文祕職業生涯規劃設計

一、背景與意義

文祕是一種綜合性極強，涉及領域甚廣的職業，大到國家機關、事業單位，小到地方私營企業都少不了文祕工作。近幾年祕書專業畢業生數量也呈不斷上升之勢，並且對祕書人才素質的需求越來越高，但是文祕專業畢業的學生專業知識不紮實；個人能力水平低，動手實踐能力不強；綜合素質不高，難以勝任機關、企業所招聘職位的需求。並且剛畢業的學生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業心態，而不滿意文祕的工作崗位。對自己的工作崗位沒有清晰的規劃，不知道該做什麼，該怎麼做。

近年來，企業、機關對新近畢業的文祕專業畢業生的專業知識、知識層面、工作效率、道德素養、綜合素質等不盡滿意，文祕專業的畢業生面臨嚴峻的“就業寒冬”。文祕專業畢業的學生就業難，而企業難招聘到符合企業本身發展需要的文祕工作人。

所以文祕專業的大學生應該要提高自己的專業知識、知識層面、工作效率、道德素養、綜合素質等方面的才能，樹立先就業，再擇業的正確就業心態，按部就班，一步一個腳印在激烈競爭的社會佔有一席之地。

二、內容

文祕工作是圍繞辦文、辦事、辦會開展工作的。對文書信函，新聞稿撰寫，有需要的文字材料的準備和起草工作，對文書、文件的辦理處理，文書、文件的打印、製作、收發、傳遞，立卷及歸檔。

從事文祕工作的人的終極目標是高級祕書，也就是通常所説的辦公室主任或祕書長、其次是祕書、助理，最後是文員，文員是從事文祕工作的人的初次擇業崗位。

文祕人員應該要有多元化才能，懂得一國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。組織能力，文祕不僅一個職位，更是一個組織者，要為各種會議和活動作計劃，並落實安排。同時，還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文祕人員需要和老闆、同事以及客户打交道，要善於協調企業內外部的關係。獲取新知識的能力，文祕人員必須通過繼續深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，需要跟上計算機應用的發展步伐。團隊合作能力，文祕人員要參加到許多實際項目中去，要收集信息，要督促團隊努力工作。

作為文祕人員還應該在實際工作中不斷吸取經驗，學習更多的知識和技能。

三、方案

沒有人一蹴而就，都需要自己一步一個腳印，文祕工作猶如是。

一、初次擇業崗位

初級文祕--辦公室文員、主管助理

工作任務：擬寫，收文、發文處理，文檔管理，會議前籌備、會議中服務和會議後落實，辦公室日常接待，辦公室日常事務管理，辦公用品與設備的使用和管理，辦公環境管理。

職業技能：

1、擬寫事項性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信以及各類型的啟事。

2、對文書進行立卷歸檔；

4、按要求發送會議通知，製作會議證件和指示標識，預定會議室，預定並確認會議住宿，確定最終參會人員；

5、按要求接站，完成簽到工作，引導與會人員就座；

6、安排與會人員返程，清退會議文件資料，整理會議室；按要求籤收、拆封、登記和分發文書；

7、確定歸檔範圍

8、按外企的職業要求着裝，接打電話，迎送來訪者，招待來訪者設計、填寫接待記錄與電話記錄表；

9、安排會議室，安排用車，處理郵件；

10、發放辦公用品，使用打印機打印文檔，使用傳真機收、發文件並對結果進行確認，使用複印機複印文件，碎紙機銷燬文件；

11、維護接待室、會議室等相關公共區域的環境，維護上司的辦公室環境及本人的辦公環境

要有良好的組織、溝通能力，流利的英語聽説讀寫能力，熟練的計算機操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文祕人員要具有的基本素質。作為文祕專業的畢業生，在大學課堂上聽説讀寫的專業訓練和實際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點：

1、取得cet4、6級證書，作為文祕專業的學生不僅要掌握文祕專業的技能還要在此基礎要學習英語。因為隨着國際化，機關企業少不了與國際接軌，懂得英語，會應用英語成為文祕專業的一項技能要求，會英語、懂英語、會用英語，取得cet4、6級證書會成為文員的閃光點。

2、取得計算機辦公軟件中級證書；

2、多閲讀，作為文員怎樣才能增加自己聽説讀寫的能力，那無疑就是讓自己多閲讀，多看書，並且多看應用文寫作的書，這對文員的工作很有幫助。

3、熟悉地圖和交通，作為文員會經常有需要的採買、預定、接送，熟悉路線和交通會很有用處。

4、多參加機關企業組織的各種活動，讓自己在實踐中學習到為人處世的知識和經驗。

5、與周圍同事搞好關係，會讓工作事半功倍。

二、再次擇業崗位

中級文祕--經理助理、祕書

工作任務：商務文書擬寫、文檔管理、會議前籌備、會議中服務和會議後落實、辦公室日常事務管理、辦公環境管理、商務活動實施、信息管理。

職業技能：

1、擬寫會議紀要、意見、合同、可行性研究報告；

2、制訂檔案管理制度，選擇檔案管理模式；

3、擬訂會議策劃方案，審核會議的籌備方案，組織與培訓會議工作人員；

4、主持會議，督查會議決議的落實；

5、管理團隊，陪同協助上司工作，擬訂調研方案並組織實施；

6、實施並監管組織的安全運營，評估辦公環境管理狀況

7、安排參觀活動、簽字儀式、典禮儀式、展覽活動、商務談判、招商活動；

8、利用信息輔助決策，制訂信息工作制度。

中級祕書，作為機關企業領導的助手，只有單單的專業技能是不能勝任的，在這個階段也恰恰是作為文祕人員的發張階段。知識，以及各方素養也應該增長。作為中級祕書是為上級分擔工作的，除了祕書必須具備的聽説讀寫能力外

還要學習和增長一下幾方面的知識和能力：

1、應變能力的提升，作為中級祕書，要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定機動性和靈活性。

2、瞭解和學習人力資源知識，對人力資源知識進行學習，會成為讓你在祕書的發展過程中有很大幫助。

3、提升中英文口語、閲讀和寫作能力，每天讀記單詞，朗讀文章，多寫作，多看書，會保持這項能力，而這項能力的保持和提升，會讓你在祕書這條路上走得更加順暢。

4、提高組織、協調、溝通、領導能力及出色的人際交往和社會活動能力以及敏鋭的洞察力，判斷與決策能力，以及計劃和執行能力，多參加公共活動，多與人交流，提高這些能力。

5、學習公共管理的知識或者人力資源的知識等。

6、瞭解和學習金融、經濟方面的知識，會讓以後的路走得更加順暢。

三、終極目標崗位

高級文祕--辦公室主任、企業總裁祕書

工作任務：商務文書擬寫、收文、發文處理、文檔管理、會議前籌備、會議中服務和會議後落實、辦公室日常接待、辦公室日常事務管理、辦公用品與設備的使用和管理、辦公環境管理、信息管理 。

職業技能：

1、擬寫通告、通報、決定、請批、批答函、總結、述職報告，制定計劃；

2、審核文書，擬辦文書，承辦文書，催辦、注辦文書；

3、提供並利用檔案，編寫檔案參考材料，管理電子檔案；

4、擬訂各種會議的籌備方案，督查會務的籌備情況，審核會議文件，與上司溝通會議的有關事宜，擬訂會議的應急方案；

5、提示會議按計劃進行，監督會議經費的使用，處理會中突發事件

6、對會議進行總結，評估會議工作

7、安排涉外禮賓次序，涉外迎送儀式，涉外會見會談和拜訪，涉外宴請，選擇饋贈禮品；

8、提出改進辦公流程的建議，處理突發事件的預防及應對措施，督促檢查各項事務的完成情況，制定工作計劃，確定承辦期限，進行工作評估

9、制定辦公用品和辦公設備的採購程序，提出採購辦公用品和辦公設備的預算方案，調配辦公資源；

10、選擇辦公模式，提出辦公室佈局方案；

11、加工、編寫信息材料，提供並利用信息，反饋信息

高級祕書是管理者、是參謀者、是要支持上司工作的下級，要有從事文祕工作4-5年的工作經歷，要擁有溝通能力，執行力，公關能力，應變能力，判斷力，創新力，領導力，決策力等一般能力，和初級、中級祕書的各類技能和學識以外，還要學習和擁有以下幾點：

1、學習和取得工商管理、企業管理、行政管理、企業管理或者行政管專業的知識和本科畢業證，這要成分利用個人的剩餘時間進行學習和考試。

2、學習法律相關的知識，例如法律與金融有關方面的知識

3、熟悉和了解行業的相關信息；經常閲讀期刊，週刊和報紙；

4、熟練的使用一門外語；

總結

沒有人天生就是做某個行業的天才，也不是人人都從事同一行業。在提高理論知識和動手能力，完善自我，昇華自我的過程中，隨着社會的日益進步，不斷汲取知識，才確定自己要做的職業。從事文祕的人員須不斷調整自身結構，以適應社會的變化和發展，只有當自己心理素質日益成熟、完善，有德、有才、有識時，才能成為一名優秀的文祕人員。

四、參考文獻

[1]歐陽周、陶琪.現代祕書學[j].中南大學出版社,XX .

[2]趙明劍.祕書理論與實務[j].國防工業出版，XX .

[3]楊樹森.祕書學概論教程[j].安徽大學出版社，XX .

[4]何寶梅.祕書學基礎理論探究[j].浙江大學出版社，XX .

[5]陸瑜芳.祕書學概論[j].上海大學出版社，XX .

五、指導教師評語

該生在設計期間積極與老師聯繫溝通，認真瞭解設計要求並按時按量完成各項設計任務。選題具有社會價值及實踐意義，設計方案合理，格式規範，准予通過。