祕書接聽電話禮儀

辦公祕書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和的談事情，通話結束後，對方會對您公司有極佳的印象。下面是本站小編為大家整理的祕書接聽電話禮儀，希望能夠幫到大家哦!

祕書接聽電話禮儀

通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室裏其他人的工作。

接起電話時首先自報單位名稱及所屬部門。

接起電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時為指定受話人提供便利。

當對方要找的人不在時，在不瞭解對方的動機，目的是什麼時，請不要隨便傳話。為授權的情況下不要説出指定受話人的行蹤。

當你正在通話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話人致歉，得到許可後掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪客人稍等，然後繼續通話。

如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌的詢問："對不起，請問您是哪位?"

要轉告正在接待客户的人有電話時最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露祕密，也可以避免由於打岔引起的尷尬和不悦。

聽不清楚對方説話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

祕書基本禮儀

1、粧容和着裝

(1)粧容

化粧並不是一種隨心所欲的塗抹，而是一種審美的藝術過程。其基本原則如下：

化粧是為了突出自己美的部分，掩飾自己不足或有缺陷的部分;色彩的選用取決於膚色和服裝的色彩;因人、因時、因地制宜，切記強求一律;化粧創造新意時不失自己的基本形象尋找統一和諧美。淨面後，均勻打好粉底定粧，粉薄而均勻;眉頭自然、眉峯清晰;眼影塗於眼部凹陷處;眼線緊貼睫毛;腮紅自顴骨向上;口紅先畫脣線，再塗口紅。

(2)着裝

“雲想衣裳花想容”，相對於偏於穩重單調的男士着裝，女士們的着裝則亮麗豐富得多。得體的穿着，不僅可以顯得更加美麗，還可以體現出一個現代文明人良好的修養和獨到的品位。職業女性着裝要求四講究。

整潔平整。服裝並非一定要高檔華貴，但須保持清潔，並熨燙平整，穿起來就能大方得體，顯得精神煥發。整潔並不完全為了自己，更是尊重他人的需要，這是良好儀態的第一要務。

色彩和諧。不同色彩會給人不同的感受，如深色或冷色調的服裝讓人產生視覺上的收縮感，顯得莊重嚴肅;而淺色或暖色調的服裝會有擴張感，使人顯得輕鬆活潑。因此，可以根據不同需要進行選擇和搭配。

配套齊全。除了主體衣服之外，鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協調為好，帶有大花紋的襪子不能登大雅之堂。正式、莊重的場合不宜穿涼鞋或靴子，黑色皮鞋是適用最廣的，可以和任何服裝相配。

飾物點綴。巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點睛的作用，給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過多，否則會分散對方的注意力。佩戴飾品時，應儘量選擇同一色系。佩戴首飾最關鍵的就是要與接待員的整體服飾搭配統一起來。

2、儀態

1.站姿

站姿是靜態的造型動作，是其他動態美的起點和基礎。良好的站立姿勢應給人一種挺、直、高的感覺。

(1)基本站姿

兩腳跟相靠，腳尖展開45度到60度，身體重心主要支撐於腳掌、腳弓之上;兩腿併攏直立，腿部肌肉收緊，大腿內側夾緊，髖部上提;腹肌、臀大肌微收縮上提，臀、腹部前後相夾，髖部兩側略向中間用力;脊柱、後背挺直，胸略向前上方提起;兩肩放鬆，下沉，氣沉於胸腹之間，自然呼吸;兩手臂放鬆，自然下垂於體側;脖頸挺直，頭向上頂;下頜微收，雙目平視前方。

2.坐姿

坐是一種靜態造型，是祕書每日的主要內容之一，無論是伏案書寫、參加會議、會客交談、 娛樂休息都離不開坐。不正確的坐姿會顯得懶散無禮，正確的坐姿能給人一種安詳端莊的印象。

(1)基本坐姿

入座要輕而穩，女士着裙裝要先輕攏裙襬，而後入座;面帶笑容，雙目平視，嘴脣微閉，微收下頜;雙肩平正放鬆，兩臂自然彎曲放在膝上，也可放在椅子或沙發扶手上;立腰挺胸、上體自然挺直;雙膝自然併攏，雙腿正放或側放;至少坐滿椅子的三分之二，脊背輕靠椅背;起立時，右腳向後收半步而後起立;談話時，可以側坐，此時上體與腿同時轉向一側。

(2)坐姿的種類

女士坐姿要挺拔優雅，表現出女士的魅力，可以有如下幾種姿勢。開關式坐姿。坐正，雙膝並緊，兩小腿前後分開，兩腳前後在一條線上，兩手合握置於兩腿間或腿上;右側點式坐姿。坐正，雙膝並緊，上身挺直，兩小腿向左斜伸出，左腳靠近右腳內側，左腳腳掌內側着地，右腳腳跟提起，雙手放置於右腿上，頭向右側轉;右側掛式坐姿。在左側點或右側點式基礎上，將左腳提起掛在右腳踝關節處，兩腳併攏，上身左轉45度，立腰挺胸。

側身重疊式坐姿。髖部左轉45度，頭胸向右轉，左小腿垂直於地面，右腿重疊於左腿上，右腿向裏收，右腳尖向下。男士坐姿應注意這幾個方面，男士前伸式坐姿。坐正，兩腿前伸，雙腳在踝關節處交叉。男士後點式坐姿。坐正，上體微向前傾，雙小腿向後屈回，雙腳掌着地。男士開關式坐姿。坐正，兩小腿前後分開，兩腳前後在一條線上，兩手合握置於兩腿間。男士正身重疊式坐姿。右小腿垂直於地面，左腿在其上重疊，左小腿向裏收，腳尖向下，雙手扶於扶手上或交叉於腿間。不論男女，坐姿的關鍵在上體的挺直，腰部要立住，而後再變化的不同姿態，重點在頭、頸部、軀幹和四肢的協調配合，和諧的姿態會讓人感到端莊、大方、自然、舒適。

(3)坐姿中容易出現的問題

女士不宜將雙膝分開，或大腿併攏而小腿分開;坐在鬆軟的沙發中，不可將整個人推入沙發裏;不要為了表現謙虛，故意坐在椅子邊上，身體前傾給人阿諛之感。

3、常見的手勢

一般常見的手勢有橫擺式、直臂式、曲臂式、斜擺式。

橫擺式。表示的是“請進”。五指伸直併攏，然後以肘關節為軸，手從腹前抬起向右擺動至身體右前方，不要將手臂擺至體側或身後。同時，腳站成右丁字步，左手下垂，目視來賓，面帶微笑。

直臂式。表示“請往前走”。五指伸直併攏，屈肘由腹前抬起，手臂的高度與肩同高，肘關節伸直，再向要進行的方向伸出前臂。

曲臂式。表示“裏邊請”。當左手拿着物品，或推扶房門、電梯門，而又需引領來賓時，即右手五指伸直併攏，從身體的側前方，由下向上抬起，上臂抬至離開身體45度高度，然後以肘關節為軸，手臂由體側向體前左側擺動成屈臂狀，請來賓進去。

斜擺式。表示“請坐”。當請來賓入座時，即要用雙手扶椅背將椅子拉出，然後一隻手曲臂由前抬起，再以肘關節為軸，前臂由下向上擺動，使手臂向下成一斜線，表示請來賓入座，當來賓在座位前站好，要用雙手將椅子前移到合適的位置，請來賓坐下。

但在介紹人或為他人指路時不可用手指指點點，而應使用手掌，四指併攏，掌心向上;手勢不宜過多，幅度不宜過大，更不要手舞足蹈，手勢要控制在一定範圍內;在公共場合切忌撓頭皮、抓耳撓腮、咬指甲、用手指在桌上亂寫亂畫。