行政公文的寫作要求

學習要求：

學習本章瞭解：行政公文的概念、特點、分類及構成要素、寫作要求。

掌握：行政公文的書面格式、十三種行政公文的用途。

重點掌握：意見、決定、通告、通報、請示、報告、批覆、函、會議紀要的一般寫法

一、重難點內容提示

(一)行政公文的概念和特點

1．行政公文的概念

公務文書，簡稱公文。人們通常説的公務文書有廣義和狹義兩種理解。廣義的公文指法定機關、社會團體、企事業單位在公務活動中形成的、具有規範格式的文書材料。其中包括行政公文、事務文書、各類專用文書等。狹義的公文，指行政機關公文。行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。本章重點介紹的就是狹義的公文，即國務院XX年8月24日發佈的《國家行政機關公文處理辦法》中列出的十三類公文：“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。”

2．行政公文的特點

(1)法定的作者

行政公文是由法定的作者擬製和發佈的。所謂法定的作者，指的是依據法律和有關規定成立的能夠行使職能的組織或單位。有的行政公文以國家領導人或機關首長的名義發佈，這並不代表個人，而僅僅是制發機關領導人行使自己職權的一種表現，行政公文所反映的也應是領導人所在機關或組織的集體意圖。

(2)嚴格的政策性

行政公文的政策性是由其反映的內容決定的。國家制定的一系列政策、法律法規都是以行政公文的形式下達，而國家各級行政機關、團體、企事業單位都負有傳達、貫徹、執行的責任。各級行政機關、團體、企事業單位行文時，必須與國家的方針政策相一致，以嚴格保證國家各項政策的貫徹落實。

(3)法定的權威性

行政公文是由行政機關、團體、企事業單位及其領導人，為了特定的目的而製作和頒發的，其法定的權威性主要體現在：一是國家政權賦予發文機關或單位法定的地位和職權；二是國家從法律和行政措施上對行政公文的權威性給予可靠的保證，要求受文者的思想、行為受到文件的約束、規範、做到令行禁止；三是行政公文的內容的合法性，能夠代表着最廣大人民羣眾的根本利益。

(4)體式的規範性

行政公文是具有規定體式的公務文書，有嚴格的規範性。這種規範性是公文的權威性和法定性的具體體現，也是公文處理的客觀需要。如國務院XX年8月24日發佈的《國家行政機關公文處理辦法》中就規定了統一的公文名稱和體式。國家技術監督局於XX年9月發佈了《國家行政機關公文格式》（gb/t9704—1999）的國家標準。該標準進一步指出：“本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列順序和標識規則。其他機關公文可參照執行。” 行政公文寫作必須嚴格按照這兩個文件的規定執行。

(二)行政公文的種類

1．按照行文關係和行文方向分類

按照行文關係和行文方向的不同，行政公文可分為：

(1)上行文

上行文是指下級機關向所屬上級機關呈送的公文。如報告、請示等。

(2)平行文

平行文是指平行機關或不相隸屬的機關送交的公文。如函等。

(3)下行文

下行文是指上級機關向所屬下級機關的發文。如命令（令）、決定、公告、通告、通報、批覆等。

通知在不同情況下屬於平行文或下行文。會議紀要在不同場合分屬下行文和上行文。函一般屬平行文，但有時也屬上行文（如請示較小事情的函），有時也屬下行文（如答覆下級機關詢問的函）。

2．按照保密程度分類

按照保密程度來分，行政公文可以分為絕密文件、機密文件、祕密文件。

3．按照緊急程度分類

按照緊急程度分類，行政公文可分為“特急”、“急件”兩類。

4．按照具體職能分類

按照具體職能的不同，行政公文可以分為：

(1)法規性公文

法規性公文是用來頒佈法令、法律或對有關問題作出規定的公文。

(2)指揮性公文

指揮性公文是直接體現上級機關的決策意圖，對有關事項的處理、有關工作的進行起着指令或指導作用的公文。

(3)報請性公文

報請性公文是下級機關用來向上級機關彙報、請示工作的公文，這類公文是上行文。

(4)知照性公文

知照性公文是向有關方面告知情況、關照事項的公文。這類公文既有下行文，也有平行文。

(5)聯繫性公文

聯繫性公文是用於各部門之間聯繫工作的公文。這類公文主要有函等。

(6)實錄性公文

實錄性公文主要是指真實地記錄會議情況和議定事項的公文，會議紀要就是這類公文。

此外，行政公文的分類還有一些，這裏不一一列舉。

(三)行政公文的體式

行政公文的體式主要是指公文的構成要素、格式及其印裝規格。行政公文的體式屬形式範疇，是為表現內容服務的，在公文寫作中有着不可忽視的作用。

（四）行政公文的要素和格式

按國家技術監督局XX年9月發佈的《國家行政機關公文格式》（gb/t9704—1999）規定，組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

1．眉首部分

眉首部分又稱文頭部分在行政機關公文首頁，置於紅色反線以上的各要素統稱眉首。眉首部分通常由公文份數序號、祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等要素構成。

（1）公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。一般適用於比較重要的公文。

（2）祕密等級和保密期限

祕密文件要註明密級，不涉及保密內容的普通文件，沒有這個項目。

公文需要標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理時間的限度。

公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

（4）發文機關標識

發文機關標識由發文機關全稱或規範化簡稱後加“文件”組成。如“**某某人民政府文件”、“**大學文件”等；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣有25㎜。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80㎜。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22㎜*15㎜。

聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（5）發文字號

發文字號又稱公文編號，是發文機關同一年度公文排列的順序號，由發文機關代字、年份和序號組成，如國務院文件“國發[XX]3號”中，“國發”是發文機關代字，“XX”是發文年份，“3號”為文件序號，表明這份文件是國務院在XX年度制發的第3號文件。如果一個機關的文件數量較多，還可以在發文字號中加上一個類別標誌，反映文件的業務內容或歸宿。幾個機關聯合行文，只註明主辦機關的發文字號即可。

發文字號應在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”插入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（6）簽發人

簽發人是指代表機關簽發公文意見的領導人姓名。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4㎜。

2．主體部分

主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素的統稱。主體部分由公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附註等要素組成。

（1）標題

公文標題一般由發文機關名稱、事由、文種三部分構成。它位於公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

公文標題除法規、規章名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。

在撰寫公文標題時，發文機關名稱要寫全稱或規範化簡稱，如果文件首頁有發文機關標識，其標題可某某略發文機關名稱。事由是標題的主題部分，應準確、簡煉地概括公文的主要內容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質與制發的目的。

公文的標題通常有四種形式：

一是發文機關名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標題。

二是事由和文種兩個要素構成的公文標題。

三是發文機關名稱和公文文種兩個要素構成的公文標題。

四是隻標明文種的公文標題。

（2）主送機關

主送機關是負有公文主要處理責任的受文機關。主送機關名稱應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。

上行文一般只寫一個主送機關，如需要同時報送另一上級機關，可用抄送形式。下行文可以有若干機關。有些公文，如周知性公文可以某某略此項。

主送機關的書寫位置是：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

（3）正文

正文是公文的核心部分，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖。

正文的結構一般由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發文的依據、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敍述有條理。結尾部分根據文種和行文關係的不同有不同的寫法。這一部分後面將結合具體文例加以介紹。

公文正文的書寫位置是：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

（4）附件

附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物如照片、圖表等，應當註明所附材料的名稱，件數。附件是為了避免正文過長的內容隔裂而附，對正文起説明、註釋、補充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內容，正文僅起批准、發佈和按語的作用。許多法規性文件就是這樣。

公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.“祕書工作”*”）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。

（5）成文日期

公文成文日期一般以機關負責人簽發的日期為準；法規、規章類公文以依法批准的時間為準；聯合行文，以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。

成文日期要用漢字標註，並將年、月、日標全，“零”寫為“o”。

（6）公文生效標識

公章是公文生效的標誌。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；

當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3㎜。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

（7）附註

附註是指需要附加説明的事項。如需解釋的名詞術語，或者是公文發送範圍和閲讀、傳達對象等。

公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

3．版記部分

版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關名稱、印發機關和印發時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。

（1）主題詞

主題詞是能夠反映公文主要內容和類屬的、規範化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，後標反映文件形式的詞。當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的範圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應當按照上級機關的要求標註主題詞。

“主題詞”用3號黑體、居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

（2）抄送機關

抄送機關是指主送機關之外需要執行或瞭解公文內容的其他機關。標註抄送機關，應當使用該機關全稱或規範簡稱、統稱。一份公文要不要抄送，抄送給什麼樣的機關都要從實際需要出發，既不要濫抄濫送，也不應漏抄漏送，以免產生不利的影響。

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（3）印發機關和印發時間

公文的印製工作一般由發文的具體辦公部門承擔。

印發時間不同於發文時間，這是指公文開印的具體時間。

印發機關時間位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置；用3號仿宋體字。印發機關在左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（4）版記中的反線

版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。

（5）版記的位置

版記應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行。

（五）公文的印裝規格

國家標準《國家行政機關公文格式》（gb/t9704—1999），不僅對公文的構成要素及格式作出了明確規定，而且對公文的印裝規格也有詳細説明。下面就依照國家標準《國家行政機關公文格式》的內容，對公文的印裝規格加以介紹。

1．公文用紙的規格

公文用紙要採用國際標準a4型紙，其成品幅面尺寸為297㎜*210㎜（長*寬）。

公文用紙的頁邊（留空處）與版心的具體尺寸為：

公文用紙天頭（上白邊）為：37㎜±1㎜

公文用紙訂口（左白邊）為：28㎜±1㎜

版心尺寸為：156㎜*225㎜（不含頁碼）

2．公文排版的規格和要求

正文用3號仿宋體字，一般每面排22行（以3號字高度加3號字高度7/8的距離為一基準行），每行排28個字。

要做到版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸合乎標準，版心不斜，誤差不超過1㎜。

3．印刷要求

公文應雙面印刷，頁碼要套正，兩面誤差不得超過2㎜。黑色油墨應達到色譜所標bl100%，紅色油墨應達到色譜所標y80%，m80%。印品着墨實、均勻；字面不花、不白，無斷劃。

公文中未作特殊説明的圖文項目，顏色均為黑色。

4．裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脱落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4㎜。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸，外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4㎜。平訂釘鋸與書脊的距離為3㎜~5㎜；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1㎜，四角成90度，無毛茬或缺損。

(六)行政公文的寫作要求

行政公文寫作是指公文文本的起草、修改和定稿。行政公文的寫作應當做到以下幾點：

1． 熟悉行文規則

行文規則，也稱行文原則，是指在執行公文行文制度時應當遵循的準則。XX年8月24日國務院頒佈的《國家行政機關公文處理辦法》中明確規定了行政公文的行文規則。下面予以簡單介紹，這是公文寫作時特別應注意的。

（1）少而精地行文

行政公文的行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。

(2)根據職權範圍和隸屬關係行文

政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閲知，可以抄送。不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。

向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

不相隸屬機關之間一般用函行文。

(3)請示應一文一事

向上級機關請示問題，應當一文一事，不應當在非請示公文中夾帶請示事項。

請示事項涉及其他部門業務範圍時，應當經過協商並取得一致意見後上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳（室）按規定程序處理，不應直接送領導者個人。

(4)正確運用主送、抄送行文

向上級機關的行文，或者要求對方答覆的文件，應當主送一個機關，以便收文機關及時迅速地進行處理。切勿多頭主送。

受雙重領導的機關上報公文，應根據內容寫明抄報機關和抄送機關。

(5)聯合行文要會商

一般來説平行機關可以聯合行文。在辦理聯合行文時，主辦機關應主動和有關單位商量，取得一致意見之後再發文，而不能將自己的意志強加於人。

2．選準文種

公文的文種界限非常明顯，不同的文種體現出不同的職權範圍和機關之間的關係，也表現出不同的辦事目的和要求。因此，發文應根據本機關的職權、所處地位和發文目的，恰當地選用文種。如命令（令）、決定、通知、通報都有表彰先進的功能，但由於這些文種的性質、級別、運行方式等不同，其表彰的內容輕重、先進程度、所達到的目的也就有所不同，表彰時，要根據發文機關的級別、先進單位或人物事蹟的輕重確定文種。誤用、混用文種，會使公文的質量和效用受到嚴重影響。

3．嚴格制定程序

行政公文的制發主要是經過：擬稿、核稿、呈批、簽發、繕印、用印、封發等程序，公文寫作者掌握了公文制文程序，可以提高公文的質量，加快公文的運轉過程。

4．明確領導意圖

行政公文的寫作一般是“遵旨”行文的受命性寫作，撰寫者要遵循機關或組織領導的意圖來行文，寫作時必須做到：“五清楚”，即任務、對象清楚；思想意圖清楚；政策依據清楚；行文方式方法清楚；具體事項清楚。寫作者只有做到了“五清楚”明確掌握領導意圖，行文才能真實地反映組織活動的面貌，體現發文機關的意圖。

（七）命令（令）的用途、特點

命令（令）適用於依照有關法律公佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

根據有關規定，全國人大常務委員會及委員長、國務院及總理、各地方人民政府及其首長，可以發佈命令（令）；國務院各部部長可以發佈命令（令）。命令（令）雖然往往以領導人個人名義發佈，但體現的不是個人的要求，而是權力機關的意志。

命令（令）屬於上級機關主動下發的指揮性公文，具有極強的權威性和約束力，下級機關必須嚴肅對待，堅決執行。

命令（令）的特點：

１.權威性和強制性

命令（令）是所有公文中最具權威性和強制性的下行文種。命令一經發布，受令方面必須無條件服從，做到令行禁止，不能有絲毫偏差。

２.使用權限有嚴格的限制

命令（令）一般只由國家行政機關及其領導人使用，黨的領導機關一般不能單獨使用，如有必要，要與國家機關聯名制發命令。

（八）命令（令）的種類

命令（令）按其內容和作用分，有公佈令、行政令、嘉獎令等。

１．公佈令

公佈令是依照有關法律規定發佈行政法規和規章的公文。行政法規和規章不是行政公文，要公佈於眾，必須以行政公文中最富權威性的命令（令）來發布。

２．行政令

行政令是宣佈實施重大強制性行政措施的公文。如：《**某某人民政府關於查禁公路上“三亂”行為的命令》

３．嘉獎令

嘉獎令是表彰在工作中有重大貢獻的集體和個人的公文。

（九）命令（令）的一般寫法

命令（令）在結構上一般包括標題、發文字號、正文、落款、發令日期等部分。

１.標題

命令（令）的標題有三種構成形式：

(1)發文機關名稱或發令機關領導人職務名稱加文種名稱兩部分構成，此類標題寫法常用於發佈令。

(2)發文機關名稱、主要事由和文種名稱構成。

(3)標明文種

2.發文字號

命令（令）的發文字號與其他行政公文的發文字號相同，也有一些命令（令）的發文字號不同於其他行政公文的發文字號，如命令中的發佈令的發文字號就只標註順序號“第χχ號”，沒有機關代字、年號。命令的發佈令“第χχ號”表示發令機關或發令人的任職開始編列的流水號，到任職期滿為止，下任再從頭編號。這是命令的發文字號與其他公文不同的地方。

3.正文

命令的作用不同，正文的寫法亦不同：

（1）發佈令，即用以發佈各種法規或規章的命令，其正文須説明所發佈法律法規的名稱、通過或批准的機關或會議，通過或批准的時間及施行時間。

（2）行政令，即規定重大行政措施的命令，其正文包括兩部分，一是説明發布命令的緣由，要做到理由充足，以達到令人信服的目的；二是寫出命令具體內容，寫明強制性行政措施及執行機關，要做到條目清晰，層次分明，便於執行。

（3）嘉獎令的正文一般包括三個方面的內容，一是嘉獎緣由，簡要敍述被嘉獎者的主要事蹟，並做出中肯的評價；二是嘉獎事項，寫出嘉獎的具體內容，通常為授予的稱號、記功的登記和次數及其他形式的獎勵決定；三是發出號召，即號召廣大人民羣眾向英雄人物學習，做好本職工作。

4.落款

落款處簽署發佈命令機關領導人的職務名稱和姓名。

5.發令日期

命令的最後是註明發令日期。有的發令日期也可在標題下面註明。

（十）意見的用途、特點

意見適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

意見這一文種是新增加的。1996年中共中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》已正式列入這個文種，在新形勢下黨的機關與行政機關聯合發文中“意見”的使用頻率比較高，因此，新頒佈的《國家行政機關公文處理辦法》增加了這一文種。“意見”不同於一般含義的意見，它是黨和政府頒佈方針政策的一種形式。“意見”的適用範圍較寬，就其主體而言，可以適用於黨政各級領導機關，就其內容而言，涉及黨和政府以及企事業單位的方方面面。

意見的特點：

1.內容的針對性

意見的制發往往是針對工作中急需解決的問題或必須克服的傾向，因此它提出問題及時，分析問題結合實際，提出見解、辦法針對性強，目的明確。

2.形式的靈活性

意見既可獨立行文，也可與其它文種搭配行文。此外，意見既可以用於上行文、也可以用於下行文和平行文。作為上行文，用於下級機關向上級機關上報建議性意見，由上級機關作出處理或給予答覆。作為下行文，用於上級機關向下級機關下發指導性意見，文中貫徹執行有明確要求的，下級機關應當遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。它的行文方向比較靈活。

（十一）意見的種類

1.指示性意見

指示性意見是上級領導機關就某一問題或某項工作闡述、説明指導思想，提出原則要求的意見。

2.計劃性意見

計劃性意見是上級機關或業務主管部門就某項工作活動作出部署、安排，要求有關單位貫徹執行的意見。其內容具備計劃的基本要素，但和一般計劃相比，它對工作的指導思想和基本原則和方法、措施、步驟等闡述得較為具體、明確，對任務、目標的闡述側重於宏觀的定性分析而較少提出具體的量化指標。

3.建議性意見

建議性意見是下級機關或業務管理部門就解決有關問題或推動、改進某項工作向上級機關獻計獻策，提出自己設想、看法和建議的意見。

（十二）意見的一般寫法

意見一般由標題、主送機關、正文、落款四部分組成。

1.標題

意見的標題有二種構成形式：

(1) 發文機關、發文事由和文種組成。

(2)發文事由和文種組成。

2.主送機關

上行文的意見一般有主送機關，下行文的意見，執行意圖比較明確、針對性較強的、要寫主送機關；涉及面較廣的可以不寫主送機關。

3.正文

正文一般為前言、主體、結尾三部分。

前言部分一般交代提出意見的依據、目的、情況、意義等，回答“為什麼提意見”。前言部分常用習慣用語“為……現（特）提出如下意見”過渡到下文。主體部分是核心內容，主要是對重要問題提出建議、主張及處理辦法等。一般採用分條列項的寫法。這部分既要講道理、明政策、通法律，又要可實施、能操作、便督查。結尾部分，提出希望或要求。如果主體部分説清楚了，也可不寫結尾。

4.落款

落款，即標明發文機關和成文時間。由於意見帶有較強的規範性，有的意見還將發文機關和成文時間置於標題之下。

（十三）意見的寫作要求

1.掌握好表述的分寸

意見的行文方向具有多向性,對不同行文方向的意見,要掌握好文字表述時的分寸。作為上行文意見,應按請示性公文的程序和要求辦理。作為平行文的意見,提出的意見可供對方參考。作為下行文的意見,文中對貫徹執行有明確要求的,下級機關應遵照執行；無明確要求的,下級機關可參照執行。總之,意見是供別人執行或參照的,而行文對象不相同,表述和措詞一定要注意把握準確。

2.文種選用要審慎

意見的性質和功能介於建議性報告、請示、指示性通知之間,其間的嚴格區別還有待深入研究,所以在使用意見這一文種時,要特別注意與相近文種的區別。

（十四）決定的用途、特點

決定適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定屬於下行文，一般用於上級機關對下級機關，有時本單位內部也可使用。

決定的特點：

1.強制性

決定雖然沒有命令那樣濃的強制色彩，但也是一種權威性很強的下行文。決定是對重大事項或行動做出部署，它不僅要讓人們知道其內容，還要求人們必須無條件執行。另外，決定有時還起法規作用，在某些方面，決定往往是法規的延伸和補充，具有強制性和行政約束力。

2.廣泛性

決定的用途比較廣泛，黨政機關、社會團體或企事業單位對某些重要事項或重大行動作出安排，都可以用決定。其次，決定的受文對象有一定的普遍性，決定一般不向某一具體單位發出，它的內容所涉及的都是事關全局的重大問題或事項，即使有時涉及的事件比較具體，其意義也具有廣泛性。

（十五）決定的種類

決定的使用範圍較為廣泛，種類也比較多，按照決定的具體用途和內容的不同，將其劃分為兩大類：

1．對重要事項作出安排的決定

從具體事項的區別上看，常用的對重要事項作出安排的決定有法規性決定、政策性決定、佈置重大事項的決定、審批性決定、表彰性決定、懲罰性決定、人事安排決定、接受組織成員決定等等。

2．對重大行動作出安排的決定

這是一種事先對重要工作進行佈置的決定，這類決定的指揮性很強。如召開會議的決定、重大活動安排的決定、重要機構設置的決定、行政區劃重大調整的決定等等。

（十六）決定的一般寫法

決定，在結構上由標題和正文兩大部分組成。

1．標題

決定的標題包括髮文機關名稱、事由、文種三者缺一不可。如在報紙上公開發表的決定，成文日期應標在標題之下。

2．正文的寫法

決定正文包括決定因由、決定事項兩個部分。

決定因由，即作出決定的原因，有時講述事件經過及其意義。這部分行文要求簡明扼要，邏輯嚴密，用語準確。

決定事項，通常有以下幾種表達方式：

一是一段到底式。即不分段，一口氣寫到底。這種方式適用於內容單一、篇幅簡短的決定。

二是分條標項式。即把決定中涉及的若干問題按照主次列成若干條項，並用數碼標出。這種形式適用於牽涉較多具體問題、事項的決定。

三是小標題式。即把決定中每條的中心內容歸納成小標題，分列於每一部分之前。這種寫法條理清晰，內容突出。

四是分部分表述式。即把全文分成若干部分，每一部分表達一箇中心意思，用中文數碼標明各部分的順序。

決定的最後，可根據決定事項提出執行決定的要求、意見。表彰性的決定，則提出希望和號召。在行文上，可作為全文的單獨一段來寫，也可作為主體部分的一條來寫。

（十七）決定的寫作要求

1． 要有政策或法律依據

決定是對重要事項或者重大行動作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好調查研究工作，一方面要弄清實際情況；另一方面要搞清國家的政策和法律依據，使撰寫的決定既符合國家的政策和法律，又符合客觀事物的實際。

2．事實準確，語言嚴謹

決定所涉及的事實，如對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項等，都要真實準確，按照事物的本來面目如實反映，既不誇大，也不縮小，以保證決定的正確性、立論的可靠性、安排部署的可行性。決定還要語言嚴謹，避免使用模稜兩可、含糊不清的話語，以免造成受文單位貫徹執行上的困難或偏差。

（十八）議案的用途、特點

議案適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

從上可以看出，議案的發文機關為各級人民政府、受文機關是同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會。功用為提出審議事項和審議請求。

議案的特點：

1.行文的定向性

議案不是普發性公文，在行政機關只能由人民政府行文，行文時，發文機關可以署政府主要負責人。議案只能向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會行文，不能向別的任何部門和單位行文。

2.內容的説服力

議案涉及的內容是其人民代表大會或者人民代表大會常務委員會職權範圍內的該地區（域）重大事項或重要問題，因此，提交議案一定要把理由和根據寫清楚，要言之有理，具有説服力。

（十九）議案的種類

1.立法議案

立法議案主要是二種：一是政府機構制定了某項法律或法規之後提請人大審議通過時用；二是建議、請求某行政機構制定某項法規時用。

2.任免議案

行政機關向權力機關提請任命、免去或撤消行政機關工作人員職務，請求人民代表大會審議批准的議案。

3.建議議案

以行政部門的身份向權力部門提出建議，也可以使用議案。

（二十）議案的一般寫法

議案包括標題、主送機關、正文和落款幾個部分構成。

1.標題

(1)發文機關名稱、事由、文種組成。

(2)事由、文種組成。

2.主送機關

議案的主送機關，只能是同級人民代表大會及其常務委員會，不能是其他機關。主送機關要採用全稱或規範化簡稱。

3.正文

議案的正文主要包括案由、事項、結尾三個部分。案由，即提出議案的理由、根據。文字要簡明扼要，又要把提出議案的理由説充分。事項，即議案中提出要求審議的具體事項，如措施、方法、方案等。結尾，即議案的結語，主要是提出的請求。一般採用習慣用語“現提請審議”、“請審議決定”等。

4.落款

標明政府機關名稱或政府負責人職務、姓名；寫明成文時間。

（二十一）議案的寫作要求

1.行文要嚴格規範

議案的行文規範主要包括兩個方面。一是議案只能用於國家行政機關向同級國家權力機關提請審議事項，行政機關的其它事項需要與權力機關溝通時，不能使用議案行文；二是國家行政機關向同級國家權力機關提請審議事項時只能使用議案行文，而不能用其它文種行文。

2.內容要重在説理

一般情況下，凡議案的提請者要到會做一些説明，並解答代表們提出的問題，因此草擬時，一定要把理由和根據説得極其清楚，有很強的説服力。

（二十二）會議紀要的用途、與會議記錄的區別、特點

會議紀要適用於記載和傳達會議情況和議定事項。會議紀要可上報上級領導機關，供上級瞭解會議的情況，以便取得領導的支持與指導；可以送有關的平行單位交流信息，溝通情況，以取得他們的協助和配合，其主要作用是溝通情況，交流經驗；統一認識，指導工作。

會議紀要與會議記錄有着十分密切的聯繫。寫作會議紀要一般是在會議記錄基礎上進行的，它要對會議記錄進行分析、整理、綜合、概括，按照會議的議題和宗旨，把會議的主要精神及議定的事項準確地反映出來。因此，會議記錄是會議紀要的基礎，可以説沒有會議記錄就沒有會議紀要。

會議紀要與會議記錄雖然都是會議內容，但二者又有着明顯的區別。其一，文體性質不同。會議紀要是法定公文，一般都作為文件來處理，而且也不是逢會必“紀”的；會議記錄則是記錄會議內容的一種書面材料，既不上報，也不下發，只作為工作依據和參考材料來處理，或只起備查作用，因此是逢會必記。其二，基本內容和寫法不同。會議紀要只反映會議的主要精神和議定事項，所以它要對會議內容進行分析和綜合，使之條理化和理論性；會議記錄則是對會議內容作客觀記錄和詳細記錄，即使是摘錄，也是較詳盡的。

會議紀要的特點：

1.紀實性

會議紀要是根據會議的主旨、議程、決議等概括整理成文的，對會議基本情況是紀實性的。會議紀要的撰寫者，不能變更會議議定的事項，不能隨更改動會議上達成的共識和形成的決議，更不能對會議內容進行隨意的評議。

2.提要性

會議紀要與會議紀錄不一樣，不是有言必錄，而是提要性的，將會議中重要的情況，重大問題的決定和決策意見簡明扼要地陳述出來。

（二十三）會議紀要的種類

按照會議的性質，會議紀要可以分為：

1.決定性會議紀要

決定性會議紀要對與會單位具有指示和指導作用，具有決定的性質。因為它反映的是會議的結論性意見，具有較強的政策性。這種會議紀要必須經過大會討論通過，才能發佈。

2.情況性會議紀要

情況性會議紀要，只起讓與會單位瞭解會議進程和基本情況的作用，它反映的是會議的基本情況。

按照會議內容和會議形式劃分，會議紀要還可分為座談會會議紀要、工作會議紀要、辦公會議紀要、聯席會議紀要、專題性會議紀要等多種。

（二十四）會議紀要的寫法

會議紀要一般由標題、成文日期、正文三個要素構成。

1.標題

會議紀要的標題一般由會議名稱和文種兩部分組成。

2.成文日期

會議紀要成文日期一般加括號標註在標題之下正中位置。也有的標寫在正文之後。

3.正文

正文是會議紀要的主要部分。一般由開頭、主體和結尾三部分組成。

（1）會議紀要的開頭。一般要寫明會議的概況，包括會議召開的時間、主持召開會議的單位、開會地點、參加會議的人員以及會議的議題等。有的還寫會議程序和概述會議總的情況。這一部分要寫得簡明扼要。

（2）會議紀要的主體。記述會議的要點，主要寫清三個方面的內容：第一，説明議題。主要是提示會議的宗旨，中心議題，內容不易多寫，文字要高度概括。第二，分析形勢，研討問題。主要是闡述會議討論的重大問題，或者是對工作情況的基本估計，總結經驗，提出需要解決的問題。這一部分常在段落或層次之首冠以“會議認為”或“與會代表一致認為”作為提挈語。第三，闡述會議結果。這是會議紀要最重要的一部分，主要闡述會議討論的意見，形成的決議，作出的決定，提出的要求，需要採取的措施等等。這部分常在段落和層次之間冠以“會議要求”、“會議決定”、“會議強調”等詞語作為提挈語，以引出會議的主要精神。寫這一部分常用的結構方式有：

歸納式。就是對會議內容進行分類整理，劃分出一個一個問題，把每個問題作一個部分，大的部分之間還可以再分小的部分，每個部分的前面可以加序號，也可以加小標題。然後再按內容的自然順序或者邏輯順序排列起來。規模較大，涉及問題較多的會議，一般採用此法寫會議紀要。

綜述式，也叫概述式。就是把會議內容綜合到一起，概括地反映出來的一種寫法。這種寫法比較適用於規模較小的會議的紀要。

發言記錄式。這是一種寫出發言者的姓名，並按發言的順序，把每個人發言的要點如實地寫出來的方法。這種寫法用得不多，一般只見於某些座談會紀要。

（3）結尾。提出希望和號召或者列出尚未得到解決的問題，供以後繼續研究探討。

（二十五）會議紀要的寫作要求

1.客觀整理，保證真實。會議紀要是會後形成的文件，是對會議情況實事求是的反映，一定要保證內容的真實性。會議紀要的撰寫者在會議期間要儘量全面掌握會議的情況；在綜合會議內容時，只能進行必要的歸納、概括和提煉，不能隨便增減內容或想當然地修改原意。 2.詳略得當，突出“要點”。撰寫會議紀要一定要抓住“要”字，緊緊圍繞會議的中心議題，抓住會議要解決的問題，立足會議的實際情況，體現會議的主要精神。對會議材料要去粗取精，對與會者的發言要歸納出代表性、典型性的意見。對會議的一般內容不宜寫得過於具體，要寫得原則些，但要注意寫好結論性的意見。

3.切忌將會議紀要寫成會議決議和會議記錄。會議紀要即使在會議結束前寫出，其成文日期也不能寫成會議結束前的時間。可以寫成會議結束的同日，一般是會後正式定稿的日期。

（二十六）通知的用途、特點

通知適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員等。

通知是一種使用範圍較廣的文種。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即發給不相隸屬的單位或個人。

通知的特點：

1.使用的廣泛性

通知的發文機關，幾乎不受級別的限制。大到國家級的黨政機關，小到基層的企事業單位，都可以發佈通知，在內容方面，大到全國性重大事項、法規、規章，小到單位內部告知一般事項，都可用通知行文。在發文方式上也靈活、方便。

2.功用的指導性

上級機關向下級機關用通知行文，都明顯體現出指導性。特別是部署工作、批轉和轉發文件的通知，都在實現着通知的指導功能，受文單位要在規定的時間內完成通知佈置的任務。

（二十七）通知的種類

按照具體用途的不同，可以把通知劃分為以下幾類：

1.發佈行政法規及各種規定的通知

這類通知是法規性和指揮性公文，它的權威性雖然不及“命令”，但也帶有一定的強制執行的作用。發佈行政法規及各種規定的通知有兩種：一種是印發、實施已制定的規章制度的通知；一種是其內容本身就是具體規定的通知。

2.佈置工作和安排活動的通知

在向下級單位佈置一項具體的工作或安排一項規模較大的活動，並需要明確任務，作出指示時用通知。

3.批轉或轉發其它機關公文的通知

對其它機關發來的反映帶有普遍性的問題或具有普遍指導意義的公文，可用制發通知的形式下發有關機關。批轉是對下級機關呈送的公文而言的，轉發則是對上級機關、同級機關或不相隸屬的機關的公文而言的。

4.告知事項的通知

這是為使有關機關和人員瞭解某一事項而制發的通知，這類通知為知照類公文。會議通知、設置或取消機構的通知、設立獎項的通知、人事任免通知等等，都屬告知事項的通知，在日常工作中這類通知的使用機會較多。

（二十八）通知的一般寫法

1.標題

通知的標題的寫作有三種方式：

(1)發文機關的名稱、事由和文種組成。重要通知的標題，一定要具備這三個要素，使人一看就能大致知道通知的內容。

(2)事由和文種構成。

(3)文種“通知”作標題。這種通知，一般僅限於日常生活和工作中一些非重大事項的通知。

情況特殊的通知，在標題中應寫明，如“緊急通知”、“補充通知”、“聯合通知”等。

2.主送機關

通知的主送機關一般有兩種寫法。一種是主送機關有一個或兩、三個，這種情況，可將幾個機關的名稱全部寫上。另一種是主送機關很多，屬普發文件，這種情況採用概括的寫法。

3.正文

通知正文的基本內容，應該包括髮布本通知的根據和緣由；通知的具體事項；落實通知的要求等。其中，通知的具體事項是正文的重點內容。這是通知的一般寫法。由於通知的種類不同，在寫法上又略有差異。

發佈性通知寫法較簡單，先用一兩句話概述發文理由，再説明所發文件名稱，將該文件作為附件附後即可。

轉發、批轉性通知的正文可根據實際情況寫作，有時，用一句話引出轉發、批轉的文件，並説明轉發、批轉的根據和提出執行要求。也可分緣由和指示兩部分來寫，緣由寫明發文的根據或表明態度，提出執行要求；指示部分説明所轉發、批轉文件的意義，並指出具體做法，提出措施和要求。

佈置工作和安排活動的通知，規範性強，文字較多，需要從實際出發，力求高視點，有預見性、針對性。寫作時先概述發文的原因、目的或基本情況，再提出原則及具體明確的要求、措施、辦法等。內容多時採用分條列項的方法來寫。

告知事項的通知，是用來通報情況、傳遞信息、交代事項的，只要寫清應知應辦的事項就達到了目的。如會議通知，人數較少的一般性會議通知，只需簡要寫明會議的名稱、目的、時間、地點、與會人員、準備事項（如準備材料、文件、論文等）即可。內容比較複雜、日期較長、與會人員較多的會議，要寫清楚會議名稱、目的、議題、期限、報到時間、地點、與會人員、準備事項、食宿安排、差旅費報銷方法以及籌辦會議單位的名稱、聯繫人、聯繫地址、e-mail地址、電話、傳真、電掛、去會地路線等，與會議有關的項目不能出現差錯和遺漏。

（二十九）通知的寫作要求

1.重點突出，措施具體

通知是要求受文單位瞭解、協助和執行、辦理的公文。因此，寫作時要重點突出，把道理講清楚，任務提明確，措施訂具體。只有這樣，才便於受文者在執行、辦理中不出現偏差或錯誤。

2.注意通知與通告的區別

(1)從使用範圍看, “通知”適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員等；而“通告”則適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

(2)從受文對象看,通知的對象一般是機關或單位；通告的對象一般是社會公眾。

(3)從行文要求看,通知的事項一般需要辦理和貫徹執行；而通告的事項只需遵守和知曉即可。

（三十）通報的用途、特點

通報適用於表彰先進、批評錯誤、傳遞重要精神或者情況。

通報也為知照類公文，其主要作用在於學習他人經驗，推動工作；吸取他人教訓，防止類似問題的發生；瞭解有關情況，促進各方面工作的順利開展。通報的寫作要有代表性、針對性，使人們從中受到啟發和教益。

通報的特點：

1.真實性

情況真實是通報的生命。通報所表揚或批評的情況，要求準確無誤，不允許有任何虛假成分。其次，通報的真實還必須有典型性，反映的材料能代表事物的本質特點。

2.及時性

通報具有指導現實工作的作用，因此在時間上要求對所發生的典型事件要作出及時迅速反映。

（三十一）通報的種類

按照內容和用途的不同，可以把通報分為三類：

1.表彰性通報

表彰性通報是指對先進典型、好人好事進行表彰，對先進經驗加以肯定、推廣，以激勵人們學習先進，吸取經驗，進一步做好工作。

2.批評性通報

批評性通報是批評錯誤，使人們吸取經驗教訓，引以為戒，防止類似錯誤發生的通報。批評性通報有的是對典型錯誤的批評處理，有的是對重大事故或事件的批評處理。

3.情況通報

情況通報是向有關部門人員傳達重要情況，發佈重要信息，使人們掌握情況，明確問題和工作意圖，以指導今後的工作。

（三十二）通報的寫作

1.標題

通報的標題大致有四種情況：

(1)發文機關、事由、文種組成。

(2)事由和文種構成。

(3)發文機關和文種組成。

(4)只寫“通報”二字。

2.正文

通報的正文一般包括如下三個方面的內容：

（1）主要事實。包括事實發生的時間、地點、涉及的單位與人員、大致過程、主要情節、結果和影響等。敍述事實的基本情況要真實、準確、扼要。要處理好詳略關係，對涉及事實本質，對反映通報意圖直接有關的過程、情節等，應該詳寫，其它可以略寫。要讓人們從敍述中既可很快掌握事實梗概，又能較快悟出其中的經驗教訓。

（2）分析事實所包含的意義。表彰性通報，需要分析先進事蹟的意義和主要人物的可貴精神，主要經驗和值得發揚與學習點，號召大家向先進學習的具體要求等。批評性通報，應分析產生問題的主客觀原因、主要教訓，以及指出防止和杜絕今後發生類似事件的措施等。情況通報要圍繞某個問題，列舉各個方面的情況，每種情況又分別以典型材料加以説明。

（3）結尾。通報如何結尾，這要根據通報的性質而定。多數情況通報不另加結尾部分，主體寫完就結束全文。有的批評性通報，習慣以“希望引起大家的注意”、“特此通報”等詞語結束全文。

3.通報的署名和成文時期

在通報正文的右下方署以發文機關的名稱，署名下邊寫成文的年、月、日。

（三十三）通報的寫作要求

1.事實必須可靠。無論哪種通報的事實。都要準確無誤，哪怕是一些細節問題也要認真核實材料的真偽。通報切忌無中生有，推理想象；或任意誇大或縮小事實。

2.用詞語造句必須嚴謹。通報對先進事蹟的表彰，對錯誤行為的處理，以及對情況的分析和判斷，都涉及到人和事的定性問題。因此，用詞造句必須慎重嚴謹，講究分寸。不能説過頭話，不能稱善過其美、言惡過其極，失去通報應有的作用。

3.注意通報與通知的區別。通報和通知都是具有溝通情況，交流信息作用的告知性公文，二者區別在於：（1）目的不同。通知的目的是發佈、轉發和批轉文件、安排部署工作；是要求有關單位或個人必須按照通知的事項要求去做，具有一定強制性。而通報的目的則是表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，樹立典型，學習經驗，吸取教訓，改進工作。（2）對象不同。通報是對所屬人員進行普遍教育的工具，沒有特定的對象。通知部署的任務和事項極為明確，具有特定的對象。（3）時間不同。從制文時間來看，通知是在事前發文；通報則是事後發文。即事前通知，事後通報。

（三十四）函的用途、特點

函適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

函的特點：

1.使用範圍的廣泛性

函廣泛用於公務活動的各個領域與各個不同級別的機關、社會團體、企事業單位。

2.行文的靈活性

函一般不受行文關係的約束，只要公務活動需要，就可以向平行機關和不相隸屬機關發出，也可以向上級機關或下級機關發出。此外，函的篇幅短小，輕捷簡便，寫法也靈活。

（三十五）函的種類

函按其內容性質可分為四種：

1.商洽函

商洽函是平行機關、不相隸屬機關之間商洽工作、聯繫有關事宜時所使用的。

2.問答函

問答函是機關單位之間用來相互詢問和答覆問題的函。

3.請批函

請批函是向有關主管部門請求批准的函。這種函多是向業務主管部門或歸口管理部門請求批准事項。

4.批答函

批答函是主管部門或經授權的部門以函的形式對有關單位請求審批的事項進行答覆，既可用於批准同意的答覆，也可用於不同意批准的答覆。

（三十六）函的一般寫法

函一般由標題、主送機關，正文、落款等部分組成。下面主要介紹函的標題和正文的寫法。

1.標題

函的標題有三種結構形式：

(1)發文機關名稱、事由、文種組成。

(2)事由和文種組成。

(3)發文機關名稱和文種組成。這種情形較少。

2.正文

函的正文是函的主體部分，一般包括緣由、事項和結束語等內容。寫緣由要開門見山，簡明扼要，高度概括；事項要寫得具體、明白、條理清楚。如屬於答覆函，要注意答覆的針對性和明確性。函的結尾另起一段寫上習慣用語“敬請函覆”、“特此函告”、“為盼”、“為感”、“為荷”等。有的函可以不用結束語。

（三十七）函的寫作要求

1.內容簡潔扼要，直截了當、語言通俗易懂。

2.詢問、商洽性的去函，語氣要懇切，講究禮貌。覆函要針對對方提出的問題，及時具體明確地答覆，便於對方處理。

3.函要做到一文一事。

（三十八）公告的用途、特點

公告適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。公告通常是國家向國內外宣佈某些重大事項時才使用，一般單位不宜用公告行文。新華社、司法機關、以及一些政府機關有時可根據授權使用公告。

公告的特點：

1.法規性

公告以國家憲法、法律和法規為依據，並且緊密結合具體情況而制定，具有法定權威和行政約束力。

2.莊重性

發佈公告的單位是國家領導機關、地方行政機關，公告的內容是國內外關注的大事，是公開鄭重的宣佈，因此內容、形式、行文語言都要求莊重、慎重。

（三十九）公告的種類

公告，從行文的內容和作用來劃分，可以分為重要事項性公告和法定事項的公告。

1.重要事項的公告

重要事項的公告是用來宣佈有關國家的政治、經濟、軍事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事項。包括：代表資格審查公告；國家主要領導人健康狀況的公告；罷免代表資格或撤銷人大常委會組成人員職務的公告等。

2.法定事項的公告

法定事項的公告是依照法律和法規的規定，一些重要事情和主要環節必須以公告的方式向全民公佈。包括：公佈重要法律的公告；關於重要制度的變更的公告等。

（四十）公告的一般寫法

公告寫作比較簡單，在結構上一般包括標題、正文和發文機關名稱、日期等部分。

1.標題

公告的標題一般有三種形式

(1)發文機關名稱、事由、文種組成。

(2)發文機關名稱、文種組成。

(3)只標示文種。

2.正文

公告的正文，一般由三個部分構成：依據部分，寫明發布公告事項的根據；事項部分，即發佈公告事件的內容；結語部分，常用“現予公告”、“特此公告”等語作結。

（四十一）公告的寫作要求

1.要直陳其事，一事一告，內容就實避虛；語言要嚴肅莊重，不發議論，不加説明。

2.一般的單位不能隨意濫用公告。

（四十二）通告的用途、特點

通告適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。它是一文種在公務和業務管理中應用範圍廣泛、使用頻率較高的具有知照性和一定約束力的普發性下行公文。

通告的特點：

1.內容的廣泛性

通告的內容可涉及國家的法令、政策、也可以用來公佈社會生活中的一些具體事務，如更換自行車牌照等。

2.範圍的侷限性

通告只能在一定範圍內公佈，讓一定範圍內的人民羣眾遵守和周知的事項。

（四十三）通告的種類

通告，按其作用的不同，可分為事項性通告、法規性通告二種。

1.事項性通告，是國家機關、社會團體或企事業單位為使某項涉及羣眾的事項迅速得以周知而發佈的公文，包括告知性通告、限期辦理性通告和就某一事項發出指示、政策的通告。

2.法規性通告，是國家的各級權力機關、人民政府和人民法院、人民檢察院等機關以通告的形式直接發佈的具有普遍約束力的法律、法規文件，要求所轄地域的人們必須認真執行，不得違背。

（四十四）通告的一般寫法

1.標題

通告的標題由發文機關名稱、事由、文種三部分組成；有的某某去事由；內容簡單或難以概括標題的，只寫“通告”二字。

2.正文

通告的正文一般由三部分內容構成。首先寫清楚發佈通告的目的和法律的依據。接着以“特此通告如下”作為過渡語，轉入第二部分內容即通告的具體事項。第二部分一般採用分條列項的方法寫出（通告事項單一的可例外）。最後單列一段提出希望和要求，或説明實施期限和告知有效範圍。

結語，一般採用“此告”、“特此通告”等語。

（四十五）通告的寫作要求

1.語言通俗易懂,準確明白

為便於受文對象的認讀、理解、記憶和遵循，通告在語言表述上既要注意適應廣大羣眾的普遍水平，做到通俗易懂,又要注意結合專門事項的要求恰當使用專業術語，使表達準確、明白。

2.注意通告與公告的主要區別

通告、公告都是知照性公文，都具有很強的知照作用。但同時它們在許多方面具有嚴格的區別，不可混用。

(1)重要程度不同。公告用來宣佈國內外關注的重大事件；通告多用於宣佈一般性的事項。

(2)受文對象不同。公告範圍很廣，向國內外宣佈，全國公民乃至全世界周知；而通告則是就某一部分的某項問題發佈的，它只適用於某一限定範圍內。

(3)發佈權限不同。公告是國家領導機關使用的公文，一般部門和單位不得使用這一文種；而通告是基層企業單位、事業單位、街道、村民委員會等均可製作、使用的一種公文。

（四十六）報告的用途、特點

報告適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。報告屬上行文是公文中使用頻率較高的文種之一。

報告的特點：

1.陳述性

報告主要是採用敍述手法，直陳其事，向上級機關講明自己做了哪些工作，是如何做的，有哪些經驗體會，還存在哪些問題，今後有什麼打算等等，一般不展開推理論證，不要求上級機關答覆，不使用祈使、請求筆法和語氣。

2.彙報性

所有的報告都是下級機關向上級機關或業務主管部門彙報工作，反映情況、答覆上級機關的詢問的上行文，是下級機關及時得到上級機關領導和指導的重要途徑。

（四十七）報告的種類

1.按照內容，報告可以分為例行報告、綜合報告和專題報告。

例行報告。是下級機關根據工作需要，定期向上級機關所寫的報告。主要是反映情況，使上級掌握、瞭解情況，以便更好地指導工作。

綜合報告。是反映本單位全面情況，以便上級機關全面指導工作的報告。

專題報告。是下級向上級反映本單位的某項工作、某個問題、某一方面的情況，要求上級瞭解的報告。專題報告要迅速及時，一事一報。一般來説，機關日常工作中專題報告使用的頻率較高，而且多數是需要領導機關給予批轉的。

2.按照性質劃分，報告有呈轉性報告和呈報性報告。

呈轉性報告。是一種針對某些涉及其它平行機關或不相隸屬機關的情況或問題，提出處理意見或建議，請上級機關審閲並批轉有關機關的報告。這類報告既要反映情況，又要寫出具體意見，有時還要拿出切實可行的措施或辦法來。經批准的呈轉性報告，具有同批轉機關的公文相同的效力。

呈報性報告。是單純反映情況，彙報工作，而不要求轉發的報告。

（四十八）報告正文的一般寫法

報告的正文。主要寫明報告的起因和報告的內容。起因即報告的根據和目的，用簡潔的語言進行説明，即為什麼報告。起因寫完後用“現將有關情況報告如下”，作為承啟下文的用語。報告的內容即主體部分是報告的核心,一般為四部分：1．基本情況。不論是彙報工作、還是反映情況，答覆上級的詢問，均應實事求是地將具體情況交代清楚，以便上級瞭解下情，並以此作為依據，妥善地予以處理和指導。2．存在問題（或具體意見）。呈報性報告寫存在問題，以便於上級瞭解工作進展的情況，同時為報告的下一部分內容（提出要求）打下基礎；呈轉性報告也要根據基本情況提出具體處理意見或解決辦法，以供上級機關參考。3．具體要求或措施。即對今後工作的設想，提出要求或準備採取的措施。4．結語。報告的結語，要根據報告的性質和內容而定，不能千篇一律。報告的結語一般用“特此報告”、“以上報告，如無不妥，請批轉有關部門貫徹執行”、“以上報告，請審閲”等字樣。但也有的報告結尾不寫這些用語。

（四十九）報告的寫作要求

1.要注意與“請示”的相區別，“報告”中不得夾帶請示事項，結尾不得誤用“以上報告妥否，請批示”等語。

2.內容要真實可靠，做到據實報告，即“好處説好，壞處説壞”，不能“報喜不報憂”。

3.報告的中心應明確，詳略得當，文字簡潔、流暢，不拖泥帶水。報告中切忌使用套話、廢話。

（五十）請示的用途、特點

請示適用於向上級機關請求指示、批准。請示的用途比較廣泛，凡有不太明確的問題或工作中遇到新情況，需要上級機關表態的事項，都可以向領導機關遞交“請示”。如對現行方針政策、法規制度不甚瞭解，需要上級機關明確答覆；下級機關遇到重大或疑難問題，請求上級給予指示；下級機關要辦某一件事或上級機關指示辦一件事，需要一定的財力、物力、人力，自己無力解決，需要請示上級機關審核批覆；對某個問題的解決的辦法，不知可否；對問題有處理的有效方法，但因權限關係需要由上級機關決定；對上級機關某一決定有不同看法，需要申訴自己的意見，請求上級機關重新研究等，都可以用請示行文。

請示的特點：

1.請求性

請示一般涉及的是本機關、本部門打算辦理或迫切需要辦理的某種事情，而自己卻無權自行決定，或者無力去做，或者不知應不應該去辦，必須請求上級主管部門批准、同意之後才可以去辦。

2.單一性

請示都是一文一事行文簡短，着重寫需要解決的問題和自己的意見、要求，不涉及其他內容，以便上級儘快答覆。

（五十一）請示的種類

按照內容性質分，請示有：

1.求示性請示

求示性請示就是請求上級給予指示、裁決的請示。其內容如工作中遇到的難以解決的關鍵問題，無章可循的新問題或意見分歧而無法統一執行的問題等。

2.求助性請示

求助性請示即請求上級機關予以支持、幫助的請示。其內容如請求增補經費，增加設備，為某事情撥款、撥指標等。

3.求準性請示

求準性請示即請求上級批准、允許的請示。其內容如超出本機關本單位無權處理的問題，因情況特殊需要變通處理的事項及按照上級機關規定應當請示的事項等。

（五十二）請示的一般寫法

1.標題

請示的標題一般由發文機關、事由、文種三項構成。也有的某某略發文機關只寫事由、文種。報告的標題與請示的標題寫法相似。

2.主送機關

即有權接受、批准請示事項的上級機關。一般寫在標題與正文之間，單獨一行，頂格書寫。

3.正文

請示的正文包括請示的緣由、請示的事項、請示的要求三部分。

（1）請示的緣由。是請示事項的基礎和關鍵。請示的緣由一定要寫得有理有據，實事求是具體明白。否則就很難達到請示的目的。

（2）請示的事項，是請求上級機關批准、幫助、解答的具體事項。闡述要實事求是，引用的數字要準確無誤，提出的看法或處理的意見要具體明確切實可行，符合國家的法律，法規和方針政策，讓上級機關看後一目瞭然，能迅速決斷。如涉及其它單位的問題，應當預先徵詢意見，並將商洽的有關情況在文中予以説明，以供上級機關作出正確判斷和指示。

（3）請示的要求。在請求的結尾，明確提出要求，請求上級批准、指示。一般都以請示的慣用語作結尾語，如“以上意見是否妥當，請批示”、“妥否，請批覆”等。語氣中肯、果斷，能夠令人接受。

（五十三）請示的寫作要求

1.請示應堅持一文一事，不能多頭請示。寫請示必須嚴格遵循一文一事的原則，不能把幾件事寫到一份請示中去，以免在公文的處理中產生麻煩。在行文關係方面，請示應明確一個主送單位，不能搞多頭請示，儘量避免越級請示。多頭請示有時難免造成上級機關之間不好答覆或互相推諉，貽誤工作。因特殊情況，必須越級行文時，應抄報越過的機關。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關。

2.分清請示與報告的區別。

“請示”和“報告”是兩種不同的公文，應分開使用。有人把“請示”寫成“請示報告”，這是混淆了兩種公文的用法。因此，明確請示與報告的區別，把二者嚴格區分開來是十分必要的,請示與報告主要區別是：（1）行文的目的不同。請示是為了解決工作中的具體問題，要求上級指示和批准而寫的；報告是為了讓上級瞭解下情，溝通和加強上下級之間的聯繫而寫的。請示必須要求上級表明態度，作出明確答覆，而報告則只是“告知”，大多數報告是不要求上級表態和答覆的。（2）行文的時間不同。請示必須在事前行文，在得到上級機關的批准、指示、批覆以後方能行事，不允許“先斬後奏”；而報告則可根據實際情況，事前、事中、事後行文皆可。（3）行文內容不同。請示主要寫帶有迫切性的，並需要上級機關指示、批准的事項；報告只着眼於彙報工作，反映情況。

正確使用報告與請示這兩個文種，關鍵的問題是要抓住行文目的這一點，需上級機關答覆的，用請示；只需上級機關了解情況或批轉而無須答覆的，則用報告。掌握了這一點，就不致於將報告和請示混淆使用了。

（五十四）批覆的用途、特點

批覆適用於答覆下級機關的請示事項。

批覆與請示，是彼此相互對應的兩種公文。請示，是上行文；批覆，是下行文，沒有下級機關的請示，也就沒有上級機關的批覆。

請示與批覆，是正式行政公文中唯一具有相互聯繫的一種文種。這一特點，決定了在批覆的撰寫中，應該充分體現出批覆對於請示的針對性。因此，可以説批覆是一種針對請求的批答公文。它是一種專門解決請示問題的專用公文，其行文受着請示機關和請示內容的制約，行文關係和行文內容都是特定的。

批覆的特點：

1.針對性

批覆的針對性是被動的，它以下級的請示為條件，先有請示，然後針對請示的問題，表明態度，提出意見和辦法。這一點和其他公文的針對性有所不同。

2.權威性

批覆是上級對下級的指示，所以具有權威性。下級機關必須嚴格按批覆精神貫徹執行，而不能自行其事。

（五十五）批覆的種類

批覆按其內容大致分為兩類：

1.指示性批覆

這是針對下級機關請求指示的請示而發的，為下級機關在方針、政策等方面釋疑解難的批覆，以指示性為其突出特點。

2.決定性批覆

這是針對下級機關請求批准的請示而發的，就下級機關的請求批准事項作出決斷的批覆，以決定性為其突出特點。

（五十六）批覆的寫法

批覆的結構形式與其它公文相同，有標題、主送機關、正文、批覆機關和成文日期等。下面主要介紹批覆正文的寫法：

批覆的正文一般包括三部分內容，即引語、主體和結語。

1.引語。即批覆的開頭，一般先引下級來文（請示）的發文字號，以及來文的標題或文件的事由，來文的日期，使受文單位閲後明確批覆的針對性。引語一般有這樣幾種寫法：“你局*月*日**〔“祕書工作”〕*號《關於……的請示》收悉”、“你某地**〔“祕書工作”〕*號收悉”、“你單位**號文收悉”等。寫引語較規範的要求是寫明發文字號和標題。

2.主體。引語之後，即正文的主體部分。這是批覆的核心內容。

批覆中的指示、決定、意見、要求等，都寫在這一部分。一般有兩種寫法：（1）簡明扼要的批覆。主要是提出原則性的意見，不作具體的指示。（2）較為具體的批覆。對請示的具體事項，要表示其明確的態度。如果同意請示的內容，則在表示同意之後，再進一步闡明之所以同意的理由，以及如何執行等指示性的意見。如果不同意請示的事項，那麼在表示不同意之後，還要説明理由，進行必要解釋。如果批覆的意見不成熟，亦可寫上“將另行研究”字樣。

3.結語。結尾語常用“此復”、“特此批覆”，可寫在正文後面，也可單獨佔一行，後面加句號。也可視行文需要，不加結尾語，自然終結。

（五十七）批覆的寫作要求

1.針對性強。必須針對下級來文（請示）中所提事項逐一答覆，既不能答非所問，也不能對某一請示事項避而不答或漏答。

2.具有指導性。批覆一般具有指導性，對受文機關講明方針政策，工作方法、處理程序，行動要點及注意事項等。

3. 答覆要明確具體。同意就明確表示肯定意見，並作必要的指示；不同意或只是部分同意就簡要説明情況和原因，以便下級機關或單位重新考慮其它解決辦法。批覆切忌模稜兩可，含糊其辭。

4. 行文要簡潔準確。批覆的篇幅一般不長，行文要求簡潔、概括、集中、文字簡短、準確。