機關公文辦理程序大綱

機關公文辦理包括擬稿、核稿、會籤、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷燬等程序。

一、擬稿

以黨組、局機關名義發文，根據內容由各科室擬稿，非職能科室業務範圍內的綜合性和重要文件由辦公室擬稿。

草擬公文應當做到：

1．符合黨的方針政策，符合局黨組、局機關有關規定。

2．情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。一律用簽字筆或鋼筆書寫，不能用鉛筆或圓珠筆。

3．人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

4．結構層次序數，第一層為"一、"，第二層為"（一）"，第三層為"⒈"，第四層為"（1）"。

5．公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。

二、核稿、會籤

公文起草後，擬稿科室負責人必須認真核稿並簽名。行文內容涉及兩個或兩個以上科室或部門，必須履行會籤手續。

三、審核

以黨組、局機關名義發文，公文送局領導簽發之前，應當由局辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合黨的方針、政策及有關規定，是否與有關部門協商、會籤，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關規定。

局辦公室對下列文稿予以退回重辦：

1．未經來文科室負責人核稿的。

2．文件格式混亂、眉目不清、頭尾不全、附件遺漏及主抄送單位不清的。

3．文稿潦草，字跡不清，自造簡化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。

四、簽發

審批公文，主批人應當明確簽署意見，並寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閲，應當視為同意。以黨組、局機關名義發文由局辦公室送黨組書記、局長簽發。

十、公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，對具有查考利用價值的公文，應及時整理（立卷）、歸檔，按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。

隨着社會的發展，科技的進步，各機關職能的不斷擴展，公文以幾何級數在增加。面對浩如煙海的公文，人們不能也沒有必要保留全部公文，而應有選擇地重點保存其中有參考利用價值的公文，以備日後查考，為此，必須規定公文的歸檔範圍。

一、應歸檔的範圍

公文的歸檔範圍，是指應予立卷歸檔的公文範圍。立卷歸檔就是將辦畢公文按照一定的原則組合成案卷後移交檔案部門的活動。一個單位公文歸檔範圍的劃定必須考慮三個要素：

（1）本機關職能活動，即公文的內容真實地再現本機關產生、發展的歷史軌跡，客觀地反映了這個單位的管理活動，如行政管理、生產、科研、教學等各種性質單位總是形成具有自身職能活動特點的，其他單位絕無僅有的公文。因此，反映本機關主要職能活動和基本狀況的公文應作為歸檔的重點，這些內容的公文一旦丟棄或銷燬是無法恢復，無處可尋的。當然，這裏所言的“職能活動的公文”，並不只是“本機關”形成的公文，還應包括本機關為了實現自身職能活動所接受的上下級和其他機關的公文，因為職能的實現總是在與各級各類組織的配合中完成的。

（2）公文辦理完畢，即公文在處理程序上已經運轉完畢，一方面是指收文程序如簽發登記、擬辦、批辦、承辦等各個環節的工作均以處理完畢，完全實現了公文的現實執行效用；另一方面是指發文程序如擬稿、會商、審核、簽發、繕印、用印、傳遞等多種環節的工作已經完成，但對於收文機關來説，其現實執行效用才剛剛開始。可見，歸檔公文強調的是公文處理“程序”的完畢，而非指公文“信息內容”的完全處理完畢。

（3）具有查考利用價值，即歸檔公文必須對本機關日後的工作具有查考憑據作用，或者對社會某一方面的工作具有參考利用價值。公文歸檔的最終目的只有一個：利用公文承載的信息內容，瞭解工作情況，解決工作中的問題。如果沒有保存利用價值，人們就沒有必要花費如此多的人力、物力和時間來進行公文整理、保管、管理、開發信息等工作。

根據國家檔案局的有關規定，一般機關的公文歸檔範圍應包括以下內容：

（1）上級針對本機關的指導性的公文，需要本機關認真貫徹執行或參照執行的領導性公文，如上級命令、決定、批覆、規定、辦法等。

（2）本級機關主要職能活動中形成的公文材料，如工作請示、報告、計劃、總結，人事管理決定、通知，財務預決算報表、分析報告及各類賬簿、憑證等。

（3）下級機關呈送的報請類公文，如工作請示、重要工作的報告、總結、統計數據等。

（4）同級或不相隸屬機關重要的商洽性或審批性公文，或者本機關需參照辦理的各種公文，如各種問函和覆函，重要規定、辦法、通知等。

機關在劃定歸檔範圍時，要特別注意以下情況的處理：

（1）聯合辦理的公文的處理，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存複製件或其他形式的公文副本。

（2）兼職公文的處理，本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職權職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。

（3）內部公文的處理，內部公文儘管沒有正式公文的格式，如工作計劃、總結、會議記錄、調查報告等，但它們真實地的記載了機關的工作活動，應劃入立卷範圍。

（4）常用資料的處理，機關業務工作接收和收集的有關資料，如重要的公文彙集、資料彙編、統計數字、大事記、刊物和有關書籍等，是日常機關工作的重要工具，其本身並不反映本機關職能活動，因此不屬於歸檔範圍。但為方便利用，可將其單獨整理，保存備查。

二、不予歸檔的範圍

根據國家檔案局的有關規定，不予歸檔的公文材料包括：

（1）重份公文；即同一公文有幾份甚至許多份，包括一式多份的收文或發文副本，為辦理而制發的複印件。

（2）無查考利用價值的事務性、臨時性的公文。

（3）未經領導審閲、簽發的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考價值的法規性公文、重要的方針政策公文、長遠規劃等的歷次修改稿可以保存，以反映整個公文討論、修改的全過程）。

（4）公文起草人為撰寫公文而收集的素材公文。

（5）與本機關工作活動無關的抄送類公文、無價值的會議公文等。

（6）一般的人民來信及無特殊保存價值的信封。

以上公文歸檔和不歸檔的範圍，只是一個通用的範圍，具體到各機關的歸檔範圍的制定時，應結合自身職能和業務活動的實際情況，制定明確具體的範圍，便於文書人員或檔案人員實際操作，保證歸檔案卷質量。

十一、公文立卷就是按照公文的特徵和聯繫將若干具有共同點和聯繫密切的公文組合成有機聯繫的集合體的活動。從公文的組成結構中概括出來的為所有公文都共有的共同點，如作者、內容、地區等，是立卷工作的依據。立卷工作主要包括兩項工作：分類和組卷。

分類是將機關產生的公文按照一定的特點分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點組成保管單位。但二者又有相似之處：分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結果是將具有不同特點的公文分別集合為不同類別；組卷的方法主要是綜合，閤中有分；其結果是將具有共同特徵的單份公文集合為一個集合體（案卷）。

一、分類方法

公文的分類應該符合分類的邏輯原則，力求簡明、嚴密。每一分類層次上只能使用一個分類標準，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時，只能使用一個相同的標準，不允許同時使用幾種標準。通常，機關公文分類可以劃分為四個層次：分年度——分組織機構——分問題——分保管期限。

（一）分年度

即按照公文形成、處理的年度特徵將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。在現行機關，其工作的計劃、總結等都是按照一個自然年度來安排，將每年的1月1日～12月31日作為一個工作週期，其工作週期中同步產生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的獨立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機關工作的特點和逐年變化、發展的客觀情況，有利於現行機關利用和歸檔之後其他機關的利用。

年度分類，要求根據公文準確日期歸入相應的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會打亂公文的時序，給日後的查找利用工作帶來極大的不便。但是，由於工作的連續性，有時也會出現跨越兩個或兩個以上年度的公文，針對這類跨年度公文可採用的常規處理方法有：

1．回覆性公文放在覆文年度，如XX年的請示與XX年的批覆，應將請示批覆均放入XX年立卷；

2．規劃性的公文，應放在計劃或規劃針對的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作規劃”可以放在XX年立卷；

3．總結性的公文應放在其內容針對的最後一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年**項目財務決算”應放入XX年；

4．會議公文，放入召開會議的年度；

5．規範類公文，應放人公文針對的第一年；

6．兩項內容的公文，歸入主要內容針對的年度，如“XX年工作總結及XX年工作安排”，可視內容側重歸入相應年度。

（二）分組織機構

即按機關的內部組織機構進行分類立卷。

機關中組織機構的框架，是根據本機關的職能設立的，每一個部門又有各自相對獨立的職權、職責，由各部門自身產生或承辦的公文在內容性質上也就是相對獨立的一個類別。在一個年度內，按照內部各組織機構分類，自然能夠保持公文之間內容上的主要聯繫，有利於專題查找和利用檔案。

根據國家有關規定，我國黨政檔案實行統一管理的原則。因此一個機關一個年度內的公文按照組織機構標準分類的步驟是：將公文分成黨、政、工、團等四大類別；在四大類別中每一類別再按組織機構繼續分類。這種分類的結果，使一個機關的黨、工、團等組織的公文與各行政、業務部門的公文分開，文祕部門（辦公室）的公文與業務部門的公文分開，各內部機構的公文也相互分開，各自形成不同的類別，按組織機構的性質從各個方面層次清楚地反映整個機關各項工作活動的歷史面貌。

在按組織機構分類時，要注意把握好立卷點的深度，一般不要將立卷點確定在最基層的執行層，而應該根據文書工作的組織形式，將立卷點確定在能掌握本部門公文運轉，控制本部門公文信息的機構層次上。

（三）分問題

分問題，就是按照公文內容所反映的問題特徵來劃分類別。

問題分類，可以使性質、內容相同的公文相對集中，較好地保持同一問題公文之間的聯繫性，為利用者提供關於某一問題、事件或人物等的系統、完整的公文信息。減少或避免了同一問題公文的分散現象。

在選用問題分類時，特別要考慮使用的機關對象和分類層次。由於人們知識水平不同，認識事物的角度不同，對同一“問題”的看法各異，往往更多地摻入了個人主觀成分在內，致使同一份公文產生的分類結果也可能出現多種歸類，使分類時難以給公文準確定位。因此問題分類的方法，適用於第三、四層次的分類標準，通常在組織機構分類下使用。適宜在第一層次採用問題分類的，往往是一些內部機構設置比較簡單或者不太穩定、機構分工不明確而且公文數量較少的機關。一些大、中型組織機關，其內部組織機構較多且相對穩定，各部門職能相對獨立，公文數量較多，應該採取先按組織機構分類，再接問題分類的方法，一般不要輕易打亂組織機構採取問題分類。

問題分類時應遵循問題的伸縮性規律。每一個機構對本部門產生和處理的公文總是有主有從、有多有少，立卷時應根據具體情況，靈活掌握。公文多時，可將一個大問題分解為幾個小的具體問題；公文少時，又可以把幾個具體的問題概括為一個大問題。

（四）分保管期限

即按照公文的保存價值的不同，將公文劃分成不同的類別。分保管期限，通常是在同一個問題之下進行，一般不作為一個機關第一層次的分類標準。

保管期限，是根據各類公文客觀存在的保存價值確定。國家檔案局《關於機關檔案保管期限的規定》將應歸檔公文的保管期限確定為永久、長期（16～50年）和短期（15年以下）三種期限。這三種期限只是一個大致的規定，各個機關在具體的工作中根據本機關的地位、職能和業務活動等客觀情況，制定出更加詳細，準確的保管期限表。如有必要，還可以針對公文具體情況，將長期、短期的保存時間劃分得更準確、更具體，如5年、XX年、20年、25年等。

分保管期限時，應該密切注意同一問題公文的完整性。由於公文自身的真實記錄性、原始性，決定了公文的價值（對現行機關的現實憑證價值和對歷史的參考價值）。劃分保管期限應該以此為依據。同時公文的價值往往不是單份公文能體現的，更多是在相互聯繫的一組公文中展現。這是公文形成的聯繫性所決定的，因此在立卷時應維護同一問題公文的完整性。一般情況下，機關公文完整程度較高，劃分保管期限應從嚴，反之，則應適當提高殘存的不完整公文的保管期限，從寬處理這些公文。

二、組卷方法

公文組卷，即對分類後的各屬類按照其共同特徵和主要聯繫，將其組合成一個個案卷的活動。組卷的依據是從公文結構中概括出來的作者、問題、時間、名稱、通訊者、地區等諸要素，它們體現了公文在這些方面特有的聯繫及形成規律。因此組卷的常用方法有：

（1）按作者特徵立卷，即將同一作者制發的公文組合成案卷。作者指制發公文的機關、部門及其領導人。特別強調“同一作者”，本機關的發文、直接領導機關、某一個下級機關的來文，都可以採用作者特徵立卷。按此特徵組卷，有利於反映同一公文作者的工作狀況及本機關與某機關之間的工作聯繫，有利於依據公文來源確定其重要程度和保存價值。

（2）按問題特徵組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問題、業務活動和同一性質工作的公文集中在一起組卷。此處所言的“問題”，是指公文內容反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問題的發生與解決、某項工作業務活動的開展等。按問題特徵立卷，將同一主題的一系列關係密切的公文組合成一個整體，正好反映了“同一問題”發生。發展以及解決的全過程，既能保持公文之間的有機聯繫，又能符合利用者按問題（主題）檢索公文的習慣，使它成為一種主要的常用的立卷方法。就祕：*

（3）按時間特徵立卷，即按照某一問題下公文產生的時間順序將公文編立成案卷。時間特徵，即指公文形成的時間（同一年度、同一時期、月份、日期）。按時間特徵組卷，可以反映出一個機關（部門）在不同時期的工作特點和發展狀況，有利於保持同一時間公文的聯繫，可以使利用者從“縱”的（歷史）聯繫中去把握、認識事物的發生、發展、影響等，為那些需要從時間特徵檢索公文的人們提供方便。

（4）按名稱特徵組卷，是將名稱相同或性質、作用相同、相近的公文集中組卷。公文名稱即文種，它反映了公文的性質、效能和價值，因此，按公文的名稱特徵立卷，可適當區分公文的重要程度和保存價值，還可以把名稱相近、保存價值相近的公文合併立卷，但要注意名稱相同，但其性質不同的一名多用情況。按名稱特徵組卷，可以滿足人們從文種角度利用公文的需求。

（5）按地區特徵組卷，就是將公文內容所涉及同一地區或作者所在同一地區的公文集中立卷。此處所言的“地區”，是指我國的某某級、地（某地）級、某地級、鄉（鎮）級等各級行政區域，這種方法多用於上級機關對下屬機關的來文、調查統計材料和某些專門公文的立卷工作中。運用地區特徵組卷，便於反映該地區的工作情況或有關該地區問題的處理，方便人們按地區特徵檢索公文。

（6）按通訊者特徵立卷，就是將本機關與某一機關之間就一定問題進行工作聯繫而形成的來往文書集中立卷。通訊者特徵，是兩個機關之間針對同一個問題的問復性質的往來文書，一般與名稱特徵的統稱“往來文書”同時使用。通訊者特徵是作者特徵的一種特殊表現形式。適合於按通訊者特徵檢索公文的情況。

以上六種方法可以單獨使用，但更多的情況是兩種或兩種以上的方法結合使用，由於卷內公文的聯繫和人們檢索公文的習慣，常用的結合運用有作者——問題——名稱、年代——問題——名稱或地區——問題——名稱等形式。結合幾個特徵立卷，卷內公文就具有幾個方面的共同點和聯繫，結合特徵越多，公文的聯繫的緊密性專指性就越大，成分越單一，特點越明顯。因此，在立卷時應該認真分析公文特點，發現公文的聯繫，儘量結合多種方法立卷。

三、公文組卷步驟

將公文劃分到適宜組成案卷的數量時，即可按照下列步驟進行組卷：排列卷內公文、編卷內頁碼、填寫卷內目錄、裝訂案卷、加貼卷末備考表、填寫案卷封皮。