公司會議安排細則

（一）會議分工

會議應視情況明確設定祕書組、會務組、後勤醫療組、保衞組等工作組，重要會議可設專職服務員，並請後勤、保衞等人員做好治安、救護、餐衞等項工作。

1、祕書組

其主要任務是負責會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，並協助會務組做好相應工作。

2、會務組

其主要任務是負責會議會務工作，包括：（1）下達會議通知；（2）負責報道登記，發放入場證件、紀念品和會議相關材料等；（3）迎送、接待主講人，負責食宿安排；（4）支付各類費用；（5）財務結算。

3、保衞組組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時協助會務組做好相應工作。

4、後勤醫療組：做好會議期間人員的應急醫療工作。

在整體運作過程中祕書組、會務組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證會議順利進行。

（二）會議通知

1、通知應簡明準確，主要包括會議內容、參會人員範圍、時間、會期、開會和報到地點、是否需要報名單、聯繫人及電話等。

2、通知發出後，應即落實有關負責人是否收到，並統計好參會人數。若需報名單，則要注意統計姓名、性別、職務等項。

3、大型會議應當印製會議指南。內容包括參會人員及會務人員的姓名、單位、職務、房間號和就餐時間、地點以及其他注意事項等內容。（會議秩序冊應在參會人員報到時發放）

4、需分組座談的，應指定座談地點、召集人等。

（三）會議材料準備

1、會議材料準備包括領導講話、主持詞、典型發言、會議議程等。應注意材料的數量、篇幅與會議時間安排一致。會議材料均應經相關領導閲知，會前送交講話者本人。

2、會務人員應對材料的印刷、裝訂把好關，應注意是否齊全。如有可能，會務人員應與相關處室逐頁核對。主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應儘量滿足其要求。

（四）會場佈置

會場佈置應包括以下各項：落實會場場地、會標懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設備、飲水器具、主席台和會議桌上物品擺放、座次排列、空調設備及安全出入等。（要做好後備電源、擴音設備及值班電工等應急安排）

1、會場佈置形式

會場佈置形式可根據會議的內容、發言人及參會人員數量而定。會議內容主要為傳達文件，而發言人數量較少、參會人數又較多時，宜採取分排式就座。座談或聽取彙報的會議，宜採取圓桌式就座。

2、座次排列

座位的順序一般以座位的面向為準，先中間，後左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員排序均有嚴格要求。一般規律應是：

（1）職能部門對排名有詳細規定的，以其排列的順序為準。

（2）同等職位的，按任實職時間為先；不在職的同志，根據場合酌情排列。

（3）上級來人蔘加會議時，應根據來人的身份及在整個會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。

3、席籤

席籤是與會人員身份的標誌。既充分體現對該座人員的尊重，同時有清點人數的作用。座籤一般應當用淺紅色紙、黑字書寫。應寫清該座位人員的姓名（核實無誤）或單位名稱。

4、會場環境。

根據不同類型的會議酌情佈置會標、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴、肅穆、熱烈等不同風格的會場氣氛。還應留意會場是否具有安全出入之通道。

5、燈光音響

燈光的亮度要適宜，台上光線一般要比台下亮一些。晚上開會要做好停電的應急準備工作。

音響是保證會議開好的重要手段。話筒的數量應根據會場座位的擺放及發言人的多少而定。音響及話筒應逐一調試，必要時要請音響人員專司此責。

6、空調、通風設備

適宜的温度及清新的空氣是確保會議成功的重要因素，會務人員應在開會之前調節好氣温。夏季室內氣温高時，應考慮準備摺扇等物品。

7、桌上擺放物品

主席台擺放的會議材料，必須由會務人員對其是否齊全、頁碼、印刷及裝訂質量等逐一檢查。（必要時準備了記錄用筆及筆記本等）

準備好茶水、礦泉水等物品。如會場空間小，可使用飲水機。會場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會議規格高，參會人員較少，應由工作人員負責倒水。

（五）新聞報道

由宣教部門準備好錄音、攝像、攝影設備，及時進行會議精神傳達。（如有必要應事先聯繫新聞單位，並安排好記者的接送工作）

（六）車輛及食宿安排

如需參觀，應指定車輛負責人，準備好車輛，並請參觀人員按編號乘車。

若無會議指南，可將食宿安排表提前交給會議主持人，在休會前告知參會人員。

（七）其他事項

1、會務人員要做好會議紀律宣讀及其他事項的諮詢、提醒等工作。

2、還應做好參會人員報到或簽到工作，並分發會議材料。

3、會務人員應根據簽到情況掌握到會人數，並及時聯繫未到會人員，查明遲到或缺席的原因，將有關情況報告相關領

4、會務人員應引導主席台人員或重要領導同志就座，並注意瞭解參會領導是否帶齊講話稿等物品。

5、應注意參會人員的就座情況，會場前排儘量不要空座。

6、視情況統一會務工作人員着裝。

二、會間組織與服務階段

1.會務人員提前1小時到達會場，反覆檢查會場準備情況。

2.搞好會議簽到、材料分發。

3.落實主席台領導、發言人是否到齊。

會務人員應做好主持人或發言人不能到會的準備。主持人不能到會，可由合適的同志代為主持；發言人不能到會，可視情況尋找替代人或取消其發言。

4、按預定方案組織與會人員由前向後依次就座。

5、維持好會場秩序。會議前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；會間關閉手機或調到振動，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務工作。

7、會務人員須隨時觀察並領會主席台領導的示意，做好臨時安排的各項工作。

8、由祕書組做好錄音、攝影、攝像及會議記錄等工作。

9、如有必要，為與會人員預定車票、機票等。

三、會後

1、會議結束後，要檢查會場，帶回剩餘材料、席籤等物品。

2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。會議若需形成會議紀要印發的，組織單位要擬好文稿，送公司辦按公文處理辦法印發。

4、為嚴肅會議紀會風，對會議遲到、無故不參加會議的單位與會人員進行通報。

5、做好會議報道工作。