公務員禮儀修養之語言禮儀規範6

三、特殊的公函

除了上述一般的公務信函之外，基層公務員還會在工作中經常遇到一些有特定目的和使用場合的公函，例如祝賀信、感謝信、慰問信、邀請信等。每一種特定公函都有相應的寫作規範和使用要求，基層公務員應當予以嚴格遵守。

（一）祝賀函

祝賀函簡稱賀信，即在對方取得重大成績、有了喜慶之事時向對方表示祝賀的信函。

1.格式要求。祝賀信函一般由標題、稱謂、正文、落款四部分構成。標題即在首行正中位置書寫的“賀信”兩字。稱謂即被祝賀單位或個人的名稱。落款即發函者的署名及發函日期。

祝賀信函的正文由三部分構成：一是以簡要的篇幅向對方表示熱烈祝賀，寫清向誰祝賀、為什麼祝賀等。二是祝賀的內容，即所賀之事的重大意義。三是發函者的希望和祝願。上級寫給下級的可寫希望、要求；寫給會議的，則可用“祝大會圓滿成功”等話語。

2.注意事項。祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悦之意和温暖、愉快之感，並給人以鼓勵和希望。頌揚與讚美之詞要恰如其分，不能過分誇大或拔高。祝賀信函的發送要及時，要趕在有關活動的前邊。

（二）慰問函

慰問函是機關單位或個人對某人、某集體表示慰問而寫的信件。在對方取得突出成績時，或在對方遇到困難、遭到不幸時，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵、安慰和同情。

1.格式要求。慰問函的構成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內容有所區別。

慰問函的正文由兩部分構成：一是慰問的背景和原因，並致以誠懇親切、充滿關懷之情的慰問之語。

二是對對方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或對對方所取得的重大貢獻和所具有的某種精神表示褒揚和嘉獎。

2.注意事項。要根據不同對象用不同的寫作素材及慰勉用語。感情要真摯熱情，充滿親切之情。文字簡練，篇幅須短小。

（三）邀請函

邀請函又叫請柬，也稱請帖，是單位、團體或個人邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，參加某些重大活動時發出的禮儀性書信。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。

1.格式要求。請柬一般由標題、稱謂、正文、落款四部分組成。

標題即用大字書寫的“請柬”兩字，在第一行中間，或者佔用一頁，當作封面。

稱謂即被請者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之後寫上職務、職稱等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經理”、“主任”等。

正文應寫清活動時間、地點、內容、要求，並用“敬請參加”、“敬候光臨”、“敬請屆時光臨”等語結束。

落款即發函者的署名與發函日期。

2.請柬的形式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應用紅紙或特製的請柬填寫。所用語言應懇切、熱誠，文字須準確、簡練、文雅。

條據禮儀

條據，即人們在工作與生活中為證明或説明某種事由而留給他人的便條。條據即是便條的正式稱謂。

基層公務員出於工作需要，經常會給別人留下，或者要求別人給自己留下某種條據。條據是基層公務員接觸較多的一種應用文體。

條據雖然短小，但卻有着很多具體的規範和要求。這些規範和要求即本節所述的條據禮儀。條據禮儀的總體要求，就是要根據不同的類別遵守相應的寫作和使用規範，在説明事實、維護己方利益的同時對收據者表示謙恭友好、不卑不亢的態度。

基層公務員日常接觸的條據可按用途和目的的不同劃分為憑據性條據和説明性條據兩大類。各類條據既有着各不相同的具體規則，也有許多大致相同，需要共同遵守的基本要求。