關於檔案管理崗位的分析報告

根據有關安排，**公司要作為成都市國有資產管理的優秀平台，肩負更大的責任。公司要做好國有資產的管理，首先就必須從形式上做好國有資產相關檔案的完整接收工作。沒有資產檔案，對資產的管理就無從談起。

公司檔案管理總體目標：構建和完善公司檔案分類體系；加強檔案制度建設，完善工作流程；強化檔案指導、培訓、檢查工作，確保重要資產項目檔案及時移交；加快檔案管理現代化建設，充分開發檔案信息資源，滿足公司各項工作需要；加大培訓力度，培養一支高素質地檔案管理隊伍；實現檔案規範化管理。

現將公司檔案管理有關情況及建議報告如下：

一、做好我公司檔案工作的重要意義

企業檔案是企業進行生產、經營、管理等活動的重要依據，國有企業檔案是國有企業全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業資產的依據和憑證。收集和管理好國企檔案對促進國有企業生產、經營和管理具有重要的意義。

我公司檔案是公司經營活動的原始歷史記錄，是以後工作的考查憑據，為以後明確責任，對歷史負責，為現實服務，有及其重要的作用，必須要對我公司檔案進行規範的、持續性管理。

二、我公司檔案管理現狀

在新**公司組建以來，檔案管理主要做了一下工作：

1、根據公司做大做強的需要，制定了《成都**資產經營管理有限公司檔案管理暫行辦法》，使公司檔案管理基本做到有“法”可依。

2、根據公司檔案管理暫行辦法，明確了公司各部門兼職檔案管理人員，初步建立了公司檔案管理網絡體系。

3、在基本設備方面，購置了縫紉機、裝訂機、打碼機、市檔案局監製的標準無酸檔案盒等檔案用具；在檔案軟件方面，購買了市檔案局參與編寫的“紫晶文檔一體化管理系統”軟件ams增強版。

4、在檔案實體方面，目前已經完成公司歷年文書檔案的立卷工作。全部文書檔案已按永久、定期30年、定期XX年進行了分類，目前正在進行文書檔案目錄的電子錄入工作及校對、補充完善工作，下一步將對公司資產項目檔案進行規範化整理。

5、在人員培訓方面，XX年1月25日，邀請了市檔案局的謝老師對我公司及子公司專職、兼職檔案管理人員進行了檔案管理基礎知識的簡短培訓，通過這次培訓增強了公司檔案管理人員收集各類檔案的意識。

三、現階段我公司檔案管理存在的主要問題

自老鼎力公司成立以來，就沒有對公司檔案進行規範化要求及整理立卷，也沒有相應的檔案管理辦法及制度，導致公司檔案管理方面一直比較薄弱。公司部分員工在檔案的歸集方面比較隨意，借出公司檔案不及時歸還、長期佔有，沒有樹立良好的檔案歸檔意識，部分子公司檔案管理存在較多問題。具體表現在：

1、經過對公司歷年檔案的清理，發現少部分文件只有文件主體，文件附件不全。主要原因在於立卷歸檔部門不注重公司檔案的平時收集、歸檔工作，部分員工歸檔意識薄弱，對自己經手的外送文件沒有存檔留底習慣。

2、公司重要會議的原始記錄缺失，公司人員外出考查學習及公司組織的員工活動的檔案資料嚴重欠缺，公司聲像檔案資料及公司各部門形成的已正式報送文件的電子檔案至今還是一片空白。

各部門兼職檔案管理人員應加強這方面資料的收集，根據檔案內容整理好並向公司檔案室進行移交。

3、涉及公司保密的檔案資料歸檔有一定難度，比如公司人事檔案，獎懲考核方面檔案、薪酬方案檔案等。這部分檔案由於涉及公司內部管理的保密問題，是歸檔立卷還是由當事人作臨時保存不歸檔，都是個難題。

4、在總公司範圍內，其他未正常經營又具有法人主體資格單位的檔案歸檔問題，不好解決。如蓉海公司檔案管理問題，金達通公司檔案管理問題，成都市市級機關處置領導小組的檔案問題及其已處置完畢的浣花山莊的檔案問題，即將處置的萬和公司的檔案問題。這部分檔案比總公司的檔案還多、還亂，一是沒有專門的檔案管理人員，二是沒有進行規範化整理立卷，僅文件的清理及文件目錄的電子錄入工作就是一個較大的問題。

隨着公司業務量的增多、業務範圍的擴大，處置單位（資產）的增多，這部分問題將會越來越多，越來越嚴重。如總公司將子公司檔案集中存放，檔案庫房及檔案管理人員將嚴重不夠，如分別存放，誰又來負責檔案管理責任問題。

5、公司代管的市信託檔案問題

根據原鼎力公司與市信託公司簽訂的有關協議，市信託註銷後，其檔案存放於我公司位於西安中路1號房產的地下金庫，由我公司代保管30年。現由於地下金庫密不透風，潮濕嚴重，保存檔案條件惡劣，部分檔案已有發黴跡象。

以上檔案管理方面存在的問題，在公司領導的重視下，已經有了初步改善，特別是公司本部檔案在分類整理及立捲上，有了較大改觀。

四、做好公司及子公司檔案管理工作的建議

檔案彙集着大量的指示，也記載着豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重複勞動多，勞動強度大，需要大量的時間和精力才能做到標準化、規範化。

1、領導重視是做好檔案管理工作的關鍵，公司同仁精誠團結，勇於奉獻是做好檔案管理工作的基礎

檔案管理工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項對歷史負責、為現實服務、替未來着想的起依據憑證和延續歷史作用的極其重要的工作。要能很好地完成檔案管理工作，必須有公司領導的重視及大力支持，還要靠公司同仁同心協力、相互支持、勇於奉獻，更需要各立檔部門的大力支持，規範整理，做好資料的歸檔工作。

根據四川省企業檔案工作規範化管理要求，檔案工作要做到“三納入”、“四參加”、“四同步”。“三納入”即檔案工作納入領導議事日程，納入有關工作程序、計劃，納入有關人員崗位責任制；“四參加”即檔案部門參加基建工程竣工驗收會，參加設備開箱會，參加科研課題鑑定會，參加產品定型會或有關業務工作會；“四同步”即下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求，檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況，評審鑑定成果同時驗收鑑定檔案材料的完整、準確、系統情況，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。

2、加強繼續教育，提高檔案管理人員業務素質

檔案管理人員要加強學習，與市檔案局保持聯繫，爭取其業務指導。公司應適時組織參加檔案管理的專業培訓，學習其他單位管理檔案工作的先進經驗，力爭公司專職檔案管理人員都持證上崗。

在提高檔案管理人員素質的同時，要健全檔案管理制度，建立檔案管理的新模式，最重要的是改變重管輕用的現狀，多途徑地開發利用檔案信息資源。

3、建立一支穩定、專業的檔案管理隊伍

要建立公司檔案管理網絡體系，建立專、兼職檔案管理隊伍，保證公司檔案管理工作的良性發展。應根據公司業務的發展情況適時增加檔案管理人員，以利於公司檔案日常編研工作的開展，有利於公司檔案管理的連續性，為以後的檔案管理及檔案接收工作做好人員儲備。要做好檔案管理工作，需要較多的基礎投入和人才建設。

4、強化全員檔案意識，調動員工參與檔案建設的積極性

根據公司新的檔案管理暫行辦法，公司實行“統一管理、分部負責、人人蔘與”的檔案管理體制。公司員工要在以後的工作中逐漸強化歸檔意識，要知道檔案的收集、歸檔不僅僅是檔案管理員的事情，人人都是公司檔案的產生者、責任者，人人都必須對公司的檔案負責。公司應營造上下一心，全員參與的檔案管理氛圍，以適應檔案管理工作的需要。

要使公司檔案管理達到一定水平，而且使公司檔案管理工作保持長期穩定，公司的檔案管理應統一納入公司發展規劃和年度計劃，部門及個人檔案工作的管理和考核應納入部門及個人績效考核管理體系。

5、完善檔案保管基礎設施，實現檔案管理現代化

根據檔案管理有關要求，庫房建設要符合保管要求，檔案庫房、辦公室、閲覽室應實行三分開，檔案庫房要為以後檔案的歸檔預留XX年的發展空間。

隨着時間的推移，公司規模逐步的擴大，人員不斷的增多，日常檔案查閲及維護工作量的增加，檔案管理面臨着許多亟待解決的問題。諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落後將直接影響檔案的使用質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。檔案管理現代化，不僅要設備配置現代化，還要管理標準規範化，管理技術及管理思想現代化。

6、XX年爭取達到省三級檔案管理標準，促進公司檔案規範化建設

以四川省檔案局目標管理評定標準為指標，以達省檔案管理三級標準為目標進行準備工作，公司本部檔案管理在年內爭取達到四川省三級檔案管理標準。通過升級達標活動，促進公司檔案管理科學化、規範化發展。

7、對子公司檔案管理

（1）待公司檔案管理基本規範化後，組織力量摸清子公司檔案管理現狀。

（2）督促制定相應管理制度，根據各自情況制定相應整改措施。

（3）對普遍存在的問題，邀請專業人士對檔案管理人員進行集中授課。

（4）加強對子公司檔案管理的檢查，指導子公司檔案管理進行規範化發展。

公司檔案管理要貫徹“檔案工作需與時俱進，以適應形式發展和羣眾的需要”精神，求實創新，開拓進取，完善公司檔案管理制度和流程，加快公司檔案信息化建設，使檔案工作更好地為**事業服務。