公文處理實施細則範例

公文處理實施細則

□ 總則

第一條 為了使公司公文處理工作規範化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本實施細則。

第二條 各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答覆問題、指導和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。

第三條 各單位應發揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質量。

第四條 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統一由辦公室文祕人員收發、分辦、用印、立卷。

第五條 各單位的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保國家機密。

□ 公文種類

第六條 公文種類主要有：

(一)請示

請上級指示和批准，用"請示"。

(二)報告

向上級機關彙報工作，反映情況，用"報告"。

(三)指示

對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則，用"指示"。

(四)佈告、公告、通告

對公眾公佈應當遵守或周知的事項，用"佈告"。

向國內外宣佈重大事件，"用公告"。

在一定範圍內公佈應當遵守或周知的事件，用"通告"。

(五)批覆

答覆請示事項，用"批覆"。

(六)通知

傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用"通知"。

(七)通報

表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用"通報"。 (八)決定、決議

對某些問題或者重大行動作出安排，用"決定"。

經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用"決議"。

(九)函

平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批准等詢問和答覆問題，用"函"。

(十)會議紀要

傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用"會議紀要"。

□ 公文格式

第七條 公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。

(一)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，並標明發文單位和公文種類。 除批轉法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。

(二)向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。

(三)發文時間，以領導簽發日期為準；聯合行文，以最後單位簽發的日期為準。

(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯名發文，只標明主辦單位的公文編號。

(五)公文如有附件，應當在正文之後、單位名稱之前，註明附件的名稱和件數。

(六)收、發文單位應寫單位全稱或規範化簡稱。聯合發文，應將主辦單位排列在前。 (七)文字一律從左至右橫寫橫排。

第八條 公文紙一般用16開，在左側裝訂。"通告"等用紙大小，根據實際需要確定行文關係。

第九條 對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發文。

第十條 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告， 與不相隸屬單位協商工作等，用行政名義行文。

第十一條 內部行文，可按問題的種類和性質，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯合行文，部門之間不要用發文形式解決一般性的問題。

第十二條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。

第十三條 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領導者個人(除領導直接交辦外)；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。

第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發到各分公司和各部門，不直接發到下屬子公司。

第十五條 發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。

□ 公文處理程序

第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序.

(一)上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發來的文件，均由文祕人員統一簽收、開拆、登記、呈閲、分發並按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件，及時呈送領導閲批，如領導出差，立即送辦公室領導處理。

(二)承辦人應根據文件規定的傳閲範圍或領導指示，安排傳閲或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。

(三)凡需辦理的公文，應先送辦公室主任籤批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示後辦理。辦公室主任在籤批公文時，認為無需送領導閲批的一般性公文，可根據公文內容和性質直接批有關部門閲辦。 各單位收到急件時，應在3天內答覆並退回文件，一般要辦理的文件，一週內應辦理並退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。

(四)加強公文檢查催辦工作。文祕人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發出的文件，需要彙報貫徹執行情況的，要及時檢查反饋。

(五)領導參加重要會議帶回的文件，在彙報和傳達後，應將會議文件交文祕人員立卷歸檔。

第十七條 發文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。

(一)草擬公文的要求：

1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定。如提出新的政策規定，應儘量與原來的有關政策相銜接，並加以説明。

2.情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。

3.引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。

4.草擬公文必須使用統一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。

5.數字的寫法。正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。

6.章節序數的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"，第

三層為"1"，第四為"(1)"。

7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

(二)公文審核。公司的文稿在送領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核後送辦公室核稿。以工會、社團名義發文的，由董事會和分管領導審核。

審核的重點：

1.是否需要行文。

2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發過的公文是否銜接。

3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

4.處理程序是否完備，行文關係、公文格式是否符合規定。

5.文字敍述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。

審核時如發現不妥之處，必須進行修改，屬於重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。

(三)公文簽發。公司行政文件，由分管副總經理簽署意見後，由總經理簽發。工會、社團的一般性文件，由分管領導簽發，重要文件，由最高行政領導簽發。

(四)公文擬稿、改稿和簽發，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。

(五)簽發後的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送籤。

(六)公文簽發後，由文祕室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁註上日期蓋章，並在該頁的左上方標明"此頁無正文"字樣。

(七)公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發現的差錯，由校對人員負責；校對後，打字員沒有改正的，由打字員負責。

第十八條 公文辦理完畢後，要及時送交文祕人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。

□ 文件的管理

第十九條 各單位要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將祕密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、註銷等手續，並按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。

第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關人員核對整理後，於次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。

第二十一條 沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑑別、登記後銷售。本細則從××××年××月××日起施行，過去有關公文處理的規定與本細則不一致的，以本細則為準。