有限公司合同管理制度

一、目的和依據

為加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業合法權益，提高經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》和有關法律法規的規定，結合公司的實際情況，制定公司的合同管理制度。

二、適用範圍

合同管理制度適用於公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經濟組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同的管理。

三、合同管理原則

合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，層層把關，跟蹤監督，及時處理，切實維護企業合法權益的原則。

簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規、規章，參照有關政策。

四、檢查監督

合同管理部門應當定期或不定期組織對公司的合同管理工作進行檢查。

公司及其所屬單位的財務、審計、監察、合同管理部門有權對同級或下級單位簽訂的合同進行監督。

五、保守商業祕密

管理、參與合同工作的一切有關人員，應當為公司保守商業祕密。

合同管理職責

一、法定代表人的主要職責

1、加強合同管理工作，支持合同管理機構開展工作，解決合同管理工作中的重大問題。

2、授權委託合同承辦人員對外簽訂合同。

3、對本公司合同承辦人員進行考核、獎懲。

4、定期瞭解合同的簽訂、履行情況。

二、企業合同管理部門的主要職責

1、認真學習、貫徹執行《中華人民共和國合同法》和有關法律法規，依法保護本公司的合法權益。

2、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作的考核。

3、審查合同，防止不完善或不合法的合同出現。

4、監督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。

5、宣傳合同法和有關法規，培訓合同管理人員和業務人員。

6、統一辦理授權委託書，嚴格管理本公司合同專用章的使用。

7、依法處理本公司的各類合同糾紛。

8、制止公司或個人利用合同進行違法、犯罪活動。

9、按期統計、彙總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況並向公司領導彙報。

三、企業合同管理員的主要職責

1、協助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。

2、審查合同，保管好合同專用章。

3、檢查合同履行情況，協助合同承辦人員處理合同執行中的問題和糾紛。

4、登記合同台帳，做好合同統計、歸檔工作。

5、發現不符和法律規定的合同行為，及時向合同管理部門負責人或公司負責人報告。

6、參加對合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟。

7、定期向分管領導彙報合同管理情況。

四、銷售、採購部門的主要職責

1、依法簽訂、變更、解除本部門的合同。

2、嚴格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關方面會審。

3、對所籤合同，認真執行，並定期自查合同履行情況。

4、在合同履行過程中，加強與其它各有關部門聯繫，發生問題及時向合同分管部門管理員通報。

5、本部門合同的登記、統計、歸檔工作。

6、參加本部門合同糾紛的處理。

7、配合企業合同管理分管部門做好合同管理工作。

五、財務、技術、其他部門的主要職責

1、加強與銷售、採購等有關部門的聯繫，及時通報合同履行中的應收應付情況。

2、做好與合同有關的應收應付款項的統計、分析，

提出處理建議。

3、解決合同履行中有關技術方面的問題。

4、依法簽訂、變更、解決技術、其他合同。

5、管理好本部門的技術、其他合同。

6、配合企業合同管理分管部門做好合同管理工作。

合同專用章保管使用制度

一、主體內容與適用範圍

1、本制度規定了本公司合同專用章的適用範圍、申請條件和使用保管等應遵循的管理原則和辦法。

2、本制度適用於本公司各有關部門和分公司。

二、合同專用章的申請條件

必須是有權對外簽訂合同的部門和分公司。

三、合同專用章的管理

1、各有關部門和分公司的合同專用章由合同管理部門統一歸口管理。合同管理部門負責申請報告的審批、合同專用章的登記、留樣、發放和監督檢查等管理工作。

2、合同專用章的刻制由合同管理部門負責。

3、凡需刻制合同專用章的部門和分公司，必須由申請部門提出書面申請報告，並由主管領導審批簽字，同時按工作的實際需要和用途提供合同專用章刻制的數量、要求和樣章草圖，交合同管理部門審查後統一辦理。

4、凡持有合同專用章的部門和分公司，應做到合法使用、專人保管。技術合同專用章由合同管理部門負責保管，如遇工作需要，需攜帶外出，應事先辦理借用手續，用後立即歸還。

5、合同專用章的保管使用的檢查工作列入每年的合同檢查範圍之內。

6、合同專用章不得代用，混用。發現利用合同專用章進行違法活動，給公司造成經濟損失者，依法追究其行政和法律責任。

7、任何部門不得擅自刻制合同專用章，如發現有此類行為的發生，追究責任人員的行政責任。

8、凡遇合同專用章遺失，應立即向本部門領導報告，並將本部門批示意見送合同管理部門備案，在當地市級報紙上刊登遺失聲明，辦理相關證明材料。

9、凡遇合同專用章變更，需重新刻制，其申請程序與手續與新申請相同，原合同專用章交還合同管理部門統一處理。

10、各子公司自行刻制的合同專用章，必須到合同管理部門留樣備案。

“法人委託書”管理制度

一、主體內容與適用範圍

1、本制度規定了本公司授予“法人委託書”者的條件、程序、管理規定及責任等內容。

2、本制度適用於本公司各有關部門和分公司。

二、被授予“法人委託書”者的條件

1、必須是本公司生產經營活動中確需簽訂合同，並具有經濟工作經驗的有關人員。

2、必須經過《中華人民共和國合同法》培訓，考試合格，並經工作業績審查合格者。

3、能夠遵紀守法，執行好國家各項法令、法規和本企業的規章制度。

三、“法人委託書”的申請程序

1、凡申請持證者，先由申請部門向合同管理部門提出申請，填寫“參加《合同法》培訓人員登記表”。

2、由合同管理部門統一組織申請持證者參加本公司舉辦的《合同法》培訓班，並參加考試。

3、考試合格後，申請部門按合同管理部門要求填寫“法人委託書申請審批表”，並對其工作業績進行考核審查，再經公司人事部門和合同管理部門審核後報公司法定代表人批准，簽章頒發授權證書。

四、“法人委託書”的管理

1、合同管理部門負責“法人委託書”的申請審核、證件辦理，變更、註銷登記、遺失聲明和監督檢查等管理工作，併為公司歸口管理部門。

2、本公司頒發的簽訂合同的“法人委託書”，採用本公司統一制定的“法人委託書”文本，在有效期限內可連續使用，但有效期限最長不得超過兩年。

3、凡不持有“法人委託書”因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向合同管理部門提出申請，經法定代表人批准，由合同管理部門具體辦理一事一委託的臨時“法人委託證明”事宜;未取得“法人委託書”及“法人委託證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。

4、凡持有“法人委託書”對外簽訂合同者，必須嚴格遵守本公司制定的合同管理規定和相關的配套制度，做好合同台帳記錄，以備考查。

5、凡發生下列情況之一者，必須辦理變更或核准註銷手續：

◆ “法人委託書”授權內容變更;

◆ 證件有效期屆滿，不再續展;

◆ 持證人因工作變動，不再對外簽約;

◆ 持證人因調離本公司、退休或死亡;

◆ 持證人因違反本公司管理制度，情節嚴重需撤消“持證人”資格;

◆ 持證人擅自塗改授權內容、轉借和弄虛作假撤消“持證人”資格。

6、經頒發的“法人委託書”如有遺失，持證人應書面向本部門領導報告，並將本部門批示意見送合同管理部門，由合同管理部門向法定代表人或合同管理領導小組報告後，根據情況酌情處理。

7、凡核准註銷人員的“法人委託書”證件，由所在部門負責收回交合同管理部門統一處理。

五、責任

1、各部門應加強對持證人的教育和管理，凡發現嚴重違反本公司有關制度規定簽約或利用證件進行違法活動，

以及失職、瀆職等給公司帶來重大損失者，應依法追究責任，同時註銷證件。

2、持證人必須嚴格按授權範圍和授權權限在有效期內簽訂合同，如因超越授權範圍和授權權限發生的糾紛，其經濟及法律責任由持證人承擔。

合同(重大合同)訂立審籤管理制度

一、主體內容與適用範圍

1、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業執照的非法人經濟組織。集團公司內各單位的業務部門不得以本部門的名義或擅自以其他單位、部門的名義對外簽訂合同。

2、本制度適用於公司各有關部門和分公司所簽訂的合同。

二、合同審籤管理

1、公司對外簽訂合同，應由其法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。

2、嚴禁將合同業務介紹信轉借其他單位或個人使用。介紹信的存根應當保存五年，以備核查。

3、除及時清結者外，合同應當採用書面形式，合同文本應當採用合同示範文本，如果沒有合同示範文本，應當參照類似的示範文本。採用合同示範文本時，可以根據所訂合同的具體情況依法作出補充約定。

4、集團公司及所屬各單位的合同都應按順序編號。

5、合同及其有關的書面材料，應當語言規範，字跡(符號)清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義。

6、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量和質量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。

7、訂立依法可以設定擔保或者對對方當事人的履約能力沒有把握的合同，應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。

對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的主體資格和清償債務能力要參照本制度的規定進行審查。

8、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，併力求選擇本公司所在地法院。

9、嚴禁其他公司或個人所辦各類企業以公司及下屬單位的名義對外簽訂合同。

10、法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。

11、簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。

三、合同審籤程序

1、簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。

◆ 對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局複印專用章的公司法人營業執照或營業執照的副本複印件。

◆ 對非法人經濟組織，應當審查其是否按法律規定登記並領取營業執照。對分支機構或是事業單位和社會團體設立的經營單位，除審查其經營範圍外，還應同時審查其所從屬的法人主體資格。

◆ 對外方當事人的資格審查，應調查清楚其地位和性質、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織註冊地。

2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。

◆ 代理人職務資格證明及個人身份證;

◆ 被代理人簽發的授權委託書;

◆ 代理行為是否超越了代理權限或代理權是否超出了代理期限。

3、簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力對方當事人在合同中負有提供專業性較強的勞務、工程項目或限制經營項目等義務時，應當要求對方當事人提供由政府法定機構頒發的經營許可證或資質等級證書等證明。

4、簽訂合同，應當仔細審查對方當事人提供的有關證明資料，必要時應到簽發部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內容必須完全一致。

5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。

◆ 名片;

◆ 廠家介紹、產品介紹等資料;

◆ 各類廣告、宣傳資料;

◆ 各類電話、郵箱等通訊工具號碼;

◆ 對方當事人提供的未經我方合同承辦人見證而複製的或未與原件核對無異的複印資料。

6、訂立依法應當辦理批准、登記、見證、鑑證、公證等特別程序的合同時，應當依法辦理特別手續。

7、合同承辦人應將合同的副本一份及時送交本單位財務部門備案，作為財務部門收付款物的依據。

四、重大合同適用範圍

1、簽訂的下列合同，視為重大合同：

◆ 訂立價金在一百萬元以上(建築安裝工程承包合同價金在一千萬元以上)的合同;

◆ 投資、聯營的合同;

◆ 涉外合同;

◆ 合同承辦人認為需可行性審查的其他合同。

五、重大合同審籤附加程序

1、重大合同，應當及時進行可行性審查。

合同的可行性審查由承辦公司或部門組織有關部門以會籤的形式進行。也可以通過召開有關部門負責人會議的形式進行。

2、簽訂重大合同，應當進行合法性審查。

各公司訂立的重大合同，由合同承辦人按其隸屬關係，送交合同管理部門進行合法性審查。

合同履行、變更和解除

一、主體內容與適用範圍

1、本制度規定了本公司合同履行、變更和解除應遵循的管理原則和辦法。

2、本制度適用於本公司各有關部門和分公司。

二、合同履約管理

1、法定代表人全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。新任法定代表人應當繼續履行前任法定代表人依法訂立的合同。

2、在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發現問題，合同承辦人要及時處理，必要時經單位負責人同意，可實地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。

3、接收標的必須經過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度的標的應在法定期限內及時提出書面異議。

4、合同結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。

5、凡與合同有關的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。

對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。

我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當連同信封一併收存。通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時，必須使用掛號信函，並保存郵局收據、回執備案。

三、合同的變更和解除

1、對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發貨或付款。

2、我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，並立即以書面形式通知對方當事人，同時積極採取補救措施，減少損失。

3、發現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人採取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向合同管理部門報告。

4、我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，説明變更或解除合同的原因和請求對方書面答覆的期限，儘快與對方當事人達成變更或解除合同的協議。

合同糾紛處理制度

一、主體內容與適用範圍

1、本制度規定了本公司合同糾紛處理應遵循的管理原則和辦法。

2、本制度適用於本公司各有關部門和分公司。

二、合同糾紛管理

1、為解決合同糾紛所採取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內進行。

2、發現對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立即向單位負責人報告並向公安機關報案。

3、合同承辦部門、人員應配合好公司合同管理部門參加仲裁或訴訟。

4、合同糾紛發生後，可以通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。

5、合同發生糾紛後，需要委託代理人蔘加仲裁或訴訟活動的，應當及時委託有資質的代理人蔘與處理糾紛。

6、解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協議書、調解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本複印件，自發出或收到之日起五日內，由承辦人送交合同管理部門備案。

三、合同糾紛處理程序

1、發生合同糾紛，合同承辦部門、人員應立即報告分管領導或法定代表人，並通報合同管理部門，提供材料。

2、在處理合同糾紛過程中，對於可能因對方當事人的行為或者其他原因，使判決不能執行或者難以執行的案件，應當及時向法院申請財產保全。

3、合同糾紛發生後，應當依法採取一切措施，積極收集、整理有關證據。在證據可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請保全證據。

4、向法院提供原始證據時，必須先行復制，並請求法院的承辦人員出具證據收執。

5、在涉及合同糾紛的訴訟或非訴訟活動中，行使可能引起國有資產流失的處分權時，應當報請有關部門公司批准。

合同資料管理制度

一、主體內容與適用範圍

1、本制度規定了本公司合同資料登記、歸檔與統計應遵循的管理原則和辦法。

2、本制度適用於本公司各有關部門和分公司的合同資料管理。

二、檔案資料內容

下列資料可以作為合同檔案：

◆ 談判記錄、可行性研究報告和報審及批准文件;

◆ 對方當事人的法人營業執照、營業執照、事業法人執照的副本複印件;

◆ 對方當事人履約能力證明資料複印件;

◆ 對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委託書的原件或複印件;

◆ 我方當事人的法定代表人的授權委託書的原件和複印件;

◆ 對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的複印件;

◆ 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;

◆ 登記、見證、鑑證、公證等文書資料;

◆ 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議;

◆ 標的驗收記錄;

◆ 交接、收付標的、款項的原始憑證複印件。

三、合同資料登記、歸檔與統計

1、公司所有合同都必須按部門編號，妥善保管。各公司及部門都應建立健全合同管理台帳登記，

及時將合同履行中的情況根據台帳內容詳細記錄。合同管理台帳由合同管理員負責建立和保存。

2、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續後一個月內，應將合同檔案資料移交合同管理員。

合同管理員對合同檔案資料核實後一個月內移交檔案室歸檔。

3、各公司及部門應於每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄範圍內上年度和本年度上半年的合同統計報表報送集團公司合同管理部門。

各公司及部門應於每年的一月十日前將管轄範圍內上一年度合同管理情況分析報告報送集團公司合同管理部門。

4、本制度與崗位責任掛鈎，列入考核範圍。

考核與獎勵制度

一、主體內容與適用範圍

1、本制度規定了本公司合同管理員的考核範圍、考評時間、考核內容、考核程序及獎懲方法等內容。

2、本制度適用於本公司所有合同管理員。

二、考核管理

1、考核範圍

本公司專職或兼職合同管理員。

2、考評時間

公司每年年終組織一次考核評審活動，在對各有關部門合同管理工作檢查基礎上進行考核。

3、考核內容

三、考評程序

1、合同管理部門為公司合同管理員的考核評審工作的管理機構。

2、獲獎名單由部門根據考核內容進行考核評審後報合同管理部門，合同管理部門複審後報法定代表人批准。

3、取消資格的審批程序由部門將名單及考核依據報合同管理部門，合同管理部門複審後報法定代表人批准。

四、獎懲方法

1、合同管理員的獲獎方法：

◆ 合同管理員的獎懲等級設三等：即先進、優勝和表揚;

◆ 參加市工商局優秀合同管理員評選活動的名單從公司先進名單中產生;

◆ 獲先進名單從考核總分在95分以上者中產生;

◆ 獲優勝名單從考核總分在90～95分者中產生;

◆ 獲表揚名單從考核總分在80～90分者中產生;

◆ 獲獎者以精神鼓勵為主，並分別給予適當的物質鼓勵。

2、合同管理員的懲處方法：

◆ 凡考核總分首次達不到60分者，由部門分別給予教育、幫助和扣發獎金;

◆ 凡考核總分兩次達不到60分者，取消合同管理員資格;

◆ 凡利用合同從事違法違紀活動者，取消合同管理員資格並按情節輕重，追究其行政或法律責任。

合同管理的其他制度

一、學習合同法規制度

為了保證合同法規的學習、貫徹得到落實，特制定以下規定：

1、廠長、經理、各部門負責人必須帶頭參加合同法規的系統學習。

2、合同管理人員、銷售、供應、財務等部門業務人員必須經過合同法規的系統培訓，

取得合格證書，專、兼職合同管理員還必須取得合同管理員培訓合格證書。

3、公司分管合同工作的負責人，部門分管合同負責人及合同管理員定期組織活動，結合合同管理中碰到的實際問題，學習新法規，解決新問題。組織研討會，案例分析會等，並做好書面記錄。

二、合同文本制度

根據國務院辦公廳轉發國家工商行政管理局《關於在全國逐步推行經濟合同示範文本制度請示的通知》的精神，特制定本制度。

1、銷售部門必須使用國家統一的購銷合同文本對外簽訂合同。

2、外協部門必須使用國家統一的加工定做、承攬合同文本對外簽訂合同。

3、供應、設備、基建部門外出採購儘可能採用統一的購銷合同文本，或者使用複核《合同法》要求的有關合同文本。

4、各部門所需的合同文本由公司合同管理員統一購買或定製。

5、本制度與經濟責任掛鈎，列入考核範圍。