如何確保上級和下級溝通的通暢

一項調查表明，管理者70%的時間都是用在溝通上，例如開會、談判、做報告、討論問題、交代工作等，而70%的問題又都是由於溝通不暢引起的。上司與下屬之間只有達成共識，才能相向而行，下屬做出來的正是上司希望得到的。

這裏提供7個方法，或者能夠幫助管理者解決信息失真，提高溝通效率，促進團隊有效執行。

1.明確時間和進度

沒有最後期限的工作就等於永遠不可能完成的工作。在你佈置工作的同時，要明確告訴下屬什麼時候必須完成，關鍵的時間節點在哪裏、在不同的時間節點都要完成哪些階段成果。

執行過程中還要委派他人或親自檢查進展情況，時刻提醒下屬要按時、按質、按量完成工作，只有保證過程的完美，才能得到滿意的結果。一般來講，按照5W2H的方法，就可以讓工作佈置變得明確具體。

2.確保説清楚了

給下屬佈置任務時，作為上司，必須清楚地瞭解工作任務：需要完成什麼任務?任務完成的標準是什麼?哪些是完成工作的關鍵環節?下屬工作完成過程會遇到哪些困難?自己能提供怎樣的支持?佈置工作時員工會有什麼反應?等。

而現實中，很多管理者用簡單的、籠統的幾句話來佈置任務，似乎有意要考驗下屬的領悟能力，結果是下屬沒聽清沒聽懂，卻又不好意思反問，只好靠自己的臆想來猜測，致使任務難以有效完成。建議將任務以書面化的形式確認，如用電子版文件、手寫、郵箱或即時通訊等方式，讓你的下屬對任務一目瞭然。

3.確保下屬聽明白了

為了確保工作任務的有效完成，上司必須讓下屬有機會將工作任務疑惑、疑問或不明白表達出來，並得到你的具體回覆和解決，使工作任務更加細緻、清晰，使得下屬接受工作任務時明明白白：知道要做什麼?怎麼做?做成怎樣?當工作部署完了之後，管理者可以用複述和詢問來了解下屬是否真的明白了工作要求：

——“好的，我要説的就這些，為了防止偏差，請你複述一下我剛才的要點好嗎?”

——“好的，我要説的就這些，對這項任務，你有什麼意見或建議嗎?”

——“好的，我要説的就這些，你有什麼不清楚的地方嗎?”

2.清晰地闡明你對下屬的期望

下屬不清楚上司對自己的期望標準，這是上司的失職。如果是這樣，你首先要補上這一課，找你的下屬做一次深刻的溝通，清晰地表明你對他的期望和要求，把話説白了，説通了，大家都痛快。

5.做好事前、事中的跟進溝通

(1)傾聽下屬的想法。

華為總裁任正非説：“要讓聽得見炮聲的人做決策。”員工工作在第一線，他們也許更瞭解實際情況，更知道用什麼樣的方法是最好的。

(2)引導下屬的想法。

有時候下屬從自己的角度出發，看問題找方法可能是片面的，可能會與團隊的整體工作或者長遠利益有衝突，這時候，上司應該積極鼓勵，耐心引導，分析他們意見的利弊，讓下屬認識到自己的侷限性。

(3)告訴原因。

不僅要告訴下屬做事的方法，還要告訴下屬為什麼這樣的方法是對的，是好的。如果不按照這樣的方法做會產生什麼樣的不利後果。

(4)適時檢查反饋。

把工作任務分解為幾個小的階段，與下屬一起明確工作過程中的關鍵節點，以及在這些關鍵節點時的溝通要求，通過了解進展情況，及時輔導，使之朝期望的方向前進。

(5)確定優先順序。

如果下屬手頭的工作比較多、比較雜，要與下屬一起確定他工作的優先順序，確保上下之間的對工作優先順序的一致認可。

6.先徵求意見，再下命令

世界上可能沒有人真正喜歡聽從別人發號施令，相反地，大多數人更願意別人徵求自己的意見和建議。聰明的管理者要知道，每個人都想做主角，特別是那些有能力的員工，如果給予他們尊重與信任，那麼，他們一定願意為你全力以赴。

7.善用即時溝通工具

微博、微信、QQ羣、各種網絡圈子等網絡媒體，是日常管理溝通工作的有效補充，是另外一個平台，能讓管理者看問題更全面，並實現超越時空的互聯互通。就團隊溝通來説，沒有一個渠道或辦法可以完全解決溝通的所有問題。所以，管理者應該充分利用多種渠道和方式去交流，以達成有效管理。

同時，管理者應該用平常心看待微博、微信這樣的溝通平台，有的員工在這上面發泄情緒和抱怨，而這恰恰給了員工一個情緒疏通、發泄的通道，而且藉助這樣的平台也可以多多瞭解基層員工的想法、狀態、意見、牢騷，並採取及時管理措施。