當祕書的電話禮儀

辦公祕書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和的談事情，通話結束後，對方會對您公司有極佳的印象。下面是本站為大家準備的當祕書的電話禮儀，希望可以幫助大家!

當祕書的電話禮儀

祕書接電話禮儀

接聽電話第一聲應説：您好，然後再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為祕書，應掌握接電話的規範：

通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室裏其他人的工作。

隨時保持笑容

打電話是從語言和聲調開始的。在接電話的過程中，你的眼睛、手勢以及各種形態的動作，對方都看不到，因此這時打電話的語氣和聲調就顯得格外重要。人在微笑時説話的聲音，會使人感到柔和、舒服。所以，在接聽電話時，應隨時保持笑容。

姿態正確，聲音清朗

在接聽電話中，雖然通話雙方互相看不到對方，但你的心理狀態、當時的心情和心境，都會非常微妙而又非常真實地反映到語調、語氣上來，所以，在接聽電話時，不可以有一副慵懶的姿態或者懶散的樣子。這樣，會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。

不要讓電話鈴響的太久

電話鈴聲響兩下時，要迅速拿起電話，這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。

如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲後才接電話，應向對方致歉，這樣才會使對方對你產生良好印象，認為你很有禮貌、很有修養，同時也會對你的單位產生良好的印象。

用左手我電話，右手執筆

接聽公務電話時，一定要用左手持話筒，右手執筆，一邊交談，一邊記錄電話內容。

正確記錄所要傳達的事

企業電話講究效率第一，電話的記錄傳達宜求簡潔明瞭，最忌諱拖泥帶水，不得要領。在做電話記錄時，要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。

理智地回答一般性的詢問

對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態度粗暴語言粗魯的來電，仍應保持你的禮貌和職業性語言，不和他爭辯和頂撞。

記準電話，以免打錯

如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機，然後向對方説：對不起。

選擇恰當的撥打時間

如無緊急情況，一般白天應在8點以後(假日在9點以後)，夜間則在22點之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話，一般通話時間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少佔用時間。

撥打電話前應做好充分的準備

通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達意，結結巴巴的通話。

發傳真時的禮節

如發傳真，而對方使用的又是電話/傳真兩用機，也就是兩種機器使用同一個電話號碼，你可先撥通對方號碼，通知對方：您好，請打開傳真機，我有傳真件發給您，謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時，便可發送傳真件。

代撥電話的禮節

如果是為上司或同事代撥電話，接通電話後先確認對方身份，然後客氣地請對方稍後，告訴對方誰要和其通話，然後把電話轉給有關人員或用手捂住話筒請委託者來接電話。

在辦公室內避免打私人電話

不可佔用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天

祕書手機禮儀

手機作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經成為禮儀的最大威脅之一，祕書在社交場所或工作場合放肆地使用手機，嚴重影響他人，也影響到其本身的形象。關於手機禮儀，祕書們應該注意一下幾點。

公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會議中或是與人洽談時，最好把手機關掉，特殊情況下可以調成靜音或震動狀態。

在與人一起用餐的時候，也有必要把手機關掉或是調成震動狀態，不要出現當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。

在所有公共場合，都要在手機沒有使用時，把它放在合乎禮儀的常規位置，放手機最正規的位置是隨身攜帶的公文包裏，無論如何都不要拿在手裏，安全其間不要放在桌子上，公共場合使用手機，應儘量壓低自己的音量，而絕不能大聲説話。

手機短信因其快捷又類似書面信函的優勢，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關注一下手機短信的使用禮儀，在公共場合和社交承和不時響起的手機短信聲音，和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。

祕書們應杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對對方的極大不尊重。同時在短信的內容選擇和編輯上，應該和同行文明一樣重視。

祕書的電話禮儀，從祕書接聽電話，撥打電話，使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。。