祕書事務性工作處理藝術淺析大綱

祕書事務性工作處理藝術淺析在祕書工作中，不論是文字還是事務祕書，都不可避免地要接觸、應對和處理大量的事務性工作，這既是由祕書工作的性質決定的，也是祕書工作的重要內容。因此，要遊刃有餘、恰如其分地處理各類事務，就必須掌握必要的事務性工作的處理方法和技巧。祕書事務性工作的內容十分廣泛，從處理日常具體事務、輔助決策到重大活動的組織協調、領導交辦的各類複雜問題的處理都需要祕書靈活掌握，可謂面面俱到、事無鉅細，特別是對其中一些刺手事務的處理，更需要祕書具有冷靜的頭腦、科學的方法、高超的協調能力和靈活的人際關係處理技巧。

為此，祕書首先必須瞭解事務性工作的主要特點。

一、多樣瑣碎性。從接聽電話、接待來訪、車輛安排、福利發放、文件處理、檔案管理到承辦領導交辦的其它事項，所有這些都屬於祕書事務性工作內容，可謂面放量大、千頭萬緒，祕書不得不埋首於“事務堆”裏，花費大量的時間、精力去應對。這些事務性工作往往又是具體瑣碎的，而且很容易出錯，完成了這類事務性工作常常不為人所知，難見成績，而一旦處理不好就可能使領導工作甚至整個部門的正常運行受到影響。

二、隨機突發性。一個部門通常按照既定的工作計劃和工作步驟開展日常工作。但是，祕書部門即使將計劃制定得很完美，考慮得很細緻，也常常會因突發事件的出現而打亂整個工作部署，祕書不得不充當“滅火員”的角色，迅速調整策略，處置臨時性、突發性事件。

三、領導指派性。祕書工作的核心就是為領導服務，這決定了祕書工作必須緊跟領導的需要。作為領導的參謀和助手，祕書除了要高質量地完作成各項分內工作外，還必須完成好領導交辦的其他事務，甚至對領導委託辦理的個人私事也必須全力以赴。

四、保密性。祕書工作具有很強的機密性，因此祕書處理各類事務必須嚴守保密紀律，知而不言，做而不做，謹慎從事。祕書事務性工作的以上幾個特點往往是相互交織在一起的。因此，祕書只有掌握了處理事務性工作的多種方法和途徑，增強處理的藝術性，才能充分發揮參謀助手作用，履行好祕書的職責。下面，筆者結合工作實際，簡要介紹幾種常的處理方法。

1、建立台賬法。祕書在工作中建立必要的台賬，使雜亂無章的事務性工作從無序走向有序，是處理好各類事務的一種有效手段和基本方法。目前，隨着計算機的普及和推廣，可運用辦公自動化手段，藉助數據庫管理軟件，分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、值班記錄等多種台賬，用於祕書事務性工作管理。當一次性錄入數據後，只要平時做好數據的管理、維護和更新，就能在需要時及時調用，做到有備無患、高效快捷。

2、追根溯源法。此法主要適用於對領導交辦的各類突發事件的處理。因處理此類事件往往不屬於祕書的職責範圍，作為下屬也不便追問領導，這在一定程度上增加了處理的難度。例如，有一次某局新任局長交給祕書一項“重新推薦一名局領導擔任市裏某委員會領導小組成員”的任務，因此項工作並非祕書的職責範圍，祕書對許多情況並不瞭解。祕書接受任務後，採用了追根溯源的方法：他先與辦公室取得聯繫，摸清參加該委員會上一屆領導小組的局領導是誰，又查到了該委員會的電話號碼，直接與該委員會聯繫，弄清了該委員會對新組成人員的有關資格要求，然後結合局領導的分工，向新任局長提交了人選建議名單，獲得了局長批准，圓滿完成了此項任務。

3、觸類旁通法。祕書工作的出發點和落腳點都是為了更好地為領導服務，因此祕書不僅要做好事務性工作，更要通過對具體瑣碎事務的處理見微知著、舉一反三，為領導提供理更高層次的服務。比如，祕書通過處理來信、來訪進行綜合分析，查找工作中存在的不足和薄弱環節，及時向領導提出建設性的意見，就會使領導取得更多的工作主動權。

4、個人日誌法。作為一名祕書，每天都要處理大量的事務性工作，只有安排好自己的時間，用有限的時間和精力集中處理重要事務，才能避免在瑣事上糾纏，收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意運用個人信息管理軟件處理日常事務，大大提高了工作效率。目前，運用較廣的是微軟Office辦公軟件中的Outlook Express和中國人自己設計的友情強檔WINPIM軟件（各類網站均可下載，20元就可註冊長期使用）。藉助此類軟件可以妥善地管理個人的通訊錄、名片、聯繫人等信息，還可以管理個人日記、日程安排、待辦任務以及備忘錄信息，特別是對待辦事務具有定時提醒功能，使用後可以極大地增加工作的計劃性、條理性。

5、綜合處理法。在日常工作中，將事務性工作按照輕重緩急進行排列，優先處理重要的事和急事，對一些不重要、不緊急但又必須辦的事務，採取合併同類項的方法有計劃地進行指處理，可以收到事半功倍之效。比如，在處理文件時可暫緩處理一般性傳閲文件，待緊急文件來時一併送給領導，這樣既節省了來回送文的時間，又可避免因瑣事而頻繁地打攪領導。

6、授權委託法。祕書在特殊的情況下也可將一些常規性事務工作委託其他人員處理，以集中精力處理難事。比如，可把文件複印、裝訂等簡單的操作性事務交打字員完成，等等。

總之，只要祕書在平時工作中多積累、善總結，遇事沉着冷靜、膽大心細，就能不斷提高處理事務性工作的藝術，履行好祕書職責，贏得領導和同事們的認可。

來源:温州祕書網