會議禮儀中需要完善的會議組織工作

所謂會議，亦稱聚會，是指將人們組織起來，在一起研究、討論有關問題的一種社會活動方式。會前準備階段，要進行的組織準備工作大體上有如下四項。

（1）擬定會議主題。會議的主題，即會議的指導思想。會議的形式、內容、任務、議程、期限、出席人員等，都只有在會議的主題確定下來之後，才可以據此一一加以確定。

（2）擬發會議通知。它應包括以下六項：一是標題，它重點交待會議名稱。二是主題與內容，這是對會議宗旨的介紹。三是會期，應明確會議的起止時間。四是報到的時間與地點，對交通路線，特別要交待清楚。五是會議的出席對象，如對象可選派，則應規定具體條件。六是會議要求，它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備，以及差旅費報銷和其他費用問題。

（3）起草會議文件。會議所用的各項文件材料，均應於會前準備完成。其中的主要材料，還應做到與會者人手一份。需要認真準備的會議文件材料，最主要的當數開幕詞、閉幕詞和主題報告。要安排好與會者的招待工作。對於交通、膳宿、醫療、保衞等方面的具體工作，應精心、妥當地做好準備。要佈置好會場。不應使其過大，顯得空曠無人；也不可使之過小，弄得擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調、投影、攝像設備，事先要認真調試。需用的文具、飲料，亦應預備齊全。要安排好座次。排列主席台上的座次，我國目前的慣例是：前排高於後排，中央高於兩側，左座高於右座。凡屬重要會議，在主席台上每位就座者身前的桌子上，應先擺放好寫有其本人姓名的桌籤。排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法。一是按指定區域統一就座。二是自由就座。在會議進行階段，會議的組織準備者要做的主要工作，大體上可分為三項。進行例行服務工作。在會場之外，應安排專人迎送、引導、陪同與會人員。對與會的年老體弱者，還須進行重點照顧。此外，必要時還應為與會者安排一定的文體娛樂活動。在會場之內，則應當對與會者應有求必應，聞過即改，儘可能地滿足其一切正當要求。精心編寫會議簡報，舉行會期較長的大中型會議，依例應編寫會議簡報。認真做好會議記錄。凡重要會議，不論是全體大會，還是分組討論，都要進行必要的會議記錄。會議記錄，是由專人負責記錄會議內容的一種書面材料。會議名稱、時間、地點、人員、主持者、記錄在內。

在會議結束階段，一般的組織準備工作主要有以下三項。（1）形成可供傳達的會議文件。（2）處理有關會議的文件材料。（3）為與會者的返程提供方便。一般而言，與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議紀律，主要有以下四項內容。1、規範着裝；2、嚴守時間；3、維護秩序；4、專心聽講。