如何策劃大型會議（附範文）

任何一場大型會議活動，其會議管理都可分為五大步驟：會前準備、會議開始、會議進行，會議總結以及跟蹤執行。常言道，會務管理是核心，活動管理是目標。因此，要想成功舉辦一場大型的會議活動，前期的會議策劃是關鍵。

所謂會議策劃，它是一種資源的整合與配置過程，都是在控制會議風險的基礎上，使會議效果最佳。要想會議開得好，風險控制早做到。大凡一場會議活動最可能出現的失誤，在不同的會議階段有不同的表現。比如：

1、會前準備：會議主題和日程及任務分配不明確，參會人員毫無針對性，參會人員也準備得不充分。

2、會議開始：會議程序太過繁複宂長，主持人能力有限，主題變動隨意，而且參會人員的層次參差不齊。

3、會議進行：會議討論消極沉悶，甚至超出議題範圍，會議過程拖沓，常常表現為議而不決。

4、會議總結：會議效果不明顯，工作安排沒有針對性，也沒有條理清晰的會議總結。

5、跟蹤執行：經常是那完那了，根本沒有及時有效的後續工作跟進和信息反饋。

會議本身是一個很重要的管理工具和手段，通過會議策劃，可以很好地對會議中的各個細節嚴格把關。猶如項目管理一樣，需要進行不斷地監控、不斷地調整、不斷地跟進，以確保項目及時、出色地完成。比如會議準備方面的策劃，涉及到會議目標的設立、與會者的選擇、會議時間的選擇、會議地點的選擇、會議議程的擬定、會議通知的派發等等。

不僅如此，會場佈置檢查的重點、預訂會議地點的重點考慮項目、簽訂書面合同時的注意事項、烘托良好的會議氛圍的技巧、會務管理人員分組、與會人員分組需注意的事項、會議證件的製作、會議紀念品、獎品的製備、會議名冊的編制、開會前24小時的驗收項目、開會前12小時的檢查工作細則，以及會務物品準備的名細等等，都非常重要。

日前，我參與了一項“中國人口健康援助工程”系列活動的項目策劃。作為該項目的主要策劃人和執行督導，我深深感到，要成功舉辦大型的會議活動，必須讓全體工作人員和與會代表明確該項活動的目的和意義。於是，我對本次會議的活動主題、活動宗旨、活動目的及活動目標都進行了反覆提煉，現分享如下：

活動主題：

主標題：“中國人口健康援助工程”系列活動

副標題：《擁抱健康時代》專題講座暨“援助工程”啟動儀式

橫幅：了百姓心願圓人類夢想

關愛時時有援助處處在

為天下家庭減輕負擔讓天下百姓快樂健康

活動宗旨：

為天下家庭減輕負擔，讓天下百姓快樂健康。

活動目的：

讓各級計生與衞生系統充分了解“中國人口健康援助工程”，瞭解其獨特的宣導和服務，以消除百姓對“援助工程”的陌生感及對高昂醫療費的恐懼心理。樹立“關愛時時有，援助處處在”的服務人口健康事業的品牌形象，從而促進“援助工程”的全面推進。

活動目標：

1、參會人數：200人（綜合考慮到活動的整體效果、費用支出、到會人數、現場氣氛營造等因素，限200人規模較為理想）。

2、預期收穫：參與的單位和個人乘興而來，滿意而歸。

3、塑造形象：以各項產品和服務讓受益百姓記住“援助工程”，並樹立強勢品牌形象。

4、傳播品牌：形成一套成熟的品牌傳播方案，以不斷優化複製。

為了控制風險和提升會議效果，我又對會議流程、現場管理及會場佈置等做了精確設計，精確到從現在起的每人、每天、每事，甚至精確到會議當中的每人、每事、每分鐘。如：

時間 事項

07：00 盤點清查各種物品的準備情況。

07：10 確定能夠到會的嘉賓，並建立與會代表數據庫、打印表格。

07：20 相關人員帶齊各種物品從組委會出發。

07：50 到達會場，開始會場外的佈置。

08：30 開始會場內的佈置，調試各種設備及網絡。

09：10 會場佈置完成，相關人員待命。

09：20 與會代表開始在會場門口聚集，等待入場。

09：30 開始入場，禮儀、檢票、護衞、主持、與會代表、專家、領導等就位。

09：50 播放視頻

09：55-10：00 幕後音

10：00-10：05 開場白

10：05-10：07 護衞領導一入場，播放“拉德茨基進行曲”

10：07-10：20 領導一講話

10：20 鮮花

10：20-10：22 護衞領導一退場播放“退場音樂”

10：22-10：25 主持

10：25-10：27 護衞領導二入場播放“拉德茨基進行曲”

10：27-10：35 領導二講話

10：35 鮮花

10：35-10：37 護衞領導二退場播放“退場音樂”

10：37-11：10 專家演講：《擁抱健康時代》

11：10-11：30 演示產品

11：30-11：40 試點代表受贈，領導授匾／授牌

11：40-12：00 受贈代表講話（4位）

12：00-12：05 領導退場播放“會後音樂”

12：05-12：15 代表入席午餐宴會

12：15-12：20 組委會領導：祝酒詞

12：20-13：30 午餐宴會／產品演示區及體驗區開始活動

13：30-14：00 歡送嘉賓出場

14：00 會場清理