公司通訊管理制度

x公司通訊管理制度

第一條：為了提高公司的經營管理，節約成本費用，加強對公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。

第二條：本制度所指各種通訊工具包括電話總機、電話分機、直線電話、傳真機、移動電話以及為員工配備的電子郵箱等。

第三條：公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業務，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進行私人用途。

第四條：電話總機的管理

電話總機由行政部的前台人員負責值守，所有外線電話均需由前台人員負責接轉。前台人員的接聽電話必須使用標準用語。標準用語如下：

接聽外線電話時，應説“您好！迎海集團，請問您找哪位？”；

當對方告訴分機號碼時，應説“請稍等！”；

如果分機佔線時，應説“對不起，電話佔線，請您稍後再打過來”

前台人員接聽內線電話時，應説“您好，前台”。

第五條：電話分機的管理

公司根據員工工作需要和電話分機的資源情況，為每一位員工提供一部電話分機。

員工應電話分機鈴響三聲內接聽，接聽業務電話應簡潔明瞭，接聽電話時應使用統一禮貌用語“您好，×××（員工姓名）”。講電話時聲音不可太大，以免影響他人。

電話分機一般不開通長途直撥功能，總監級以下員工因為工作實際需要而開通長途直撥功能的，須提出書面報告，經部門經理初審、主管領導審核後，報公司總裁批准後方可開通。

對已開通長途直撥功能的電話分機，由員工個人負責長途功能的使用管理。不得借予他人撥打長途電話，一經發現，除由其個人賠償所發生的長途話費外，還可視情況嚴重，停止其電話分機長途直撥功能並按公司獎懲條例給予相應的處分。

員工因臨時工作需要打長途電話的，須填制《長途電話申請單》，經部門經理初審核，主管領導審批後，遞交行政部經理簽字後到前台掛撥，或由前台撥通後接入員工的分機上。

撥打長途電話時，必須使用ip特服號（如17909、17951），以節約費用。

禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如撥打或接聽私人電話，應長話短説，以免造成電話線路的繁忙，時間不得超過三分鐘。

嚴禁員工利用公司電話（包括分機和直線電話）進行撥號上網、撥打聲訊台或信息台查詢非業務信息。

未經公司或電話所有人的同意，撥打長途電話。一經發現，除由其個人賠償所發生的長途話費外，還可視情況嚴重，給予記過以上的處分，直至開除。

電話已開通長途直撥功能的員工一經離職，行政部應馬上通知前台將該員工的長途直撥功能關閉，同時做好登記。

第六條：直線電話的管理

總監級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以根據工作需要，申請配置一部直線電話，如需要開通國內長途功能的，應一併提出申請。

申請配備直線電話，一律報集團董事長批准。

第七條：傳真的管理

公司傳真機由前台負責管理，收發傳真時應由前台人員負責操作。

前台人員發送傳真完畢後，應檢查是否有文件遺漏在傳真機旁；傳真接收完畢後，應立即將傳真文件交給收件人。

員工因為工作需要而發送傳真的，應填制《傳真申請單》，經部門經理對傳真內容進行初步審核，並報主管領導審批。主管領導審批後應將《傳真申請單》遞交行政部經理簽字，再由前台人員操作發送。

對發送保密性高的文件，可由前台人員進行指導，由員工個人親自發送，並提前以電話方式通知收件人現場接收。對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發送，以免泄密。

對傳真收發業務頻繁或者所收發的資料保密要求較高的部門或個人，可以申請配置專用的傳真機。

員工不得利用公司傳真機收發私人資料、文件。

第八條：移動電話的管理

公司不為員工購置移動電話，但對員工因辦理公務所發生的移動電話費用（簡稱移動話費），按具體情況給予一定金額的報銷限額標準。

原則上，集團主任級及下屬公司副經理級以下普通員工，不得申請報銷移動話費，特殊工作崗位或確實因為業務需要的除外。

公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內實報實銷，超支部分員工自負”的管理方式，即：主任級以上的管理員工根據實際工作需要，向公司提出報銷移動話費的書面申請，公司根據員工職務、崗位和業務的特點，以及公司的《移動話費報銷限額參考標準表》，核定具體的報銷限額。對在限額以內的移動話費，由公司據實報銷；對超過報銷限額的，公司只按限額標準進行報銷，超支部分不再補發給員工，而由其個人承擔。

核定移動話費報銷限額的流程為：

主任級以上的管理員工可根據實際工作需要，寫出書面的報銷申請，由部門經理出具審定意見後，報主管領導審批。在公司的限額參考標準內，主管領導可以直接批准。對超出公司規定的限額參考標準的，還需要報公司總裁批准。

對經理級以上的管理員工，除需報主管領導批准外，一律報公司總裁審批。

總裁、副總裁的移動話費報銷標準由董事長核定。

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