衞生部公文處理實施細則最新版

為使部機關的公文處理工作制度化、規範化，提高公文處理工作效率和質量，根據國務院辦公廳發佈的《國家行政機關公文處理辦法》(國辦發[1993]81號)，結合我部的實際，制定了關於衞生部對於公文處理的相關細則。下文是相關閲讀!

衞生部公文處理實施細則

第一章　總則

一、為使部機關的公文處理工作制度化、規範化，提高公文處理工作效率和質量，根據國務院辦公廳發佈的《國家行政機關公文處理辦法》(國辦發[1993]81號)，結合我部的實際，制定本實施細則。

二、衞生部的公文(包括電報，下同)，是衞生部在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規範體式的公文文書，是傳達貫徹黨和國家方針、政策，發佈行政法規和規章，施行行政措施，請示和答覆問題，指導、佈置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

三、部辦公廳是公文處理的管理機構，主管部機關的公文處理工作。

四、部辦公廳設立文祕部門，各司局辦公室(綜合處)應當配備專職文祕人員負責公文處理工作。文祕人員應當忠於職守，廉潔正派，具備公文處理等有關專業知識。

五、在公文處理中，應當發揚深入實際，聯繫羣眾，調查研究，實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義，形式主義和文牘主義，提高公文處理工作的效率和質量。行文要少而精，注重效用。

六、公文處理必須做到及時、準確、安全。公文由文祕部門(文祕人員)統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷燬。部發文由辦公廳祕書處統一送批、統一編號，各承辦司局負責辦理和歸檔;司局發文由司局辦公室(綜合處)統一辦理。

七、公文處理應貫徹“黨政分開”的原則。

八、公文處理必須嚴格執行有關保密規定，確保國家祕密的安全。

第二章　公文種類與文件劃分

一、公文種類

(一)命令(令)

適用於根據國務院授權發佈衞生行政法規和規章;宣佈施行重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當的決定。

(二)決定

適用於對重大事項或重大行動做出安排。

(三)指示

適用於對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則。

(四)公告、通告

“公告”適用於向國內外宣佈重要事項;

“通告”適用於在一定範圍內公佈應當遵守或周知的事項。

(五)通知

適用於發佈規章;轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;批轉下級機關的公文;要求下級機關辦理和需要周知或者共同執行的事項。

(六)通報

適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

(七)報告

適用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。

(八)請示

適用於向上級機關請求指示、批准。

(九)批覆

適用於答覆下級機關的請示事項。

(十)函

適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答覆問題;向有關主管部門請求批准等。

(十一)會議紀要

適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

二、衞生部文件的劃分

根據行文制度，我部文件劃分為以下幾種：

(一)《中華人民共和國衞生部令》

適用於下列事項：

1.經國務院批准授權我部發布的行政法規;

2.我部權限內製定的部門規章;

3.我部與有關部委在其權限內聯合制定的規章。

(一)《衞生部文件》

適用於下列事項：

1.向上級機關(中共中央、國務院、全國人大、全國政協)的請示、報告;

2.轉發國務院及其所屬部門的有關文件，與有關部委或有關部門聯合發文;

3.業經國務院批准，召開全國性工作會議(二類會議)的通知;

4.印發全國衞生工作會議文件，領導講話及有關重要文件，重大衞生改革和科技成果的評審、推廣等;

5.根據衞生法律、法規、規章，行使衞生執法權限的有關事項;

6.下達或調整衞生事業發展的中、長期規劃和年度工作計劃、基本建設、物資分配計劃等;

7.確定或調整部機關、直屬企事業單位的管理體制、機構設置和人員編制等重大事項;

8.發佈衞生工作的有關方針、政策、措施等;

9.向國務院綜合部門申請基建投資、事業費和反映有關重要問題，報送預算、決算統計報表;

10.以部名義通知有關部門、單位的外事接待事項;

11.其他需要以部名義批覆和辦理的事項。

(三)《中共衞生部黨組文件》

適用於下列事項：

1.向黨中央的請示、報告;

2.向中央紀律檢查委員會的請示、彙報;

3.向中央有關部門行文或聯合發文;

4.經黨組研究決定需貫徹執行的事項;

5.轉發中共中央的重要文件。

(四)《中共衞生部黨組任免通知》

適用於部黨組管理幹部的任免。

(五)《衞生部辦公廳文件》

適用於下列事項：

1.本部職責範圍內具體工作的有關事項;

2.答覆全國人大代表建議、政協委員提案;

3.瞭解各地、各單位貫徹執行衞生工作方針、政策、措施、法規的有關情況;

4.召開全國性衞生專業會議(三類會議)的通知;

5.向各地各級衞生行政部門轉發我部召開的重要專業會議文件和會議紀要;

6.向上級機關或有關部委彙報某項工作情況，反映問題，答覆有關單位的詢問;

7.其他適合以辦公廳名義的行文。

(六)《衞生部司局文件》

適用於下列事項：

1.根據部內有關規定，由各司局執行的或各司局職責範圍內的具體工作安排;

2.經部辦公廳通知召開的全國性專業會議的有關補充通知;

3.召開專業彙報、經驗交流等會議的通知，以及會議紀要、總結的印發;

4.其他需要以司局名義的行文。

第三章　公文格式

公文一般由發文機關、祕密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成。

一、發文機關應當寫全稱或者規範化簡稱;聯合行文，主辦機關應當排列在前。

二、祕密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“祕密”和保密期限：“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。

祕密等級和保密期限標印在公文首頁左上角，份數序號標印在密級上方。

三、緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”;標印在密級下方。

緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。

四、發文字號，包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關的發文字號。

衞生部文件(含上報文)由辦公廳祕書處編號;部辦公廳文件由辦公廳辦公室編號;司局文件由本司局辦公室(綜合處)編號;黨組文件由部值班室編號。直屬企事業單位確需以部名義發文時，由發文單位擬稿後，送歸口業務司局(主辦司局)領導核審，主管副部長或部長簽發，由祕書處編歸口司局文號。

五、公文編號

(一)衞生部文件

1.衞生部下行文件編號以“衞”字和主辦司局的簡稱作為識別標誌，如辦公廳主辦的衞生部文件編號為：衞辦發[1995]第×××號。文件序號以各司局發文單獨編排。

2.衞生部上行文件編號以“衞報”字和主辦司局的簡稱作為識別標誌，如醫政司主辦的上行文編號為：衞報醫發[1995]第×××號。上報文件序號按發文先後依次編排。

上行的公文，應當在首面註明簽發人姓名。聯合上報或經會簽上報的公文，應同時註明相關部門簽發人姓名。簽發人姓名的排列與發文機關排列相一致。

(二)《衞生部辦公廳文件》

衞生部辦公廳文件編號以“衞辦”字和主辦司局或辦公廳所屬處室的簡稱作為識別標誌，如計財司主辦的辦公廳文件編號為：衞辦計發[1995]第×××號;辦公廳祕書處主辦的辦公廳文件編號為：衞辦祕發[1995]第×××號。文件序號以發文先後依次編排。

(三)《衞生部司局文件》

衞生部司局文件編號以“衞”字加上司局簡稱和主辦處室的簡稱作為識別標誌。如人事司勞資處主辦的人事司文件編號為：衞人勞發[1995]第×××號。文件序號以發文先後依次編排。

(四)各司局和處室的簡稱要固定使用，不可隨意更改。

六、公文標題，包括髮文機關名稱、文件主要內容、文件種類。標題文字應力求扼要簡短，一般不用標點符號，但標題中的法規名稱要加書名號。

批轉、轉發公文，標題應避免使用重複用語和相同的公文種類。轉發上級文件標題文字過長，可進一步壓縮文字、概括內容，但不能以上級文件的發文號代替文件標題。

七、公文標明主送機關全稱或規範化簡稱。兩個以上主送機關，一般按系統先外後內，先大後小的順序排列。在主送欄內標明主送機關為“有關單位”的公文，應在公文末頁標註主送有關單位的全稱或規範化簡稱。

八、公文如有附件，應當在正文之下(空一行)、成文時間之前註明附件名稱;附件為兩個以上的，還應標明順序號。

附件一般應與主件裝訂在一起，如不能裝訂在一起，應在附件首頁左上角註明公文編號。

九、公文除會議紀要外，應當加蓋印章。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應加蓋印章。

用印位置要端正蓋在成文日期上方，並做到上不壓正文，下壓成文日期。

十、成文時間，以領導人簽發的日期為準;聯合行文和會簽發文，以最後簽發機關領導人的簽發日期為準。如領導人簽發後，因故不能及時發文，時間耽擱超過20天的，成文時間由承辦單位確定。電報，以發出日期為準。

成文時間在正文以下偏右位置，應使用漢字完整標印年、月、日。如正文結束後，成文時間需另加一頁時，應在該頁的左上方標印“(此頁無正文)”。

十一、附註為選擇項目，主要用於標註在公文中不便標註的事項，如需要解釋的名詞術語或公文的傳達使用方法(如“此件不公開報道”)等。

附註應標印在成文日期左下方，主題詞之上的位置，並用括號括起來。

十二、公文應當標註主題詞;上報的公文應當按照上級機關的要求標註主題詞。

主題詞標印在文件末頁左下端，抄送機關之上，每個詞組之間空一個漢字位置，中間無標點符號，詞組不超過5個。

十三、公文如有抄報、抄送機關，應標註機關的全稱或規範化簡稱。單位名稱的排列順序按系統先外後內、先大後小，最後標註部內單位名稱，並在前面註明“部內”。

十四、公文的印發機關和時間位於公文末頁的最後一行。印發機關一律標印“衞生部辦公廳”，印發時間應標印付印時間。

十五、公文標印字體、字號的選用

1.發文機關名稱一般使用黑變體字或宋體字;聯合行文使用小初號宋體字;

2.公文標題使用二號宋體號;

3.祕密等級、緩急時限、主題詞或其他重點字句，使用三號或四號黑體字;

4.公文正文、發文字號、主送機關、抄(報)送機關、附件名稱、成文時期、附註、印發機關和時間等，上行文使用三號仿宋體字;下行文使用三號或四號仿宋體字。

十六、公文文字從左至右橫寫、橫排。

十七、公文用紙為16開型(長260毫米、寬184毫米)，也可採用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側裝訂。

第四章　行文規則

一、衞生部在自己的職權範圍內，可以與國務院各部門、直屬機構、省級人民政府衞生行政部門互相行文;也可以根據國務院的授權和有關職權規定向省級人民政府行文。

二、部內各司局在其職權範圍內，可以向國務院各部委的業務部門和地方人民政府有關部門行文;也可以根據本部授權和職權規定，向下一級衞生單位行文。

三、衞生部可以與國務院各部委，各省級人民政府聯合行文;部內司局可以與國務院各部委的業務部門聯合行文;部及部內司局可以與同級黨委(黨組)、軍隊機關及其部門聯合行文，也可以與同級人民團體和行使行政職能的事業單位聯合行文。

部內司局一般不聯合行文，也不相互行文。

四、部及部內各司局向下級單位的重要行文，在有關問題未協商一致時，不得自行向下行文。如擅自行文，部有權責令糾正或撤銷。

五、部機關和直屬單位一般不得越級行文請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄報被越過的上級機關。各司局向下級機關的重要行文，應同時抄送部辦公廳和部領導。

六、“請示”和“報告”要分開。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示‘’不得直接送領導者個人。

“報告”中不得夾帶請示事項。

七、受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

八、經批准在《健康報》上全文發佈的行政法規和規章，應當視為正式公文依照執行，可不再行文。同時，由發文機關印刷少量文本，供存檔備查。

第五章　公文辦理

公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷燬等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、封發、立卷、歸檔、銷燬等程序。

根據國務院辦公廳祕書局關於對公文處理實行全過程計算機處理的目標要求(國辦祕函[1995]128號)，部機關工作人員起草文稿應逐步達到使用計算機或四通機錄入。

一、辦文程序

(一)部發文

主辦人擬稿→處領導審核→司局辦公室(綜合處)核稿→司局領導核籤一(部內有關司局會籤)→辦公廳祕書處核稿→辦公廳領導審核→部領導簽發→辦公廳祕書處登記、編號、送印→主辦單位校對→辦公廳祕書處用印→主辦單位封發。

(二)部黨組發文

根據部黨組會議的決定或黨組書記、副書記的批示，由主辦單位擬稿，所在單位領導核籤，經辦公廳主任複核，呈部黨組書記或副書記簽發，部值班室編號，主辦單位送印並校對，部值班室用印，主辦單位封發。

(三)辦公廳發文

主辦人擬稿→處領導審核→(司局內會籤)→司局辦公室(綜合處)核稿→司局領導審核→(部內有關司局會籤)→辦公廳辦公室核稿→辦公廳領導簽發→辦公廳辦公室登記、編號、送印→主辦單位校對→辦公廳辦公室用印→主辦單位封發。

(四)司局發文

主辦人擬稿→處領導審核→(有關處室會籤)→司局辦公室(綜合處)核稿→司局領導簽發→(必要時，送有關司局會籤)→司局辦公室(綜合處)登記、編號一主辦人打字、校對→送辦公廳文印室印刷→司局辦公室(綜合處)用印→主辦人封發。

(五)會籤文件

以我部為主與有關部委聯合發文，經上述審核程序，由部領導簽發後，辦公廳祕書處依次送有關部委會籤(急件需由主辦司局專送)，會簽完成後編號、印發。

有關部委會籤我部的文件或以其他部委為主的聯合發文，先由主辦業務司局簽署意見後，交辦公廳領導審核，部領導會籤後，由辦公廳祕書處寄送主辦單位。

二、草擬公文注意事項

(一)要符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，並加以説明。

(二)向上級領導機關的請示、報告，內容涉及其他部門的，要徵求其他部門的意見。會籤或聯名呈報，如有不同意見應加以説明。要求上級機關批轉的請示件，應代擬批轉機關的通知稿。

(三)草擬公文一律用衞生部發文稿紙撰寫或打印。起草和修改公文用筆用墨必須符合存檔要求(鋼筆或毛筆;碳素墨水、藍黑墨水、墨汁)，做到字跡工整、觀點明確、條理清楚、層次分明、文字精煉、標點準確，篇幅力求簡短。

(四)用詞用字準確、規範。引用人名、地名、數字、文件名稱、事物名稱要準確，一般不要簡化。引用公文應當先引標題，後引發文字號。有的名稱在文中多次出現，首次一定要用全稱並註明“(以下簡稱×××)”字樣後方可用簡稱。外文及外文縮寫應註明中文譯意。日期應當寫具體的年、月、日。

(五)公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。在同一公文中，數字的使用應前後一致。

(六)必須使用國家法定計量單位。

(七)結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。

三、公文審稿

(一)公文送領導人簽發之前，各部門辦公廳(室)應當協助領導認真做好公文的審核把關工作。審核的重點是：

1.是否需要行文;

2.是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定;

3.涉及有關部門的問題，是否經過協商或會籤;

4.文中有無矛盾牴觸，措施是否可行，政策界限是否清楚;

5.公文文字表達、文種使用、公文格式是否符合規定。

(二)辦公廳祕書處設專人負責部發文核稿，各司局辦公室(綜合處)也要設專人核稿。審核後的文稿，核稿人應簽字以示負責。

(三)辦公廳祕書處核稿，主要負責文字、公文格式和辦文程序、行文關係等方面的技術把關;司局審核主要負責檢查文稿的數據、事實的準確性，所提措施是否切實可行，以及所涉及的政策的連續性等;簽發人主要負責審查公文是否符合黨的方針政策。經辦公廳、部領導確認需要進一步協調的文稿，由辦公廳祕書處提出意見，退主辦單位修改或重辦。

(四)送籤文件不要濫標“急”、“特急”字要;不要將送籤的部發文直接送部領導本人或其祕書，一律送辦公廳祕書處核稿、送籤;緊急公文，由辦公廳祕書處提出辦理時限。

(五)審批公文，主批人應當明確簽署意見，並寫上姓名和審批時間，其他審批人圈閲應當視為同意。

(六)在核稿中，對於不符合本細則有關規定或問題較多的文稿，辦公廳祕書處和司局辦公室可將文稿退回主辦單位重辦;對於修改較多或字跡潦草的，應由主辦單位抄清後再送領導簽發。

四、簽發

(一)上報中共中央或中共中央辦公廳的黨組發文，由黨組書記或副書記簽發。黨組書記、副書記不在京時，由授權主持黨組日常工作的黨組成員簽發。

(二)經國務院授權衞生部或授權衞生部與國務院其他部門聯合發佈的行政法規，衞生部在其權限內或與國務院其他部門聯合制定的規章，由部長簽署發佈令。

(三)衞生部上行文件，一般由部長簽發，部長不在京時，由授權主持日常工作的副部長簽發。

(四)衞生部下行文件，由主管該項業務的副部長簽發。經部領導授權，部分下行文件可由辦公廳主任(或副主任)或司局長根據授權審核、簽發。

(五)基本建設、物資裝備分配年度計劃等已經部領導審批，具體實施須以部發文者，由計劃財務司根據授權審核、簽發。

(六)衞生部外事接待通知等，由外事司根據授權審校、簽發。

(七)辦公廳文件和司局文件，由各辦公廳和各司局領導簽發。

(八)經領導簽發後的文稿，不得再作改動，確需修改時，必須經原簽發人同意。

(九)上級機關的祕密公文，除絕密和註明不准翻印的以外，經下一級機關負責人或辦公廳(室)主任批准，可以翻印。翻印時，要註明翻印的機關、時間、份數和印發範圍。密碼電報不得翻印、複印，不得密電明覆，明電密電混用。

(十)簽發和會籤文件一律使用鋼筆或毛筆，在發文稿紙首頁的簽發或會籤欄中核籤自己的意見、姓名和日期。

五、公文的打印、校對

(一)打印文件的順序按緩急程度確定。特急件由辦公廳領導審定，急件由各司局領導確定，特急件一至二天、急件二至三天印出。

(二)嚴格控制文件印刷數量。辦文單位應按文件的發送範圍計算印刷份數，避免浪費。

(三)打印的文件、資料由各司局承辦人校對，校對人要簽字，以示負責。

六、公文用印

(一)《中國共產黨衞生部黨組》和《中華人民共和國衞生部》印章分別由辦公廳祕書處值班室和文祕室負責管理;《衞生部辦公廳》印章由辦公廳辦公室負責管理;各司局印章由各司局辦公室(綜合處)負責管理。

(二)嚴格按照公文審批權限的規定用印，發現手續不完備或不符合辦文要求的，應主動通知辦文單位補辦或重辦，否則不予用印。

(三)我部主辦的聯合發文，需要套印的，由主辦司局提前一天通知聯合發文單位，按預約時間來我部文印室會印。

其他部門主辦的聯合發文，由我部承辦司局提前一天通知辦公廳祕書處。承辦司局要有專人負責印章(模)的借用、保管、監印和退還手續，用印後於當日送還。

文件件數在二百份以上的應套印。

七、公文封發

(一)部發文由主辦單位裝訂、裝封，交收發室寄發。

(二)送收發室寄發的文件和信件，應寫清收文單位的全稱、詳細地址、郵政編碼。

(三)上報文件數額

1.報送中共中央的文件：

主送“中共中央”或“中共中央、國務院”的請示送35份(其中，邀請中央領導同志出席會議、參加公務活動、題詞及關於具體業務事項的請示等送5份)，報告送50份(其中，中央政治局在衞生部門的講話及我部對重要文稿的修改意見、督查專報等送5份);

主送“國務院並報中共中央”的文件送30份。

報送的文件如有附件，應與主件份數相同並裝訂在一起，如附件較厚、製作複雜，可送10份。

報中共中央(包括同時報國務院)的重要簡報、資料送55份，全國性重要會議簡報送35份，一般性簡報、資料送15份。

2.報送國務院的文件：

主送“國務院”或“國務院並報中共中央”的請示送15份，報告送30份;報請審批的法規性文件送45份。

國務院辦公廳祕書局請我部辦理事項的反饋情況報告送5份。

報送的文件如有附件，應與主件份數相同並裝訂在一起;如附件較厚、製作複雜(如城市規劃、土地利用規劃、大型項目等有關事項的附件)，可送5份。

報國務院並同時報中共中央的簡報、資料送20份，只報國務院的簡報送30份;專業性、學術性較強且涉及面不廣的簡報、資料送15份。

下發所屬單位的其他重要文件，確需報送的，送中共中央、國務院各15份。

轉發中共中央、國務院文件，不必再報送中共中央、國務院。

第六章　收文、辦復程序

一、收文、分文

(一)外部門發給本部和辦公廳的公文、信函，由辦公廳祕書處文祕室負責拆封、分發;送部領導的公文、信函由部值班室負責簽收，轉部領導祕書拆封;機要文電由部機要室負責簽收、分送;其他公文、信函，按封面所寫收件單位拆封、分發。

(二)辦公廳祕書處分發來文時，應根據各司局職責分工確定並分送部內主辦單位;涉及兩個以上司局或主辦單位不易確定的來文，應送辦公廳領導審批，必要時，送部領導審定。

二、催辦

公文承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤，推諉。對不屬於本單位職權範圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文祕部門並説明情況。

為使文件辦理工作落到實處，催、查辦工作分工如下：

(一)中共中央、國務院領導同志批示我部辦理的事項，由部值班室負責催、查辦。

(二)部領導批示司局及有關單位辦理的事項，由部領導同志的祕書負責催、查辦。

(三)需我部辦理、答覆的來文，由辦公廳祕書處拆封並分送主辦單位的，由辦公廳祕書處負責催、查辦;機要室送辦的，由機要室負責催、查辦;各司局拆封的，由各司局負責催、查辦。

(四)黨組會、部務會、部辦公會議定的事項，由部值班室負責催、查辦。

(五)以部名義報送中共中央、國務院的請示，需瞭解批示情況的，由主辦單位提請部值班室與中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯繫。

(六)部、辦公廳、司局發文，分別由起草或承辦單位催、查辦。重要文件的反饋情況，要及時報辦公廳和部領導。

三、文件處理

各單位收到文件後，要及時辦理。中共中央、國務院的交辦件，均作特急件並嚴格按時限要求辦理;無時限要求的，一般應在10天內辦理完畢。需要回報辦理結果的文電，在規定期限內不能辦復的，應將辦理情況及時通告來函單位。

第七章　公文立卷、歸檔和銷燬

一、公文辦理完畢，承辦人應根據《中華人民共和國檔案法》和文書立卷要求，將文件材料收集齊全，交文書處理部門或業務部門立卷歸檔。

文書立卷要注意保持文件之間的歷史聯繫，反映機關工作歷史面貌，便於保管和檢索利用。

二、歸檔範圍

本機關辦理完畢，具有一定查考利用價值的收發文電、會議文件、電話記錄、本機關出版物原稿、樣本、圖表、登記簿、錄音錄像等，都應立卷歸檔。

不需歸檔的文件材料要加強保管，不要隨便堆放，以免造成泄密，需要銷燬的應及時銷燬。

三、立卷分工

1.機關在工作中辦理或領導人親自處理完畢的文件材料，均由本機關內各文書處理部門或業務部門立卷。

2.聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存複製件。

3.由部門承辦，以機關名義上報或下發的文件及上下級機關、平行機關來文，由承辦部門立卷。

4.機關領導人，因兼任其他單位職務，在工作中形成的文件，由兼任單位負責立卷。

四、案卷質量要求

遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同價值，便於保管和利用。

1.分類清楚：按機構、年代、問題、分類組卷。

2.準確劃分保管期限、根據文件價值和重要程度將案卷劃分為“永久”、“長期”、“短期”三個期限。

3.歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全。

4.在立卷歸檔中要保證正件與附件、印本與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件、來文與覆文、多種文字形成的同一文件一起立卷，不得分開，文電應合一立卷。

5.文書立卷應按不同年代分別組卷。跨年度的請示與批覆應放在覆文年立卷;跨年度的規劃放在規劃的第一年立卷;跨年度的工作總結放在工作結束年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;非訴訟案件放在結案年立卷;每年財務預決算應放在針對的年度立卷;教學檔案按學年度立卷。

6.卷內文件排列原則為：批覆在前，請示在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;法規性文件定稿在前，歷次修改稿依次排列在後;非訴論案件結論、決定、判決性文件材料在前，依據材料在後;其他文件材料依其形成規律或特點，按有關規定排列。

7.卷內文件應依次編寫頁號或件號，頁號統一編在有文字材料正面的右上角，背面的左上角(空白頁不編號);不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章，並逐件編號;圖表和聲像材料等應在裝具上或在聲像材料背後逐件編號。

8.永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，並放在卷首，對文件名不要隨意更改或簡化;沒有題名的文件應擬寫題名，有的雖有題名但無實質內容的應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內容。

9.聲像材料要用文字標出攝錄對象、時間、地點、中心內容和責任者。

10.備考表內，應填寫立卷人、檢查人的姓名和時間以及有關卷內文件材料的情況説明，備考表應置卷尾。

11.案卷封皮，應按規定逐項填寫清楚，案卷題名要簡明、準確反映卷內文件材料特點。用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

12.卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求託表，字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷;案卷應採用三孔一線的方法裝訂。

13.文書處理部門，應將本機關全部案卷按照分類方案進行排列，編上順序號、編制案卷移交目錄一式兩份，隨同案卷一併移交檔案部門。

五、歸檔時間

每年的案卷應在次年六月底以前歸檔完畢。

六、文件材料的銷燬

根據《中華人民共和國檔案法》的要求，任何個人不得私自保存和擅自銷燬文件。幹部離開崗位要徹底清理文件，並辦理交接手續。銷燬文件要登記造冊，經批准後，專人監銷。

第八章　附則

一、本細則由衞生部辦公廳負責解釋。

二、本細則自1996年1月1日起施行，1988年8月4日頒發的《衞生部公文處理辦法》([1988]衞辦發字第142號)同時廢止。部內其他有關公文處理的規定，凡與本細則不一致的，以本辦法為準。