標準化辦公程序的若干管理規定

一、 文書處理程序：

目的：為進一步增強和健全企業綜合檔案管理工作，尺度文件的收集、收拾、破卷、歸檔程序，以堅持企業的檔案材料完整齊全，能更好的保護企業利益，反映企業的歷史面貌，記載企業的業績，為企業開拓經營供應服務。

參考文件：總公司《檔案管理方式》、《經濟檔案管理辦法》（××字[XX]第111號）

附 件：《檔案庫房管理制度》

《檔案補充修改制度》

《檔案借閲及檔案資料複印軌制》

《檔案鑑定與燒燬制度》

《檔案的統計制度》

《綜合檔案歸檔範圍及保管期限》

《工程經濟檔案內容及義務分工》

（一） 收文：

1、上級機關下發的文件資料，應由綜合辦及時候類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。

2、綜合辦收到文件後，應依照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立刻辦，不得積壓。

3、文件由公司領導批辦後，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，並將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。

4、文件傳閲要嚴格登記手續，加速公文運行，每份文件在傳閲者手中一般不超過一天。閲文者應在《文件承辦單》上簽字，並及時送還綜合辦。

5、波及多少個部門合辦（合閲）的文件，要按公司領導的批示見解交由主辦部門組織辦理，並負責在辦完後立卷歸檔。

6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規定的範圍傳閲，任何部門和個人不得喪失文件和外傳泄密，若丟失文件發生，應立即逐級上報，嚴肅處理。

（二） 發文：

1、鋼結構工程分公司公文文號重要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會籤、核稿、簽發、編印、校核、用印、登記、披髮等，均要有相應人員簽字。

3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發出的正式文件，均按業務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發。如需其餘部室會籤的文件，由主管部室會同相關部室會籤，會籤後再報公司領導簽發。

4、擬稿需按照公司統一請求的格式，使用統一規定的發文稿紙，書寫清楚，並連同手稿、附件，經公司領導簽發後，由主管部室送綜合辦編髮公文文號並打印散發。

5、文件、資料、報表的打印，要嚴厲按有關規定辦理，主管部室負責校正，公文應在最後打印打字員、校訂員的姓名。

6、發文後，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保留、催辦、立卷和歸檔。

（三） 歸檔：

1、 公司設立檔案室，設備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案職員（各部室材料員、內業），檔案室歸口綜合辦。

2、 歸檔程序包括收集、整理、鑑定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。

（1） 收集：對經核查已齊全的收發文件由檔案室輔助立卷部門判斷立卷範圍，刪除不需歸檔文件。

（2）整理：遵照文件材料自然形成規律，保持文件之間的有機聯繫。檔案室幫助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨羣工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建造工程類、設備儀器類、科學技能類、建築設計類、人事檔案類。

（3）檔案價值鑑定：對各部室分類後的文件，根據檔案保管期限規定及其各類文件內容的重要程度進行鑑定，確定其保存價值，分為永（y）、長（c）、短（d）三種歸檔文件。

（4）排列：部室同一保管期限、統一類文件按發文時光次序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批覆可為一件。排列順序為：批覆在前，請示在後；轉發文在前原件在後；註釋在前附件在後；文字材料在前，圖紙、照片在後。專題會議、案件處理等材料辨別集中排列。

（5） 裝訂：文件按“件”裝訂，永恆、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

（6） 編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構、保存期限等，以固定文件位置。

（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限統一類文件按室編件號順序裝盒，並逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字後，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續。

3、歸檔範疇內的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔規模及保管期限》）應保障其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反應出公文的構成進程和公司在經營管理等各項活動中的切實內容和歷史過程。

4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理停止並存在查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔並負責妥善保管證件及文件。

5、 主要會議造成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集並整理、歸檔。

6、公司在各經營管理工作中造成的重要文件資料由各職能部門按其業務範圍（責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規定負責收集、整理、核查,並於每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件資料分類立卷，由部門經理審核簽字後向檔案室移交，歸檔備查。

7、當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部保管一年。保管期滿後，由財務部編織會計檔案移交清冊，經局部經理審核簽字後，歸檔備查。

8、 工程名目檔案應與竣工驗收同步實現破卷，由技質部負責組織鑑定歸檔工作。

9、 裝備儀器檔案在開箱驗收後,由主管部室鑑定,隨即歸檔。

10、人事檔案中工資鑑定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批覆後，10～20天內由有關部室編制人事檔案零星材料移交單後，隨時歸檔。

11、凡可應用古代化辦公手段進行盤算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統一刻錄光盤備份存檔。

12、 涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存複印件或其他形式的公文副本。

（四）利用：歸檔後的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其餘檢索工具，以備借閲（有關劃定詳見附件《檔案借閲及檔案材料複印制度》）。

（五） 統計：詳見附件《檔案的統計制度》。

（六） 保存：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

（七） 銷燬：詳見附件《檔案鑑定與銷燬制度》。

二、 印信管理程序：

1、 分公司印鑑、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用，所有用印、開具介紹信、使用營業執照原件及複印件都要通過綜合辦。

2、 綜合辦要確保印信工作的畸形發展，防止濫用和浮現漏洞，加強對印鑑、介紹信及營業執照的管理。

3、 印信工作要根據情況、內容、範圍並且經過相應的同意手續及用印登記，方能辦理。

4、 分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。

5、需使用營業執照原件或複印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出準則上不得複印，並應及時償還。複印件應加蓋公司公章並註明“僅限於……使用”字樣。

6、介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信解釋與存根應一致，如介紹信開出後未用，應交回綜合辦，附於存根備查。

7、 介紹信持有人將介紹信喪失應及時報告，波及重要事項，還應告訴前往辦事的單位，以防事變。

8、 須嚴格按照紀律不得開假證明跟空白先容信，如確因特殊情形需持空缺介紹信外出辦事，須經公司主管領導批准。

9、各部室印鑑（包括合同專用章、財務專用章、洽購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。

10、如工作業務需要加蓋總承包公司印鑑時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字後，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。

11、 印鑑不準出室，不得借給別人運用，各印鑑保管部室要及時盪滌保養，以確保蓋印明白。

12、 公司印鑑、介紹信及各部室印鑑均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事變，要視情況查究任務。

三、 公函郵寄程序：

1、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用ems（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統一辦理。

2、個別公函（對時間及保險係數懇求不高的），本着降落成本減少辦公費用的準則，由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理ems郵寄時，經手人要嚴格登記手續，綜合辦應及時處理，保障當日遞送，不得延宕。

4、公函郵寄只限各部室因工作須要而對外發出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、 辦公設備及用品應用程序：

範圍：公司的辦公設備是指辦公使用的打算機及其外設、複印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用複印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目 的：為了節省開銷杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的公平使用。

參考文件：總公司《行政辦公設備管理規定》（××字[XX]第125號）

1、 辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批准後統一購置。

2、 辦公設備由綜合辦會同洽購部同一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護跟頤養。

3、 辦公裝備破壞由綜合辦查明起因，聯繫維修，並建立相應的維修台帳。

4、 辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部奇特確認，殘體由綜合辦處理。

5、 辦公設備使用要嚴格按照操作規程嚴禁自行拆卸部件。

6、 辦公用品由綜合辦同一購買治理。

7、 辦公用品要依據實際工作需要，於每週的週二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續。

8、 特別需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批准後統一購置。

9、 綜合辦根據領導審批後的採購清單進行辦公用品的購置，並將採購物品分類進帳。

五、 圖書購置、借閲程序：

1、 圖書資料由各部室經理編制購書盤算，報公司主管領導批准，由各部室自行購置。

2、購置圖書後，購置人應持圖書及發票到綜合辦辦理圖書入庫及借閲手續，由綜合辦在發票聯簽字後方可到財務部辦理有關報銷手續。

3、 圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

4、 綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程序，在相干圖書資料上加蓋“有效版本”章。

5、 借閲人員應愛護圖書，因個人起因損壞、損失圖書材料的要照價抵償。

六、 信息傳遞程序：

1、 公司高初級、各部室之間的情況交換，信息溝通，在企業經濟運行中起着重要意思。

2、對總公司下行的信息（包含fax、e-mail、電話告知、信函等）由綜合辦統一查收，並做好記載，報呈公司領導後下發相關部室承辦。

3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的接洽，接到有關信息後，應即時作好記載，將記錄內容及時轉到達有關部分和人員，並及時處置有關事項。

4、 各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種情勢進行。

5、公司樹立健全呈閲件制度，各部室可採用呈閲件的形式向公司引導彙報工作，提出倡導。綜合辦應加強呈閲件的管理，做到件件有落實，事事有迴音。