中小型企業會議策劃方案如何制定

中小型企業會議策劃方案如何制定?下面就由本站小編給大家講講吧。

小型會議的策劃方案可分為：會前準備工作、會中接待工作、會後工作。

(一)會前準備工作

(1)確定會議議題。會議議題是會議討論的問題、決策的對象。

(2)擬定會議議程、日程及程序。議程，是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程，是在一般時間內會議進行的具體安排，一般採用簡短的文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序，是一次會議按照時間先後或依次安排的工作步驟。

(3)準備會議各類資料。會議資料包括：會議發言稿、報告、會議通告等。

(4)提出與會人員名單。

(5)選定酒店會場。會場大小適中，以每人平均2-3平方米為宜，酒店地點合適，交通發達，酒店設施齊全，客房及用餐等各方面條件優越。

(6)會議經費預算。預算內容包括：住宿費、餐費、會場租賃費、文件印刷費、車旅費等。

(7)發佈會議通知。各項會議準備工作基本就緒後，應儘早發出開會通知，參加人數較多或較莊重的會議宜發書面通知並請與會者回函確認。

(8)制定會議須知。內容主要包括會議保密紀律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。

(9)佈置會場。小型會議的會場佈置要求簡單使用。確定會場佈置形式，日常工作會議的會場佈置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場佈置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等;培訓班類型的會議會場佈置多為設置講台或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高於兩邊、左邊高於右邊、前高於後、遠離門的高於離門近的等規律。

(10)制發會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為：工作證、記者證、出入證、汽車證等。

(11)瞭解與會者的基本情況。與會者基本情況

：單位、姓名、職務、性別、民族、抵達時間、抵達方式、日程安排等。

(12)落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況：照明、擴音、服務、錄音、會場鮮花等，會議資料的分發及擺放。

(二)會中接待工作

(1)接站及協助與會者入住並通知與會者活動日程安排。

(2)安排好與會者開會期間的食宿。

(3)會議進行時密切關注會場設施設備(照明、擴音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運行，督促服務人員的服務工作。

(4)及時徵求與會者意見並滿足其合理要求。

(三)會後工作

(1)徵求與會者對接待工作的意見，並做好記錄。

(2)將訂購的返程票交到與會者手中。

(3)協助與會者結算費用。

(4)落實返程安排及送行車輛並送站。

(5)通知來賓單位接站。

(6)將會議的有關文字材料整理歸檔。會議記錄的格式：會議組織情況要寫明會議名稱、屆數或次數、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人，會議記錄內容：會議議程、議題、討論過程、發言內容、決定事項等。

(7)印發會議紀要、會議決定事項通知。