專業商業會議活動如何策劃大綱

前言：最近我做會議活動比較多。

粗粗算下來，在最近的三年時間內，我主持了一百多場商業會議論壇。其中不乏有幾個規格非常高的大型年會論壇。像《現代家電》雜誌首屆中國家電終端管理年會、《銷售與市場》雜誌第三屆經銷商大會、《新營銷》雜誌XX中國營銷領袖年會、紐曼•品牌中國第三屆高峯論壇、《新財經》雜誌中國漂亮50之上市公司市值管理論壇、服裝時報社XX中國紡織服裝企業領袖年會等等。也有許多企業帶有明顯商業目的的大型活動：像温州日泰皮鞋“泰山宣言”暨形象代言人任達華見面會、深圳學之友學習機“華山亮劍”暨招商峯會等等。都是我親手參與議程策劃並全程主持的商業會議。久而久之，便積累了不少策劃專業商業會議活動方面的心得。但我在前些時間寫如何主持會議活動的文章比較多，而關於如何策劃會議活動的卻比較少。

當我主持和策劃了這麼多高規格的商業會議之後，我有一個最大的感慨，也是最近以來經常有企業的朋友問到我的一個比較棘手的問題，那就是商業會議活動究竟該如何策劃？今天我就在這裏和大家做一個詳細的分享。而這次的分享是基於在XX年7月下旬我給北京神州數碼集團總部新招聘的一批市場人員講授《專業商業會議活動的策劃技巧》的時候所列出來的。

XX年的7月下旬，我應邀來到北京上地神州數碼總部給他們新招聘的一批市場人員講授《專業商業會議活動的策劃技巧》。剛好藉此機會，也迫使我不得不認真總結了專業的商業會議究竟該如何策劃。所以便有了今天的這篇文章，我將着重從5個方面進行闡述，在此與大家共饗。

1、商業會務策劃的核心關鍵詞——就是主辦方的“真正用意”！

常言道：無利不起早。做任何事情都是有“用意”的。籌辦一場商業性的會議活動自然更是如此。如果不能首先吃透用意，其他再忙活都是扯淡！

那麼，商業會議的用意究竟有哪些呢？我個人認為不外乎有這麼幾點。

第一，是推廣本品牌。

第二，推廣本公司的最新產品。

第三，增進客户關係。

第四，創造紅火的人氣表現。以此來為本企業的後續工作帶來便捷。

在這樣的用意指導下任何一個主持人都需要事先跟企業和主辦機構充分溝通，充分明確企業的真正意圖。千萬不能把一場招商會搞成了經銷商的吃喝旅遊會。把一場高峯論壇搞成了一場贊助商走馬燈一樣的嘉賓亮相會。然而，在現實生活中，有多少會議都是讓人感覺到空有一場熱鬧，卻缺乏真正的主題含義。

2、商業會務策劃的成功保障——就是順應參會者的“認知邏輯”！

順應了參會的認知邏輯就非常容易順利進行，並且還能在關鍵時刻推向高潮；而打亂了參會者的認知邏輯就會搞得莫名其妙，一塌糊塗。大多數參會者通常都沒有非常強的耐力去全程認真聽完整場會議，同時，來參會的也不乏大量的投機之輩，甚至被民間戲稱為“會蟲”。這些人蔘會核心目的不外乎以下三點：

第一，就是假借虛心好學之名，伺機去和台上演講的重量級嘉賓換名片、合影。

第二，就是渾水摸魚、混吃混喝混紅包，並且還等到會議結束之後拿禮品。

第三，帶有明顯的“寄生”意圖，趁參會茶歇休息之際去發放自己公司的宣傳資料。

因此，在這樣的會議舉辦的時候，對於演講者來講，就一定要簡明扼要，而千萬不能拖拖拉拉。主辦機構對演講者的演講風格一定要事先充分篩選而不能眉毛鬍子一把抓。對於會場現場的服務工作掌控一定要做到認真有序，而千萬不能混亂。

反過來，對大多數真正想認真學習的參會者而言，他們去很想聽到嘉賓真正有價值的東西。而在這一方面與會蟲的需求恰恰相反。因此，主辦機構如何權衡真正參會者的認知習慣和會蟲搗亂帶來的負面效果，就必須對演講的流程做好系統的編排。必要的時候一定要出奇制勝，而不能落於俗套。以免被會蟲徹底看透，搞得感覺不過如此。

3、商業會務策劃的緊湊程度——就是議程內容的板塊設計。

通常情況下一場商業會議無論是長是短，都需要有一個清晰的板塊設計編排，並且不同板塊之間要有很明顯的相對獨立性。既能夠“單獨成段”，又能夠“統一成片”。因此，在議程設計的時候一定要注意究竟是“因人定題”還是“因題定人”的問題。如果“因題定人”就容易保留一條清晰的主線，所有嘉賓都為了演講的主題服務，同時大多數嘉賓更多的是這條線索上耀眼的珍珠。無論嘉賓怎麼樣講，甚至即便是有個別嘉賓講得跑了題，也仍然不影響整個會議主線的連貫性和系統性。我在XX年4月全程編排和主持《現代家電》雜誌首屆中國家電終端管理年會的時候，曾經創下了兩天17小時真實有效議程而不混亂的商業會議歷史記錄。這與當時我們在編排議程的時候特別注重議程板塊的相對獨立性是分不開的。

相反，如果是“因人定題”，刻意地去遷就某個別重要人物，要麼“久等不來”，要麼“超時不停”，則極可能出現的就是明星走秀。我們知道，凡是能來參會做主題演講的嘉賓，基本上每一個拿出來都是條漢子，個頂個的都很牛，都是著名人物。但是拼湊在一起就會發現每個人都只有五分鐘或十分鐘，這對這些“演講大師”們來講實在是太短了。再加上大多數嘉賓在演講的時候都或多或少有跑題的習慣，並且越是知名的重量級嘉賓在剛開場演講的時候還越是有自賣自誇的習慣。於是，你給他的那一點非常有限的可憐的時間，往往是等他剛剛開了場就馬上告訴他時間到了。這樣搞得嘉賓也很不愉快，而下面的觀眾也看着上面的嘉賓成了走馬燈，匆匆而上，又匆匆而下，除了自吹一通之外好像沒講什麼真正有意義的東西。

於是就更加步入了一個惡性循環——嘉賓出場頻率很高，而觀眾也不再認真聽他們究竟在講什麼，而是像呆在起跑線上等候發令槍一樣，一旦等到嘉賓講完，馬上衝上去交換名片或合影。這些都是不可取的追星心態。這樣的議程下來，雖然嘉賓人員隊伍非常壯觀，但是卻沒有談出多少真正有意義的東西。尤其是對那些靠“堆砌”知名嘉賓來售票的商業論壇，大多數老實購票的善良的真觀眾回過頭來就會大罵主辦機構又在糊弄人。主辦機構也會非常委屈的感覺到好不容易拉來了這些大牌嘉賓也仍然沒有把會議做好。由此可見，板塊設計中話題主線與嘉賓出場的協調性至為關鍵。

4、商業會務策劃的出彩效果——就是“意料之外，情理之中”！

出奇制勝的策劃設計，往往能夠製造出出其不意的傳播效果；而意味深長的傳播意圖往往又非常含蓄的傳播了主辦機構的用意。

比如，連我自己也沒有想到我能在XX年7月全程策劃主持温州日泰皮鞋任達華見面會的時候把鞋子脱了和他一起合影。而這一點恰恰把現場的觀眾充分的號召了起來，集體融入了一種對日泰品牌的高度忠誠上來。同樣道理，我自己預先也沒有想到在XX年7月全程主持學之友學習機招商會的時候，居然會把賓館服務員與經銷商一起來跳舞。並且每個人手裏又拿的是學之友的產品，這樣無形之中展示出了廠商一條心共同為企業品牌做推廣的繁榮景象。

所以，雖然説是意料之外、情理之中，其實反過來想，當你在情理之中的時候，好好琢磨如何去創造意料之外的效果才能真正的策劃藝術。