董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程範例
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董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />
工作內容 | 工作要求 | 工作流程 |
一、 辦公室 內 務 1、辦公環境 | 明亮整潔 一塵不染 傢俱擺放整齊 辦公桌無文件累積 文件整齊規範 圖書排放整齊 | 1、 每天準時上班。 2、 開窗通風。 3、 清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件櫃、窗台擦拭一次。 4、 清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。 5、 為董事長備好茶水(董事長到辦公室的同時)。 6、 每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等。 7、 及時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內過夜。 8、 每兩週吸塵一次。 |
2、文件管理 | 流程齊全 分類合理 處理及時 管理規範 | 1、 對所有文件先進行識別,並分類登記,再分別辦理。 2、 外來紅頭文件:填寫收文處理單,向周浦祕書辦索要收文編號,及時送批和傳遞發放,並留下記錄。 3、 內部紅頭文件:作好收文記錄並放置在待處理文件夾內,便於董事長看閲。 4、 外來公函、通知及文字資料:及時送交董事長閲示,根據董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。 5、 內部通知、報告:及時送交董事長閲示,根據董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。 6、 公司各部門(單位)送交董事長簽字的,根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。 7、 重要的和緊急的文件,須提醒董事長。 8、 每天將送交董事長批示、看閲的文件清理一次,並核對登記記錄。 9、 根據文件積累的情況及時進行存檔,並作好相應記錄,便於查閲。 |
二、來賓接待 | 彬彬有禮 熱情接待 | 1、 笑臉相迎,茶水相待。 2、 詢問來賓情況:來訪目的,有無預約及身份情況等。 3、 索要名片。 4、 及時向董事長請示。 5、 按董事長意見引見,接待(按情況給予續茶水)。 6、 根據客人來訪時間及職務等級,徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請。 |
三、會務服務 1、 董事會 | 準備充分 安排周全 接待周到 組織完善 | 1、 會議議程的擬定。 2、 確定與會人員。 3、 會議通知起草和發送。 4、 會議文件的準備。 5、 會議場所的確認及會場佈置。 6、 會議簽到及記錄。 7、 與會人員的接待工作。 |
2、 工作會 | 1、 檢查會場環境是否乾淨整潔。 2、 檢查會議通知是否到位。 3、 檢查會議文件準備是否齊備。 4、 會議人員的接待。 5、 會議期間的服務。 |
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