銷售管理制度

銷售管理制度

第一條 依據。本公司銷售業務的事務處理須依照本規定進行。

第二條 目的。本規定的目的在於明確銷售活動中事務處理的基準及手續，使其經營得以合理進行。

第三條 管轄。銷售業務則應屬於銷售副總經理的經管領域。

第四條 事務範圍。銷售業務的事務範圍如下：

1. 處理銷售方面的事項；

2. 從定價、報價到貨款回收為止的一切與銷售有關實務；

3. 因銷售而發生的會計記賬事務；

4. 代理店與特許經營店的管理；

5. 廣告、宣傳業務；

6. 開發。

第五條 銷售計劃的立案。銷售計劃在策立之前，應先就一般經濟行情的預測和過去的銷售實績的分析、市場調查資料等，拿來與工廠的設備及生產狀況做一對照後再立案。

第六條 定價。定價時除對工廠的成本進行調查外，還須參酌其他同業公司及市場行情，力求確實、妥切。

第七條 受理訂貨的合同。受理訂貨的合同，原則上以文書方式，雙方互相交換，如此才能使與顧客訂立的契約內容確實。

第八條 嚴格遵守交貨日期。務必嚴格遵守交貨的日期。為達此目的，要不斷與顧客、生產部門和技術部門保持密切聯繫，這樣才能使設計迅速確定。

第九條 貨款的回收。務必設法使產品銷售後的貨款順利回收。因此，除了需儘快採取請款手續外，在貨款收訖之前，必須經常留心其發展。

第十條 統一整理方式。賬簿的記載、傳票資料的發出及整理，須以互相牽制為根本，在整理方式上必須求其統一與合理化。

第十一條 代理店與特許經營店的設置。代理店及特許經營店的設置通常應符合公司遠期規劃的要求，以銷售產品為主，獲取市場信息為輔。

第十二條 廣告、宣傳。廣告、宣傳的目的在於提高公司商譽及產品的知名度，以此喚起需求，幫助銷售計劃的推行與完成。在實施廣告或宣傳時，必須依據統一的計劃，重點實施，使經費能夠最有效的運用。

第十三條 產品開發。開發新產品時需使顧客認識新產品，並喚起他們的需求，才能擴大銷售管道。另外，對於改良意見須加以統一，對於未來的品項也須進行研究，如此才能鞏固銷售的根基。

第十四條 銷售部門的定義。在本規定中，銷售部門是指國內貿易部（及其下屬的華東部、華南部、西北部和華北部四個分部）和國際貿易部（及其下屬的歐洲部、美洲部、亞洲部和非洲部四個分部）。

第十五條 銷售計劃的制定。銷售副總經理需依據本規定第五條的內容，與相關部門進行聯絡、協議制定銷售計劃。

第十六條 定期計劃表。銷售計劃中需定期制定者包括：半年度的訂貨受理及銷售額計劃表，各月份長期銷售額計劃表、半年度的進款計劃表及各月份的進款計劃表。

1. 半年度訂貨受理計劃及銷售額計劃表須於每年的1月及7月，依月份及品項種類記載下一年度的訂貨受理及銷售額的預估。

2. 月份長期銷售額計劃表內容依照出貨月份、產品種類，記載每6個月期間的銷售預定額。

3. 半年度收款計劃表須於每年的1月及7月，依照月份、客户分別記入下年度的進款預定額。

4. 各月份進款計劃表須於每月初將各銷售部門及各户別的當月進款預估額記入表中。

第十七條 資料的提出。部門經理應將上述各項計劃的資料及計劃表按時提交給銷售副總經理。

第十八條 資料的調查分析。銷售部門為制定第十六條中的各項計劃，應收集過去的銷售實績、市場動向及其他資料，進行調查與分析。

第十九條 舉行會議。銷售副總經理應定期召集銷售部門經理，舉行年度、半年度訂貨受理會議、月份銷售會議及每月收款會議，藉由討論來制定銷售計劃。

1. 半年度訂貨受理會議 於每年的1月及7月上旬召開，會議目的在於審議下年度的訂貨受理計劃的方案。

2. 月份銷售會議 於每月上旬舉行，目的在於審議銷售計劃的妥當性。

3. 每月進款會議 於每月上旬舉行，目的在於制定每月的收款計劃，並進行審議。

第二十條 預估生產的處理。依據銷售計劃，如有必要進行預估生產的準備時，銷售經理室鬚髮出生產準備委託書，經由銷售副總經理的裁決後，送交生產部。

第二十一條 情報的獲得、報告。銷售部門經理必須依照規定的要領，不斷的掌握市場動向，其他同業公司的估價狀況及自己的訂單接獲情況，適時地向銷售副總經理報告。

第二十二條 信用調查。銷售部門必須不斷努力掌握顧客的信用狀況。尤其是對於首次交易的對象應特別慎重，如交易涉及重大的應請示銷售副總經理的裁決而後行事。

第二十三條 收集、整理各項資料。銷售經理室必須不斷收集產品價格表、庫存品一覽表及其他定價、報價、受理訂貨時的必要資料，設法使其完備，幫助銷售部門的銷售活動得以順利進行。

第二十四條 報價。報價分為標準產品的報價與特定產品的報價二種：

1. 標準產品的報價是指產品價格表中所列出本公司的標準規格商品的報價。

2. 特定商品的報價是指產品價格表中未列出價格或標準規格品以外的商品的報價。

石英塑膠地板的基價（包括標準厚度、規定顏色的產品和非標準厚度、色卡以外顏色的產品）由銷售副總經理提報總經理或董事長裁決。對於長期客户、進貨量大的客户，如報價與基價有顯著差異或交易條件特殊、對日後銷售有重大影響者，應由部門經理請示上級裁示後行事。

第二十五條 報價的裁決基準。標準產品和特定產品的售價以下列規定為裁決基準：

1. 產品報價在基價下浮15%-20%的售價，由董事長裁決。

2. 產品報價在基價下浮10%-15%的售價，由銷售副總經理裁決。

3. 產品報價在基價下浮5%-10%的售價，由銷售部門經理裁決。

第二十六條 如果客户沒有特別指定，通常以本公司所指定的報價表來進行報價。

第二十七條 規格（厚度和顏色）設計。設計説明書必須以基價為基準，進行測算，並促請儘快決定。設計説明書原則上須向技術部門和生產部門預審。

第二十八條 銷售合同文本的處理。在受理訂貨時，須依照下列規定來處理銷售合同文本：

1. 在銷售合同號碼上冠以英文字母，以表示產品銷售的國家或地區。原則上需依照銷售合同來進行。如果是依照訂貨書的話，原則上須填寫訂貨書來代替銷售合同。

2. 前項銷售合同文本的交換髮生困難時，也務必設法取得足以證明的文書。

3. 銷售合同若由顧客一方做成，則須注意對其記載的內容是否與本公司所提的報價內容相符，並做好詳細的檢核工作。若銷售合同文本由本公司負責製作，由須依照另外所規定的文本格式為標準。

4. 銷售合同文本一概由銷售部門負責保管。因此，銷售部門必須備有合同登記簿，將規定的內容記入其中。

第二十九條 銷售編號的使用區分。銷售編號的使用區分，則另行規定。

第三十條 受理訂貨的事務手續。受理客户的訂貨時，須依照下列規定完成事務手續：

1. 銷售部門須及時發出訂貨的出貨傳票，並依照規定的順序送交各關係部門。訂貨的出貨傳票，在必要時尚須附上訂貨明細表、訂貨説明、包裝細節等。

2. 出貨傳票的記載事項如有變更，應重新發出訂正後的出貨傳票。

第三十一條 出貨計劃的控制、管理。銷售部門出貨計劃的控制、管理工作，應由銷售經理室來負責。

第三十二條 出貨的事務處理。產品出貨的相關事務處理應依據下列規定來進行：

1. 銷售部門在每月月底經由銷售經理室發出，由技術部、生產部執收下個月的出貨預定表，根據此表，銷售部門始可開始着手準備出貨、質量檢測及貨款回收等等相關事宜。

2. 如有質量檢測的必要時，銷售部門應填寫質量檢測委託單，委託技術部門進行。

第三十三條 不良品的退換等。關於不良品的退換及免收費的交貨品等，遵照另行規定來進行。

第三十四條 銷售合同的變更、解除。有關銷售合同的變更、解除的處理，請依照另行規定進行。

第三十五條 貨款回收的事務處理。銷售貨款的回收事務須依照下列規定進行：

1. 當交貨完畢時，銷售部門須連同出庫單及其他必要資料，寄出請款單，交由銷售經理室依規定蓋章後，提交給客户。

2. 銷售經理室在收到前項的請款單時，應將內容與訂貨單做成查核檔案後，登錄請款登記簿中，然後送交銷售部門經理認可蓋章後，回覆給銷售部門。

3. 如顧客沒有特別指定時，請款單則以本公司所規定的格式為準。銷售部門應準備好請款單的登記簿，詳實記錄。

4. 當顧客匯款進來時，銷售部門應填寫傳票，將款項登錄進款通知簿後，交給財務部。

5. 財務部為證明已確實收受進款時，應在進款通知薄的收款欄中蓋上負責人員的印章，然後送交銷售部門。

第三十六條 收據的處理。如果顧客沒有特別指定，貨款的收據則以本公司規定的格式為準，在處理時應依據下列規定進行：

1. 收據表格由銷售部門負責製表。

2. 收據證明(副本)一律由銷售部門負責保管整理收據分為一式三份，A為收據證明正本，B為顧客付款證明，C為備查副本。

3. 銷售人員如果為了收款而須帶着收據前往客户處時，須先在C聯上蓋章前往。

4. 若因特別情況需要，在收款時必須先交付客户臨時的收據時，事後須迅速以正式收據換回臨時收據。

第三十七條 貨款的催討。如果貨款的回收發生延遲時，銷售部門應根據公司規定的方式，發出催促單，催請客户繳付貨款。如果貨款的回收拖延過久，在不得已情況下有時必須採取法律途徑來催款。但這種情況，銷售部門應事先照另外的規定，取得債務的確認書。

第三十八條 倒債的處理。客户若因破產或其他因素以至貨款回收無望時，此部分的未收款項應視為損失來處理。在這種情況下，除非有特別規定，否則應事前提出並請示裁決。損失處理的相關事務由財務部負責辦理。

第三十九條 賬簿的登記。賬簿的登記一律以傳票為依據。

第四十條 傳票的種類。傳票種類可分為下列三種傳票：

1. 訂貨的銷貨傳票。

2. 訂貨的銷貨修正傳票。

3. 應收賬款傳票。

第四十一條 訂貨的銷貨傳票。訂貨的銷貨傳票，除了應將訂貨的內容通知技術部門、生產部門外，並得委託技術部門、生產部門着手進行作業及出貨外，一方面也可作為與各相關部門聯絡、交接記錄及各項統計的資料。

第四十二條 訂貨的銷貨修正傳票。訂貨的銷貨修正傳票則以出貨傳票的記載內容發生變更時的修正，及訂貨預估金額確定時的通知傳票。

第四十三條 應收賬款傳票。銷售部門在收受貨款時，根據應收賬款傳票將收款的明細記錄下來，另外，銷售部門也根據本單將收款手續及收款額記入相關賬簿中。

第四十四條 賬簿的種類。賬簿分為下列三種：

1. 訂貨賬本及訂貨補助簿。

2. 應收款賬本及賒欠補助簿。

3. 收款賬本及收款補助簿(收款通知簿)。賬本、補助簿分別由財務部及銷售部門負責記賬、保管。

第四十五條 訂貨賬本。訂貨賬本及補助簿是依照銷售編號順序，記載從受理訂貨到貨款回收為止的一切交易經過。

第四十六條 應收款賬本。應收款賬本及補助簿是為了確定客户間目前的賒欠款所填而設定的，從銷貨開始到收款為止的過程都須記入賬本中。

第四十七條 收款賬本。收款賬本及補助簿則是依照銷售編號，記載銷售額的收賬明細，銷售部門與財務部之間同時利用它來通知，回覆收款的情況。

第四十八條 各種賬本。各種賬本應於每月月底做好對照查核之工作，並由銷售副總經理負責審核。

第四十九條 統計及各項調查報告。銷售部門應制作下列統計及調查報告，並作為銷售業務的經營資料。其中，必須定期製作的，包括收款日報、銷售月報及銷售年報。

1. 收款日報必須每天製作，並依照銷售部門類別及收款種類(現金、支票、人民幣、外匯等)記載前一天的收款實績。

2. 銷售月報應於每月上旬製作，記載內容包括訂貨、出貨及上個月的收款實績、本月份預定收款及訂貨、賒欠、訂金、佣金、各項應收賬款額明細等。

3. 銷售年報於每年1月製作，記載內容包括各銷售部門、專賣店、特許經營店各商品上一年度的訂貨受理、出貨及收款實績等。

第五十條 代理合同。本公司產品銷售代理合同(本公司為甲方、代理方為乙方)分為結算價格合同及銷售手續費（佣金）合同，但以前者結算價格合同為主。

1. 所謂買斷價格合同是指乙方從甲方買進產品，然後以乙方銷售渠道銷售給顧客的合同。

2. 所謂銷售手續費（佣金）合同是指乙方作為甲方的代理人，直接銷貨給顧客的合同。

第五十一條 代理店的報酬。以結算價格合同為基礎的代理店報酬，則按結算價格與銷售價格之間的差額為基準；以手續費用（佣金）為基礎的代理店報酬，則依據代理合同書中所規定的手續費（佣金）為基準。

第五十二條 代理保證金。 簽訂代理合同時，代理店應繳納不低於10萬元的代理保證金。

第五十三條 在選定代理店時，須就其代理店的經營、營業狀況、店主的經歷、性格、手腕、信用程度、資產及從業人員的狀況等做徹底的調查。對於以第一次締結代理店的合同為對象時，通常須以經歷一年以上的特須經營店合同的資格。

第五十四條 特許經營店。新締結特許經營店合同者，原則上仍列為特須經營店。

第五十五條 特約經營店合同。關於特約經營店的合同可依照代理店的相關規定進行。但可免除代理保證金一項。

第五十六條 代理店、特許經營店的管理。代理店及特許經營店的管理，其目的以希望提高各店的銷售意願外，為了達成下列四項目的，還須不斷加以指導，接着及監督等工作。其規定如下：

1. 依照本公司的銷售計劃，利用標準售價來達成銷售額。

2. 設法使貨款回收順利，並依照規定的付款條件來執行。

3. 調查市場狀況，在設定委託地區時須設法避免疏漏，同時須不斷地提供信息給本公司。

4. 維持各店的健全經營。

第五十七條 會議的召開。每年舉行一次代理店、特許經營店會議，使各店管理得以順利進行。

第五十八條 代理店合同的更新。代理合同到期，須重新更換代理店的合同時，應就第五十四條、五十七條的內容及其他情況加以檢查，並以此做為更新合同的資料參考。有時可依上述情況更改代理店合同內容或解約。

第五十九條 合同書的保管。代理店、特許經營店的合同書(正本)由銷售經理室負責保管。

第六十條 各種賬簿的管理。關於各種賬簿及傳票資料的保存、廢棄，一切皆以本公司的有關規定進行。

第六十一條 報價、合同、交貨等。對客户的報價、合同、交貨、貨款申請單及收據等資料，原則上以銷售部門及銷售部門經理的名義存檔。但專賣店、特許經營店等方面，只要是在事前經銷售副總經理的認可範圍內，可以專賣店、特許經營店負責人的名義存檔。