如何做個合格的祕書

做祕書難，做女祕書更難。怎樣才能左右逢源，做個人見人愛的女祕書呢?

一、一個合格祕書的個人素質至少要具備三個條件：

1、語言表達能力。

熟練本國語言的口頭表達與書面表達能力。這其中包含一個速記能力。沒有對本國語言的熟練運用，速記是做不好的。當然你用電腦記錄也是一樣的。打字速度快也是一種速記能力。總之，各種會議要完整記錄，領導口述工作也需要準確記錄。

有一定的外國語基礎。因為全球經濟一體化之後，中文夾雜外文的文章與宣傳資料太多了。

2、人際關係處理能力

總經理由於日理萬機的緣故，很多溝通協調或跟進的事務工作，都會交給祕書辦理。傳達指令或瞭解工作進度，會成為祕書的主要工作。如果你沒有一定的人際關係處理能力，完全以命令或傳令兵的口吻對待溝通對象，多半會吃虧。你溝通的對象在企業多數都比你職位高、資格老，沒有對他們的尊敬，你就會寸步難行。

當然，總經理祕書由於頭上的光環，在向下溝通時會受到人們的尊敬，如果你把人們對這個職務的尊重當作對你個人的肯定，久而久之，你會上當受騙。人們對你敬而遠之，你不能獲得準確信息。假如你再狐假虎威，離你被冷落或貶謫的時機也就不遠了。

人際關係處理能力往簡單裏説，就是通過尊重溝通對象獲得你想要的信息或資源。

總經理祕書帽子大、實權小，放低身段，虛心學習，你的工作就能做到輕而易舉，否則，就會四面樹敵。

3、較強的心理承受能力

當你傳遞的信息造成溝通對象的心理壓力或利益損失時，比如處罰決定、額外任務等等，對方會把對這個決定的不滿發泄到你頭上。如果你不明就裏，伸出腦袋挨磚，那你就傻了。這種情況下，你要做的是笑容滿面、洗耳恭聽，等他説完。你只需要再補充一句：“我傳達的內容您都聽明白了。有什麼不滿，我想您親自和總經理談談，一定能得到圓滿解決。我勸您也別生氣，雖然工作是公司的，但畢竟身體還是自己的。您多保重，再見。”

有時候，你也可能要承受來自總經理的誤解和斥責。不要當面頂撞，雨過自然天晴。等總經理心平氣和了，你再解釋，誤會一定會冰消瓦解。

因此，沒有一定的心理承受能力，祕書這碗飯你最好別端。

二、一個合格祕書的職業準備也要做到三條：

1、對你所在行業有一個基本的瞭解。

畢業於什麼院校、學過什麼專業都不重要。對本行業的瞭解是你做好祕書工作的首要條件。瞭解這個行業，瞭解這個行業的專用俗語，瞭解這個行業的基本規則，是你做好工作的基礎。否則，與人交流，你會感到困難重重。

2、對本企業歷史與現狀的全面瞭解。

換個説法，就是了解本企業的企業文化。瞭解本企業的價值觀、行事方式、人文典故、發展演變進程，有助於在新制度、新政策出台時，你能準確判斷員工反映，有助於你在向總經理建言獻策時，掌握同類事情的處理尺度。

3、對本企業運行流程的全面掌握。

對本企業運行流程的全面掌握包含對生產型企業工藝流程的一般瞭解。沒有對本企業生產工藝流程的瞭解，你會説外行話，或者討論生產管理時，你做不了記錄。對企業運行流程的全面把握，是你跟蹤企業例會記錄或落實總經理交辦事項的路線圖。不瞭解企業的運行流程，開展工作就無從下手。

如何瞭解和掌握企業生產工藝與運行流程?我認為沒有捷徑可走，只有到各個工序實習，到各個部門請教才行。如果坐在辦公室看資料、翻文件，是永遠不能做到全面掌握的。

一個新職員剛到企業要實習，一個祕書新上任，也要實習。

三、一個合格祕書還應該具備例外事務的應對處理能力：

任何企業制度再齊全、流程再完善，都會碰到沒有文字規定的例外事務。特別是在後危機時代，企業經營環境發生了顯著變化，行業競爭加劇，企業內外矛盾也有隨時爆發的可能。大凡有制度、流程規範的事務，企業各單位部門都會自己處理、自己過濾或消化了。往往產生新情況、新問題、新矛盾才會上報給總經理，而更多時候都會都會通過祕書轉達。

當祕書接到新情況、新問題的報告，有時甚至是突發事件的報告時，你的敏鋭判斷和處變不驚的能力就顯得尤其重要。如果驚慌失措，你就可能遺漏重要細節。當總經理不在時，你還得在短時間內自己作出判定：這件事應該轉告哪位企業領導、或報告哪個部門(主要指政府部門)。特別是你單獨應對突發事件時，對你個人的判斷能力、心理承受能力、應變能力將是一次嚴重考驗。過得了這一關，你就前途無量;過不了這一關，你就趕緊轉行。

能做好總經理祕書，再歷練幾年，等你人生經歷豐富、行業經歷豐富時，你也一樣可以成為一個合格的總經理。

萬丈高樓平地起，如果想在職業經理人道路上發展，做好祕書工作是第一步，並且是很重要的一步。有句老話説“多年的媳婦熬成婆”，祕書有時可能就是受氣包，經受住考驗，你也能走得更高。中國現代史上再大的領導都是從祕書開始的。祝各位年輕的祕書們既安於現狀，又不甘於現狀。