企業會議籌劃的關鍵與細節

企業會議的策劃執行方式很多，可以由策劃公司來做，也可以獨自策劃舉辦，還可以是企業與策劃公司聯合策劃召開。現在，很多有實力的公司都把會議的策劃受權於策劃公司，企業本身並不參與。但對於實力不足的公司來説，自己動腦策劃一個會議，也不失為一個經濟實用的明智之舉。

策劃人明確職責與任務

一個成功的會議，離不開一個優秀的會議策劃人。策劃人要明確自己的工作職責——作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者的多面性與綜合素質：善於與人共事、善於注意小節、善於解決問題、善於與人協商、能夠管理會議財務事宜、能夠安排恰到好處的菜單、能妥善接待貴賓和外國客人、熟知各種禮儀、行事果斷、執着。另外，策劃人要十二分地明確自己的策劃任務——制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要並達到會議確定的目標、制定會議議程、瞭解可供使用的場所和設施情況、選擇或提議合適的場所、檢查並比較各項設施、安排交通事宜、協調會務工作人員的活動、制定可行預算或按既定預算安排有關工作、確定各項工作的時間安排、視察選定的場所和設施、與各有關方面進行接洽（旅行社等）、同會議發言人和各位貴賓進行聯繫。作為企業最高管理者，在選擇策劃人時，可依據以上標準作為參考。

明確會議節點

做會前，要先明確會議活動中的關鍵節點。

1．明確會議類型會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境。明確會議類型是策劃併成功召開會議的前提。召開會議是要達到一定的目的和目標的，因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。比如開商務會議，一定要精心籌備，確定相應的與會人員及重要嘉賓；選擇召開會議的最佳時間及最佳地點；制定商務會議議程等。議程應明確會議的有效目標並選擇最佳的會議議程安排。

2．確定籌劃及執行會議的團隊在一個公司裏，從祕書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表着主辦單位或公司的工作水平。

3．有效溝通在籌劃一個會議時，籌劃者最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，在雙方的意見達成一致後，籌劃者就可以做下一步的會議籌劃了。

落實細節是關鍵

真正操作好一個會議，從籌劃開始，到具體操作並落實每一個細節，其過程相當辛苦和複雜多變。如果是在主辦單位所在地舉辦會議，因為各方面關係熟一些，可能操作起來會比較順利，如果是在外地舉辦會議，那麼會議操作的難度會提高，很多因素是辦會者預先無法預料和控制的。如：1．工作量大、涉及面廣、事無鉅細、親歷親為。會議執行人員需耗費大量體力和腦力；2．由於會議形式多樣，不是每一個會議執行人員都經驗豐富，需要相關人士的指點；3．由於要與不少相關單位（酒店、機場、餐廳、廣告、印刷廠商、車隊等）發生聯繫，就某一問題進行談判，達成利益合作，勢必牽扯到付款問題。這樣會產生多頭付款現象，對財務操作帶來不便。諸如此類的問題，會有很多。

因此，在舉辦會議前，策劃者應該具體明確以下要點：

預計召開會議的日期、會議預計召開的週期、計劃召開會議的地點、明確會議形式或會議召開程序、需要場地的大小與類型、到會人數的多少、會議預算是多少、計劃選用的酒店和設施的級別、為參會者提供的房間標準的詳細列表、製作會議邀請函的責任人、會議相關資料的打印負責人、確定會議的發言人（特別是重要發言人）、會議需要的視聽設備的級別、需要的食品、飲料由主辦方提供還是餐廳負責、酒會、招待會的次數、與會者的參會條件及優惠措施、是否為與會者安排一些特別活動等等。

細化預算

在這些要點中，有一點最關鍵，那就是會議預算。會議預算是有規律的，也是有方法可循的。

1．制定財務目標財務目標必須與公司和項目的總目標相一致。有時候，項目目標是信譽目標而不是贏利目標。（如：年終慶祝大會可能是為了增強公司在員工心目中的良好信譽和感謝他們在這一年創造了良好佳績。該活動的開支最有可能全部由某個部門來負擔，根本不是期望從中賺錢或是壓縮開支。）另外，項目的核心財務目標是為了贏利。（如：面向公眾的培訓班和展覽會，必須賺到錢。）

2．制定預算預算是協助策劃者實現財務目標的一個工具。預算中的費用有兩類——a：固定費用。它不隨着活動的參加人數而變動，即使實際收益少於預期收益時，固定費用也不變。項目的市場營銷費是一種固定費用。在策劃會議過程中，同各方面談判協商時，必須考慮自己所編制的費用預算。在合同即將簽訂時，問問自己留了多大餘地應付因天氣或其他因素而產生的出席人數的變化情況。確保任何談妥的定金或違約費在需要支付時能提供這筆錢；b可變費用。它是根據出席人數或其他因素的變動而變動的。如餐飲費用，屬可變費用。