會議的組織策劃

一、會前策劃

[第一步]--|明確會議需要做些什麼|

[第二步]--|確定由誰籌劃會議，策劃者的職責及任務|

1.會議籌劃者的職責

2.會議籌劃者的任務

[第三步]--|明確會議目的和目標|

[第四步]--|保持溝通|

[第五步]--|進行會議預算|

1.制定財務目標

2.制定預算

[第六步]--|安排會議召開日程|

[第七步]--|選擇最適合召開會議的酒店|

1.列出可供選擇的清單

2.選擇合適類型的場所

[第八步]--|邀請相關領導、專家與會|

[第九步]--|邀請相關人員參加會議，並做好回執統計工作|

二、會議策劃後的組織工作

[一]--|提供會務組人員的安排|

[二]--|提供會議資料的印刷|

[三]--|提供會議資料、器材的存放及擺放|

[四]--|根據需要提供會議召開的慶典服務。充氣拱門、門前橫幅、氫氣球等|

[五]--|提供會議中特殊要求的視聽設備|

[六]--|提供會議人員的胸卡製作|

[七]--|根據會議性質和規模安排會議室的佈置|

[八]--|為會議室提供會議標語、及各種指示牌|

[九]--|邀請相關人員參加會議，並做好回執統計工作|

[九]--|會議期間提供簡單文具用品紙、白板等|

[十]--|提供會議人員的酒店房間分配、簽到工作|

[十一]--|會議期間提供茶水、礦泉水等飲料|

[十二]--|會議期間提供簡單文具用品紙、白板等|

[十三]--|提供會議要求，提供禮儀小姐、翻譯人員服務|

[十四]--|安排與會議人員餐飲|

[十五]--|為會議安排活動|

[十六]--|提供電腦、投影儀等的緊急維修服務|

[十七]--|安排記者招待會|

[十八]--|收集剪報|

三、會議結束後

[一]--|安排好會議人員的返程票務預訂及分發|

[二]--|安排提供會後觀光考察|

[三]--|安排好會議人員的送站工作|