會議的安排方式和座次安排大綱

（一)安排方式：這裏有幾種方法來處理會議的團體住宿，最簡單的方法是由與會者自己安排宿，但是更有效和考慮經濟利益來説最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會產生下列問題:

1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。

2．與會者可能拿不到優惠價格，因為個人無法有講價的能力。

3．會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。

(二)住宿程序：一旦預訂的房間決定後，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：

1．告訴飯店所有與會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。

2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。

3．經由專業會議服務公司代為處理。

4．經由主辦單位的住宿組人員負責。

(三)預定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作説明。

訂房卡：如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房。

這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印製，在印製前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望註明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以註明有任何税金或服務費。

另外還有一點也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵與會者儘早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。

住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，並告訴飯店收款方式，內容包括：

1．註明房間服務費和税金由個人或是邀請單位支付。

2．註明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。

3．房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權負責。

4．要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對後再分別寄給他們。

一旦房數被確定後，住宿局／觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然後再由主辦單位與飯店業務代表談房價。

如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助於你房價的講價，同時提出一些與會者可能會問的問題，請飯店人員答覆，同時也可以瞭解飯店預訂作業和前台服務情形。

特別預訂：有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，並給予特別處理，例如：總計預訂400間，40間為vips(貴賓)使用，其餘360間為與會代表，使用特別預訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。

詳細與飯店業務代表討論細節，並訴諸文字，彼此要了解：

1．特別預訂多少房間，什麼類別和房價。

2．預訂的作業程序。

3．什麼時限內未使用的房間轉到一般預約中。

在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或註明特別截止日，對於貴賓(vips)則註明不同身分並由你自己處理他們的住宿安排。

工作人員房間預訂和免費房間：在一般與會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。

一般來説工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業務人員，包括名字和地址、職稱或註明他(她)在會議中的工作角色、需要什麼類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優惠價格，來降低主辦單位的成本。

最好註明他們的身分，因為飯店經常根據你這份住房表提供貴賓(逮vips)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你核對無誤後再寄給貴賓或工作人員。

(四)住宿表格的內容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印製，但準備表格前先確認有關作業原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。

雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：

1．主辦單位名稱。

2．會議名稱。

3．會議日期。

4．會議地點。

5．收件截止日期。

6．確認函回信地址。

7．各飯店的房價。

8．税金明細。

9．飯店的地理位置圖。

10．註明項目：

(1)選擇飯店偏好。

(2)哪種類型房間。

(3)訂房人名字。

(4)抵達日期時間。

(5)離開日期。

11．註明訂金支付。

12．註明有關取消和更改處理方法。

13．註明什麼時候由誰寄發確認函。

14．註明接受或不接受電話詢問和預訂。

15．如果接受信用卡註明哪種信用卡、號碼、到期日和簽字。

16．填寫名字、地址、電話以便寄確認函。

17．為了避免誤解，如果在表格中沒有註明房間類型時，最好提供住宿資料。

(1)單人房：一個人住，一張牀。

(2)二人房：兩個人住，一張牀。

(3)雙人房：兩個人住，二張牀。

(五)作業程序：基本上住宿安排是相當複雜與耗時間的工作，記錄有關各類房間的存量，回答各種問題，解決個人住宿問題以及將住房報告轉給飯店與會議籌辦人，所有作業程序務必儘量快速與準確。最好去拜訪飯店，熟悉他們的作業程序，例如如何處理截止日以後的住房預訂。

場地視察：如果決定自行處理住宿，則工作人員一定要對於使用飯店的設備特別瞭解，要帶領負責住宿的工作人員到飯店，由各飯店業務人員一一介紹，以便到時候回答與會者的問題。

確認：通知與會者收到他們的住宿表格和確認他們的房間，有些主辦單位並不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發確認函。最好收到住宿資料時立即寄發收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發確認函。

經常從會議籌辦人那裏聽到的抱怨是為什麼一段時間還沒有收到確認。這時候與會者已經打長途電話到主辦單位詢問或者已打電話到他第一選擇的飯店去查詢，也可能他第一選擇的飯店沒分配到，與會者會接二連三打電話詢問他房間分配的情形，因此回函通知或儘快確認房間可減少長途電話的催詢。另外如果你能儘速處理也可以減少詢問的電話，為了減少不必要的電話，最好註明在收到住宿表格後多少天內回覆。

住宿報告：所謂住宿報告是在一段時間內各飯店訂房情形的摘要，在報告中顯示總計預訂多少間飯店、每個飯店多少房間、多少間房間已經被訂、還有多少間沒有被訂、多久才提供一次住宿報告。所提供的名單可按照與會者名字、國家、單位、到達日期或地理位置排列。大會結束後，會議籌辦入應會提供一份完整的各飯店住宿報告，也可要求各飯店提供他們的住宿報告相互對照，看看有多少人臨時取消和no-show以及有哪些人最後才直接向完成房間預訂一旦決定了使用的飯店，飯店訂房表格和住宿作業單會寄給各飯店。

飯店的合約書中詳細記載了價格和房間類型，為了使作業有效率，飯店給的價格要確定，而不是在某個價格範圍之間。

很多飯店不熟悉主辦單位住宿委員會作業方式，因此附上詳細説明給飯店，這樣飯店就能知道，所有訂房和取消還是要轉回來。取消訂房可以重新分配，儘量使訂房保持原來預訂的。只有住宿委員會有權接受訂房，如果飯店也接受訂房會造成重複現象，這是會議籌辦人的麻煩。

(六)住宿服務：大型國際會議參加人數高達上千人甚至於有上萬人的會議，預訂房間是相當耗時又耗人力的工作，在國外有住宿局(housingbureau)協助，住宿局通常在會議局下面，專門提供國外與會者住宿方面協助，由於屬於政府機構，因此可提供免費服務，但不是每個國家都有住宿局。有些國家有住宿服務公司，可提供住宿服務，但要支付服務費。如果沒有以上兩種服務，主辦單位必須自行成立住宿委員會來處理國外與會代表住宿事宜，以下分別針對這三種服務內容做説明。

住宿局：通常大型會議才會使用住宿局的服務，有些國家沒有住宿局，但是也有當地觀光局可提供這項服務，而這項服務也通常免費，會議局提供這項服務的前提是至少要使用某一定數量的飯店。例如，至少使用3間飯店和3000間房間。而少於這個數目建議你使用住宿卡直接由飯店負責。但是仍然有例外情況，觀光局會同意負責住宿方面事項。首先你要提供下列資料：

1．過去訂房數量(實際房間數與預定房間數)。

2．預期需要多少間房間。

3．抵達與離開的情形。

4．成本考慮(與會者對預算的考慮)。

5．對位置的偏好(大部分飯店與會場彼此在步行範圍內)。

6．如果現在的與會者有不同於以前的偏好時，告訴觀光局。

注：台灣沒有住宿局，而觀光局也因為人力有限，無法提供上項服務。

住宿服務公司：在國外有一些公司提供住宿服務，大部分是旅行業者，他們將機票、飯店住宿變成一個travelpecdage；但是也有一些公司專門提供住宿服務並不牽涉旅遊。但是這種服務公司是要收費的。

基本服務內容：處理住宿卡(表格)、確認函、報表，有些公司可安排會後住宿，這通常不包含在訂房報告，並提供人員在會議現場服務，以確定住房(check-in)與退房(check-out)順利進行。在台灣仍由主辦單位自行處理或交給會議籌辦人代為與各飯店接洽。

自行成立住宿委員會：以上兩種住宿服務比較適合大型國際會議，但是對中小型會議，仍然要提供國外與會者住宿服務，因此要自行成立住宿委員會。雖然如此，有些主辦單位對於大型國際會議仍然自行成立住宿委員會，為何如此?有幾個因素：全盤控制住宿程序，立即掌握各飯店住房情形，立即掌握免費房間數目，最重要的還是直接服務客户，如果會員中有任何問題或特別需求可以立即處理。