文祕辦公室接待工作程序

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辦公室接待工作程序

一、目的

為保證公司的各項接待工作能夠保質保量的有序進行，體現公司企業文化的水平，特對公司的有關接待工作做以下規定：

二、流程

1)任務確認：在接到相關接待任務的通知後，應仔細瞭解接待的規模、規格、 時間、具體要求等細節問題，並對一些基本要素進行確認。

2)方案制定：在最短時間內根據接待的具體內容做出相應的接待方案，報學院 領導審閲，並根據領導的意見做相應修改，對於一些可能存在變數的地方需 要做部分預案以備用。

3)提前準備：接待方案經院領導批覆同意後，應在規定時間內做好各項準備工 作，如航班查詢、製作接機牌、酒店房間預定、餐廳預定、車輛安排、會場 安排、橫幅製作、席卡製作、禮品購買、接待日程、任務與人員安排等等。

4)接待執行：嚴格按照方案內容執行，遇有臨時性改變或發生意外情況時，應 及時向學院領導請示。工作人員應做到儀表端正、和藹大方、語言表達準確、 親切、服務細緻、周到、盡善盡美。

5) 小結：每次接待任務完成後，應根據實際情況做出小結，總結經驗，彌補不 足，為今後更好的完成接待任務積累經驗和培訓人員。

三、質量控制

領導和具體接待負責同志應加強對整個接待工作質量的監控， 及時指出不足的地方，保證接待任務的順利完成。

四、其它

所有參加接待工作的人員應根據各自的分工做好相應的各項準備工作， 包括車輛保修養、 原有安排等等， 未經領導同意，不得擅自改變各自所承擔的任務。

前期準備

一、接機

1、查詢、落實來賓所乘飛機航班、火車班次到達時間;

2、對陌生來賓製作接機、接站牌;

3、提前一個小時通知接機、接站領導和接機、接站車輛司機;

4、提前 10-20 分鐘到達機場或火車站。

二、入住賓館

1、確定來賓到達時間、人員情況後，第一時間預訂賓館房間。原則上副廳 級以上和學院重要貴賓預訂套間，其餘均預定標間;

2、重要來賓入住前一個小時，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮 花;

3、每天早餐安排院領導陪同;

4、離酒店當日，辦公室負責接待工作人員及時辦好結帳手續。

三、就餐

1、確定就餐時間、人員、規格後，第一時間預訂餐廳包廂;

2、就餐前四個小時，通知到來賓、陪同領導和工作人員;

3、重要就餐一個小時前制作好就餐人員席卡，就餐前一個小時點菜，堅持 節約原則。內地來賓不上海鮮，安排地產魚。

4、就餐前半個小時，煙、酒水到位。

5、落實車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位(重要就餐安排照 相人員) ;

6、辦公室負責接待人員就餐結束前十分鐘結帳，並通知司機送客;

7、辦公室負責接待人員打包。

四、旅遊

1、提前兩天制定方案，報領導審核批准;並送來賓、陪同領導，發接 待工作人員和司機;

2、長途旅遊，提前兩個小時準備好所需費用，車上飲用水、酒水、水果、 雨傘、相機等;

3、提前 2-4 個小時安排旅遊點入住酒店和就餐飯店。

五、送機，送站

1、離阿一天前為來賓購買好機票，並交來賓審驗;

2、提前兩個小時購買好禮品;

3、送機、送站兩個小時前，通知送機、送站領導和工作人員、司機;

4、提前半個小時到一個小時到達機場或火車站;

5、工作人員辦理相關打包、託運手續，並收回來賓電子客票(若機票由學 院承擔) 。

六、收尾工作

1、及時核報差旅費;

2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應及時收回，並交辦公室統一保管;

3、完成來賓臨行前交辦的其它事宜。