祕書接待禮儀的案例（精選9篇）

祕書接待禮儀的案例 篇1

初萌正在前台接電話，忽然看見兩位客人直接往辦公區走。初萌趕快叫住她們。客人有些不耐煩地説：“我們昨天剛來過，是找銷售部的錢經理的，昨天有點事沒辦完。”初萌説：“對不起，請你們稍等一下。我馬上通知錢經理。”電話接通後，錢經理説：“我不想見那兩個人，請你幫我擋一下。”

祕書接待禮儀的案例 篇2

康樂華工有限公司的林平山，是一位剛從大學經濟管理專業畢業的學生。因他畢業前在該公司實習，而且他針對該公司管理撰寫的畢業論文中的某些觀點很得指導教師賞識，他本人也認為對該公司改革有一定作用。來到該廠工作後，他對論文中的一些觀點和看法更加成熟，因此，小林很想找總經理談談。但他去找經理那天，恰好經理外出開會，只有經理辦公室張祕書在看當天準備上報的統計表。張祕書很客氣地讓小林坐下，並告訴小林：“經理不在，有何意見，我可以代為轉達。”於是，林平山就滔滔不絕地講了起來。張祕書一邊看報表，一邊聽對方侃談，但精神卻集中在報表上。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司”，張祕書越聽越高興，結果，沒等這位大學生把話説完，他便滿臉怒氣説道：“公司小是否埋沒了你的才能?你是大學生，大才小用，何不去大公司呢?……”張祕書的冷嘲熱諷，激怒了小林，導致了雙方的激烈爭吵。最後，林平山非常氣憤地離開了辦公室。

祕書接待禮儀的案例 篇3

某單位領導與剛來的客商正在會客廳裏寒暄，祕書前來泡茶。他用手指從茶葉筒中拈了撮茶葉，放入茶杯內，然後衝上水……這一切，領導和客商都看到了。領導狠狠地瞪了祕書一眼，但礙於客商在場而不便發作。客商則面帶不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得遠遠的，同時説：“別污染了我的腸胃!”領導知道自己屬下做事欠妥，所以只得忍氣吞聲。

談判時，雙方討價還價。領導一時動怒，與客商發生爭執。祕書覺得自己作為單位的一員，自然應該站在領導一方，於是與領導一起共同指責客商。客商拂袖而去。

領導望着遠去的客商的背影，氣得臉紅脖子粗，衝着祕書嚷：“託你的福，好端端的一筆生意，讓你給毀了，唉!”

祕書丈二和尚摸不着頭腦，並不下班時，領導邀請你一起參加一次私人宴會，因為某種考慮，你不準備參加，你應該怎樣回答?

知道自己有什麼失誤，他為自己辯解：“我，我怎麼啦?客商是你得罪的，與我何干?”

祕書接待禮儀的案例 篇4

某計算機工程有限公司定於9月28日在某職業技術學院舉辦圖書館計算機管理系統軟件產品展銷會，通知很快地寄發到各有關學校圖書館。日程安排表上寫着9點介紹產品，10點參觀該職業技術學院圖書館計算機管理系統，11點洽談業務。展銷會當天，9點大會本該開始介紹產品，可應該到的各校圖書館代表卻只到了1/3。原來，由於通知中沒有寫明展銷會具體地點，加上公司接待人員不耐煩，對代表不夠熱情，所以引起了代表們的抱怨。會議開始時已是9點30分了。公司副總經理、高級工程師李朝南作產品介紹及演示，內容十分豐富，10點30分還沒講完。由於前面幾項活動時間不夠緊湊，結果業務洽談匆匆開始，草草收場。

祕書接待禮儀的案例 篇5

天地公司的初萌是一個新員工，她在前台負責接待來訪的客人和轉接電話，還有一個同事小石和她一起工作。每天上班後一到兩個小時之間是她們最忙的時候，電話不斷，客人絡繹不絕。一天，有一位與人力資源部何部長預約好的客人提前20分鐘到達。初萌馬上通知人力資源部，部長説正在接待一位重要的客人，請對方稍等。初萌轉告客人説：“何部長正在接待一位重要的客人，請您等一下。請坐。”正説着電話鈴又響了，初萌匆匆用手指了一下椅子，趕快接電話。客人面有不悦。小石接完電話，趕快為客人送上—杯水，與客人閒聊了幾句，以緩解客人的情緒。

祕書接待禮儀的案例 篇6

摘要：語言談吐禮儀既是祕書人員必備的修養，也是一項重要的專業技能。祕書要遵循語言談吐禮儀的基本要求，語言要文明禮貌、準確簡明、真誠自然;要掌握言談吐的具體規則，語速、音量適中，語氣謙和，配合表情、手勢與身體姿態，交談中要禮讓對方;交談中要善於聆聽、有所忌諱，注意交談的環境。

關鍵詞：祕書;語言談吐;禮儀

語言是人類思維和交際的工具，是人們溝通信息、交流思想、聯絡感情的紐帶和橋樑。祕書崗位的特殊性決定了其要經常使用語言與領導、同事、客户等進行交流和溝通。無論是面對面的交談，還是使用通訊工具進行溝通，都必須掌握語言談吐禮儀。語言談吐禮儀既是祕書人員必備的修養，也是一項重要的專業技能。

一、祕書語言談吐禮儀的基本要求

(一)語言要文明禮貌

作為訓練有素的現代祕書，與人交談要使用文明優雅的語言。注重修養，不説髒話粗話;控制情緒，不説氣話牢騷話;坦誠相見，不説空話假話;顧及對方的感受，注意用委婉的詞句來表達不便明言的事情。交談中多使用禮貌用語，您好、請、謝謝、對不起、再見等禮貌用語應隨時掛在嘴邊。除此之外，祕書還要學會使用中國傳統的謙辭敬語來表達對他人的尊重，如等候客人用恭候，中途先走説失陪，請人指點説賜教等。文明禮貌的語言為交談創造一個和諧、愉快的環境，形成信任、親切、友善的交談氣氛，幫助祕書塑造良好的社交形象，為交談成功奠定基礎。

(二)語言要準確簡明

交談中語言運用是否準確恰當，直接影響到交談的效果。首先內容要準確。內容組織要層次清晰、邏輯性強，重點突出，不丟不落，準確傳達意圖。其次，用語要準確。遣詞造句力求準確，合乎語法規範，切忌使用模糊、易產生歧義的詞語。第三，表達要準確。發音正確，避免唸錯字、讀錯音;發音清晰，不能口齒不清，含含糊糊，不夾雜地方鄉土口音。

“言不在多，達意則靈”，交談時，應力求言簡意賅，簡單明白，不要羅裏羅嗦，拖沓繁瑣。避免重複已經説過的事情(除非客人要求)，避免含糊不清的談話方式，例如：“好像是這樣吧”，“這個應該是這樣吧”。避免重複用語，例如：“這個這個這個”，“也就是説，就是説”。

(三)語言要真誠自然

交談取得成功的前提是雙方態度要誠懇，只有真誠相待，坦誠相見，才能有融洽的交談環境。真心實意的交流是信任對方的表現，真誠的語言能夠激起對方感情的共鳴，給對方留下良好的印象。對上級要表現出應有的尊重，謙虛謹慎，但也不能一味迎合討好，唯唯諾諾;對同事和下級要謙遜友善，平等相待，切忌高高在上，自以為是，盛氣凌人。祕書在工作中真誠的態度、親切自然的語言表達是有效溝通的基礎。

二、祕書語言談吐的具體規則

(一)語速、音量適中，語氣謙和

祕書在交談中音量要適中，聲音過大，製造噪音，不柔美;聲音過小，聽起來費勁，也顯得不大方自信，影響表達效果。適中、委婉、柔和的聲音悦耳動聽。交談中，語速過快、過慢、忽快忽慢，都會影響效果。一般發音稍緩比連珠炮式易於使人接受，但也不能過慢，使語義不連貫。講話的語氣語調平和，不用太多的語氣詞;要尊重他人，平等待人，親切謙和，不能盛氣凌人，隨便教訓指責別人。

(二)配合表情、手勢與身體姿態

善於交談的人，總是懂得利用表情、手勢和身體姿態來配合、強調自己的語言，吸引聽眾，使講話更生動。表情與手勢要與談話內容協調配合，適當的恰到好處的表情與手勢可以使談話更有表現力，如笑一笑、擺擺手等，但太誇張的表情或過於頻繁的手勢反而可能破壞談話應用的效果，如有人講話眉飛色舞、手舞足蹈，給人留下不穩重的印象。只有恰當的表情和手勢才能使談話增色。

祕書要站有站相，坐有坐相。站立與客人交談時，要保持身體直立，避免在説話的時候身體晃來晃去，一般與客人相距於60到100釐米之間。跟客人距離太近，一則侵犯客人的隱私權，二則使客人產生壓力感;跟客人距離太遠，一則需大聲説話，二則顯得疏遠。“交談中正確的坐姿除能給人以端莊大方之感外，不同的坐姿還可以反映出人的不同心理狀態和待人的態度。”如深坐(坐的靠後)表現出一定的心理優勢和充滿自信;淺坐(坐的靠前)表現出尊重和謙虛，但過分的淺坐則有自卑和獻媚之嫌。

(三)交談中禮讓對方

交談是一種合作，是兩個或兩個以上的人互相交流思想、意見。祕書在交談中要注意禮讓他人，尊重他人。不能滔滔不絕獨自高談闊論，也不能從頭到尾保持沉默，使交談冷場，交談中要熱情投入，積極合作。不要隨意插嘴，打斷別人的談話，這樣不僅干擾了對方的思路，破壞了交談效果，而且給人自以為是，喧賓奪主之感。不要固執己見，強詞奪理，應讓在場的人充分發言，各抒己見，集思廣益，取長補短。對方所談的意見，一般不要當面直接否定，必要時用語要委婉。

三、祕書語言談吐注意事項

(一)善於聆聽

我們總是認為，一個善於交談的人首先必須能講，事實上，善於聆聽在交談中更重要。因為“如果你能全神貫注、認真耐心地聆聽對方講話，表示你誠心誠意與對方交往，非常尊重對方，對方會因此而樂意與你交往”。好的聽者是交談順利進行的前提和保障。首先，注意力要集中。眼睛要有禮貌地注視客人，目光停留在客人鼻眼三角區，目光要平視，注視的時間大約佔到談話總時間的三分之一到三分之二左右。談話中東張西望、做小動作都是注意力不集中、心不在焉的表現，而打哈欠、伸懶腰、看手錶則是不耐煩和厭倦的表示。其次，要有所反應。會意的微笑、讚許的點頭、偶爾的提問、適當重複對方的講話等等，意味着對方的談話引起了共鳴，會使談話更投機、更融洽。第三，要有所收穫。傾聽是捕捉信息、處理信息、反饋信息的過程，一個好的聽者應當在聆聽過程中思索回味、分析概括對方的談話，從中得到有效的信息。

(二)有所忌諱

祕書工作中的交談除了約定好的既定話題，還有一些場合需要臨時選擇交談的話題。交談內容往往被視為個人品位、志趣、教養和閲歷的集中體現，好的話題能使談話順利展開，愉快進行。如果選擇了對方不熟悉或不感興趣的話題，談話很容易陷入僵局;如果選擇了對方忌諱的話題，還可能使談話不歡而散。因此，祕書人員要懂得交談時有所忌諱。不談論非議黨和政府以及單位的話題;不涉及國家、行業、組織的祕密;不背後議論領導、同行和同事;不捉弄取笑別人，傷人自尊;不談論違背社會倫理道德或格調低下的內容;不談論疾病、死亡、兇殺、災禍等令人不愉快的話題;不談論年齡、收入、婚姻等個人隱私的話題等等。

(三)注意環境

任何語言交際都是在一定環境、場合下，面對特定的交際對象進行的。交談環境對語言既有便利作用，又有制約作用。祕書要分析和把握具體交談場合的政治環境、自然環境以及交往對象的心理特徵等，在交談時，既要努力適應環境，根據場合的不同調整語言表達形式，更好地實現交談目的;又要積極地、能動地藉助環境，利用環境，更好地表達思想感情。如在公務往來、談判等場合中，祕書應該注意語言談吐的科學性、條理性，用語要典雅、準確、規範;而在出席某個社交場合時，語言談吐可根據談話對象幽默風趣、歡快跳躍或禮貌優雅、委婉含蓄。

參考文獻：

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[2]麻美英.現代實用禮儀[M].杭州：浙江大學出版社，20xx.121.

祕書接待禮儀的案例 篇7

【摘要】隨着我國改革開放進程的推進和企業對外交流工作的發展，祕書禮儀工作扮演着越來越重要的角色。良好的禮儀能夠塑造良好的企業形象，是企業的無形資產，也是祕書人員不可忽視的修養和技能。禮儀工作具有特殊的意義，是祕書工作不容忽視的重要組成方面。本文即重在闡述書禮儀工作的特點及其在祕書工作中的重要作用。

【關鍵詞】祕書禮儀 祕書工作 特點

我國是一個具有五千年燦爛文化的文明古國，具有悠久歷史和文明傳統，一向以“禮儀之邦”而聞名於世。講究禮儀規範一直是中華民族的優良傳統，在很多時候，甚至成為了衡量教化程度高低的重要依據。隨着經濟社會的發展、改革開放的逐漸深入和對外交往的增多，各種各樣的社會交往日益頻繁，禮儀變得越來越重要，越來越受到黨政機關、企事業單位等各類社會組織的重視。對於擔負聯繫內外、溝通左右職責的祕書人員來説，除了掌握基本祕書專業知識、擁有一定的工作能力之外，更應具備適當得體的祕書禮儀，能夠在各種不同的場合下按照禮儀規範行事。遵守祕書禮儀規範，有利於塑造祕書人員良好的個人形象，更有利於凸顯獨特的企業氛圍和企業文化，從而使企業組織和自己在交往中各受歡迎，佔據有利的社會競爭位置。因此，祕書人員有必要熟練的掌握禮儀知識，並自覺地把它運用到工作之中。

一、祕書禮儀的含義

禮儀是指人們在社會、道德、習俗、宗教等方面所認同和遵守的行為規範或準則。禮儀的形成受到歷史傳統、風俗習慣、宗教信仰、時代潮流等因素的影響，以建立和協調人際關係為目的，是文明程度和道德修養的一種外在表現形式。

具體到祕書禮儀，是指祕書在工作和社會活動中，為了塑造個人和組織的良好形象而應當遵循的對交往對象表示的尊敬與友好的規範或程序，是祕書人員在祕書工作中需要遵守的禮儀規範，它體現了祕書人員自身的文化素養、精神風貌和工作態度。祕書禮儀是祕書日常工作的重要組成部分。

祕書禮儀所涉及的範圍較廣，辦公禮儀規範、接待禮儀規範、外事禮儀規範、社交禮儀規範、形象禮儀規範等等。這些禮儀工作在祕書的實際工作中發揮着各自不同的重要作用，哪個方面都不可偏廢。

二、祕書禮儀的特點

(一)等級性

祕書禮儀的等級性表現在對不同身份、地位的人士禮賓待遇的不同。在官方交往中，要確定官方禮賓次序，而確定官方禮賓次序的主要依據是擔任公職或社會地位的高低。這種禮賓次序是現代社會正常交往秩序的表現，反映了各種人員的社會身份和角色規範。

除此之外，等級性在社會交往中還表現為雙向對等性，即在不同地區、不同組織的交往中，雙方人員在身份和社會地位上要相近，業務性質要相似，以此來表示對對方的尊重。雙方的交往還應當是一種尊重互換、情感互動的過程，在禮節上要有來有往、相互對等。

(二)差異性

祕書禮儀作為一種約定俗成的行為規範，受到時間、地點和環境的約束，同一禮儀會因時間、地點或對象的變化而有所不同。

這種差異性首先表現為民族差異性。不同民族由於形成條件、歷史因素、民族性格、風俗習慣、地域差異、宗教信仰等多方面的影響，各自具有不同的禮儀道德風範。祕書人員在從事祕書禮儀工作的時候，一定要關注民族差異性的存在，甚至需要了解不同民族在禮儀方面的要求和禁忌，這樣在能夠避免在工作中出現不禮貌的行為，從而為組織工作帶來不必要的影響。其次表現為個性差異。每個人因其地位、性格、資質、受教育程度等因素的不同，在使用同樣的禮儀時會表現出不同的形式和特點。這就要求祕書人員在進行禮儀工作的時候，具體問題具體分析，針對具體情況展開工作。

(三)時代性

祕書禮儀的時代性表現在其時代變異性。它會隨着社會的進步而不斷髮展、豐富和完善。不同時期的祕書禮儀具有不同的時代特點，總是體現着時代要求和時代精神，因而會隨着時代發展而產生差異。

祕書人員一直處於對外交流工作的最前沿，因而一直被稱為“企業的形象”。從某種程度上來講，祕書的禮儀是否規範反映着企業水平的高低。所以，祕書應該關注祕書禮儀的變化，不要以為禮儀是一成不變的，可以完全照搬以往的經驗與做法，要做到與時俱進，適應時代需要，反映時代精神，具備時代特徵。

(四)傳承性

祕書禮儀具有歷史傳承的特點，它伴隨着祕書工作的產生而存在，隨着祕書工作的演變而變化。

隨着社會歷史的發展，祕書禮儀的內容和形式都發生了巨大的變化，同時，對祕書人員的禮儀素質和禮儀能力的要求也相應的發生了變化。但是，無論這種變化多麼廣泛，多麼深刻，禮儀工作始終是祕書工作的主要內容之一。

(五)規範性

禮儀是人們在長期交往的過程中逐漸演變、約定俗成、自覺遵守的規範。同樣，祕書禮儀也具有這樣的特點。

這種規範性雖然並不具備強制性的標準，但是卻是收到人們廣泛認可的，需要祕書人員自覺遵守的，如果不遵守祕書禮儀規範，就有可能造成工作上的被動，甚至影響到組織機構的形象。

三、祕書禮儀的作用

(一)有助於提高個人職業素養

祕書人員的素質就是祕書人員個人的修養和個人的表現。教養體現於細節，細節展示素質。通過學禮儀、講禮儀，會使人樹立起正確的價值觀，自覺調整站位，跳出自我的小圈子;以他人為先，以社會為上，從國家和社會的大局考慮問題;以“先天下之憂而憂、後天下之樂而樂”的高尚情懷淨化靈魂;以“己所不欲、勿施於人”的恭敬謙讓精神規範自己的言行舉止，從而使自己的思想素質提升到一個新的層次。

(二)有助於塑造良好的公眾形象

公眾形象是十分重要的，它的形成大多數是通過禮儀來傳遞的，並且直接影響着交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此，一個個體或一個單位，想要擴大知名度、提升美譽度就要在社會公眾面前樹立最佳形象，而與社會公眾交往的祕書禮儀形象是獲得成功的有效途徑。所以，祕書人員時刻注重禮儀，既是個人和組織良好素質的體現，也是樹立和鞏固良好形象的需要。

(三)有利於傳遞信息，展示個人價值

良好的祕書禮儀可以更好地向對方展示自己和組織的長處和優勢。所以在商務活動中，恰當的禮儀可以獲得對方的好感、信任，進而推動事業的發展。只有組織不斷髮展進步，不斷取得工作突破，作為組織一員的祕書人員，才能在工作中獲得認可，提升個人水平，展示個人價值。

由於祕書的工作性質所致，祕書人員在組織機構中的地位比較特殊，一方面在組織機構內部起到練習和溝通的作用，另一方面又起着對外宣傳組織機構文化和展示組織機構形象的窗口作用。而這些功能都需要經過祕書人員的具體行動、言談舉止體現出來，在舉手投足之間會作為一種潛在的信息傳遞給對方，影響其他人對祕書人員所在的組織機構的評價，而在這些評判之間，能否遵守禮儀，能否按照禮儀規範行事無疑是重要的評判標準。因此，對於祕書人員來説，遵守禮儀規範有着特別的意義。

參考文獻

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[2]王育，林力.祕書實務(第二版)[M].20xx.

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[4]劉曉娟，胡玉娟.祕書禮儀[M].20xx.

[5]褚又君.祕書禮儀[M].20xx.

祕書接待禮儀的案例 篇8

摘 要：祕書禮儀對做好祕書工作非常重要。本文探討針對祕書這個職業形象的儀態、儀表和社會活動等方面的禮儀規範，總結了提高祕書禮儀修養的方法。

關鍵詞：禮儀 祕書規範 修養

引言

祕書是領導的參謀助手，其職責之一是為領導服務。要想把祕書工作做好，除了要有較強的業務能力，較高的品德修養外，還要會處理各種人際關係。由於祕書這個職業要求和不同人打交道，做祕書就必須要懂禮儀方面的知識，這是當祕書的基本素質之一。

1.祕書禮儀概述

禮儀是指在社會交往中以建立和協調人際關係為目的形成的、被人們所認同和遵守的行為準則，包括儀式和禮節兩方面的內容。禮儀有社會歷史性、交往規範性、繼承發展性、複雜多樣性等特點。

祕書禮儀就是祕書工作人員在社會交往中應遵守的禮儀規範和準則，是祕書修養的重要內容，也是祕書應有的基本素質。祕書禮儀的功能有：規範社交行為，塑造良好的形象，協調人際關係，促進工作績效。祕書禮儀要遵循以下四個基本原則：一是平等原則;二是尊重原則;三是真誠原則;四是靈活原則。

2.祕書禮儀規範

2.1　祕書的儀表

儀表的禮儀很重要是一種無聲的語言，“三秒鐘”就可以給人一個印象，因此祕書的整體素質修養、性格等特徵就是從儀表方面反映出來的。祕書的儀表主要體現在服飾和美容兩方面。服飾要求整潔大方、展示個性、整體和諧。美容要求在儀表的整理方面應注意髮型、面容的清潔、保持服飾整潔，儀容方面女性祕書要求化淡粧，而且要注意在不同場合的化粧，化粧要注意場合，不允許在公共場合化粧。

2.2　祕書的儀態

儀態是各種身體姿勢的總稱，是一種非語言形式，具有表露、替代和輔佐的作用。祕書的儀態要求體現在以下六個方面：站姿，基本要求是均衡、挺直、靈活，在正式場合要具備“挺直如鬆”的氣度，避免不良的站姿;坐姿，基本要求穩、直，達到“坐如鐘”的要求;走姿，基本要求抬頭、挺胸、收腹、兩眼平視，步子要均衡;手勢，手勢是一種帶有情感交流的體態語言，能夠傳達豐富的感情，如揮手告別、拱手答謝、招手致意、拍手稱讚、擺手拒絕等;目光，與人交往目光要平和親切，在交往中注意凝視的運用;祕書要避免當眾瘙癢、避免不雅動作等不雅的儀態。

2.3　祕書活動禮節

祕書活動禮儀主要表現在典禮儀式、迎來與送往、宴請與赴宴方面。接待禮儀，接待客人是祕書的日常工作工作之一，這裏麪包括歡迎來賓、接待方式、送別客人等環節，每個環節都應講究禮儀。祕書組織典禮儀式，要着重做好以下工作：擬定典禮儀式的程序;擬製出席典禮儀式的賓客名單;組成接待小組負責接待賓客;確定賓客坐席;佈置和檢查音響設備等。

宴請和赴宴是社交中的一項重要活動。祕書在宴請禮儀中要注意：明確宴請的目的和規格;確定宴請的時間和範圍;製作和發送請柬;進餐位次排列;迎送賓客。赴宴要注意及時向宴請的主人答覆，服裝要整潔大方，出席宴會以正點到達為好。

3.如何提高祕書禮儀修養

培養良好的職業道德。禮儀屬於道德範疇，受道德的支配，道德是禮儀的基礎，決定並制約禮儀。祕書應樹立以下良好的職業道德：不計名利、任勞任怨的奉獻精神;忠於職守、團結協作的工作作風;勤儉辦事、艱苦奮鬥的優良品質;自我約束的組織紀律。

要有謙恭的工作態度。祕書所處的位置，一舉一動都很引人注目。對待領導要掌握分寸，服務得體;對待同事要要以誠相見，互相幫助。

要用規範而禮貌的語言。祕書語言包括書面語言、口頭語言、體態語言。通過體態語言積累和提高祕書禮儀素質。良好的體態語言能夠成分體現出祕書禮儀的素質和修養，如談話時要注意凝視對方眼睛，配以點頭等肢體語言表示真誠、贊同和理解。祕書要謙虛學習掌握諸如此類的肢體語言，進一步提高禮儀修養。

加強溝通協作。祕書人員應多向身邊有經驗的人請教，交流心得體會。

結束語

對祕書來説，做好祕書工作，遵守禮儀是必不可少的。祕書禮儀體現在政治交往、商業活動中，祕書必須不斷提高禮儀修養，才能更好的做好祕書工作。

參考文獻：

[1]徐靜.基於行為導向的祕書禮儀課考核評價體系構建[J].職業技術教育，20xx，11(31)：52-53

[2]郭莉.談談祕書禮儀工作的作用[J].鷺江職業大學學報，20xx，11(3)：8-11

祕書接待禮儀的案例 篇9

[摘要]禮儀與祕書人員輔助決策,協調關係,自身提高都有密不的關係,它在祕書工作中發揮着極其重要的作用,是祕書人員不可忽視的一種修養和技能.祕書工作不能忽視禮儀內容,而禮儀在祕書全部工作中具有自己的特殊意義.

[關鍵詞 ]禮儀,祕書工作,公共關係

祕書人員作為領導的輔助者,必須完成各種有助於領導管理,決策的工作與事務,這種工作特性決定了祕書 工作是一個外向性的崗位,祕書人員必須在各社會組織的公務行為中廣泛地接觸各色人等,處理各種關係,安排 各種活動,這些行為都含有禮儀的內容或直接就是一項禮儀活動,如迎送客人,宴請等等.因此,作為領導的浦助 者,祕書與其他職能人員不同,他必須代領導處理各種交往接待事宜,禮儀內容貫穿於祕書工作的全過程,它在祕 書的全部工作活動中具有重要意義並與祕書人員的其他工作結成了特殊的關係)

祕書禮儀工作的意義 :

(一)禮儀是祕書工作與生俱來的職能之一 從祕書_L作產生那天起,禮儀,便是祕書工作的重要職能,隨着社會歷史發展,禮儀的內容和方式有了巨大 的變化,祕書人員禮儀素質和操辦禮儀活動的能力要求也有了相應變化,但無論這種變化多麼廣泛,多麼深刻,禮 儀工作從未離祕書工作而去. 祕書工作起源於奴隸社會,當時的史官可被認為是我國最早的祕書人員.史官執掌的工作內容極其寬泛,其 中的重要職責便是負責主持祭祀婚冠大禮—這是典型的禮儀內容.到了戰國時期,《周禮》詳備地記載了周朝 史官的職務和分工,這使我們瞭解到史官的工作內容與禮有千絲萬縷的聯繫.從今天看去,將史官定為祕 書人員一或從事祕書性質工作的輔助人員是較合適的,而禮儀則是祕書工作的當然內容. 為了更好地輔助領導決策並處理事務,祕書承擔了與自然與社會各種關係打交道的任務,這個任務中的一切 安排打點是禮儀工作的主要內容.禮的起源,也與原始社會中的原始宗教祭祀活動分不開.祕書以執掌祭祀 來為領導權威的決策行為和國家重大活動作準備,作鋪墊,作為行動的參考系數.領導權威無論是表示順天承 運,還是具體緊張的日理萬機,在當時,總缺不了這種形式的輔助,因為這種形式對領導權威行為的合法性和合 理性起着重要的決定作用.可見,禮儀原是祕書輔助決策的重要手段.

現代社會,禮儀在生活中起着極重要的作用,祕書工作對領導負責,技術水平高,工作質量好,辦事效率快固 然是祕書人員的重要素質體現,但禮儀行為的得當,職業形象的得體,也是領導決策獲得成功的有效因素.祕書 的形象會影響客人或員工是否接受你們的要求或想法,通過祕書的態度,姿勢,儀表,談吐給對方留下重要的印 象,甚至是關鍵的印象.飽滿的精神,真誠的熱情,積極的態度,得體的舉止本身也就是祕書人員素質高,業務精 的體現.一般説來,領導之所以選聘祕書,很大程度上也是為禮儀的需要,在禮儀的層面上開展工作,從而輔助領 導進行決策活動.領導的決策往往是剛性的,強硬的,在具體執行中不容許有任何伸縮,而祕書的禮儀卻是柔性 的,彈性的,它可以緩衝決策的壓力,調節決策帶來的緊張,溝通因決策而產生的誤解隔閡.在任何社會條件下, 禮儀總是人們共同的需求.因此禮儀對祕書工作具特殊意義.

(二)禮儀是祕書公關的輔助手段 利用宣傳和傳播的手段,使一個社會組織和它的公眾相互瞭解和適應,這便是公共關係的任務.祕書工作起 着信息的彙總和傳播的作用,建立良好的相互瞭解和信任的關係,樹立組織及祕書本人在各界公眾中的良好形象 和信譽,是祕書公關的主要內容,在公共關係中,要做好這些工作,離不開禮儀,應努力發揮禮儀的優勢來為公關 服務.禮儀可以調節感情,潤滑關係,這與公共關係內求團結完善,外求和諧發展to的宗旨是相一致的,公關 的對象具有不同層次,但無論是什麼羣體或組織都是由人組成的,因此,不能撇開禮儀搞公關.拙於策劃會使 公關實務失敗,而疏於禮儀同樣不能使精良的策劃得以完滿體現.可以説,公關是禮儀最適用領域,對禮儀的領 悟,把握和運用程度的高下直接關係到公關實務的操辦水平.同時,公關作為一種以傳播手段來協調組織與公眾 之間關係的行為,不假以禮儀,也不能實現傳播的雙向信息傳遞.而由於公關活動中公眾始終是變化着的,不定 的,問題形成時有公眾對象,問題一旦消失,這層意義上的公眾也隨之消失,所以,禮儀總在各種公眾對象中以新 鮮的,積極的感覺體現,極大地幫助了公共關係的實施.

公關對象的多種多樣,形成了不同的員工關係,顧客關 系,媒介關係,股東關係,社區關係,政府關係,名流關係[[1l等,要適應這不同的關係,依靠順意公眾,轉化逆意公 眾,爭取邊緣公眾,取得公眾的信任和理解,這絕對少不了禮儀.

公共關係的另一實務活動就是將社會組織的信息傳播給公眾,並把公眾的信息反饋給社會組織的決策層,祕 書要做好輔助決策工作,必須充分利用傳播媒介將信息有計劃地與公眾進行傳播溝通.傳播溝通有多種形式, 然而人際傳播還是最基本的,沒有人際傳播,便是大眾傳播也不會順利進行下去.人際傳播,無論是通過儀表服 飾,語言,舉止等媒介進行,還是通過電話,電報,書信等書面性媒介進行,都離不開禮儀表現,可以説,禮儀是傳播 的重要媒介.禮儀在公關實踐中塑造着組織的形象,創造着組織的信譽.它可以幫助體現一個組織的坦誠熱情, 實事求是的態度,並可以承載這種態度,有了這種真誠的禮儀表現,才能實現和諧發展,爭取支持的公關目的. 所以,禮儀在祕書的公關行為中具有關鍵意義.

禮儀與祕書工作的關係 ：

(一)祕書禮儀與祕書輔助領導 輔助領導是祕書的天職,輔助領導的手段多種多樣,以禮儀輔助領導是其中之一. 領導是決策者,並依法享有一定的權威,這使領導既沒必要也不可能事必躬親.領導又因作為一種機構的代 表,權力的象徵,需要在行事時有相關禮儀的配襯.祕書的崗位,緊貼領導,是直接為領導服務的,由祕書安排各 種禮儀事項,自然再順理成章不過了.

禮儀是祕書的常務工作,在輔助領導進行決策的過程中,對禮儀程序作妥 善安排,使領導在具體的活動中既體面又掌握主動,是祕書工作者辦事能力的反映.如A企業的經理與B企業 的經理在n企業晤面,祕書在事先將有關時間,地點通知對方,並認真打掃好會客室,安排好茶水和午餐,準備好 相關文件材料,精神飽滿,態度從容地迎接s企業的經理並將之向n企業經理介紹,使會晤在以祕書為主營造的 良好氣氛中進行.這個開始也許會給整個晤面的結果帶來影響.禮儀的周到,使人精神放鬆,心情舒暢,雙方開 誠布公,容易促使事情成功或好轉.在某些重要場合,領導需有些象徵性的行為,如剪綵,奠基等,祕書必然要在 事先作好準備,將必要的工具裝飾好,地點選定並完滿考慮到在象徵性行為完成後領導的合理退場.這種禮儀性 的安排,雖屬工作中較瑣碎一面,卻不可不做,而且事雖小卻影響大,為領導個人,為企業都塑造了形象.當然,祕 書只隱在這些體面的禮儀背後,祕書工作的特性之一是潛隱性.即使祕書人員代領導前去慰問,拜望某人時,起 的也只是禮儀象徵的作用,是代領導行事而不是以祕書本人身份行事.即使祕書的良好態度和典雅舉止吸引了 客人,客人仍a先記着的是某公司有個好祕書,而不是某祕書在某公司.所以,禮儀工作做好了,是在很大的 程度上提高了領導的工作效率,實現了領導的威信.至於平時的文書往來,其中涉及到的文書禮儀,包括禮儀性 的內容和禮儀套話更是祕書為領導服務.輔助領導決策的一個常規工作,祕書必定要掌握這些知識,並要能嫻熟 地運用,以使自己更好地盡到祕書的責任.

(二)祕書是某個社會組織中專為領導處理各種人際關係的輔助者,社會交往活動是其主要工作內容之一,祕書 工作的特點是跟人打交道.無論是他的服務對象一一領導,還是在為領導服務的過程中,要形成的各種關係, 歸根結蒂,都是人際關係.處理好各種不同關係是祕書工作藝術的體現,恰當地運用禮儀來理順關係,對祕書工 作總體效益的提高大有幫助.

首先,祕書與領導形成了緊密的固定關係,由於這種關係十分重要.雙方在最初接觸磨合的過程中都會小心 翼翼,而一且覺得不稱心會立刻撒手.反之,一旦發現配合默契,便越發珍惜和依賴這種關係.從理論上説來,領 導與祕書的關係越緊密,就越富有工作創造力,但在實踐中卻未必如此,關係緊密了,有時也就結成了一種同盟, 可能反而有礙甚至破壞企業或國家的利益.因此,規範領導與祕書的關係,除各種原則制度的保障之外,禮儀自 古就有的別異作用,仍有現實意義.禮儀可以幫祕書工作者把準自己的地位,規範自己的行為,不播越,不輕 浮.尊重領導權威,尊重領導意見,按正常渠道上情下達溝通信息,同時也在禮儀中保全自己的人格尊嚴.

其次,作為管理層中的中介部門,祕書還要與各職能部門和外部世界聯繫溝通,良好的禮儀在溝通中有助於 消除隔閡,增進理解.由於身處領導近旁,會使其他人對祕書有特殊看法,祕書人員這時除了以誠相見之外別無 他法.以誠相見不僅是感情的真摯,也包括禮儀的周到.如尊重對方的地位,理解對方的處境,同情對方的閒難, 讚賞對方的成就.通過這些取得對方的信任.

在與外部世界的交往中,禮儀又是一個窗口,從中可以窺得一個單位的精神面貌和經營品質,這是許多社會 組織重視禮儀工作的原因之一.即使在不成功的談判與合作中,堅持有理,有利,有節的原則,從大局出發,從長 遠出發,或可以做到買賣不成友情在,或可以用原則和禮儀擊退交往中的不正常行為.

(三)祕書禮儀與祕書自身提高 禮儀是社會的規範,祕書禮儀與整個社會的文明程度有密切關係.通過牛L儀的學習和掌握,不僅可以提高祕 書工作者個人修養,還可由此推動社會的文明與進步.

由於工作特點,祕書人員的地位特殊,他既在單位內部起聯繫溝通作用,又在社會上成為本單位的窗el和代 表,所以禮儀在祕書人員身上是全方位地體現的.首先,祕書人員的個人禮儀應講究.他是在一個外向性的 崗位上,與多種對象打交道,如果不修邊幅,不注重言談舉止會直接影響來訪者或被訪者的情緒並影響辦公室同 事的情緒.所以許多單位對祕書人員的衣着,飾物,化粧品都有規定.這種規定,當然不是針對某個祕書人員個 人,而是針對祕書這個崗位的.此外祕書工作者的禮儀知識,操辦禮儀活動的能力,對在不同情況下的禮儀要求 應有較多較完善的掌握.要在禮儀活動中分清主次,內外,把握各種分寸,分量,要對各國,各地,各民族,各宗教 的文化風俗禮儀習慣有所瞭解並在實踐中融會貫通.尤其在21世紀,人類進人了一個新紀元,對許多客觀事物 的理解認識上了一個新的台階,如保護環境,與動物友好相處已成為全世界的共識,禮儀行為也必須跟這種認識 結合起來.倘在給外賓送禮時,把動物毛皮當作貴重禮品就顯得十分不合時宜了.酒宴上的山珍海味,也有許多 不該成為餐餐之徒的腹中之物.禮儀活動中若缺乏這種現代意識,是會使整個禮儀水平都大打折扣的.可見,禮 儀是一種綜合素質的體現,遠不是懂外語,會電腦,人漂亮就能夠勝任禮儀工作的.它的文化內涵十分精探並總 是與時俱進的,祕書人員必須不斷學習,不斷提高,才能在禮儀場合遊刃有餘.

結論:

祕書禮儀説大也大—它在祕書的全部工作中佔有舉足輕重的地位;説小又小—它總是瑣碎地體現在細 枝末節上,研究這個問題,以促進祕書工作水平的提升,對我國加人世界貿易組織後進一步與世界交往,與國際接 軌,迎接新一輪國際挑戰是很有幫助的.

參考文獻 :

公共關係學()

祕書學()

祕書禮儀(普通高等教育“十五“國家級規劃教材

高職高專教育 作者)

(作者系)