如何正確選用公文文種

要擬寫一篇公文，我們首先就會遇到這樣一個問題：如何選擇一個合適的文種來行文？

對於公文文種的正確選用，國務院於XX年8月24日發佈的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）中已有明確規定：公文的文種應當根據行文目的、發文的職權和與主送機關的關係確定。

然而據筆者的實際工作經驗，少數擬文人員在日常工作中，還是會出現選用公文文種不恰當甚至錯誤的現象。為此，筆者結合一些比較典型的例子，作一下探討。

一、所選文種應當在法定文種之列

根據《辦法》的規定，目前行政機關的公文共有13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。而“計劃”、“總結”、“規劃”、“方案”等則不在13種法定文種之列。筆者曾遇到過這樣一個例子：某機關一擬文人員就某一項工作起草了一份總結，並擬行文上報給上級機關，標題為“（省略發文機關）關於XX年×××情況的總結”。顯然，將“總結”直接上報是不正確的。那麼，我們遇到這種情況該如何處理呢？一般的處理方法是：選用一個恰當的“載體”來行文。在上述例子中，因行文對象為上級機關，故該文可改為《關於報送XX年×××情況總結的報告》（該稿還可直接改為《關於XX年×××情況的報告》）。而當行文對象為不相隸屬機關時，則可選用“函”來做“載體”。以下如《×××（發文機關）關於報送×××試點工作階段總結材料的報告》、《（省略發文機關）關於報送〈×××專項工作實施方案〉的報告》、《×××（發文機關）關於報送×××總結的函》、《×××（發文機關）關於報送XX年度×××需求計劃的函》、《×××（發文機關）關於報送〈××בxxx’重點專項規劃（草案）〉及編制説明的函》都是比較典型的例子。

由於牽涉到“報送”字樣，這裏需要提一下另外一個細節，參照《上海市人民政府辦公廳關於發佈〈上海市國家行政機關公文處理實施細則〉的通知》（滬府辦發〔1996〕3號）第十一條中的規定：“正文標題中已標明所批轉、轉發、印發、報送、轉報、發佈的文件的，不加附件説明，也不標註‘見附件’等字樣”。（其他省市是否也有類似規定暫不詳。）

二、文種選用應當嚴格遵守行文規則

關於這一點，筆者可為大家舉一個例子：XX年上半年，本市某區因申請建立某產業園區，以區政府名義向市政府某部門行文，在行文時選用了“請示”文種。根據《辦法》的規定，“請示”文種適用於向上級機關請求指示、批准，但根據一般常識，區政府與市政府的一個部門之間並不存在上下級行政隸屬關係，由此不難判斷，該區選用“請示”文種行文是不合適的。那麼，作為市政府的一個部門，在收到這樣不符合行文規則的來文時，應該如何處理呢？是否將錯就錯選用“批覆”來回復“請示”呢？對此，《辦法》中明確指出：“政府各部門依據部門職權可以互相行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文”。而“批覆”則適用於“答覆下級機關請示事項”，故類似上述例子可選用“函”來回復。在實際工作中，當發文機關需要向不相隸屬機關行文時，一般都選用“函”來商洽工作詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

三、正確選用“意見”文種

對照國務院辦公廳1993年11月21日修訂，發佈的《國家行政機關公文處理辦法》，“意見”是《辦法》中新增加的文種，適用於對重要問題提出見解和處理辦法。對於“意見”文種，《國務院辦公廳關於實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》（國辦函〔XX〕1號）中有詳細説明。其中，筆者認為以下幾點對實際工作極為有用，在此作了一個簡單整理：1.“意見”既可用於上行文，也可用於下行文和平行文；2.“意見”作為上行文時，應按請示性公文的程序和要求辦理，上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答覆；3.“意見”作為平行文時，所提出的意見供對方參考；4.“意見”作為下行文時，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行。

在公文擬寫過程中，如《關於報送對〈×××條例（徵求意見稿）〉修改意見的函》，完全可改為《關於〈×××條例（徵求意見稿）〉的修改意見》，還有如《關於報送對×××辦法（送審稿）修改意見的函》、《關於報送對×××項目建議書審核意見的函》等，也完全可直接選用“意見”來行文。