董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程

董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程

工作內容

工作要求

工作流程

一、 辦公室

內 務

1、辦公環境

明亮整潔

一塵不染

傢俱擺放整齊

辦公桌無文件累積

文件整齊規範

圖書排放整齊

1、 每天準時上班。

2、 開窗通風。

3、 清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件櫃、窗台擦拭一次。

4、 清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

5、 為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時）。

6、 每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。

7、 及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜。

8、 每兩週吸塵一次。

2、文件管理

流程齊全

分類合理

處理及時

管理規範

1、 對所有文件先進行識別，並分類登記，再分別辦理。

2、 外來紅頭文件：填寫收

文處理單，向周浦祕書辦索要收文編號，及時送批和傳遞發放，並留下記錄。

3、 內部紅頭文件：作好收文記錄並放置在待處理文件夾內，便於董事長看閲。

4、 外來公函、通知及文字資料：及時送交董事長閲示，根據董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

5、 內部通知、報告：及時送交董事長閲示，根據董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

6、 公司各部門（單位）送交董事長簽字的，根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

7、 重要的和緊急的文件，須提醒董事長。

8、 每天將送交董事長批示、看閲的文件清理一次，並核對登記記錄。

9、 根據文件積累的情況及時進行存檔，並作好相應記錄，便於查閲。

二、來賓接待

彬彬有禮

熱情接待

1、 笑臉相迎，茶水相待。

2、 詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。

3、 索要名片。

4、 及時向董事長請示。

5、 按董事長意見引見，接待（按情況給予續茶水）。

6、 根據客人來訪時間及職務等級，徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請。

三、會務服務

1、 董事會

準備充分

安排周全

接待周到

組織完善

1、 會議議程的擬定。

2、 確定與會人員。

3、 會議通知起

草和發送。

4、 會議文件的準備。

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