會議操作手冊

無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：

1:需要做些什麼？

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

2:誰來籌劃會議？

從祕書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表着主辦單位或公司的工作水平。

會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

善於與人共事

善於注意小節

善於解決問題

善於與人協商

能夠管理會議財務事宜

熟悉酒店運作

能夠安排恰倒好處的菜單

能夠熟練操作電腦

能夠熟練地與視聽服務公司打交道

能妥善接待貴賓和外國客人

熟知各種禮儀

行事果斷、執着

會議籌劃者的任務：

制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要並達到會議確定的目標

制定會議議程

瞭解可供使用的場所和設施情況

選擇或提議合適的場所

檢查並比較各項設施

安排交通事宜

協調會務工作人員的活動

招收、培訓會務人員和廣告人員

制定可行預算或按既定預算安排有關工作

確定各項工作的時間安排

視察選定的場所和設施

與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）

確定印刷公司

安排食品、飲料有關事宜

討價還價

同會議發言人和各位貴賓進行聯繫

3:主要會議類型：

銷售會議：一般是為了宣佈開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。

年會：可以是公司股東大會，也可能是行業協會每年一次的會員大會。

產品發佈會：是為了向專業羣體和消費者介紹和推廣某一新產品。

研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流並有意見反饋。

專業會議：是就某個領域的問題進行討論、諮詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

獎勵會議：是為了員工分銷商或客户的出色工作表現進行表彰獎勵。

培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所，培訓內容高度集中，由某個領域的專業培訓人員教授，而且通過培訓要實現某些目的和目標。

4:會議籌劃步驟：

目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些：

培訓通知教育探討問題做決策

引入新事物或介紹新人員

激勵開發展示促進與改善解決問題

討論如何贏利贏利

5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

預計召開會議的日期；

會議預計召開幾天；

打算在什麼地方召開會議；

會議形式或程序是什麼；

需要多大的場地；

以前開過這樣的會議嗎？結果如何；

將有多少人到會；

會議預算是多少；

與會者對費用開支很在意嗎？

打算選用什麼級別的酒店和設施；

打算選用最高級的房間標準是什麼；

誰來製作會議邀請函；

會議需要向與會者打印相關資料嗎？

會議的發言人有哪些？

會議需要什麼樣的視聽設備；

需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；

與會者可以攜帶家屬嗎？

打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？

有誰來承擔這些活動的費用。