會議紀要管理制度

一、 目的：

為規範公司的會議管理，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協調工作為會議的後續工作的執行、追蹤提供依據。特制定本制度。

二、 適用範圍：

 中層幹部會議(包括周例會、月度、季度、年度會議等)

 部門內部會議(包括部門例會)

 專題會議(公司有關生產、經營、質量、安全、設備、技改、等方面的會議)

公司會議(包括公司全體參加)

三、 會議紀要的定義：

對工作會議中的主要內容尤其是重大事項、會議結果、相關的解決辦法和行動計劃進行概括記錄。

四、 會議名稱規定：

內部會議(包含部門例會)：部門加日期，如品管部為品管部XX0510

跨部門會議：會議主題加日期

五、 具體管理規定

1. 會議紀要記錄要求：

1) 所有會議均需做會議紀要，以方便相關信息的查詢和後續工作的追蹤、落實;

2) 會議紀要需如實記錄，對內容進行概括、總結，分類別或分項目記錄;

3) 會議紀要中包含(但不僅限於)如下內容：會議的主要內容及議題，會議討論或決定的重大事項、會議決定的行動計劃或改進措施。(具體格式詳見附件一)

2. 會議紀要整理：

1) 公司會議、中層幹部會議紀要由行政人事部指定專人進行整理;

2) 各部門指定專人記錄部門內部會議;

3) 其他會議紀要由會議發起人指定專人進行整理;

3. 會議紀要的發放及工作追蹤：

1) 會議紀要整理和印發應在1個工作日內完成，,根據工作需要發給所有會議相關人員;

2) 會議紀要中涉及的行動計劃及重要工作的追蹤由會議發起人安排專人進行追蹤、落實，公司會議由行政人事部負責追蹤、落實;

4. 抄報、存檔、保管：

1) 各類會議資料必須存檔：公司會議紀要由行政人事部存檔;跨部門會議紀要由發起部門存檔;部門內部會議本部門負責人制定專人進行存檔保管;

2) 所有會議紀要電子版需在1個工作日內抄報一份給總經理及行政人事部;

六、 會議紀律和要求：

1. 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續。

2. 不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應向會議主持人請假。

3. 會議期間應將移動通訊工具關機或置於振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。

4. 會議紀要發放、抄送未在規定時間完成，扣相關人員績效考核5分。

七、本制度自下發之日起執行。