黨委辦公室會務工作程序
- 祕書基礎
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一、會議的準備
1.接到有關會議通知後,辦公室負責人應以書面形式明確會議時間、地點、內容、參加人員範圍以及要求等,通知辦公室祕書。
2.承辦祕書應及時做好各項準備工作,包括按照會議性質和要求準備材料,確定並落實會議時間、地點、用車、會場佈置等,並將準備情況向辦公室負責人彙報。
3.按照會議的要求(如錄音、錄像、放錄像、照相等),要事先通知有關單位準備。
二、會議的通知
1.承辦祕書按照會議的性質、形式、內容和規模擬定會議通知,經辦公室主任核准,報請黨委書記或分管副書記審定後,通過行政辦公網發佈。通知應包括會議名稱、會議時間、地點、主持人、會議內容、要求、與會對象等有關事項;通知一般應於開會前12小時發出。
2.臨時召開會議,可採用電話通知;如無法通知到當事人,需請他人轉告時,承辦祕書應記錄受話人的姓名及接聽時間,以備查考。
3.承辦祕書應及時將會議通知和反饋情況向辦公室負責人彙報。
三、會議的記錄及紀要整理
1.一般情況下,承辦祕書應在會議開始前10—15分鐘進場,檢查會場情況,準備好專用的會議記錄本以及符合存檔規定的書寫工具,做好記錄準備。如有特殊記錄工具,則應在會議開始前30分鐘進行調試,調試合格後方可使用。
2.會議記錄應包括會議時間、會議地點、與會人員情況、會議進行情況、與會人員發言摘要以及會議結論等內容;負責會議記錄的祕書應保持會議記錄工作的連貫性和準確性。
3.會議結束後,負責記錄工作的祕書應根據會議性質和要求,在2個工作日內草擬會議紀要或情況通報,經辦公室負責人核准後,報請會議主持人簽發。
四、會議決議執行通知單的下發、督辦及反饋
1.如會議有關決議需要抄告有關部門(單位)執行,承辦祕書應在2個工作日內起草會議決議執行通知單,經辦公室負責人核稿,交會議主持人簽發後,發送有關部門。對會議確定的一些急辦事項,應及時通知有關部門抓緊先辦。
2.承辦祕書應及時瞭解會議決議執行通知單的落實情況,做好督辦工作,辦理情況要及時掌握,並向辦公室領導彙報。
3.承辦祕書應每學期整理會議決議執行通知單的執行情況,並報有關領導審閲。
五、會議有關材料的存檔
1.會議的有關材料應統一回收,視不同性質分別存檔。
2.與會議有關的會議準備單和通知記錄單應至少保留2周。
3.會議記錄本、會議決議執行通知單(存根聯)、會議紀要、情況通報、會議發言稿等文書,應按學校有關規定存檔。
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