祕書接聽電話的禮儀

禮儀可以説是在人際交往中進行相互溝通的技巧，那麼祕書接聽電話的禮儀重要嗎?下面本站小編給大家介紹關於祕書接聽電話的禮儀，希望對您有所幫助。

祕書接聽電話的禮儀

1、前台接起電話時要保持良好坐姿，聲音不急不慢，並終保持輕鬆、愉悦的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至説粗口。接電話中，要勤説“您好”、“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要説“您好，×××(公司名稱，如果公司名稱較長，應用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者説“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地説“請稍等”，並馬上轉接過去。

2、如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的藉口擋駕，或者轉到相關部門處理。前台接待代表着公司的形象，接聽電話時應該熱情，通過電話，給來電者留下這樣一個印象，公司是一個禮貌、温暖、熱情和高效的公司。接電話應該注意以下禮儀。

3、適時接起電話。一般以鈴響二次後，接起電話。如果電話一響起就立即接聽電話，會讓對方覺得倉促，但讓鈴響太久才接會讓對方久等而顯得不禮貌。

4、左手持聽筒、右手拿筆大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客户進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發出刺耳的聲音，從而給客户帶來不適。為了消除這種不良現象，應提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕鬆自如的達到與客户溝通的目的。

5、注意聲音和表情。通話必須清晰，正對着話筒，發音準確。通電話時，接線員不能大吼也不能喃喃細語，而應該用正常的聲音——並儘量用熱情和友好的語氣。通話者還應該調整好表情，保持微笑。使用禮貌用語如“謝謝您”，“請問有什麼可以幫忙的嗎?”“不用謝。”

6、保持正確姿勢。接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導致丹田的聲音無法發出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口乾舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到接待員的愉悦。

7、複誦來電要點。電話接聽完畢之前，不要忘記複誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該對會面時間、地點、聯繫電話、區域號碼等各方面的信息進行核查校對，儘可能地避免錯誤。

8、最後的道謝也是基本的禮儀。來者是客，以客為尊，千萬不要因為電話客户不直接面對而認為可以不用搭理他們。實際上，客户是公司的衣食父母，公司的成長和盈利的增加都與客户的來往密切相關。因此，公司員工對客户應該心存感激，向他們道謝和祝福。

9、讓客户先收線。不管是製造行業，還是服務行業，在打電話和接電話過程中都應該牢記讓客户先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓客户感到很不舒服。因此，在電話即將結束時，應該禮貌地請客户先收線，這時整個電話才算圓滿結束。

10、當接待員正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。

祕書接待基本禮儀

1、有人敲門，應回答“請進”，或到門口相迎;

2、客人進來，應起立熱情迎接。如果家中不夠乾淨齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，並向客人致歉;

3、敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇;

4、吃飯時來客，要熱情地邀請客人一同進餐。客人吃過飯後應送上熱毛巾，並另換熱茶;

5、接受客人禮品，應該道謝;

6、向主人或客人介紹對方時，姓名職務必須逐字清楚，須先將年輕者向年長者介紹;

7、客人來時，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，並安排家屬陪着，然後再去幹自己的事;

8、客人堅持要回去，不要勉強挽留;

9、送客要到大門外，走在長者後面;

10、分手告別時，應説“再見”或“慢走”。