公文處理的特點大綱

公文處理活動是公務活動的重要組成部分，它與其他公務活動在性質上既具有相同性又具有差異性，公文處理活動的特殊性體現在它的嚴肅性、輔助性和應用性。

（一）嚴肅性

公文是國家管理的工具，它是為解決國家或集體的事務而制定存在的。公文處理活動是國家管理工作的一部分，因而無論在其內容、作者的身份，處理的質量和國家利益的安全等方面都具有特殊性，也就是高度的政治性、權威性、周密性和機密性。

首先，公文的內容具有很強的政治性，公文處理維護的是統治階級的根本利益，公文處理的服務對象是事關社會整體的政治統治，公文記載和表達的是法定作者的意圖，政治上必然服從它的法定作者，因而這種活動責任重大，需鄭重嚴肅，來不得絲毫的馬虎懈怠。

其次，公文的作者必須是法定的，具有權威性的。公文不是個人的作品，“公文姓公”，是社會組織的產物。公文的作者是指能夠以自己的名義行使權力和承擔義務的社會組織或其代表。在公務聯繫中，必須以法定的名義行文，“名正”則“言順’，“言順”則“事成”。法定作者的職能身份，賦予了它在公文處理活動中等同的權威，超越了自己的權力與義務範圍，

其公文或處理活動就為無效。

第三，公文處理活動要講究必要的周密性。公文處理是一個環節眾多、參與人員眾多、“牽一髮而動全身”的活動，因而須有一整套有序有效、有條不紊、設計周詳、銜接緊密的程序、制度、步驟、方法，而且還要建立完整的質量評估體系，這樣公文處理活動才能做到程序規範，制度健全，責任清楚，步驟具體，方法得當。

第四，公文處理活動具有一定的祕密性。公文處理既然是維護統治階級的根本利益和法定作者的具體利益的，那麼其自身必須具有有效的保障機制，絕大多數公文都有特定的讀者對象，其內容和表現形式必須針對這些讀者對象，一部分公文更因其涉及到國家的利益和要務的安全，必須以有效的保護手段將其限有於一定的讀者羣和特定的時空內，這就是公文處理的祕密性。

（二）輔助性

公文處理活動是公務活動的組成部分，它為國家管理工作和社會組織的各種活動提供了必要的條件和保障，因而是一項輔助性活動。任何的機關、社會組織不管其具有怎樣的業務範圍和職能權限，它的基本管理職能主要是計劃組織、指揮、控制和協調，這些管理職能的實現離不開公文處理，因為只有通過公文處理才能將管理中的各種信息記錄下來，傳遞交換出去，而各項管理職能的實現必須依託準確、全面、系統、適用的信息。換言之，也就是要以公文處理活動為其基礎，為其提供可能。因此，公文處理活動具有輔助性，輔助性又包含業務性、定向性。

首先，輔助性體現為業務性。公文處理活動涉及管理職能的每一個環節，它和社會組織所能承擔的具體業務活動密不可分，必須服務於這種特殊業務活動的需要，社會組織行政管理的主要內容是辦文、辦會、辦事。這“三辦”之中，辦文尤其重要，它常常是辦會、辦事必須藉助的工具，因此，公文處理具有明顯的業務性。

其次，輔助性體現為定向性。公文是辦事傳情，溝通信息的工具，它有特定的讀者對象，有具體的實現目標；有明確的功用，其內容有極強的針對性，而且有限定的行文規則和運轉軌道。如不履行法定的程序，就是無效活動，所以，公文處理必須考慮目標的實現和服務的對象的特殊性，才能做到有所針對。

（三）應用性

程序化是公文處理活動的一個明顯特徵，公文的管理、歸檔都是由一整套應用技術和方法構成的。人類的公文處理活動經過了長期的實踐，反覆的探索，已經逐步形成了基本完整的具有很強的應用性的思想、程序、方法和技巧。應用性使公文處理活動突出了它的操作性和實踐意義，各種科學的理論和原理必須投入到實際的應用中去，公文處理的實踐性要求公文處理的工作人員做為活動的主體，應該起到主導的作用，充分地發揮積極性和創造性，不斷提高自身的素質，使各種具體門類的技術和方法真正能為我所用，投入實際。公文處理的應用性，派生了它的專業性和技術性。

公文處理活動包含着多門類的專業技術，活動內容和門類、環節的眾多，要求對此項工作實行專業性劃分，以便參與人員各司其職，分工協作，這就需要對參與的人員實施專業化的培訓，掌握專業化的知識，具備專業化的能力，建立專業化的隊伍，實行專業化的管理，設立專業化的機構……這些都體現了公文處理的專業化特點。

公文處理還具有特定的技術規律。公文處理技術水平的提高有賴於社會科學技術、經濟、文化的整體發展，像計算機技術、信息記錄處理技術等的發展對公文處理工作都產生了並仍在產生着巨大的影響。各種新的辦公材料和技術方法、手段的運用，正從根本上改變着公文處理活動的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝着更可靠、更快更優的方向發展。

而公文處理活動的高質、高效也正在深刻地影響着人們的觀念和管理效率，使人們充分認識到了這項活動的複雜化和技術化，認識到了細化和深化公文處理活動分工的必要性，並正努力掌握各類專門的製作管理操作技術，不斷完善專業技術的評估體系，使公文處理活動全面實現觀念的科學化、手段的自動化、過程的程序化、人員的專業化、機構的高效化、質量的標準化、評估的客觀化。