事務文書寫作要求學習要求

學習本章瞭解事務文書的概念、特點、作用。

掌握計劃、總結、調查報告、述職報告、簡報、規章制度的概念、特點、寫作要求。

重點掌握：計劃、總結、調查報告、述職報告、簡報、規章制度的一般寫法。

一、重難點內容提示

(一)事務文書的概念、特點

事務文書是機關、團體、企事業單位為反映事實情況、解決問題、處理日常事務而普遍使用的文書，它具有很強的實用性、事務性和某種慣用格式。從廣義上説，事務文書也是一種公務文書，目的是處理公務和傳遞信息，使用“事務文書”這一名稱，是相對於正式公文而言的。

事務文書的特點：

1．對象的明確性

事務文書的寫作有明確的對象，特定的讀者，對於對象有明顯的約束力，一般來説對象非看不可。如給所屬上級單位的計劃、總結、簡報、調查報告等，所屬上級單位或領導必須看它。再如條例、辦法、規定、章程等，凡涉及到的人都一定得看。

2．內容的實效性

事務文書是直接用來處理事務工作的，要注意實用，講求效率。為此，事務文書從主旨的確立到材料的使用都必須切合實際講求效率；寫作形式的運用也要講求實際和效率，便於文書內容的落實和處理。

3．一定的程式性

事務文書一般都有一定的程式性，有約定俗成的慣用格式。雖然它不像法定公文那樣有着非常嚴格的格式要求，但在長期的應用中，事務文書的實用性和真實性決定了它逐漸形成了較為穩定的結構層次、習慣用語、處理程序等組成要素。雖然格式上有一定的靈活性，但總體上是相對穩定的。

4．較強的時限性

事務文書總是針對工作、生活中的具體事務而撰寫的。而一項工作任務的完成，一個問題的解決，大都有一定的時間要求，雖然它沒有法定公文那樣緊迫，但同樣也要在限定的時間內及時完成，否則很難發揮事務文書的作用。

（二）事務文書的作用

1．宣傳教育作用

事務文書通過分析形勢，申明政策，或者介紹經驗、表彰先進及揭露時弊、抨擊醜惡，可以起到宣傳教育羣眾，使人們統一認識，並提高政策水平和工作熱情的作用。

2．溝通和指導工作作用

事務文書是溝通機關、企事業單位的橋樑和紐帶。各部門之間既有橫向的聯糸，也有縱向的聯繫。從縱向的聯繫來講，在管理者與被管理者之間，上下級之間，存在着指導與被指導的關係。因此, 它具有作為這種關係的指導工作作用。

3．積累和提供資料作用

有些工作的進行，需要人們積累有關資料，如計劃、總結、調查報告、簡報等文種，可以集中、詳盡地反映情況，説明問題，起到為人們提供所需資料的作用。

（三）計劃的概念、特點

計劃是人們對未來一定時間的任務，提出明確目標，規定具體要求，制訂相應措施，作出切實安排的一種文書。計劃是一個統稱，常見的“方案”、“要點”、“安排”、“打算”、“規劃”、“設想”等，都屬於計劃一類。一般説來，對某項工作從目的、要求、方式方法到具體進度，都作了全面計劃的叫方案；上級對下級佈置一個階段的工作或者一項重要任務，需要交代政策、提出具體要求的叫要點；預定在短期內要做的一些具體事情，叫安排；準備在近期要做的事情而對其中的指標或措施等考慮得還不周全的，叫打算；擬訂比較長期的計劃而涉及面廣，又只能是一個大輪廓的，叫規劃；如果為長遠的工作或某種利益着想作個非正式的、粗線條的計劃，叫設想。我們可根據內容、性質、範圍、時間的不同而選用不同的名稱。

計劃的特點：

1．目標性

寫計劃前要對全局性的各項工作作全面、合理的安排考慮，保證統籌兼顧，防止顧此失彼,因此計劃必須要有明確的目標性。目標是計劃的核心,計劃的全部內容緊緊圍繞着目標展開，為這個既定的目標謀劃最優的策略和步驟、落實具體的措施或方案等。

2．預見性

計劃是事先對活動所作的安排與打算。而任何事物在其發展過程中會出現這樣或那樣的變化，為實現預定目標，必然要對活動過程中可能出現的情況進行分析與估計，並要對可能出現的困難、問題等，提出切實有效的措施和方案。這樣，才能確保計劃順利進行，並達到預定目標。

3．規範性

計劃的內容不同，可以有不同的寫法。但它們都必須具備計劃的三要素：任務、措施和完成的時間，即做什麼、怎麼做、什麼時候做、何時完成。這就構成了計劃的比較固定的寫作程式和規範。

（四）計劃的種類

計劃的種類很多，按照不同的標準，可以分為不同的種類：

1．按計劃的性質劃分

有綜合性計劃和專題性計劃。

綜合性計劃又稱總體計劃，是對某一單位或部門在一定時期內的所有工作作出的全面安排和計劃。專題性計劃又稱單項計劃，是對某一方面的工作作出安排和計劃。

2．按計劃範圍劃分

有國家計劃、地區計劃、系統計劃、單位計劃、個人計劃等等。

3．按計劃涉及到的時間劃分

有長期計劃（10~15年以上）、中期計劃（5年左右）、短期計劃（1年及1年以下）。

4．按計劃的形式劃分

條文式計劃、表格式計劃、條文加表格式計劃等。

條文式。即把計劃分為若干條款或部分，通過文字加以闡述，涉及到數字指標也都穿插在有關部分的文字敍述之中。這種寫作形式，條理分明，層次清楚，説理性強，容易把計劃的內容準確地表達出來。這是目前比較常見的一種寫作形式。

表格式。即用表格來表達計劃內容。表內欄目通常包括任務項目、執行部門、完成時間、執行措施等。這種樣式的計劃比較醒目、簡潔、容易使人理解把握，也便於對照和檢查。定期的、以數據為指標的計劃，適宜用這種方式。如企業的產銷計劃、國家經濟管理部門下達經濟任務的計劃，常常是定期制訂，以數據為指標的，用表格式較為合適。

條文加表格式。即指計劃的內容既有條文的表述，又有表格的形式。條文和表格相配合，能把比較複雜的內容用簡潔的方式表達出來。

此外，計劃還可以採用其它一些方法進行分類，這裏就不一一例舉。

（五）計劃的一般寫法

計劃沒有固定不變的格式，可以寫成一篇敍述的文字，也可以分條分項列出，還可以採用表格的形式寫出，或者把幾種方法“綜合運用”，既有表格，又有文字的敍述和説明。總之，應根據實際情況而定。一般説來，計劃應包括如下三個部分。

1．標題

計劃的標題一般包括制訂計劃的單位（個人計劃的姓名不寫在標題內）、計劃的期限、事由、文種四部分。如《**公司XX年新產品開發計劃》這個標題各要素俱全，專題性計劃的標題常採用這種寫法。也有些計劃的標題有所某某略，如《**某地税務局XX年第三季度工作要點》標題沒有涉及計劃的內容，這是綜合性計劃標題的一般寫法。如果所訂的計劃還不夠成熟，需試行一段時間，待徵求意見後再進行修改定稿，或者還未經過法定的會議討論通過，可在標題後或下加上“初稿”、“草案”等字樣，並加上括號。

2．正文

正文是計劃的主體部分。這部分通常包括前言、任務和目標、步驟及措施、結語等幾個部分。

（1）前言

前言，不宜寫長，應簡明扼要寫清楚：制訂計劃的指導思想，包括有關的方針政策和上級的指示；分析現時形勢的要求，本單位的基本情況（完成任務的主觀和客觀條件的分析）；計劃的總任務，計劃的目的要求等。前言通常以“為此，“祕書工作”年（或第*季度）要做以下幾項工作”來領起下文。上述幾項內容，並不是每份計劃都必不可少，要根據計劃任務的對象、範圍情況的不同，酌情取捨。有的計劃前言部分可不寫，而直接寫計劃的具體事項。

（2）目標和任務

這一部分同下面的步驟和措施部分是計劃的核心部分。計劃就是為完成一定的任務而制訂的，如果沒有明確的任務，沒有具體的要求和目標，也就沒有必要制訂計劃。計劃要明確的寫明一定期限內，必須完成哪些任務，實現什麼目標，做哪些事，數量和質量上有什麼要求等，使計劃執行者一看便知道準備做什麼，做多少，什麼時間完成，由什麼部門負責執行等，使之心中有數。

（3）步驟和措施

在明確了工作任務之後，計劃還要根據主客觀條件，設計必要的步驟和措施，以保證任務的完成。步驟是指工作的程序和時間安排。每項目標和任務，在完成過程中都有其階段性，先做什麼，後做什麼；主幹什麼，次幹什麼；每一步在什麼時間，達到何種程度；人財物力如何調配、佈局；各階段如何配合、銜接等等，都必須寫得合情合理，環環緊扣，步步落實。措施主要是指達到既定目標需要採取什麼方法，動員哪些力量，創造哪些條件，排除哪些困難等。

總之，計劃的正文要按照“做什麼——怎麼做——做到怎樣”的順序來安排結構內容，只有這樣才能簡明、全面、清楚地制訂好計劃。

（4）結語

這一部分是總結全文，在正文的末尾提出希望和號召。也有的計劃不寫結語，計劃事項寫完後自然結束。是否寫結語，要根據計劃的具體情況而定。

3．署名和日期

計劃的結尾要寫上制訂單位的名稱與制訂日期兩項內容。如果標題中已標明單位名稱，結尾可某某去單位署名，寫明制訂日期即可。

（六）計劃的寫作要求

1．調查研究，實事求是

制訂計劃前，必須深入實際，認真的調查研究，既要“吃透”上級的精神，又要虛心聽取羣眾的意見，“摸清”本單位的實際情況，分析主客觀條件，儘可能預測到計劃執行過程中的困難和問題，以便在計劃中寫明預防和解決問題的方法。制訂計劃時還要從本單位、本部門的實際出發，任務和指標應是經過各方面的努力可以達到的理想指標，既不要過高，也不能過低。計劃切忌説假、大、空話，寫得不實用。

2．內容具體明確，語言簡明扼要

計劃是將所要進行的工作作出的安排和打算，為收到良好的效果，計劃的整體設想要明晰，並將實現目標的途徑和辦法一條一條地列出來。計劃切忌語言含糊，職責不清，便之無法落實和檢查。計劃的內容，一般要分條分項來寫，敍述要平直、説明要簡潔，如內容複雜，每個問題可設小標題，以示醒目。

3．針對性和靈活性

計劃的內容既要全面，又要有針對性，重點要突出。一個單位、一個部門，在一定的時期內，有許多工作需要做，如果全部並列起來，平均使用力量，就會影響重要工作的完成。因此，我們在制訂計劃時，要針對本單位、本部門的工作重點，保證計劃中能夠反映出當前要解決的主要問題。計劃是根據客觀情況制訂的，客觀情況在不斷的變化，所以計劃還要有靈活性，應留有一定的餘地，當某種未預見的因素髮生時，計劃能及時調整、完善和補充。

（七）總結的概念、特點

總結是單位或個人對前一階段的工作或一項活動，進行全面、系統的回顧 、分析研究，從中找出經驗教訓，引出規律性的認識，明確今後努力方向，從而寫成的書面材料。常用的小結、體會，也是總結，只是它反映的內容較為單純或經驗不成熟、時間較短、範圍有限。

總結的特點：

1．自我性

從寫作的內容和目的看，總結僅限於本系統、本單位或者本人前階段的實踐活動，總結的目的是為了改進、指導今後的工作，有很強的自我性。調查報告與總結相比則不一樣。調查報告是調查者總結他人的工作，為上級領導提供信息，以“點”上的經驗來指導“面”上的工作。總結在寫作手法上常用第一人稱。

2．説理性

總結離不開敍事，要用事實來説明任務完成的情況。但是，它並不停留在事實上，而是通過對事實材料的分析綜合，抽象出帶有規律性的經驗教訓，用於指導日後的工作。因此，總結的表述不但要有材料、觀點，還要求有內在的邏輯聯繫，把實踐中的做法理論化，以提高人們認識客觀世界的能力。

3．客觀性

總結十分重視內容的客觀性，即按事物的本來面目加以反映。客觀事實是總結的基礎。不論是反映全面工作，還是反映局部工作的，雖有概括和提煉，但都要以實際工作活動為依據作客觀分析，不允許主觀臆斷或虛構。

（八）總結的種類

總結的種類繁多，按照不同的標準劃分，有不同的種類：

按照性質劃分，有工作總結、生產總結、會議總結等。

按照範圍劃分，有地區總結、部門總結、單位總結、個人總結等。

按照時間劃分，有年度總結、半年總結、季度總結、月份總結、階段總結等。

不管哪一類總結都可以按其內容所涉及的範圍，分為全面總結、專題總結、個人總結。

1．全面總結

全面總結，也叫綜合性總結。主要用於對一個部門、一個地區、一個單位在一定時期內的各項工作進行全面的總結。如年終總結、階段總結等。這類總結，一般是對做完的工作進行一次總的回顧和檢查，從中找出經驗和教訓，以發揚成績，克服缺點，把今後的工作做得更好。

全面總結要全，但這種“全”也不是包羅萬象，面面俱到，把什麼都寫進去，而是要點面結合，突出重點。“點”要詳，“面”要略，有詳有略，主次分明。

2．專題總結

專題總結，是對某一項或某一方面的問題進行專門的總結。它一般選取工作中的突出成績、典型經驗或者存在的問題進行分析研究，以便指導工作。專題總結，針對性強，使用廣泛，寫這類總結，要明確總結的重點，不能把面鋪得過寬。

專題總結經常用於推廣典型經驗或揭露問題。

3．個人總結

個人總結，主要着重總結個人在某個階段或問題上的工作情況。

（九）總結的一般寫法

總結一般由標題、正文、結尾三部分組成。

1．標題

總結的標題主要有以下幾種形式：

⑴直陳式標題。一般由單位名稱、時限、事由和文種四個要素組成。標題各項內容，也可根據具體情況有所某某略,如標題中可某某略單位名稱，有的綜合總結，標題中也可某某去總結內容這一項。

⑵正副標題。一般説來，正標題概括總結的主要內容或基本觀點，副標題説明單位名稱、時限、文種等,如《適應新的形勢，努力做好財會工作——**廠財務處XX年工作總結》。

⑶不標文種式標題。寫成一般文章的題目形式，雖未註明“總結”字樣，但標題本身體現出總結的性質或內容。

2．正文

這是總結的重心所在。由於具體情況不同，總結的內容也不一樣,但各種總結都有共同點，其內容一般包括以下幾個方面：

⑴基本情況

這部分是總結的前言。一般用簡潔的語言，概述完成工作的基本情況，交代清楚工作的時間、地點、背景，進行某項工作或認識某個問題的依據，工作的簡單過程、基本做法，對工作完成情況的基本看法和總體評價等。有的總結，還在這部分運用數據，説明工作的成績或不足。概述的內容，根據總結的不同要求有所側重，不是千篇一律。基本情況這一部分內容要寫得提綱挈領、簡明扼要，以便讀者對總結先有一個大概的瞭解，為下文具體介紹經驗教訓打好基礎。

⑵成績和經驗

這是總結的精華和重點部分。成績是指實踐活動中所取得的物質成果或精神成果。經驗是取得優良成績的原因和條件，如正確的指導思想、積極的工作態度、科學的工作方法、堅強的意志等。這部分的結構方式，要依據總結的目的、作用來決定。旨在向上級彙報工作或向本系統、本單位職工總結工作的，多采用先談取得的主要成績，然後概括出幾條經驗體會的方法。旨在總結取得重大成績的某項工作，並要向外介紹經驗的，常採取先提問題，敍述取得的巨大成績，然後着重談經驗體會的方法。寫好這部分內容，必須力戒就事論事，要在對過去工作情況的分析研究中，提煉出帶有理論色彩的觀點，以指導今後的工作。要求做到材料翔實、言之有物、條理清晰、脈絡分明，能給讀者留下深刻的印象，使讀者受到啟迪。

⑶問題和教訓

總結的寫作，要用一分為二的觀點，既總結成績、經驗，也要找出存在的問題和教訓。存在的問題和教訓，這兩者是有區別的：存在問題，是指在工作實踐中切實感到應該解決而暫沒有解決或沒有條件解決、沒有辦法解決的問題。教訓，是由於指導思想不明、方法不當，或其他原因犯了錯誤，造成了損失而得出的反面經驗。總結存在的問題和教訓是為了進一步做好工作。因此，我們要着重分析問題和教訓存在及產生的主觀原因。當然，這部分內容也可視總結的重點來取捨，如果是着重反映問題的總結，則應把這一部分當作重點寫；如果是專門總結成功經驗的總結，也可以不涉及存在的問題和教訓。這部分要根據實踐活動的具體情況和總結的目的要求而靈活掌握。

⑷努力方向

這部分是在總結經驗教訓的基礎上，針對工作中存在的問題，提出切實有效的改進措施、今後打算、努力方向，或者提出新的奮鬥目標，表明決心、展望前景、鼓舞鬥志。這部分在寫法上要有新意，防止落入俗套。

總結的正文是重點，內容較複雜的總結一定要安排好結構層次，就一般情況而言，總結的正文部分常用的結構方式有：時序式、並列式、總分式等，這些結構方式第一章已經介紹了，這裏就不重複。

3．落款

總結的落款包括署名和日期。標題中已標明，或標題下已署名，結尾則可不寫。個人總結署名，一般寫在正文的右下方

（十）總結的寫作要求

1．表達要敍述、議論相結合

敍述、議論是總結最常用的表達方法。敍述是總結行文的基礎，它通過對過去工作情況的交代，使讀者明白某單位、某個人的工作狀況。議論則是指分析、綜合、論證，它能把分散的、感性的材料轉化為具有指導意義的理論。總結寫作時應注意：在説明工作過程，列舉典型事例時，應以敍述為主；分析經驗教訓，闡明努力方向時，應以議論為主。敍述是議論的依據，議論又是敍述的分析綜合和提高。

2．總結出個性

寫一個單位的總結，一定要抓住本單位最突出的，最能反映客觀事特本質特點，最具鮮明個性和特色的東西來。如新的情況、新的問題和新的經驗教訓等，切忌人云亦云。當然，也不能無中生有的標新立異，要注意新的情況、新的問題及經驗教訓的代表性和普遍意義。

3．實事求是，“一分為二”

總結不論是寫成績或缺點，都必須準確把握分寸，實事求是地敍述事物發展的全過程，用“一分為二”的觀點，研究事物的內部聯繫，尋找其中的規律性。成績不誇大，缺點不縮小。這樣的總結才能指導今後的工作。

（十一）述職報告的概念、特點

述職報告是各級機關、社會團體和企事業單位的領導及工作人員，向所在單位的組織人事部門、主管領導機關或本單位職工羣眾，陳述自己在一定時期內履行崗位職責情況而寫成的書面報告。

述職報告是幹部人事制度改革，引進競爭機制後興起的一種新的應用文體。寫好述職報告對於各級各類領導幹部發揚成績、糾正錯誤、改進工作，自覺接受上級機關審議、羣眾監督，都具有重要意義。

述職報告的特點：

1．自我評述性

述職報告是報告的一種特殊形式，它的着眼點是“述”自己“職”，自己在一定時期內履行崗位職責情況，稱職與否、功過、得失，報自己的“告”，侷限於個人職責範圍之內的工作的自我回顧、檢查、評價。

2．時間的限制性

述職報告有嚴格的時間界限：一是述職內容必須是本人的職務、崗位、任職期內的，不是這一期間做的工作不需寫入。二是報告時間的限制性，述職者必須在考核期間，按考核時間的要求寫出書面報告，向本部門羣眾宣讀並上交上級有關部門。

（十二）述職報告的種類

按照不同的標準，述職報告可分為不同類型：

1．按時間分，有年度述職報告、任期述職報告、臨時述職報告。

2．按內容分，有綜合性述職報告、專題性述職報告。

3．按述職者分，有個人述職報告、集體述職報告。

4．按性質分，有晉職述職報告、例行性述職報告。

（十三）述職報告的一般寫法

1．標題

述職報告的標題有單標題和雙標題兩種寫法：

（1）單標題

一是由文種做標題或在文種前加人稱。如《述職報告》或者《我的述職報告》。

二是由時間、所任職務、文種組成。如《XX年至XX年任教育廳廳長職務的述職報告》。

（2）雙標題

雙標題中的正副標題。正標題提示內容主題，副標題由“人稱、文種”組成或“時間、文種”組成。如《恪盡職守搞活經濟——我的述職報告（或XX年述職報告）》。

2．主送機關或稱謂

述職報告以書面形式向組織呈送，要寫主送機關名稱，如果是向有關領導、羣眾進行口頭陳述，則可寫稱謂。

3．正文

正文由前言、主體、結尾三部分組成。

（1）前言

述職報告的前言部分一般包括三個方面的內容：一是崗位職責，包括自己從何時起擔任何職，主要負責什麼工作，並對內容和範圍作必要交代；二是指導思想，説明自己在什麼樣的思想原則、方針政策指導下進行工作的；三是概括評價，是對自己工作的基本評價。前言部分應寫得簡明扼要。

（2）主體

述職報告的核心部分。對於不同的行業、不同級別的領導來説，其述職報告的內容各不相同，寫法也各異，但一般來説包括四個方面的內容：一是任職期間所做的主要工作，取得的主要成績；二是存在的問題、缺點；三是個人的認識和體會，主要經驗、教訓；四是今後工作的設想、意見和建議等。主體部分的內容應該是在前言部分的基礎上具體展開，各層次間的結構方式可以按時間順序排列，也可按工作內容排列，還可以按照對問題的認識，由此及彼、由表及裏、層層推進的邏輯順序排列。述職報告不論採用哪種方式，主體部分的內容都要求觀點鮮明、事實確鑿、分析合理、歸納精闢。

（3）結尾

結尾一般用幾句表態性的話語結束全文；也有的寫今後打算或表述自己恪盡職守、勝任職位的決心等；還可用“特此報告”、“專此述職”或“以上報告，請領導和同志們批評指正”等之類的句子結束全文。

4．.落款

落款主要包括署名和成文時間兩項內容。署名要寫明述職人的單位、職務和姓名，此項可放在標題下，也可與成文時間一起署在正文末右下角。

（十四）述職報告的寫作要求

1．突出重點

寫述職報告不要事無鉅細地把一切情況都一一加以反映，而要有意識地抓住核心問題，突出重要成績，總結主要教訓。凡重點部分要精心組織材料，寫得詳細、具體、充分、全面；次要部分可略寫，有時還一筆帶過。

2．突出個性

幹部的崗位層次不同，述職內容自然各異。即使同一職務的幹部或領導也會因分工的不同有不同的工作重點，至於工作方法，就更是各具特色。鑑於這種情況，述職者要突出自己工作的特點，顯示自己的工作個性，儘量避免那種千部一腔，千人一面，沒有特點和個性的寫法。

3．客觀評價

寫述職報告不管是敍述成績還是問題，都要客觀、公正、實事求是地加以評價。寫成績，不虛誇，恰如其分，符合客觀實際；講問題，直截了當，不掩飾，抓住要害；講經驗，要有理有據，嚴謹求實，一分為二。述職報告最忌一味為自己唱讚歌，大談特談自己的成績，對工作中存在的問題和矛盾有意遮掩。

（十五）述職報告與個人總結的區別

1．從陳述範圍看，個人總結陳述的範圍很寬泛，思想修養、業務進修、工作進展、為人處世等方面，都可以寫成總結，都可以單獨成篇；而述職報告陳述的範圍僅限於履行職責的情況。在陳述履行職責的情況下，也可以涉及到思想修養、業務進修等方面，但那是為履行職責提供思想和業務基礎。

2．從陳述角度看，個人總結可以按照時間、空間不同，既可從做法的角度寫，也可以從體會的角度寫；而述職報告只能從履行職責的情況着眼，落腳到幹了哪些事克服了哪些困難，取得了什麼效果。述職報告中可以有體會，但不能從體會的角度寫。

3．從陳述內容看，個人總結，特別是工作經驗總結，可以只講成績、經驗，至於缺點、不足可以幾筆帶過，也可以不談；而述職報告要求成績和不足並重，實事求是，對履行職責過程中存在的問題不能輕描淡寫，更不能文過飾非。

4．從作者範圍看，個人總結是誰都可以寫的，普通學生可以寫學習總結，普通農民可以寫生產總結；而述職報告的作者僅限於有職有責者。

（十六）調查報告的概念、特點

調查報告是對某一事件、某一人物、某一問題，通過深入細緻的調查研究之後所寫出的真實地反映情況的書面報告。

調查報告的運用範圍十分廣泛，凡制定正確的方針政策，解決各種實際問題，弄清事情真相，交流典型經驗，吸取教訓，推動工作等都離不開調查報告。

調查報告的特點：

1．針對性

調查報告的針對性體現在撰寫目的上，撰寫調查報告，一是為了給決策者提供決策的依據，二是發現典型，總結經驗，指導工作，三是為領導機關了解情況，處理實際問題。因此，從實際出發，有針對性地調查研究，總結經驗，回答人們最關心的問題，提出現實生活中迫切需要解決的問題是調查報告的關鍵所在。調查報告的針對性越強，社會作用越大。

2．真實性

調查報告的主旨是調查研究後所揭示的客觀事物的本質和規律。因此，寫調查報告必須是自己親自調查瞭解到的情況，絕不能道聽途説、東拼西湊一些虛偽的材料。在調查報告中，不僅主要人物和事實要真實，就是事件的時間、地點、過程及各種細節，也要絕對真實，不能有半點浮誇和歪曲。

3．敍議結合

調查報告的表達採用敍議結合的方式，簡明扼要、條理清楚地敍述事實。調查報告不追求事件的曲折波瀾，只求敍説清楚。調查報告還要對調查材料中得出的結論進行適當的分析、議論，但只是畫龍點睛式的，點到即止，不作展開，不反覆論證，有時甚至觀點於事實之中，用事實説話。

（十七）調查報告的種類

調查報告從內容上分，常見的有以下幾種：

1．反映情況的調查報告

這類調查報告因調查目的、範圍和用途的差異，有兩種情況：一種是反映具體情況的個案性調查報告。其調研目的是為了把一個具體問題界定清楚，調研範圍單一、具體，報告的內容一般用來處理某一具體問題的依據或重要參考。另一種是反映基本情況的綜合性調查報告。調研的目的是為了掌握某一領域或某一方面的概貌，調研範圍相對寬泛，涉及的對象較多，報告的內容主要用作宏觀決策參考，或者用於説明某種客觀現象，某一觀點。

2．總結經驗的調查報告

這類調查報告要求把一個地區、一個部門、一個單位、一個方面的成功經驗全面地總結、介紹出來，找出其中帶有規律性的東西，供有關方面學習借鑑。常發揮以點帶面，典型引路的作用。

3．揭露問題的調查報告

這類調查報告是針對存在的問題展開深入細緻、全面的調查，弄清問題發生的原因，分析問題的實質、危害，並提出今後如何避免同類問題的發生。它既可作為公正嚴肅處理問題的依據，又能起到用典型教育他人的作用，引起人們的警覺，接受教訓，少犯或不犯錯誤。

（十八）調查報告的一般寫法

從結構形式上看，無論哪種調查報告都包括標題、正文和落款三個部分。

1．標題

調查報告常見的標題形式有兩種：

（1）公文式。由調查單位（或調查對象）調查內容、文種三個要素組成。也有的某某略調查單位，只寫調查內容、文種二項。

（2）文章式。文章式標題有單雙之分，單行標題有的突出調查報告的內容；有的突出調查報告的主旨。雙行標題一般用正標題突出調查報告的主旨，用副標題表明調查的對象、範圍、性質、特點等，對正標題起補充作用。

調查報告無論採用哪種標題，都應做到具體、醒目、簡明。

2．正文

調查報告的正文由前言、主體和結尾三部分組成。

（1）前言

前言是調查報告的開頭部分，通常是簡要地敍述為什麼對這個問題（工作、事件、人物等）進行調查；調查的時間、地點、對象、範圍、經過以及採用什麼方法；調查對象的基本情況、歷史背景；以及調查後的結論等。這些方面的側重點由調查人根據調查目的來確定，不必面面俱到。

前言部分常見的寫法有：説明式、概述式、提問式、結論式等，寫作時不論採用何種方法，都要簡明扼要，具有吸引力，便於引出下文。

（2）主體

主體是調查報告的核心部分。是前言的引申展開，是結論的根據所在。主體的內容一般包括三個方面：一是調查到的事實情況，包括事情產生的前因後果、發展經過、具體做法等；二是研究、分析事實材料所揭示的事物本質及其特點、規律；三是提出具體建議或應採取的一些具體措施。

主體部分內容豐富，結構安排力求條理清晰、簡潔明快。調查報告主體部分的結構框架有:一是根據邏輯關係安排結構如：縱式結構、橫式結構、縱橫式結構。這三種結構，以縱橫式結構常為人們採用。二是按照內容安排結構如：“情況——成果——問題——建議”式結構，多用於反映基本情況的調查報告；“成果——具體做法——經驗”式結構,多用於介紹經驗的調查報告；“問題——原因——意見或建議”式結構，多用於揭露問題的調查報告；“事件過程——事件性質結論——處理意見”式結構，多用於揭示案件是非的調查報告。

（3）結尾

調查報告可以有結尾部分也可以不寫結尾部分。

一般而言，結尾也叫結論。有四種情況需要寫結尾：一是主體報告情況，介紹經驗，需要結論；二是主體中沒有提到的問題、希望、要求、建議等，需在結尾中提及；三是附帶説明有關情況，如調查過程中遇到的一些情況，主體中沒有提及，需在末尾加以説明；四是有附帶材料需要加以説明的，如一些典型材料、專題報告、統計圖表等。無論採用哪種形式，都必須簡潔有力，切忌拖泥帶水，畫蛇添足。

3落款

為了對調查的內容負責，最後在正文的右下角寫上作者名稱和成文時間。如已在標題下面寫明，此處可某某略。

（十九）調查報告的寫作要求

1．深入調查，佔有材料是寫好調查報告的基礎。調查報告是用事實説明道理的，而事實是客觀存在的，有些事實對於寫作者來説可能知之甚少或一無所知，只有經過深入細緻的調查研究，詳盡的佔有材料，寫作者才能對事物的本質有所瞭解、有所掌握；才能進行分析；才有寫作的資本。因此，寫作前一定要做好調查，詳盡的佔有材料。

2．認真分析，把握事物的本質特徵是寫好調查報告的前提。蒐集材料時難免菁蕪並存，紛繁複雜，寫作時要對材料經過“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及裏”的分析、判斷、歸納、綜合，才能分清現象與本質，真實與虛假，從而找出事物的內在聯繫和發展變化規律，把握本質，引出正確的結論。這樣的調查報告才能發揮指導作用。

3．精心篩選，做到材料與觀點的統一是寫好調查報告的保證。調查報告的觀點是從大量材料中提煉岀來的，觀點一旦形成就要統率材料，做到觀點與材料的一致。因此，寫作時對材料要進行認真篩選，篩選那些最能充分説明觀點的材料，尤其要典型材料，用以支撐觀點，説明觀點，使材料與觀點形成有機整體。

（二十）調查報告與總結的區別

1．行文的目的不同。調查報告行文的目的是對事件真相的探討，或進行工作研究，或總結先進單位的工作經驗，樹立典型，推動面上工作的開展。總結的目的是對自身工作的檢查和評價，肯定成績，找出不足，總結經驗教訓，以指導自身工作的開展。

2．反映的範圍不同。調查報告所反映的範圍，可以是本單位、本系統的，也可以是外單位、跨行業的。而總結主要寫本單位、本系統的工作經驗或教訓，一般不涉及外單位的情況。

3．使用的人稱不同。調查報告的作者不是以當事人的身份出現，常用第三人稱寫作，文中多用“他（他們）”、“她（她們）”。總結因為是當事人對自身工作的回顧、分析，所以常用第一人稱寫作，文中多用“我（我們）”。

4．寫作的重點不同。調查報告以陳述事實為主，具體地敍述典型事例和事物發展的過程，然後再根據事實作適當的評議。總結則着重論述有哪些成績和經驗、教訓，對取得成績或經驗的過程，常用概述的方式表達。

（二十一）簡報的概念特點

簡報是國家機關、社會團體及企事業單位內部用來通報情況、交流信息的一種簡短的文字材料。常見的“工作動態”、“情況反映”、“簡訊”、“內部參考”、“快報”等，都屬簡報。

簡報的特點：

1．簡

簡就是內容集中，篇幅短小，文字簡要。內容集中，是指每份簡報的內容要做到單一、集中，一事一報，不要在一份簡報中寫許多項內容。如果為了集中反映某種情況、某個問題，也可以把幾個內容相關或有共同性的短文編在一期內。篇幅短小。一份簡報最好不超過一千字。有些綜合性的簡報，內容較多，但字數也應控制在兩千字之內為宜。文字簡要。是指寫作簡報時，文字要精煉，利索、無假、大、空話。

2．真

簡報的內容必須絕對真實。簡報一個重要的目的是為領導機關反映情況，而領導機關有時可能根據簡報所反映的情況做出決策。正是基於這個特點，決定了簡報所寫的事例，包括時間、地點、人物（或單位）、事情的前因後果、來龍去脈，引用的數據、人物語言等，都必須準確無誤。對上級既報喜也報憂；既不以偏概全，也不以面蓋點，力求準確全面，真實地反映實際情況

3．快

這是對簡報時間上的要求。簡報的時限性很強，它必須及時地把工作中出現的新情況、新問題、新典型、新動向,報告給有關上級機關和業務部門。如果簡報編寫不迅速及時，作用就會大大縮小，有時甚至會變成“馬後炮”，失去其意義，毫無作用。

4．準

就是針對性強。簡報應根據國家的法律、法令及各級政府的指示或上級機關的有關規定，圍繞本單位工作的重點，抓住工作中的關鍵問題，準確地加以反映，為領導運籌決策提供依據。

（二十二）簡報的種類

從內容和作用上劃分，簡報大體上有三類：

1．會議簡報

會議簡報主要用於報道會議情況和主要精神，反映與會人員的意見、建議。會議簡報一般用於較大型會議。內容簡單的會議就不需要簡報。

2．專題性簡報

專題性簡報是就人們關心的、重要的某一議題專門出一期簡報。專題性簡報的內容集中、單一，一般是寫一個問題或一件事。語言簡潔，篇幅短小，時效性很強。

3．綜合性簡報

綜合性簡報是指在內容方面對某些情況或問題作全面的、綜合性的反映。這種簡報的主要特點是涉及面廣，情況複雜，材料豐富，帶有綜合性，能給人以全面的、概括性的認識。

（二十三）簡報的格式

簡報的格式是固定的，由報頭、正文、報尾三部分構成。現分別介紹：

1．報頭

用16開白紙印，報頭部分佔1/3篇幅。報頭一般包括如下內容：

（1）簡報名稱

常見的名稱有“簡報”、“工作簡報”、“工作動態”、“內部參考”等。名稱確定後，一般不要經常更換。為了醒目，簡報名稱字體應大些。字可用印刷體，也可用書寫體。名稱一般套紅，也可不套紅。名稱的位置應固定在第一頁上方正中。

（2）期數

簡報期數一般放在簡報名稱下方，橫隔線之上。

（3）編髮單位

一般在名稱下面的左側。

（4）印發日期

標在名稱下面的右側。

（5）密級

密級程度一般標在報頭的左上角。根據簡報內容所涉及機密的程度，可註明“絕密”、“機密”、“祕密”或“內部參考”等字樣。如果有傳閲範圍限制，可以在密級程度下面註上“供**級以上領導參閲”等字樣。

（6）編號

根據印發份數依次編號，每份一號，以便登記、保存和查核利用。編號一般放在報頭的右上角，與密級形成對稱。

（7）橫隔線

在報頭的下方，也就是在第一頁上方1/3處用一條醒目橫線將報頭與報文隔開。

2．正文

正文是簡報的核心部分，一般由標題和正文兩個部分組成（將專門論述）。

3．報尾

報尾位於簡報最後一頁下方。一般在最後一頁的下端用兩條間距適度的平行橫線畫出，在兩條平行橫線之內寫清簡報的發送單位，包括：報（指上級單位）、送（指平行或不相隸屬的單位）、發（指下級單位）。並在平行橫線內的右端註明共印份數。

（二十四）簡報正文的寫法

簡報的正文部分主要包括標題、正文、供稿單位三個部分，如有按語，先寫按語，然後再寫標題。

1．標題

簡報的標題和新聞的標題相似，有單行標題、雙行標題、多行標題。簡報無論採用哪種標題形式，都應該儘可能地概括出正文的主旨，讓人見題知意。

（1）單行標題

用一句話概括正文的主要內容。

（2）雙行標題

正標題揭示正文的內容或意義，副標題起補充説明作用，強化正標題的含義。

（3）多行標題

引題交代背景或揭示意義，正題概括正文的內容，副題補充或説明正題。

2．正文

簡報正文的內容最關鍵的是要抓準主要問題，一份簡報寫出，效果如何，起的作用大小，主要在於反映的問題抓得準不準。寫簡報，要認真地研究本單位、本系統在貫徹執行國家的有關法令、方針、政策及上級的指示，開展各項工作中出現的新情況、新經驗、新問題。抓住這些重要的、關鍵性的問題及時反映出來，有利於我們做好工作。

簡報的正文一般分為三個部分。

（1）前言部分

一般用簡潔、明確的一段話（有的僅一句話），總括全文的主要事實，先給人一個總的印象。接着交代時間、地點、事件、原因、經過、結果。簡報的開頭類似新聞開頭中導語的寫法。

（2）主體部分

主體部分是簡報的主要部分，是對開頭部分概括內容的進一步具體化。這部分要選擇富有説服力的典型材料，加以合理地安排，中心內容要突出、具體，條理要清楚，語言要簡潔。一個自然段最好寫一層意思，不要把各個方面的內容都彙集在一個自然段裏。段與段之間應按照事物的內在邏輯聯繫層層深入，環環緊扣，使之無懈可擊。

（3）結尾部分

用一句話或一段話，概括正文的主要內容，或指明事件發展的趨勢，或發出號召，或提出今後的打算。事情單一，篇幅短小的，可不寫結尾部分。

3．供稿單位

簡報一般不具名，必要時在正文的右下方寫明“**供稿”。

4．按語

對於內容重要的簡報，有時要在正文之前加寫一段文字，以表示發文單位的意見，這段文字就是簡報的按語。

按語常常是根據領導的意見起草，對簡報的內容加以提示、説明和評註，用以表明簡報編者的意向，轉達有關領導的看法和意圖，以引起讀者注意。

（二十五）簡報的寫作要求

1．材料真實，有新意

材料的真實是簡報寫作的“生命”。簡報是向領導和有關部門傳遞信息、報告情況的，上級部門將依據這些信息、情況作出相應的決策。因此，材料的真實可靠應該特別注意。

簡報不但要注意材料的真實，還要注意所用的材料一定要有新意。那些缺乏新意，盡人皆知的事情或過時的信息，只會使讀者失望。簡報所反映的問題、經驗、觀點、信息，都必須具有新意。只有具有新意的東西，才能給人以啟發、借鑑。

2．以敍述為主，議論為輔

簡報寫作的特點在於讓事實説話。簡報有觀點、傾向，但不象總結和調查報告那樣由作者直接説出來，而是通過事實的敍述顯示出來。因此，簡報在表達方法上應以敍述為主，為讀者提供反映客觀情況的真實材料，把事情的來龍去脈交待清楚，不過多議論。讀者自會對事實、情況加以理解分析，作出判斷。

（二十六）規章制度的概念、特點

規章制度是國家機關、社會團體和企事業單位在一定範圍內為規範人們的行為而制定的一種具有法規性和約束力的文書。

規章制度的使用範圍極其廣泛，大到國家機關、社會團體、各個行業系統，小至單位部門、班組，乃至社會的方方面面，都需要制定各自的規章制度來約束、規範人們的行為。它是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。

規章制度的特點：

1．約束性

規章制度對其所確定的範圍內的所有單位和人員都具有程度不同的約束力，都有強制執行的效用。它一經正式公佈，有關單位和人員都必須遵照執行，否則會分別受到法律的、行政的、紀律的制裁。

2．程序性

規章制度的產生都要經過一定的程序，要按照國務院發佈的《行政法規制定程序暫行條例》和《法規、規章備案規定》，以及各級政府相應的此類規定來產生。規章制度的制定、審批、備案、發佈都要遵守有關的程序和規定。

3．嚴密性

規章制度是具有法規效力的文件，擬製必須明確具體、細緻嚴密；格式要規範、用詞準確無誤。與相關文件的精神也要相互照應，避免相互牴觸和矛盾。規章制度的條款要含義確切，不能含糊不清，模稜兩可，或有多種解釋。

（二十七）規章制度的種類

按不同的特點和作用，規章制度可分為以下幾種：

1．條例

條例是國家權力機關或行政機關依照政策和法令而制定併發布的，針對政治、經濟、文化等各個領域內的某些具體事項而作出的，比較全面系統、具有長期執行效力的法規性文書。

條例一般由全國人民代表大會、國務院或其他政府職能部門制訂、頒行。其作用主要在於闡述某項工作的任務、要求以及方法，以保證工作順利開展；規定某一組織的宗旨、任務及其成員的職責權限；規定某些專門工作人員的任務和權限等。如《醫療廢物管理條例》。

2．規定

規定是國家機關、社會團體、企事業單位制定的，對某一方面的工作或行動作出具體規範要求，用以統一人們行動的法規性文書。

規定的主要用途在於就某些政策性問題，提出具體的約束性意見或措施，以利於某項工作的順利進行和完成。如：《湖北某某關於外商華僑台、港、澳同胞投資企業的規定》。

3．辦法

辦法是主管部門根據上級政策或有關條例，就一項工作或活動所制訂的做法和要求。辦法和條例、規定都是法規性文種，但它們的使用範圍不同，條例、規定多使用某些重大問題，而辦法一般使用於具體事務和單一事項，甚至比較細小的事情，它具有具體性和規定性。如《湖北某某公路客運交通安全管理辦法》。

4．細則

細則是對某項法令、條例、規定或其中的部分條文進行解釋或説明的文書。它是一種派生性文件，是對有關法令、條例的輔助性規定和補充説明，使之具體化，更便於執行。如《國家行政機關工作人員貪污賄賂行政處分暫行規定實施細則》。

5．章程

章程是黨派或團體等組織，用於規定自身的性質、宗旨、組織機構、活動形式和行動準則等內部事務的文書。如《中華全國總工會章程》。

6．制度

制度是國家機關、社會團體、各企業單位為了建立正常的工作、學習、生產秩序，而制定的一種要求所屬人員共同遵守的準則。如《職工休假制度》

7．規則

規則是國家機關、社會團體、企事業單位對某一事務或活動的行為準則作出具體規定的規範性文書。如《交通規則》。

8．規程

規程是國家機關、團體、企事業單位或科研機構，為了保證質量，使工作、試驗、生產按程序進行而制訂的一些具體規定。規則和規程的使用範圍，沒有條例、規定、辦法廣泛，它多用於一些具體的事務性的工作，側重於統一的要求和規格，是管理某項事務的章法和程序。如《**型機牀操作規程》。

9．守則

守則是國家機關、社會團體、企事業單位為維護公共利益和工作秩序，向所屬成員發佈的行為準則和道德規範。守則通行於某一系統或某一單位內部，其成員必須共同遵守。如《高等學校學生守則》。

10．公約

公約是某一社會組織或行業的所有成員，在自覺自願的基礎上，經過充分的討論，達成一致的意見而制定的行為準則和道德規範。如《文明公約》、《愛國衞生公約》。

（二十八）規章制度的一般寫法

規章制度的種類不同，內容、範圍各異，寫作格式和方法也有所不同。但一般的格式是相同的，都包括標題、正文、落款三部分。

1．標題

規章制度的標題大體上有以下幾種：

（1）發文單位名稱、事由、文種三項要素構成。如《國務院關於進一步擴大國營工業企業自主權的暫行規定》。

（2）事由、文種二項組成。如《工傷保險條例》。

（3）發文單位名稱、文種二項組成。如《湖北寫作學會章程》。

（4）適用對象、事由、文種三項構成。如《湖北某某人民調解工作規定》。

（5）適用對象、文種二項構成。如《公安幹警守則》。

（6）只有文種。如《公約》。

如果制定的規章制度是草案或暫行、試行的，可在標題內寫明，也可在標題後加括號註明。

2．正文

規章制度的種類很多，各類的結構安排與寫法有別。常見的有章條式、條文式兩種。

（1）章條式

章條式的結構方式適用於表述內容比較複雜的規章制度，如條例、章程、辦法等。其內容可分為總則、分則、附則三部分。每一部分均可按內容的多少分列若干章或若干條款，用序數表明。

一是總則是文章的開頭部分或第一章，一般用小標題寫明“總則”。主要概括説明制定規章制度的目的、要求、原則和適用範圍、主管部門等情況，類似於文章的前言，對全文起統領作用。

二是分則是從總則以下到附則以上，中間的若干章均為分則。“分則”二字一般不寫出來。分則是規章制度的主要內容，也就是要求遵守的事項，應分章分條具體、扼要地寫明所規定的若干內容；分則的每章要設小標題，標明本章的主旨。

三是附則是對中心內容的補充和説明，放在最後一章。一般小標題要註明“附則”。主要寫明規章制度的適用範圍、解釋權限、生效日期等內容。附則只設一章，根據需要，下分若干條，也有附在最後不單獨成章的。

（2）條文式

條文式適用於表述內容相對簡單的以及非權力機構制定的規章制度。如規則、守則、公約等。條文式不分章，而分條列項闡述。條文式可分為兩種：

一是主體條文式，這種形式分前言和主體兩部分。前言不設條，只用簡明扼要的文字概述制定該文的目的、依據、性質、意義。主體部分則分若干條款寫作。

二是條文到底式，是將前言、主體、結尾都用條款標示出來。

3．落款

在正文的右下方寫明制度規章制定的單位名稱和日期。如果在標題中已出現或在標題下面已註明的，就無需再寫。由上級領導機關隨公文發送的規章制度也可某某略。

（二十九）規章制度的寫作要求

1．符合國家的法律、法規和政策

所有的規章制度，都必須符合國家的法律、法規和政策，不能自行其事，另搞一套，或為滿足局部利益、小集體利益搞土政策。

2．明確制定的權限

規章制度的制定有明確的權限規定，寫作時要注意不能超越權限、越級制定，也要注意不能同上級已制定的有關規章相牴觸。

3．內容具體明確，語言嚴謹、規範

規章制度的內容應力求具體明確；語言表達應嚴謹、準確、簡潔、規範，不能有歧義，更不能含混不清，前後矛盾。