公司採購流程的管理制度（精選4篇）

公司採購流程的管理制度 篇1

一、制定目的及範圍

為進一步加強公司制度管理，健全企業採購制度，提高採購效率，明確崗位職責，降低採購成本，減少不必要的開支，保證採購工作的正常化、規範化，特制定本制度。

本制度涉及的採購類別包括：項目採購（材料採購、工程採購）、採購、零星採購、應急採購。

本制度涉及的採購物品包括：單價x萬元以下的工程設備、工程原料、實驗器材、實驗藥劑、化學藥劑、勞保用品、辦公用品以及應急事件、突發事件中需要採購的物品。

本制度中有權申購的部門包括：工程部、研發部、諮詢部、市場部、辦公室、財務部。

二、採購原則

1、採購公司經營中一項重要的工作，各級管理人員和採購經辦人必須高度重視。

2、採購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，並綜合考慮質量、價格因素，擇優選取。

3、各類物資均應向正規商家採購，原則上要求所有采購物資均應開具發票。

4、物資採購由需求部門負責採購、詢價及後期談判。

5、各部門應有專人負責採購事務，申購人與採購人不得為同一人。

三、採購流程

1、一般採購流程採購申請

採購之前，申購人應向倉庫詢問所需物資是否有庫存，以免重複採購。

採購之前，申購人依據所需物資的品名、規格、數量、需求日期及注意事項填寫“申購單”。其中工程項目採購應提交工程預算，按採購原則進行採購。

緊急採購時，由申購人在“申購單”上勾選“緊急”選項，以便各部門加快流轉，及時處理。

若撤銷採購，應立即通知採購人，以免造成浪費。申購：工程項目採購提交工程預算並經公司負責人批准後由申購人填寫“採購物資流轉單”，其他採購經本部門負責人批准後，由申購人填寫“採購物資流轉單”。詢價

各部門負責採購的人員分別詢價，提供三家以上供應商及價格，財務部提供歷史價格加以比對。

採購人詢價時應注意審查供應商的主體資格（經營狀態、是否按時年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等），要求供應商提供聯繫方式以便相關負責人核價。確定供應商後，應要求供應商提供證明主體資格的材料（企業提供營業執照副本複印件、個人提供身份證複印件）。同時，採購人應在“採購物資流轉單”上註明所採購物資的商品名稱、規格、型號等基本信息。

核價：採購人或相關負責人蔘考歷史價格對擬採購物資進行核價，填寫“採購物資流轉單”中的“核價結果、核價意見”。

審批：採購人將“採購物資流轉單”經逐級審批，報公司各級負責人審批後，方能進行採購。

採購實施與驗收入庫

“採購物資流轉單”經各級負責人審批簽字且經財務部備案後，由採購人辦理借支採購金額或通知財務辦進貨款手續。

採購人按照核准的“採購物資流轉單”向供應商訂貨，並以電話、傳真等方式確定交貨日期或到市場採購。對於需要訂立買賣合同進行採購的物資，應同時按公司合同審批程序進行流轉。

所有采購物資到貨後，由採購人、申購人、入庫人協同，按照預定的採購質量標準及數量進行驗收，並辦理入庫手續。如因需立即使用不能及時入庫，應先由申購人、採購人驗收，在緊急情況解除後，及時辦理入庫手續。如採購物資質量、數量不符合要求，應及時保存證據，與供應商協調退換貨事宜。採購人、入庫人驗收完畢後，應出具證明驗收合格的單據，交予財務部備案。

所有采購物資原則上要求貨票同行，採購人應在貨到後1個月內辦理報銷手續，因超過報銷時間財務部門不受理報銷的，責任由採購人承擔。

採購物資不論金額大小，一律由採購人簽字，財務部負責人審核，報公司總負責人核准簽字後方可報銷。採購人應將供應商的送貨單及我公司開具的入庫單、物資採購流轉單、收款收據等單據交予財務部方可結款或開具支票。

2、特殊採購流程

集中計劃採購：凡屬日常辦公用品必須集中購買的，各部門應在每月25日前將審批通過的“採購物資流轉單”交至辦公室，由辦公室在月底統一購買。

零星採購

零星採購是指偶然發生的、所採購物資低於x元的採購（如因公司接待、聚會需要進行的採購，場地調查、工程施工過程中因缺少配件、材料而臨時進行的採購等），具有臨時性、偶發性、金額低的特點。

各部門人員需要進行零星採購的，應首先以電話的方式徵求本部門負責人，徵得負責人同意後，堅持“必需、質量、價格”的原則進行採購。

採購人應選擇可靠的供應商進行採購，採購時應購買注有品名、商標、製造廠商、保質期等基本信息的合格商品。所購物資原則上要求供應商開具發票，應供應商原因不能開具發票的，應要求開具收款收據。

零星採購原則上由採購人先行墊資採購。採購人完成採購後，應填寫“物資採購流轉單”，按照一般採購程序完成流轉後，將“物資採購流轉單”、發票或收款收據交予財務，由財務進行報銷，財務應在所有材料提交後x日內將採購人墊付金額退還採購人。零星採購採購人應對所採購物資的質量負責，若所採購物資發生質量問題，由採購人與供應商協商退換貨事宜。

因場地調查、施工等工程需要而進行的零星採購，應在完成採購後納入工程預算。因其他原因發生的零星採購，需要入庫的，應在採購完成後補辦入庫手續，由倉庫管理人員開具入庫單，將入庫單交予財務部方可報銷。應急採購

應急採購是指公司因應急處置需要，而臨時進行的採購。應急採購由公司應急處置小組進行。

在接到應急處置任務後，應急處置小組負責人發現需要緊急購買材料、設備的，應先向倉庫管理人員詢問，確定沒有所需材料、設備後，向上一級負責人彙報，得到上一級負責人同意後方可進行採購。

應急採購無需進行三方詢價，應以最便捷的方式進行採購，兼顧價格和質量。

應急採購結束後，應急處置小組負責人應編制應補填“採購物資流轉單”，按照一般採購流程進行流轉。剩餘物資要補辦入庫手續，取得入庫單。若應急採購無法開具發票或收款收據的，應急處置小組負責人應作書面説明，列明應急採購物資來源、價格等信息，報上一級負責人審批、簽字。

應急採購原則上由應急處置小組負責人墊付。採購完成後，應在x日內將“採購物資流轉單”、入庫單、發票、收款收據（説明）交予財務部審核，財務部在所有材料提交後x日內將墊付金額退還墊資人。

採購

採購是指因部門生產需要，需定期進行的採購。

需進行採購的部門，應編制需求預算，逐級申報審批後，交予財務部審核、備案。

需求預算批准後，各部門採購人應從優秀供應商名錄中選取三家進行詢價，要求供應商提供蓋有公司公章的報價單。需要進行招標的，按照相關程序進行招標。

採購人詢價後，填寫“採購物資流轉單”，逐級審批後，交予財務部備案。

“採購物資流轉單”獲批准後，採購人應與選定的供應商訂立合同，確定價格及付款方式。合同應按公司合同審批程序流轉。財務部按合同的約定支付價款。

採購進行過程中，採購人應注意市場價格的變化，若供應商供貨價格明顯高於市場價格，應及時與其協商，協商不成的'，終止履行合同。

應採購需要訂立的合同，應為不固定總價合同，按季度或按進行結算。

四、備案

1、採購結束後，採購人應將採購單、採購物資流轉單、入庫單、發票或收款收據等材料複印兩份，原件交予財務部審核、付款，一份複印件留存本部門，一份複印件連同供應商主體證明材料、聯繫方式交予公司法務保管。

2、法務人員接受採購相關材料時應要求採購人填寫材料接受清單，按照採購所屬項目進行歸檔，以便日後查詢。

五、採購紀律

1、採購人職責

建立供應商資料與價格記錄檔案。做好市場行情的經常性調查。詢價、比價、議價及訂購作業。

所購物資的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。做好平時的採購記錄及對賬工作。

2、採購人行為規範

採購人員應嚴格按照本制度進行採購作業，採購完成後及時進行備案並確保備案材料真實、齊全。

若採購人員違反本制度進行採購作業或沒有及時備案導致採購資料丟失或損毀的，第一次由分管負責人進行批評教育，若再發生類似事件，按嚴重程度給予採購人員降職、降薪、轉入試用期或予以辭退。

採購人員不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反本制度作出不適當行為的，給予辭退。給公司造成損失的，應賠償公司損失，情節嚴重涉及違法犯罪的，提交司法機關處理。

公司採購流程的管理制度 篇2

一、確定採購產品

前期市場業務部人員和客户溝通洽談後，將客户的需求反饋給市場策劃部人員，市場策劃部人員提交策劃方案給業務人員。業務人員根據策劃方案和客户最終確定採購產品及價位範圍。把採購產品要求給到商貿部主任。商貿部主任根據要求安排採購人員製作產品推薦表（PPT）。商貿部主任審核產品推薦表後發送給市場業務部人員。市場業務部人員將產品推薦表發送給客户確認，客户根據產品推薦表選擇將採購的產品。產品確定後，業務人員告知商貿部主任安排提供樣品，商貿部將要採購的產品樣品提供給業務人員以便和客户進行最終確認。

二、請購單

業務人員根據客户最終確定採購產品的種類、規格尺寸、數量、單位、單價、金額、預定交期、包裝等其他詳細信息填寫無整，清淅的申請表給到各相關部門領導申批，格式（附表！）申批完畢後交商貿部主任處安排下達採購計劃。

三、比價，議價

1·對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

2·對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

3·收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格；

4·重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等；

5·每個產品的需找多家廠商（至少10家以上）進行詢價，並做一份比價表（特殊或客人指定廠家/品牌除外）；

6·生產前或有現貨的發貨前需提供樣品，是否與客人所需的一致；

7·最終選擇1~2家符合條件的廠家列入合格供應商名冊。

四、簽訂採購合同

確定採購產品的.供應商後與之簽訂採購合同。採購合同按照公司統一格式簽訂。採購合同需要雙方經理簽字並蓋公章方有效，並要求廠商回籤（以傳真或掃描件形式）採購留底一份，並提供一份給到財務安排請款。做好相關採購記錄，以便跟進。

五、交期跟進

1·採購下單後24小時內需回覆給相關部門一個準確交貨期（生產週期+物流/快遞時間），並及時跟進，生產期間確認一次，發貨前2天再確認一次，以至達到產品能按期交回。

2·產品生產完畢並經過我司採購人員驗收合格後，安排供應商發貨並提供發貨照片。發貨後需要告知我司詳細的物流公司和運單號。發貨前需要支付款項的，需要提前向財務申請付款。發貨後客服人員需要隨時跟蹤貨物的運輸情況，如有逾期，提前告知採購人員。歡迎掃碼關注：採購師研習社，更多好文章與您分享！

六、驗收產品和轉運

供應商將產品發至我司後，採購人員根據之前提從的樣品進行檢驗核對，根據不同產品及不數量按比例進行抽查，合格填寫入庫單。如有缺貨或者破損等其它問題及時和供應商反饋解決並做好檢驗記錄。需要調換或者退貨的產品及時處理，客服人員需要填寫退換貨單。退換貨申請單需要提交財務和商務部主任各一份，商務部主任安排採購人員聯繫供應商退換貨。

如果貨物需要轉運至其他轉運地點，客服人員需要填寫出庫單。轉運需要選擇相對正規的物流公司，例如：申通快遞、圓通快遞等。轉出後需要將快遞單號登記後將留底單交至財務，快遞單的信息務必填寫完善無誤。發貨時需要隨貨附有發貨單，貨物到達各轉運地後，客服人員需要將客户簽收的發貨單交給採購人員一份。同時，轉出貨物後需要及時通知各地市負責人，轉運期間需要跟蹤貨物的運輸情況。

七、售後服務

客户接收貨物後，如果有丟失或者破損的情況，需要及時告知採購人員。如果客户需要補貨，客服告知商貿部主任，商貿部主任安排採購人員和供應商簽訂補貨合同，繼續發貨。如果客户需要退貨，客服和客户落實退貨產品和數量後，填寫退貨申請單交商貿部主任，經商貿部主任和財務審批後安排採購人員和供應商退貨、退款。如果客户需要換貨，客服人員填寫申請單後交至商貿部主任，商貿部主任安排採購人員和供應商換貨。

客服每星期做至少一次回訪，內容包括需要禮品的數量、使用情況和投訴情況，將統計數據交給採購人員。

公司採購流程的管理制度 篇3

為了提高公司採購效率、明確崗位職責、有效降低採購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規範物資採購流程，加強與各部門間的配合，採購流程管理制度。

一、請購及其規定

1.請購的定義

請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2.請購單的要素

完整的請購單應包括一下要素：

（1）請購的部門；

（2）請購物品所屬項目；

（3）請購的用途；

（4）請購的物品名；

（5）請購的物品數量；

（6）請購的物品規格；

（7）請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；

（8）請購的物品的需求時間；

（9）請購如有特殊需要請備註；

（10）請購單填寫人；

（11）請購部門主管；

（12）請購單審核人；

（13）採購副總審核；

（14）財務審核人；

（15）公司總經理。

3.請購單及其提報規定

（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批准後報採購部門；

（2）固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；

（3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資採購申請表）的格式填寫提報；

（4）日常零星採購按照公司印製的按照附表三（物資採購審批單）的格式填寫提報；

（5）請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份；

（6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一併提交；

（7）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。

（8）如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面説明。

（9）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。

4.公司物資請購單的提報部門

（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；

（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；

（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二、請購單的接收及分發規定

1、請購的接收要點

（1）採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

（2）接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則；

（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；

（4）對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2、請購單的分發規定

（1）對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

（2）對於緊急請購項目應優先處理；

（3）無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

（4）重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。

3、採購週期的規定

（1）單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購項目或預算在1萬元以下可市區採購的物資及產品的採購週期不應超過5天；

（2）單次採購金額預算在1萬元以上的項目比價採購，採購週期不應超過15天

（3）單次採購金額預算在20萬元以上的項目採購部自行招標採購，採購週期不應超過40天；

（4）單次採購金額預算在100萬元以上的項目可委託代理招標公司代理招標，採購週期不應超過60天；

（5）請購部門應按照以上（1）—（4）條中規定的時間提前提包請購單採購部如未能按時完成採購任務時應向公司領導説明原因；

（6）遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略；

三、詢價及其規定

1.詢價請應認真審閲請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

2.屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；

3.對於緊急請購項目應優先處理；

4.所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價；

5.對於請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；

6.遇到重要的物資、項目或預估單次採購金額大於10萬的採購情況，詢價前應先向公司相關領導彙報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批准方可詢價或發放標書；

7.詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

8.除固定資產外單次採購金額在1萬元以下項目可以自行採購；單次採購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標採購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次採購金額預算價格在20萬元以上的項目應由採購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次採購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委託第三方機構代理招標；

9.比價採購或招標採購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；

10.比價採購或招標採購應按照附表五（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；

11.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

四、比價、議價

1.對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

2.對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

3.收到供應單位第一次報價或進行開標後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格；

4.重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等；

5.參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。

五、比價、議價結果彙總

1.比價比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總；

2.比價、議價結果彙總應按照附表六（比價/招標彙總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；

3.如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

六、合同的簽訂及其規定。

1.合同

合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關係的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關係的協議。目前我們的採購工作主要涉及工礦產品買賣合同。

（1）合同正文應包含的要素

1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

2）採購物品/項目的名稱/、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；

3）包裝要求；

4）合同總額應含税，含運達公司的總價，特殊情況應註明；

5）付款方式；

6）工期；

7）質量保證期；

8）質量要求及規範；

9）違約責任和解決糾紛的辦法；

10）雙方的公司信息；

11）其他約定。

（2）合同簽訂及其規定

1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；

3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包採購時要求供貨方提供分項報價清單；

4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；

5）質保期一定要明確從什麼時候開始並應儘量要求廠商延長產品質保期；

6）詳細約定發票的提供時間及要求；

7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。

8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；

9）違約責任一定要詳細、具體；

10）比價/招標彙總表巡簽完畢後方可進行合同的簽訂工作；

11）合同簽定籤應按照附表七（合同審查批准單）的格式對合同初稿進行巡籤審查；

12）合同巡籤審查通過後應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；

13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

七、付款及合同執行

1.付款規定

（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司《修造船公司材料採購付款及報銷流程V1修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權限及管理制》中的相關規定執行；

（2）按照進度付款的採購項目必須確保質檢合格方可付款；

（3）按照貴司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢後提交財務部付款；

（4）財務部門在接到付款審批單後應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨週期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知採購部並彙報公司領導。

2.合同執行

（1）已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及公司領導；

（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保質保量，按時履約；

（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同；

七、報驗與入庫

1.報驗

（1）供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時的通知質檢部門進行驗收；

（2）對於不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行；

（3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；

（4）質檢部門在接到採購部報驗通知後應及時報驗，並出具報驗結果證明書，對於質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；

（5）用於公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢範圍之內。

2.入庫

（1）公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；

（2）合同標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；

（3）質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單後應將其作為暫存物資接受；

（4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，並及時出具入庫清單；

（5）外協加工件應按照原材料入庫；

（6）質檢合格後的固定資產及服務按照公司財務規定不入庫。

公司採購流程的管理制度 篇4

為了提高公司採購效率，明確崗位職責，有效降底採購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規範物質採購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。

一、申購及其規定

1、申購的定義

申購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子整個過程，請參照附圖一

2、申購單的要素

完整的申購單應包括以下內容。

2.1申購部門

2.2申購物品所屬項目

2.3申購的用途

2.4申購物品的品名

2.5申購物品的數量

2.6申購物品的規格

2.7申購物品需求時間

2.8申購物品的單位

2.9申購如有特殊需要填寫在備註一瀾

2.10申購填寫人及所在的部門

2.11申請部門主管審核

2.12公司總經理審核

3申購單及其提報規定

3.1申購單應按照要素填寫完整，清晰，由公司領導審核批准後報採購部門。

3.2如遇公司生產急需的物資，公司領導不在的情況下，可以電話或者其它形式請示，徵得同意後提報採購部門簽字確認手續後補上。

3.3申購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部

二、申購單的接收及分發規定

1.申購單位的接收要素

1.1採購部在接收申購單時應檢查申購單的填寫是否按照規定填寫完整，清晰，檢查申購單是否經過公司領導審批。

1.2接收申購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整不清晰不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則。

1.3通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。

1.4對於不符合規定和撤銷的申購單物資應及時通知申購部門

2.申購單的分發規定

2.1對於申購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理。

2.2對於緊急申購項目應優先處理。

2.3無法於申購部門需求日期辦妥的應通知申購部門

2.4重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。

3、採購週期的規定

3.1詢好價後在本市區採購的物資及產品的採購週期不應超過3天. 3.2詢好價後非本市區採購的物資及產品的採購週期不應超過7天

3.3採購部如未能按時完成採購任務時應向公司領導説明相關原因

3.4遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略

三、詢價及其規定

3.1詢價請認真審閲申購單的品名，規格，數理，名稱，單位，瞭解技術要求，遇到問題應及時與申購部門溝通。

3.2屬於相同類型或屬性近似的產品應該整理歸類集中採購

3.3對於緊急申購項目應優先處理

3.4所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中價機構詢價。

3.5採購所開發的供應商應具有一定資質和實力，具有提高或完成我公司所需物資和項目的能力

3.6在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

四、比價，議價

4.1對供應商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認. 4.2對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價的綜合條件更加突出。

4.3收到各供應商報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中的價格

4.4重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，通過進行實地考察，瞭解供應商的各方面實力。

4.5 參考目標或理想價格與各供應商進行價格及條件的進一步談判

五、比價，議價結果彙總

5.1比價，議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得周意後方可彙總。

5.2比價，議價結果未通過公司領導審核，應進行修改或重新處理。

六、合同的簽訂及其規定

1、合同

合同是當事人或當事雙方之間設立，變更，終於民事關係的協議，依法成立的合同，受法律保護，廣義合周指所有法律部門中確定權利，義務關係的協議

6.1.1合同正文應包含的要素

6.1.2合同名稱，合同編號，簽訂地點

6.1.3採購物品名稱，規格，數量，單價，總價及合同總額

6.1.4包裝要求

6.1.5合同總額應含税，含運達公司的總價，特殊情況應説明

6.1.6質量要求及規範

6.1.7要求交貨日期

6.1.8付款方式

6.1.9違約責任和解決糾紛的辦法。

6.1.10雙方公司信息

6.2合同簽訂及其規定

6.2.1如涉及到技術問題及公司機密的注意保密責任

6.2.2遇貨物訂購數量較多且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來現場協助清點

6.2.3質保期一定要明確從什麼時候開始並應儘量要求廠商延長產品的保期。

6.2.4詳細約定發票的提供時間及要求

6.2.5針對不同的合同約定不同的付款方式，如機器設備類合同一般應分先付30%貨款，貨到檢查OK後再付60%貨款，尾款10%在三個月內付清。

6.2.6與初交合作的供應商合作時，應少付預付或不付預付款

6.2.7違約責任一定要詳細具體

6.2.8合同簽定應按照附圖二的格式進行。

6.2.9合同審查後應由公司領導簽字加蓋合同公章方可生效。

6.2.10合同以傳真或其它形式給供應商後，要求供應商簽字蓋公司合同章回傳。

七、

1、付款及合同執行

7.1.1按照進度付款的採購項目必須確保質檢合格後方可付款

7.1.2按照供應商規定合同約定達到付款條件的合同進行付款操作

7.1.3填寫費用報銷單，該單審批簽字完畢後提交財務部，附圖三。

2、合同執行

7.2.1已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，採購部負責人進行監督，如出現問題採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知申購部門及公司領導。

7.2.2已簽訂的合同在執行期間應及時掌握合作單位對合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保質保量按時履行。

7.2.3合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同。

八、驗貨與入庫

1 、驗貨

8.1.1供應商已經履行完畢的合同採購部應及時通知品質部門進行驗收

8.1.2對於不同類型的合同物資驗收標準參照公司品質部的相關規定執行

8.1.3達到質檢部報驗條件的合同物資應在第一時間報請品質部門進行質檢與驗收。

8.1.4品質部在接到採購部報驗通知後應及時檢驗，並出具檢驗結果證明書，對於品質不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況品質部負主要責任

8.1.5用於公司生活和辦公的物資不在公司品質部的檢驗範圍之內。

2、入庫

8.2.1公司所有的生產材料，設備入庫前均應通知品質部門檢驗或驗收

8.2.2合同標的物在運達公司後採購部應及時通知申購部門及時按排卸貨與搬運

8.2.3品質部未及時檢驗的合同物資，倉庫在收到送貨清單後應將其作為暫存物資接受. 8.2.4品質部門已經檢驗的產品倉庫應及時入庫並出具入庫清單。