大型會務工作接待活動安排

瞭解和踐行接待禮儀，對於做好接待工作具有極其重要的意義。下面是小編為大家蒐集的大型會務工作接待活動安排，供大家參考，歡迎大家借鑑。

大型會務工作接待活動安排

(一)會前工作

(1)安排議題。各級黨政機關的例會、辦公會都有議題。議題的安排工作有三種情況：一是領導確定題目，由會務工作人員向有關部門收集議題材料;二是領導已籤批了很多議題，由會務工作人員根據輕重緩急提出安排建議供領導審定;三是由會務工作人員根據一個時期的中心工作，主動向有關方面詢問、收集議題，然後報領導審定。

為了保證會議的質量和效率，凡是提交會議討論的議題，事先要做好充分的準備工作，否則不能列為議題。如各級政府常務會、辦公會的議題，會務工作人員應審查是否具備以下幾個條件：

凡涉及到幾個部門的，提交前主辦單位應與有關部門會商，儘量取得一致意見，不一致的，要書面説明情況，並提出傾向性的意見。

屬於工程建設、引進項目和技術措施等問題，必須請有關部門組織專家進行認真論證，擬定可行性方案。

屬於工作彙報，要有簡要的彙報提綱。彙報內容要開門見山，突出重點，言簡意賅，最多不超過2000字。

屬於政府規範性文件，事前必須提交市政府法制辦審核。

議題確定後，要根據每個議題參會人數將相關材料打印一定份數，在會前分送與會人員閲讀，以便準備意見。

(2)制定會議方案。一般日常辦公會不需要制定方案。組織內容和形式比較複雜或規模比較大的會議必須制定文字方案。

基本內容概括起來有：組織會議的指導思想。會議名稱(會標)、會議時間和期限、會議地點、參會人員範圍、會議日程、會議議程、會議入場證件的印製和分發、會場佈置要求、主席台的設置及人員名單、會議的組織領導及其分工、安全保衞、後勤服務工作的安排、新聞報道。各種代表大會的方案中還應包括選舉投票方案;各種表彰大會的方案中應增加組織發獎和領獎的內容;各種典禮的方案中要有一定的典禮儀式內容;有的會議需要舉行集體攝影活動的，方案中亦應加以安排。

(3)制發會議通知。會議通知內容必須具備以下幾個要素， 即會名、會議時間和期限、地點、會議主要內容、參加會議人員範圍、入場憑證和籌辦會議的聯繫單位、電話。會議的食宿、交通工具、需攜帶的文件和其它特殊要求，應視需要寫入通知。會議通知發出後，還應跟蹤落實，用電話與參加會議單位或人員聯繫，瞭解對方是否接到通知，能否如期出席，以作出相應的安排。

(4)佈置會場。會場佈置要根據會議內容需要而定。總的原則是講究氣氛、方便開會。

會場氣氛。慶祝、歡迎會，會場佈置要反映出熱烈的氣氛;履行法定程序的會場要佈置得莊嚴;座談會會場要顯得氣氛和諧;工作會、報告會會場佈置要簡單樸實。

主席台的設置。一般來講，各種代表大會和其它大型會議會場設主席台，與代表席成面對面的形式。一般工作會議不設主席台。設主席台和組織大會發言的會議需設講台，講台面向代表席。

座位的擺放形式。要根據會議內容和人數以及會場容量而定。常見的擺法，以作報告、大會發言為主的會議，一般擺為長方形，代表席面對主席台或講台;以討論問題為主的會場應擺為方形、園形、蹄形，使與會人員面面相對，不明顯區分主次，以方便視聽，形成民主氣氛。

會場佈置還包括會場四周裝飾性佈置，如會標、標語口號的內容、字體和橫幅顏色的選擇，畫像、旗幟的懸掛，花卉的擺法等。此外，會場的音響、照明、温度和通風、衞生、茶水杯盤等設施的配備，以及錄音錄相設備的裝置，都要根據條件一一安排。主席台名次的排列和桌籤的放置、話筒的擺設等，也是會場佈置中的重要工作。主席台座次，以上主席台人員的職務(或社會地位、聲望)高低排列，最高的排在主席台第一排的正中間，其餘按高低順序，以正中間座位為點，面向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座次，其它各排的排位可靈活掌握。座位上要擺放桌籤，座次須報領導審定(排法見後)。

(5)做好會議接待的各項準備工作，包括聯繫住宿館所，分配房間，安排就餐，車輛編號，指定停車地點，設置醫療點，根據與會人員到達的時間和地點安排車輛迎接等。

(6)搞好會前檢查。 會前檢查分召開籌備碰頭會和現場檢查兩種形式，主要是根據會議預案逐項檢查落實，發現問題，及時採取措施予以解決。重要或大型會議活動，必要時還應就某個環節或局部進行演習。

(二)會間工作

(1)組織簽到。組織好會議簽到，可以及時瞭解到會人員情況，準確統計到會人數。一般是由會務工作人員事先準備好簽到簿或簽到表，參加會議人員進入會場時在上面簽署自己的姓名，有的還要填寫單位和職務，同時還要領取相關會議材料。

(2)做好聯絡、協調工作。一是要及時掌握會議動態，收集會議反映，供會議主持人或會議工作負責人分析、研究用;二是要安排會議值班，保證會議各項聯絡不中斷;三是對會間發生臨時變動，如調整日程、議程、議題，增加會議人員，其它特殊情況和臨時動議，會務工作人員要根據情況，積極採取應急措施，做好臨時調度工作。

(3)作好會議記錄。會議記錄真實地記載了會議情況，客觀地反映了會議內容和進程，是日後分析、整理有關材料，檢查會議決定事項執行情況的依據和憑證，也是重要的文書檔案。

(4)寫好會議簡報。會議簡報是在會議進程中，為了反映和交流情況，推動會議的發展，提高會議的質量而印發的一種文件。會議簡報的寫法有兩種，一是報道式寫法，即由編寫者將情況綜合後，選取有價值的部分，用新聞報道的形式，反映會議全局或局部的進展情況。二是轉發式寫法，這種會議簡報往往用於節錄某代表的發言、照登某代表意見或倡議。簡報編寫者“轉發”這些發言時，往往加上簡短的“按語”。

(三)會後工作

會議結束後會務工作人員主要做好以下幾項工作：

(1)清退文件。會議確定收回的文件資料， 要及時組織清退，絕密、機密文件應按有關規定辦理清退手續。

(2)整理會議記錄。會後記錄人員要對會議的原始記錄稿進行整理，重要的會議還要核對錄音。對會上沒有聽清記全的地方，要及時找有關人員核對查實。使用

錄音機錄音的，會後要及時翻整。整理的記錄要求內容完整、準確，字跡工整。會議記錄應使用專用記錄紙或記錄本，整理記錄稿必須使用鋼筆或毛筆，不能使用鉛筆、圓珠筆和其它不合要求的筆。

(3)編寫會議紀要。會議紀要是在會後整理中形成的文件， 目的是把會議的精神、議定事項、作出的決定傳達給羣眾或有關方面，使之貫徹執行。

(四)會議席位擺法

1、主席台席位安排

大會主席台席位的安排趨向簡單、明瞭、便於操作。主席台要面對觀眾，居會場正中。會議主席台的排法是採用我國的習慣“以左為大”，如果是單數，第一位領導的席位均應置於主席台中間位置，他的左邊是第二位領導的席位，右邊是第三位領導的席位，然後分左右依次排列第四位、第五位領導和第六位、第七位領導的席位(如圖一)。如果主席台的領導是雙數，則採用中間劃線的方法，虛擬出一位領導在正中間，而將第一位領導置於中間虛擬線的左邊，第二位領導排在虛擬線的右邊，然後分左右依次排三、四、五、六位領導的席位。關鍵是把領導的排列順序搞正確。

2、會談席位安排

會談常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人佔背門一側，客人面向正門，主談人居中。若是外事活動譯員安排在主談人右側，坐在排序為第三的席位上，其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在後面，如參加會談人數少，也可安排在會談桌就座。若雙方人數較多，廳室面積大，要安排擴音器。

多邊會談，座位可擺成方形、圓形.

安排各種活動的席位時，要準確掌握時間、地點、參加人員以及各種要求和情況，必要時要提前將名單等有關情況，分門別類打印送交領導閲知。

3、會見席位安排

會見通常安排在會客室。設沙發座椅，客人坐在主人右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的後面，其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側就座，座位不夠可在後排加座。

(五)合影時的排位

在正式場合拍攝的合影，一般應當進行排位。在非正式場合拍攝的合影，則既可以排列位次，也可以不排列位次。

如果有必要排列合影參加者的具體位次時，應首先考慮到是否方便拍攝。與此同時，還應注意以下幾點：場地的大小，人數的多少，背景的陳設，光線的強弱，合影參加者具體的身份、高矮和胖瘦，方便與否。

在一般情況下，正式合影的總人數宜少不宜多。在合影時，所有的參與者一般均應站立。在必要之時，可以安排前排人員就座，後排人員則可在其身後呈梯級狀站立。但是，通常不宜要求合影的參加者以蹲姿參與拍攝。另外，如有必要，可以先期在合影現場擺設便於辨認的名籤，以便參加者準確無誤地各就各位。

在安排合影的具體排位問題時，關鍵是要知道內外有別。國內合影時的排位，一般講究“居前為上”、“居中為上”和“以左為上”。具體來看，它又有“人數為單”與“人數為雙”的分別。在合影時，國內的習慣做法通常是主方人員居右，客方人員居左，即“以左為尊”。

在涉外場合合影時，應遵守國際慣例，講究“以右為尊”，即宜令主人居中，主賓居右，其他雙方人員分主左賓右依次排開。簡而言之，就是講究“以右為上”。

(六)注意事項

1、佈置主席台時，除追悼會外不能擺放松柏。

2、為領導戴胸花，一是夏天時最好是選擇塑料花，避免用鮮花，因為夏天衣服的顏色較淺，鮮花分泌的汁液容易弄髒衣服;二是戴胸花時儘量選用夾子，避免用別針，因為別針容易弄壞衣服。

3、籌備大型會議涉及多個部門時，一定要確定牽頭責任單位，並指定總負責人，否則會使整個籌辦工作羣龍無首，雜亂無章。

4、會議進行過程中，一定要有工作人員在場，負責會場服務與協調，避免出現問題時無人補救。

5、主席台、照相、會談等凡以國內為主，“以左為尊”，宴會、乘車、會見是參照西方禮儀，“以右為尊”。