銷售助理崗位職責説明書

銷售助理工作職責

對於一個公司來講，銷售助理的工作是銷售人員內外交流的橋樑，是客户聯繫的紐帶，起着舉足輕重的作用，因此銷售部門所有工作都要經過雙人或多人複核制，確保萬無一失。

1 與外勤的聯繫

1.1 每週工作小結的收集並整理，及時上報領導(各辦事處每週一10：30之前以傳真或e-mail形式將小結傳至公司)

1.2 外勤費用的申請、借款、核銷事宜

依據公司營銷管理制度準確有效開展業務人員銷售費用的會計核算、管理、服務，如出差費用的結算、報銷、工資獎金的核算等工作。

1.3 外勤與公司的信息交流

1.3.1 公司對外勤指示的傳達(要及時、到位)

1.3.2 接受外勤工作中的信息，及時反饋給領導

1.3.3 月底負責各辦事處費用銷售明細表的核對

1.3.4 協助業務人員回款，提供應收帳款及其相關信息

1.3.5 按要求進行市場信息收集並提供信息簡報，以郵件方式報公司銷售經理

1.4 外勤所需資料的整理(雙人或多人複核)

1.4.1 日常材料(包括辦公用品、名片、彩頁等的準備)

1.4.2 商業開户首營公司資料、首營品種資料

1.4.3 協助銷售人員編寫商務文檔，編制投標文件、各地物價備案材料

2 對寄件、發貨、開票、商業夥伴等的管理

2.1 文件、材料、樣品、彩頁…等(雙人或多人複核)

2.1.1 寄出材料的登記、查收、核實

2.1.2 樣品領用、發放的登記

2.1.3 寄出方式的選擇

2.2 商業公司的材料的登記、歸檔(證照、gsp證書、開票信息)

2.2.1 對各商業公司，上官方網站進行核實(國家食品藥品監督管理局)。

2.2.2 接、發、處理、保管一切商務來電來函及文件。對客户反饋的意見進行及時傳遞、處理。建立客户檔案，並定期進行回訪。

2.3 購銷合同的存檔、登記

對合同執行情況進行跟蹤、督促，建立每個合同的《合同履行一覽表》，編制每個月、季、年度合同履行情況的統計表。將結果報銷售部經理、總經理，及通報給銷售工程師。根據需要，合同執行情況可反饋給顧客。

2.4 發貨(雙人或多人複核)

2.4.1 發貨申請後，填寫發貨指令單(發貨申請以傳真、郵件、電話等形式)

2.4.2 發貨前需確認發貨合同或協議，對方資質備案，記錄供貨金額

2.4.3 發貨時確認隨貨附同批廠檢報告(出庫單、合同等)

2.4.4 確認發貨方式的選擇，發貨時限的選擇，以及貨物的跟蹤

2.4.5 領導簽字後，由發貨員送至倉庫主管發貨並登記、記錄、查收

2.4.6 根據公司的營銷政策建立核算總帳及明細帳目，按時登記明細帳目

2.5 開票(雙人或多人複核)

2.5.1 開票申請後，填寫開票申請單(開票申請以傳真、郵件、電話等形式)

2.5.2 開票前需確認開票品種、單價及數量，對方資質、開票信息等

2.5.3 發票開好後，登記發票面值、開票公司名稱、品種、發票代號，以及申請人和收件人

2.5.4 雙人複核發票後，將其寄出(發票要單獨寄出，或附上出庫單、合同等，發票不能隨貨同行)

2.6 月底協助財務部核對銷售清單合同及發貨情況，確保市場部和財務的統一

2.7 對所發貨物、樣品、資料等注意定時查件

2.8 助理人員出差

助理人員也需要定期出差，定期拜訪客户。出差前需將部門內部的工作落實下來，且要到位，出差期間電話開通，便於聯繫。內勤人員的出差費用和補貼按公司規定執行。

3 銷售部內部管理

3.1 對日常材料的複印、蓋章等的工作

3.1.1 及時複印好日常所需資料，包括公司資質資料、品種資料等。

3.1.2 掌握和使用印章並審核，記錄和傳達重要電話內容，負責收發各類電報、信函，以及書面或電話形式通知的行政會議。

3.2 彩頁、名片印製，快遞費用結算等的工作(包括向公司財務借備用金，月底結算)

3.3 公司對外業務的交流(包括選擇公司業務合作伙伴)

負責制定銷售計劃以及銷售計劃的督促、落實;負責商業客户業務往來和登記管理，負責商業客户檔案的建立和保管，負責各類政策文件、銷售合同、數據資料的保管;以及一些物流公司的篩選。

3.4 每日公司郵箱、公司qq、醫藥招商網站的管理和維護

3.4.1 每天登陸公司郵箱，及時查收公司郵件和整理郵箱

3.4.2 qq在線，及時在線溝通、回覆

3.4.3招商網站的維護

目前我公司免費註冊的招商網站已有20個，我們需要對網站中的信息進行及時的更新。同時定期對其中的產品進行升級維護，使產品能夠儘量顯示在首頁，有利於代理商查看到我公司的產品。

3.5 組織內勤定期開部門會議，總結工作，並做好記錄

3.6 協助準備各項材料

4 對外招商

4.1 各地廣告的發佈(網絡、媒體、期刊、報紙等)

認真做好有關後勤的宣傳工作，做好攝影、拍照及有關資料的收集、保存歸檔，及時宣傳報道後勤動態。

在一些醫藥招商論壇上，我們可以免費發佈自己的招商廣告，並進行及時跟蹤;同時我們可以加入各個地區的招商羣，定時發佈一些招商信息。

4.2 負責招商信息的代理、回饋、聯繫

負責重點客户的拜訪、服務工作，通過拜訪、隨訪及時瞭解政策法規和市場動態，及時反饋，為公司制訂銷售策略提供信息。

4.3 對招商合同的定製(與辦事處主任對分包銷售合同的制定)

4.4 電子商務

定期整理、彙總各地區代理商所做品種的醫院;對於每個月的新增客户進行及時更新彙總。

4.4.1 在網上查找代理商信息

充分利用中國醫藥營銷聯盟和易藥論壇中有大量免費的信息。通過不斷篩選代理商信息，查找到我們所需要的、有價值的信息。同時，我們還需要在不同網站上不斷查找更多、更好的免費代理商信息。

4.4.2 主動短信和電話招商

通過代理商信息的彙總，在短信平台上發短信宣傳公司產品;代理商可以根據品種或地區進行分類，主動與代理商聯繫;並定期電話回訪;同時加強產品的學術支持，給代理商提供強大的產品信息服務