幾種常用文種的區別

（一）請示與報告

“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批覆（答覆），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區別。

一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批准；“報告”是向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見和建議，答覆上級訊問，報送文件、物品等。

二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批准之後才能實施的事項；“報告”是本單位職責範圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是容量不同。“請示”應一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

四是時間不同。“請示”應事前行文；“報告”可在事前、事中、事後行文。

五是範圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。

六是處理不同。上級機關收到下級的請示後，應及時批准、批覆（答覆），是辦理件，下級應在收到上級批覆（答覆）後才能實施；上級機關收到下級的報告後，主要是瞭解情況，可以不答覆，下級不用等待上級答覆。

七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

（二）請示與函

“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函（請求批准函、審批函）。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答覆工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批准有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批准函”。

在公文撰寫中，容易出現“請求批准函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的。“請示”與“請求批准函”有嚴格的區別，主要有：

一是類型不同。“請示”是上行文；“請求批准函”是平行文。

二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關係的上級；“請求批准函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內容範圍不同。“請示”是請求批准、指示；“請求批准函”是請求批准某項職能事項。

四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關；“請求批准函”應互相尊重。

五是辦複方式不同。“請示”的事項由上級機關批覆下級機關；“請求批准函”的有關批准事項由受文單位覆函（審批函）。

（三）報告與總結

“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文，如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位XX年xx工作總結”等，這樣的標題是不對的。其實，工作總結就是向上級機關彙報工作，可直接使用“報告 ”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關於XX年xx工作情況的報告”，這樣就比較規範了。

（四）意見與建議

“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用於上行文、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行，無明確要求的，下級機關可參照執行。這裏着重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位XX年xx工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規範的標題應為“某某單位關於XX年xx工作的意見”。

（五）通告與通知

“通告”是公佈社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關於xx的通告”。

“通知”是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的。“通知”在行政機關公文往來中使用較多，如會議通知、轉發性通知等。轉發性通知應注意標題臃腫的問題。