談談公文文稿的審核

公文文稿的審核是文稿送交領導人簽發前的關鍵性程序。它前承擬稿環節，後啟簽發環節，在整個公文處理過程中有着十分重要的地位，直接影響着公文的質量。公文文稿的審核工作一般由辦公室主任或經驗豐富、水平較高的文字祕書負責，主要對文稿內容、政策界限、事實數據、實施舉措、決策意圖、條理結構、文字表達、行文程序、公文格式等方面進行全面的審核。

結合公文處理的實踐，本文就機關單位的公文審核，從以下八個方面提出了具體的審核重點和審核標準，以就教於大方之家。

一審政策界限準確與否

就具體的機關單位而言，公文是機關單位各種決策及其實施措施的載體，其內容既要對上級機關負責，又要對下級單位負責。對上級機關負責，就是説其公文承載的任何決策必須與國家的方針、政策及其上級機關的指示相一致，必須與國家的法律規定相符合，任何矛盾或不一致之處都必須堅決予以修正，否則，即使已經分發出去的公文也是難以生效的。對下級單位負責，就是説其公文內容必須與下級單位的實際情況相協調，其決策及其實施措施必須對下級單位的工作有具體而實在的指導意義。

在具體的公文實踐中，我們發現下級機關單位的公文，能夠很好地維護上級機關的權威性，公文的內容與國家政策、法律及其上級機關的指示相一致，無矛盾之處。但自己機關單位制定的政策和實施意見，有時卻出現政策界限模糊、政策規定過死或過寬泛、政策前後矛盾等錯誤，給下級機關的執行帶來不少困難。

所以，公文的政策界限，必須從與國家大政方針的一致性和對下級機關單位的政策清晰度這兩個方面去審核，惟此，方能全面地吃準各種政策。

二審事實數據真實與否

公文是政策的載體，事實數據是決策的依據，那麼事實數據的真實性就關係着政策的真實性與可行性。可見，符合實際的事實數據即真實可*的事實數據才是公文的真正生命。

凡公文涉及到的對具體人的評價，對工作的全面分析，都要運用辯證的觀點去審核，既看到長處也看到短處，既看到成績也看到不足，力求客觀準確。

凡公文涉及到具體事情的發生、發展和結果，一定要尊重客觀事實，保證真實地敍説整個過程，不護短，不溢美，一就是一，二就是二，堅決杜絕情感偏差，克服主觀傾向，還事實以真面目。

凡公文涉及到的具體數據，一定要來之有據，查之有憑，不可以想當然地預計，也不可以主觀地估摸。即使是細微的浮誇也會給機關單位，甚至給國家造成不應有的損失。

三審實施舉措可行與否

實施措施是公文的主體所在，在公文中佔有較大的篇幅，當然是公文審核的着力點之一。

實施措施的審核應當從三個方面把握：公文所列措施內容是否切實可行，各種措施的依據是否真實充分；各種措施之間是否符合邏輯，各種概念是否恰當周延；各種措施或具體事項由哪個部門執行，誰是負責人，怎樣執行，有怎樣的期限和要求，這些情況交代得是否具體明確，是否會出現相互推諉扯皮的現象。

有了周詳恰當、切實可行、具體明確的實施舉措，就便於公文的運行，便於實施措施的貫徹執行。

四審決策意圖明確與否

決策既是集思廣益的結果，又是領導集體智慧的體現。從行政決策方面和行政執行方面看，領導意圖就是今後單位發展的大政方針。那麼，公文文稿所承載的決策內容，一定程度上可以説就是領導的意圖，或者説公文承載的內容與領導意圖是完全一致的。因而，領導意圖體現的明確與否，也是公文文稿審核的主要方面。

決策意圖的審核應當把握兩個方面：要結合決策會議的記錄或者會後紀要，結合領導人的表述，力求使領導決策精神在公文文稿中得以充分展現；要審核公文的引文和引言部分，保證領導的決策表述原汁原味、不差分毫。

一定條件下，可以説符合了領導的意圖，也就保證了公文觀點的正確，保證了決策意圖的鮮明體現。

五審結構條理清楚與否

公文的實用性相當強，所以，公文必須能收到這樣一個效果：人們閲讀完公文以後，就知道幹什麼，怎麼幹，什麼標準。這就要求公文的表述一定要特別地清晰。這樣，結構與條理在公文中的重要性顯得尤為突出，公文的結構必須嚴謹，條理必須清楚。

公文一般採用“憑——析——斷”的結構，“憑”是公文的目的，常用“為了”、“依據”、“遵照”等詞語，表述清楚行文的根據和目的；“析”是公文的主體，具體安排任務，部署工作，是公文的核心部分，佔有比較大的篇幅；“斷”是在公文最後提出的希望和要求，起強調作用。這樣的結構佈局已經成為了固定的式樣，較為周密嚴謹。公文主體部分的容量較大，篇幅較長，很容易理不出頭緒，造成模糊不清的現象，影響公文內容的表達。因此，這一部分審核的重點就是公文主體的條理性問題，我們提倡用結構層次序數的辦法，做到條理清晰，結構嚴謹。條理清晰的公文，會給我們領會公文精神，實踐公文內容帶來許多的便利。

六審文字表達得體與否

審核公文文字表達的工作量很大，常從義的表達和形的表達兩個方面去審核。

審核義的表達，主要包括四個層面：措辭是否準確，表達是否周密，文字是否流暢，文件中的觀點、思想、意見和主張是否得以完整體現。文從字順，準確簡練，通俗易懂，語言得體是這一層面的審核標準；文句段落的內容是否符合邏輯，文句段落之間是否具有張力，這是公文真實性的保證。一般不使用積極修辭，若有必要使用，則必須恰當，以能有力地表現主旨、服務於文稿內容為標準。

審核形式的表達，主要包括三個方面：看使用的標點符號是否合適，有無濫用和省略，要避免通篇一逗到底的現象，做到使用標點符號正確、規範；必須消滅文稿中的錯字、白字、生僻字等現象，尤其避免在關鍵地方出現錯別字；相關法規對公文的文面書寫有一些具體規定，一定要得到貫徹。

七審行文程序恰當與否

確保行文程序的合法性，保證行文手續符合要求，是公文審核的又一重要內容。《國家行政機關公文處理辦法》已就“行文規則”和“發文辦理”作了明確的規定，這也自然成為審核行文程序的兩大標準，具體審核可以參照辦理。這裏扼其要而述之：

要從實際效用的角度出發，審核行文的必要性，確有必要方可行文。

要從機關單位的隸屬關係和職權範圍審核行文關係。

要從公文制發的過程(公文制發過程為草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等)審核行文的程序。

要從行文的目的、發文機關的職權與主送機關的行文關係審核行文方式。

八審公文格式規範與否

新的《國家行政機關公文處理辦法》施行已經5年多了，但基層機關單位真正能做到格式與新規定完全符合的公文的確不多，在公文格式的運用方面存在着一些疏漏，因而，公文格式的審核將是當前公文審核的一個重點和難點。

公文格式的各個部分都要嚴格審核，重點是如下幾點：

對於聯合行文的情況，主要審核發文機關標識的排列順序、發文字號和印章。聯合行文時，發文機關標識的排列順序為主辦機關在前，承辦機關在後；黨的機關在前，行政機關在後。發文字號應當標註主辦機關的發文字號；印章加蓋要規範，聯合上報的公文應由主辦機關加蓋印章，聯合下行的公文，發文機關都應加蓋印章，但主辦機關排在最前面。

上行文要審核其簽發人、會籤人姓名是否註明，“請示”公文中是否在附註處註明了聯繫人的姓名和電話。

公文標題的審核，主要看它是否準確簡要地概括了公文的主要內容，正確地標明瞭公文的種類。

公文附件的審核，主要看名稱及其順序與所附原件及其順序是否一一對應。

公文主題詞的審核，主要看主題詞目的含義是否明確，主題詞的排列是否規範，主題詞標引要努力做到正確規範。

主送機關與抄送機關的審核，要注意兩者在行文中的主次地位，不可混淆，也不可重複標註。

密級、緊急程度、發文日期等的審核，主要看是否恰當和準確。

以上簡述的八個審核點，前四點側重內容方面，第五點和第六點側重文理的修改，第七點和第八點側重形式的完善。儘管不能窮盡公文審核的全部，但如果依此審核，會給公文質量的提高和公文順利運作帶來益處。