會務協調工作與安排

1.會議組織工作頭緒繁雜，環節較多；每個環節之間互相關聯、互相影響，一個環節出了問題就要影響下一個環節甚至整個會議。因此很講究總體協調與安排，必須建立一套有效的指揮調度系統，並且明確崗位責任。必要時應列出詳細的任務分工表，人手一份，以備檢查和落實，及時協調解決問題。如文稿起草、會務組織、會場佈置、文藝演出、來賓接待、生活服務、安全保衞、交通疏導、醫療急救、電力保障等。工作人員不僅要熟記本崗職責，還要對整個會議通盤瞭解，胸有全局，發現問題及時通氣彙報，互相補台，共同唱好一台戲。會議的領導者要瞻前顧後，把會議所涉及到的問題想全、想細、想具體，想到萬一。

2.會務工作的總體協調分為內部協調和外部協調，內部協調又分為縱向協調和橫向協調、動態協調和靜態協調。就具體協調而言，在會前準備階段，會議的領導者和會務部門在會議時間的安排上，要考慮到準備工作的時間是否充裕，不充裕就要考慮推後召開。同時要注意具體會議時間(包括會中的分組會以及大會中的其他會議)的確立、時間長短是否有益於與會者到會、認真聽會和會會之間的銜接等等。對於會議地點的安排，除了要考慮環境好壞、大小、桌、椅是否夠用等條件外，還要考慮會中小會和分組討論會的地點(會場)安排與協調。對於與會人員的協調，主要是考慮好與會人員的代表性、典型性問題。關於議題的合理安排與協調也很重要，這上問題將有專門論述，這裏從略。作為會議領導者和會務部門在會前準備中還要注意各專業方面的協調與配合，注意與會外供電、供水等有關部門的外部協調。在會議進行過程中，會議領導者和會務部門尤其要做好協調工作要實行集中領導，做到統一安排、統一部署、統一指揮、統一行動。要求各部門既要做好安排內的工作，又要有全局觀念，注意與相關工作和全局工作的銜接和配合。會議領導者要多查多看多想，及時發現問題，隨機應變，妥善協調矛盾，化解問題，確保會議按照議程順利進行。作為會務人員，必須堅決服從領導，聽從指揮。不得自作主張，各行其事。要把自己的工作目標和會議的目標統一起來。要把會中服務工作看成是既有分工、又有互相聯繫、互相制約、互相依存，並且處於運動狀態的有機統一體。既要清楚自己在會中擔負的職責，又要了解會議服務的總體要求，既要相對獨立地進行工作，各負其責，又要密切協作，主動配合，步調一致地進行工作，以便充分發揮整個會中服務系統的作用。