作用2:對員工進行目標管理

在對員工目標管理設計的時候，依據崗位説明書所規定的職責，通過崗位説明書可以很清晰、明確地給員工下達目標，同時也便於設計目標。

◎崗位説明書是給員工下達目標的憑證

目標管理是現代企業管理的一種最有效的辦法。給員工下達目標的憑據就是崗位説明書裏面規定的職責。例如給人力資源部的培訓專員下達的目標是培訓的指標，而不能下達薪酬管理的指標。由此可見，崗位説明書是目標管理的一個基本依據。

◎依據崗位説明書可清晰設計目標

在崗位説明書中，具體某個項目有幾項職責，目標應該下達給誰，都有非常清楚的説明。因此，負責目標管理的主管應該隨時查閲崗位説明書，以便更明確、有效地對員工進行目標管理。

崗位説明書作用3:是績效考核的基本依據

◎崗位説明書確定了崗位職責

在績效考核的時候，只有通過考察崗位説明書，才會知道只有這個崗位才有這個職責，才能去考核這個崗位上工作的員工是不是盡職盡責，是不是完成了工作目標。假如在崗位説明書中根本就沒有這個職責，就不能拿這個要求考核他，因為他不需要承擔這樣的責任。所以，崗位説明書在工作目標管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個基本依據。

◎崗位説明書確定了職責範圍

崗位説明書明確確定了某一項職責的範圍，是全責、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責。當某一項工作沒有完成或出現問題時，責任十分清楚。

◎崗位説明書確定了考核內容

崗位説明書還規定了考核評價內容。績效考核的標準應該是一致的。不能是崗位説明書寫的是一個樣，考核標準又是另一個樣。

崗位説明書作用4:為企業制定薪酬政策提供依據

直接決定薪酬的是崗位評價，所以崗位説明書所提供的依據評價是間接的。崗位評價是企業薪酬政策的基本依據，整個薪酬體系需要以崗位評價為

支撐性資料。而崗位評價的基礎是崗位分析和崗位説明書，如果沒有崗位説明書、崗位內涵分析、員工規格分析等資料，就無法進行崗位評價。因此，從根本上説，崗位説明書為企業制定薪酬政策提供了重要的依據。缺少了崗位説明書，企業制定薪酬政策將是很困難的。

崗位説明書作用5:員工教育與培訓的依據

對員工進行培訓是為了滿足崗位職務的需要，有針對性地對具有一定文化素質的員工進行崗位專業知識和實際技能的培訓，完備上崗任職資格，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據崗位説明書的具體要求，對一些任職條件不足，但其它方面優秀、符合公司急需人才要求的員工進行教育和培訓，提升他本身的素質，最後使其達到崗位説明書的任職要求。

【案例】

某公司在招聘一名銷售主管的時候，發現一名應聘者銷售經驗非常豐富，但是他的學歷達不到招聘的要求。負責招聘的人力資源部經理覺得非常可惜，破例將他錄用。本來是用他當銷售部經理的，但由於其任職條件欠缺，所以先讓他擔任銷售部副經理。在接下來一段時間，針對其學歷不高的特點，將他送去大學進修，彌補學歷上的不足。這樣，經過一段時間的考察，等他自身素質有了提高，符合職位要求時，將他提升為銷售部經理。

崗位説明書作用6：為員工晉升與開發提供依據

人力資源管理中一項非常重要的工作是人力資源開發，就是通過一些手段使員工的素質和積極性不斷提高，最大限度地發揮員工的潛能，為企業做更大貢獻。員工的晉升與開發，離不開人事考核。人事考核是以員工為對象，以崗位説明書的要求為考核依據，通過對員工德、能、勤、績等方面的綜合評價，判斷他們是否稱職，並以此作為任免、獎罰、報酬、培訓的依據，促進“人適其位”。因此，崗位説明書也為這項工作提供了一個依據。

員工大都願意在一家企業長期工作，並不願意來回跳槽。主要是看有沒有發展的空間，例如現在是銷售員，有沒有可能做銷售經理或銷售總監。公司就要依據崗位説明書，有針對性地做工作。

根據崗位説明書做員工晉升路徑圖，作為規範化管理的一個基礎文件。每一位員工都清楚，只要好好工作將來就能升到什麼職位，或幾年才能達到任職條件。

人力資源案例分析：一份職位説明書引起的出走事件

當今社會，企業發展越迅猛，或者説企業求發展的野心越大，對人才的需求越強烈，這種求賢若渴的心情固然可以理解，但這種狀態也同樣造成了企業招人用人的偏頗和失誤，很多時候在新增人員到崗後，企業會發現入職者不勝任此職位，或者此職位的工作內容和預期存在很大不同，給入職者造成了較大落差，從而造成了企業開人或員工主動離職的情況，究其原因，一定是在招聘環節出了問題。

總結並概括目前的大多數情況，無外乎企業和人選雙方對對方預期和現實的想法存在很大差異。

案例：

從事人力資源工作的R小姐雖沒有做到HRM級別，但其所任職的是一家知名的大型上市公司，公司對HR工作極為重視，使得R小姐在此公司任職的三年中積累了較豐富的HR經驗，同時也具有一定的行政管理經驗，深得領導好評。不久前，因經濟環境影響公司大面積裁員，R小姐不幸身列其中，於是開始尋求職業生涯第二次發展之機會。

很快，一位朋友推薦一個小公司給她，聲稱此公司在尋找人力資源經理，並把JD發送給她，JD中明確列出了四條HRM通用的任職資格和工作描述，另外加註有一定的行政經驗者優秀。由此R小姐得出，此職位相當於人力行政經理，重點在人力資源各個模塊的運用，和自己之前經歷相符，同時其本人也期望得到一個全面掌控HR工作的機會，由此看來，此機會很適合自己的發展。

不出所料，面談進展很順利，薪水5K，隨低於之前的5.5K，但R小姐並不介意，一週後正式入職。

在入職10天后，R小姐卻主動提出離職，義無反顧的離開了這家公司。

短短十天，是什麼讓R小姐的態度瞬時轉變呢?經友人瞭解，R小姐很勝任此工作，並在一週內將全公司的績效考核體系搭建起來，馬上就要實施，此時卻得到了減薪的通知，令她十分費解，找到投資方大老闆溝通。

這次溝通直接導致她對工作及公司失去了信任。原來，大老闆不但對其所做工作不認可，同時明確表示自己所需要的只是一個行政人員，相應的薪水並不能給到之前談好的5K，需要減薪至3k左右，當時，R小姐很憤怒。

用R小姐的話説，行政的工作和人力資源的工作在老闆眼裏原來是一回事，這是對她的工作專業度的一種侮辱，這種看低HR工作的老闆和公司，是不值得一起共事的。

同時，R小姐對公司出爾反爾的態度很費解，“説實話，如果剛開始談3K，我也不會完全拒絕，畢竟工作內容對我以後的發展有很大幫助，也是一種挑戰，現在突然要求減薪，我不能接受。”

拋開薪水不談，作為HR從業者相信會很理解R小姐的遭遇，這種理解可能更多的是在同行之中，換言之，如果這種遭遇放在其他崗位從業者身上，我們是否也會報以同樣的心情和態度呢?畢竟，這種問題的出現不僅僅是因為老闆，還有負責招聘的HR，都或多或少存在某些招聘和用人上的分歧或失誤。

當然，R小姐的遭遇同樣不可避免有HR的責任，我們可以説HR不專業，但不專業可以慢慢變得專業，這是小問題，關鍵是HR需要完全去明白老闆腦子裏對這個職位怎麼看，怎麼想，我認為這並不完全屬於專業範疇的問題，這是幾乎所有公司HR每天都要應對的重要問題。

追根溯源，R小姐的遭遇，從企業方招聘角度講，是職位説明書設計的失敗。但是隱藏在一行行任職資格和職位描述背後的諸多因素，才是導致招聘失敗的關鍵因素。

職位説明書，相信專業的HR是可以寫的很漂亮，但這種漂亮在某種意義上可以和“不實際”概念偷換。

這種不實際在真正工作中會有很多表現，如：“公司的財務人員同樣肩負着行政的職責”、“以績效和培訓見長的HR在80%的時間裏忙於處理員工關係問題”、“擁有豐富的醫藥領域客户資源的銷售總監長時間的帶領團隊維護FMCG客户”……歸納一下，招聘的失敗往往體現在企業對人選的不滿意，或者人選對職位設置的不理解，要麼大材小用，要麼小材大用，要麼邊用邊看。

對於出現過這種問題的企業及HR，試問一下：

1、對於老闆的想法你是否真正領悟

2、對於職位對公司的重要性你是否真正理解

老闆的意圖不清楚，怎麼能去寫職位説明;公司需要這個職位解決什麼問題你不清楚，怎麼能去寫職位説明?

如果你想很輕鬆的完成職位説明的設計，那麼以上兩點必須要搞清楚，同時，切忌從網站上或者大綱裏隨便摘抄或組合一些條條框框組成一個JD，這是最平常又是最忌諱的做法。

如何省時省力做出一個有效地職位説明呢?在回答並實踐這個工作前，切記拋棄一些傳統的思維方法和習慣。

1、拋開“超人”理念

做HR的都明白“人職匹配”，這和“超人”是兩個相反的論調，老闆總在想，要是這個人能幫我解決ABCDE這些問題那就輕省了，這種想法固然可以理解，但HR千萬不要跟着老闆的想法走，找一個真正能解決企業某個問題的牛人就足夠了，老闆和你的考慮角度不同，但是殊途同歸——最優效的配置人力資源，只不過，HR相對於老闆，不能過於理想化，世界上本不存在“超人”，唸叨的人多了，一樣不存在。

2、拋開“優秀”，迴歸“適合”

世界上優秀的人很多，但是你的公司人員有限，誇張的説，如果為了一個優秀的人而傾家蕩產，血本無歸，最後只能讓自己債上加債，人是有底線的，企業同樣有。相信有不少HR都有這樣的經歷，招進來一個優秀的人，落實到工作上卻只是用了他的一小部分優秀，有時效果適得其反。小廟供不了這龕大佛，問題是，如果佛稍微大一點，很多人可能就覺得自己佔了便宜，歡歡喜喜抱回家了。

所以説，優秀並不代表合適，只要明確哪些人適合公司發展需求，就是一種成功。

另外，請不要跨階段用人，先解決眼前的問題，或者説3年之內的問題，3年之後，企業發展到什麼階段，有什麼需求，再選擇相應的人來依靠。

眼光太發展，未必是好事。

3、拋開“漂亮”，注重實用

如前所述，在JD的設計及撰寫過程中，漂亮的東西大家都喜歡，但這種不合理的漂亮有時候更像是一顆重磅炸彈。

老闆看着很漂亮，應聘者看着也覺得漂亮，不經意間雙方對於職位的預期會攀高，老闆會説“這麼優秀的人，真不錯!”應聘者會説“這麼好的機會，真不錯!”結果可想而知，雙方都覺得很冤“為什麼會是這樣?”

故，拋開“漂亮”字眼，注重實用，真實，才有可能找到適合自己的人才。