主持“解決問題”的會議技巧

·主持“解決問題”的會議技巧

“解決問題”的會議，是指決策者們討論實質性問題的工作會議，它是領導者最常運用的一種會議形式。能否主持好這類會議，是對領導者能力和作風的綜合考驗，也是會議成敗的關鍵。

（1）“解決問題“的會議一般程序。

這類會議通常分五步進行：

第一步，用簡潔明確的語言闡明會議的目的和所要討論的問題；規定會議的範圍，即把會議限制在一定議題之內，不討論議題之外的事，交代一下會議的開法和時間上的要求。

第二步，把需要討論的問題按重要性的大小和緩急程度排列一個順序。

第三步，一個問題一個問題地討論。每個問題最好討論拿出幾種解決辦法，從中挑選出最好的解決辦法，或把幾種辦法的長處綜合成一種新的辦法，並充分分析實行這種辦法後將會出現什麼樣的情況和結果，怎樣解決?

第四步，這項工作如何付諸實施?由誰來做?什麼時候達到什麼樣的效果才能算完成?完成後以什麼樣的形式彙報和總結?

第五步，每一個問題討論完畢，主持者要作一次歸納，形成一個一致的意見；全部問題討論完畢，主持者作簡要總結，歸納一下會議的成績與不足，強調一下有關問題；如果需要舉行下次會議，則同大家商定下次會議的開法和時間；如果需要將會議內容形成一個文件或紀要，則當場將承辦人落實。

（2）主持“解決問題“的會議需要注意的幾個問題。

一是抓住重點，把握方向。主持者要牢記會議宗旨，帶領與會者朝會議目標努力。為此，要善於牽“牛鼻子”，區別有益的討論和無關的爭論；有用的發言和無用的廢話。

在某人的發言或眾人的爭論偏離會議主題時，主持者要用適當的方式及時提醒，引導當事人言歸正傳，使會議緊緊圍繞中心內容進行。在眾多的發言中，主持者要把精力集中在選擇切實可行的解決方案上，對那些實際上不能執行的方案，不管其説得多麼頭頭是道，都應毫不猶豫地將其列入放棄之列，最多隻能將其可取之點吸收到可行方案中來。否則，很容易形成一個不了了之的“扯皮會”。

二是掌握進程。哪個問題應當作為重點研究，討論時間就應長些；哪個問題比較簡單，時間就應用得少些，主持者要心中有數，不能顛倒主次，大題小作，小題大作。問題討論到什麼程度算恰到好處，領導者要掌握“火候”，不失時機地轉入下一個題目。

三是民主作風。會議要開得好，必須有一個寬鬆的氣氛，使到會者無拘無束，暢所欲言。這種氣氛能否形成，主要在於主持者是否有民主作風。

主持人要把自己置於同大家平等的位置上，啟發大家開動腦筋，毫無顧忌、毫不保留地發表意見。對大家的意見，主持者要善於傾聽，體察異同，分析歸納，引導鼓勵。不管某個人發表的意見是否有被採納的價值，主持者都要給予積極的鼓勵和適當的評論，因為它對全面分析問題總是有幫助的。主持者千萬不要搞一言堂，更不能壓制不同意見，強制大家迎合自己的觀點。只有會議主持者具有這樣的民主作風，才能充分發揮與會者的聰明才智，為問題找到好的解決辦法。

四是言簡意賅的語言風格。會議要想取得高效率，必須使每個與會者的發言都言簡意賅。而想做到這一點，主持者能否帶頭做到言簡意賅則是關鍵。

如果主持者説話漫無節制，拖泥帶水，其他與會者就會產生兩種情況：一種是和你一起信馬由韁，使會議鬆鬆垮垮；另一種是對會議毫無興趣，認為你白白浪費了他的寶貴時間。如果主持人的語言風格簡單明瞭，在客觀上立刻可以造成會議的緊迫感，使大家的精神處於高度集中的狀態，會議的效率就會大大提高。

五是善於調解氣氛。事實證明，輕鬆的氣氛有助於活躍思想，討論問題。會議的主持者要善於製造這種氣氛。

每當出現僵局或氣氛拘謹、緊張時，主持者應當發揮“幽默”的藝術，比如可以不時用一個不過分的笑話、俏皮話、笑聲或友好的諷刺來解除緊張狀態，使大家輕鬆自如地繼續討論。同時，會議要注意適當的休息。每過一兩個小時，就應當休息一二十分鐘，使大家緊張的神經鬆弛一下。討論時間持續得太久，頭腦就會處於抑制狀態，效率反而不高。當然，選擇休息的時間也要講究時機