會意要準 特色要明——彙報材料寫作技巧

作者：寧超羣　老師

摘自中國人事出版社《領導者怎樣寫文稿》

某省新上任的省長，抓的第一件事就是專題調查研究作為全省核心增長極的城市羣的發展問題，並事先向有關市政府發出明傳電報，告知這次調研的意圖和研究的重點問題。其中一個城市市長的彙報，幾乎就是一個變相的政府工作報告，彙報的內容涉及該市工作的方方面面，談到這次調研的專題問題時，則一筆帶過，這個市長的彙報當場就被省長叫停了。第二個市長的彙報，避免了這類錯誤，但對如何推進城市羣的發展，過多地拘泥於對前段所做工作的彙報，由於這項工作還剛剛開始探索，所以彙報的無非是修了幾條路，開了幾次會常規性的工作，根本説明不了什麼問題。而對推進城市羣的政策建議，則犯了一個原則性、規律性的錯誤，強調要推進城市羣的發展，省委省政府必須下決心推進幾個城市的行政一體化，通過行政體制的統一和行政權威的強化，來促進幾個城市經濟的一體化。結果受到省長的嚴厲批評，説該市主要領導的思維還停留在計劃經濟時期，因為它違背了現代城市、現代經濟發展的規律與趨勢。第三個市長的彙報，對前段推進城市羣發展的工作彙報，非常客觀，説這項工作還剛剛起步，還在規劃、決策論證之中。重點就省政府明傳電報提出的幾個問題，進行了重點地分析和彙報，特別強調在市場經濟條件下，推進城市羣的發展，關鍵是促進城市經濟的一體化，尤其是城市間的產業合作與互補，要避開走行政一體化的老路。這個彙報得到省長的充分肯定。

同一主題，三個彙報，三種不同的效果，其中原因主要是在“會意”、“特色”的把握上各不相同。第一個彙報，根本就沒有領會聽取彙報者的意圖，完全是我“有”的就説，我“強”的就説。第二個彙報，雖然在領會意圖、強調特色上花了一些心思，但對上級的意圖領會不準、不深、不透，所以出現了立論的錯誤，另外在彙報自己工作特色時，帶有表功、浮誇的意味。第三個彙報的成功，就是正確領會了上級的意圖，彙報工作時做到了實事求是，並在一些重大的、決策者關注的問題上提出了富有創新性的思考。

這個實例足以説明兩個問題。第一，在各種常用領導文稿中，由於彙報材料是直接向上級領導機關、領導者或同級兄弟單位彙報、介紹工作情況和思路的，所以，這類文稿，直接關係一個地方、一個部門、一個單位在上級領導或同行中的形象，直接體現領導者的政策水平、決策能力和工作作風。這類彙報成功了，不僅彙報者可在上級領導的心目中留下良好的印象，而且所在地方、單位的工作更能得到上級領導的肯定和支持。甚至可以説，通過一些重要場合、重要內容的彙報，可以爭取到平時花很多精力都難以得到的有關政策支持。第二，要寫好彙報材料，作好彙報，當然要靠平時的勤奮工作和各方面知識、能力的積累，但彙報的技巧也非常重要，否則，即使心有韜略，寫不成文，説不出口，也是毫無作用的。

要寫好彙報材料，關鍵是要對彙報材料特殊、重要的功效和作用進行悉心領會和準確把握。在撰寫這類文稿時，要始終記住一條，上級或同級領導專門聽取的工作情況彙報和介紹，是有很強目的性的。或總結推廣各地的工作經驗，或聽取下級領導機關對正在制定的某些重大決策的建議，瞭解、學習、借鑑兄弟地區、單位對一些重大問題和決策難題的解決辦法和經驗。看到了這一層，我們在撰寫彙報材料時，就可以做到“投其所好”、應其所需了。

·向上級領導彙報工作的彙報材料。這類材料要引起上級領導的重視和興趣，展示彙報者的領導水平和工作實績，唯有突出個性和特色。許多彙報材料洋洋灑灑幾十頁，所做的工作及取得的成績無一遺漏，但上級領導並不看重，甚至表露出厭煩之色，原因就在於文不對題，“供需”脱節甚至錯位。在上級領導看來，你所津津樂道的許多工作，只是你這級領導應該做好的例行公事，做好了是盡職，做不好是失職。對常規性、例行性的工作，上級領導無心也無必要了解得那麼清楚。相反，你這個地方在工作中出現了哪些新情況、新矛盾、新問題，你們是怎麼看，怎麼想，怎麼去解決的，這才是上級領導高度關注的。把本職工作應該做的事包羅萬象地大加表白，對領導關注的東西避而不談或一筆帶過，這是撰寫彙報材料的大忌，也是目前許多彙報材料的通病。

撰寫彙報材料最能體現彙報者的全局觀念、政策水平、決策能力和思辨能力。在具體寫作技巧上，要把握三條：

一是仔細揣摩調研、決策的意圖。上級領導為什麼要聽取這方面的情況和問題彙報?為什麼要重點聽取這方面的情況和問題彙報?對這些問題，要研究得明白透徹，不能有半點“走題”，更不能自作聰明。

二是嚴格按照上級領導給出的題目確定彙報的主題和內容。這裏又有兩種情況。第一，領導給出的題目恰恰是我們工作中的強項，且具探索性和經驗性。這樣，彙報材料就可以寫實為主，把這項工作的起因(背景)，工作實際中的困惑與探索，目前工作的進展及成效、經驗作出比較系統、詳細地總結和提煉。第二，領導給出的題目還沒有“破題”，或沒有多大進展，或雖有進展但成效尚未顯著。這樣的彙報材料當以探索性思考為宜。重點講這項工作在實施過程中的困難和矛盾，講克服這些困難、矛盾的對策和政策建議，為上級領導機關提供決策參考依據。

三是切忌羅列人人皆知的套話、空話、大話。因為上級領導在宏觀形勢把握和理論、政策理解上比我們更有優勢。過多的“講道理”就會有班門弄斧之嫌。

·向同級同行介紹、交流情況的彙報材料。同級同行互相走訪、取經，是避免決策失誤、縮短探索時間、推動工作進展的重要途徑。同級同行對口參觀、學習和考察，一般是對某項工作，準備開展但尚無清晰思路和必要把握，或正在做但對碰到的一些矛盾、問題尚無有效解決辦法，所以前來學習和取經。因此，向同級單位介紹、交流情況的材料，貴在“預警”和“實用”。所謂“預警”，就是對自己做這項工作，曾經遇到的困難、矛盾、阻力要儘可能告知對方，對尚在探索中的一些難點問題更要提醒對方注意。這樣做有兩個好處。第一，使對方在工作熱情高漲時保持冷靜的決策頭腦，使對方在良好的工作預期中看到危機。因為，對新開展的工作，決策思維容易被一些表面的有利因素所左右，看不到深層次的矛盾和問題，加之求功心切，這往往成為決策失誤的陷阱。其二，使對方未雨綢繆，對可能出現的矛盾和問題及早防範，少走彎路。所謂“實用”，就是要把做這項工作的緣由(背景因素，為什麼要抓這件事)、決策過程、實施情況及效果作系統、全面的總結和介紹，使對方明瞭整個工作思路，得到實實在在的啟發。

·總結、推介經驗的彙報材料。在對外開放、經濟全球化的大背景下，不光企業要講品牌效應，而且一個地方也要打自己的品牌。對一個地方而言，知名度就是品牌，就是生產力。善於總結經驗，就是確立品牌、提高知名度的重要手段。我們發現，同一地方，同一單位，抓同一件事，由不同的人、從不同的角度總結，效果可能就大不一樣。有的工作做得很好，有很多值得總結推廣的經驗，卻總結不出；有些地方和單位的工作，在常人看來也許並無多少特別過人之處，但一經總結出來，就讓人信服，就成了經驗。

從更深一層看，總結經驗不僅是全為“出名”，而是在進一步創新、完善自己的決策思路，使自己的工作進入更高更好境界的同時，把探索、創造的經驗轉化成社會共有的寶貴財富，由“一枝獨秀”變成“萬紫千紅”。

經驗貴在高人一籌而又切實可學，貴在反映和揭示特定時期對某一問題探索的最新甚至是最高的成果。因此，撰寫經驗材料，要“高”，要“新”，要“實”，要“特”，要“精”，要“深”。

——跳起來才摘到桃子，這一“跳”就是經驗。一伸手就摘到了桃子，這一“伸”就無經驗可言。總結經驗要注重於總結和挖掘人們普遍關注但苦於找不到解決辦法的問題，或研究和探索事物發展已接近甚至處於質變的臨界點，而人們尚未引起注意的問題，這樣，總結、推介的經驗才有意義。

——總結經驗，就是要在人們感到困惑時給出一種解決問題的思路，在人們感到悲觀時注入一線希望的曙光。離開現實需要，翻陳年舊賬，毫無新意，千萬不能用於經驗材料的寫作。

——經驗材料不同於學術報告，不能有“假説”的成分，不能為析疑而析疑。真實是經驗材料的生命，實用是經驗材料的要旨。

——用科學的發展眼光看，世界上沒有無解的難題，也很少只有一解的難題。同一問題，因時間、地點、條件以及事物本身的狀況不同，有多種不同的解決辦法。一時一地的經驗，並不是唯一的教條。撰寫經驗材料，一定要突出特色，不要企求自己的經驗能啟發、幫助別人解決所有問題。

——一堆礦石，其有用元素是等量的，但不經過精選、提煉，去掉雜質，其使用價值和功效可能完全不同甚至是一堆廢物。同理，工作是一個涉及方方面面的複雜過程，探索性、創造性、突破性的工作就存在於一系列例行的、常規性的工作之中。我們在總結經驗時，就要像煉礦一樣做精選、提煉的工作，絕不能面面俱到，記流水賬一般。否則，最好的經驗也不成其為經驗。

——對事物的認識，只有深入對規律的探求、理性的思考，才能有所成效。經驗材料，貴在給人一種思路的啟示，給人一把解決問題的鑰匙，而不能滿足於就事論事地告知別人怎麼辦。撰寫經驗材料，一定要講究研究問題的深度，善於從特定的背景分析中審視、提升所總結經驗的價值和意義，善於從具體的工作過程中歸納、提煉探索的軌跡和決策的思路，善於從特定的經驗中引申出帶普遍性的規律。這樣的經驗材料，才是經驗，才有價值。

還要特別説明的是，不管是哪類彙報材料，都有幾個值得注意的帶共同性的問題。第一，多用事實、數據、典型説話，恰到好處地提煉必要的帶啟示性、理性化的結論。但這些結論必須是源於實踐經驗的總結和提煉，而不是故作深高、裝腔作勢地向上級領導和同行發表一通人人皆知的空道理。第二，切忌用祈使句，要多用“我們怎麼想、怎麼做”等謙虛性、請教性的詞語。第三，在導語部分，要省掉諸如“感謝領導在百忙之中抽出時間來我地我單位視察工作”，“歡迎批評指教”等客套話。因為這些廢話寫在正式的彙報材料中，不僅毫無意義，而且容易使聽者讀者對彙報者產生此人慣於懶惰、缺乏創見、只會照本宣科的不良印象，進而對整個彙報材料的質量和價值產生懷疑。