企業文書管理規則

□ 總則

第一條 目的

為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質及效率，特訂定本規則。

第二條 範圍

本規則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業部、業務執行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關係企業(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□ 承辦部門

第三條 總收發部門

總公司各部門與外界來往文書的收發由總管理處總務部門統一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發由其所屬總務部門辦理。總收發部門負責文書之收受及發送。

第四條 管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經理室或管理處為管理部門；營業、採購、工務、資料、法律、服務、訓練等業務部門的文書，得以各該業務部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區性文書，以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門。

(三)關係企業各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。

(四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分文、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜；文書未按規定處理者，管理部門不得受理。

第五條 主辦及會辦部門

(一)文書內容所涉及的業務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。

(二)本企業各類資料對外統一報送的主辦、會辦及提供部門。

□ 行文

第六條 行文類別

(一)函：發佈規章或臨時性規定及對機關團體、公司行號、私人或關係企業各公司間及公司內各部門間行文使用。

(二)公告：就主管業務向公眾或特定對象宣佈時使用。

(三)便函：關係企業各公司、部門間或公司內各部門間業務接洽時使用。

(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。

(五)電報：業務處理須以電報行文時使用。

(六)表格式公文：政府機關規定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。

(七)其他：

1.司法文書依據司法部門規定程序實施；訴訟文書，依政府有關部門訴訟審議 委員會規定程序實施。

2.會議紀錄及例行表報等的發送不必行文。

第七條 行文名義、署名及印信借用

(一)對關係企業外機構行文的名義、署名及用印規定如下：

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：

屬政策性或影響公司重大權益的行文。

2.以公司名義由總經理署名蓋總經理職章：

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。

3.以公司名義由總經理署名、蓋總經理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機構等的行文。

②對當地市、縣政府及其所屬一級機構的行文。

③對税務、金融機關的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規定者從其規定)。

4.以公司名義，由經理署名、蓋經理職銜簽字章。

對本款第二項所列以外的公家機構或公民營企業、法人團體的行文。

營業、資料、工務等部門於各類規章規定的核決權限或授權範圍內對客户、廠商之行文。

5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業、資材、工務等部門於各類規章規定的核決權限或授權範圍內對客户、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章：

①採購部門對廠商的行文。

②人事、服務、訓練、法律等部門於經辦業務之權責範圍內對公民營事業、民間機構或個人的行文。

7.應依本款第四項的名義、署名及用印規定行文而該行文單位無經理者，得蓋用公司公章行文。

8.因環境特殊或事實需要，須另行規定行文名義、署名及印信使用者，應專案籤送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核准。

(二)關係企業各部門間應以部門名義行文，並依下列規定簽署、用印：

1.正式行文者，以公司名義由總經理或事業部經理署名蓋職銜簽字章為之；以業務接洽便函行文者，由經辦部門主管及經辦人署名，蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。

3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業務(如進出口、税務、關税、勞保、投標等)，須加蓋公司或業務專用章的文件，均應蓋章，並視業務需要依規定加蓋董事長或總經理之職銜簽字章或職章或加蓋於其權限或授權範圍內的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規定。

(五)需以對等身份的簽署人名義覆文者，應斟酌實情處理。

第八條 行文的判行權限

(一)以董事長署名行文者，應送總管理處總經理室轉呈董事長判行。

(二)以總經理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經理(主任)判行者外，應送各公司總經理室轉呈總經理判行。

(三)以事業部經理署名行文者、應送經理室轉呈經理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者，應由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經理級人員判行。

(七)因專案業務需要，如進出口、税務、關税、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經理之業務專用章者，行文時應經各該業務部門主管於授權之範圍內經核准後始得為之。

(八)固定格式文書，應由署名的主管於原稿判行後，授權業務主辦部門主管依式行文。

□ 文書處理程式

ⅰ. 通則

第九條 文書分類

(一)機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業務機密文件，應依本規定第八章規定辦理。

(二)a類：凡關係重大，足以影響公司權益的文書，應呈總經理核閲後始得分文辦理。

(三)b類：一般文書及經常性業務往來文書。

(四)c類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經辦部門處理後歸檔。

(五)其他類：與公司業務無直接關係之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閲。

第十條　收發文登記單

(一)第一聯為收(發)文登記單，收發人員按流水號碼順序裝訂存查。

(二)第二聯為催辦單，於送經辦部門簽收文件後，收發人員收回，按處理期限或待復日期之先後次序整理，按日核對催辦。

(三)第三聯為主管催辦單，經辦部門主管於交辦文件後留存，按處理期限或待復日期之先後整理，以備隨時稽催督導用。

(四)第四聯為經辦人員存查聯，於文件辦妥後按結案、未結案分類存查。

(五)第五聯為核查聯，於文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權判行的文件，由收發人員轉送主管核閲後歸檔。

第十一條 收(發)文字號的制定管理

(一)對外行文的字號

1.公司：x1x2(x3)總字第○○○○號。x1x2為公司簡稱；x3為地區別，不需分地區者省略；○○○○為公司收(發)文流水號。

2.事業部(含直屬部門)：x1x2(x3)x4字第○○○○號(x4為事業部或直屬部門代字，由各公司總經理室制定管理)。

3.營業部門：由各公司總經理室制定。

(二)對關係企業行文的字號

1.由各公司總經理室統一制定管理。

2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經理室統一制定管理。

(三)收發文編號

1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。"業務接洽便函"另行編定，亦採流水號碼一文一號編列。

2.覆文以收文號碼為發文號碼，如有二號以上來文併案處理，以最後的收文號碼為發文號碼。

3.主動發文號碼與一般收復文號碼採取同一編號順序。

ⅱ.與外界來往文件

第十二條 收文

(一)登記、分文

來文由收發人員拆封後，於"收(發)文登記單"登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要後，送分文人員依其性質判定文書類別、經辦部門，再由收發人員分發。

(二)文件的分送

收發人員分發文件，應留存"收(發)文登記單"第一聯，依收文編號之流水號碼裝訂之。其餘第二、三、四、五聯連同來文以"分文專用卷宗"送交經辦部門主管核定"要""否"答覆及處理期限，記入"收(發)文登記單"第二、三、四、五聯，第二聯於當天簽收後，夾放於"分文專用卷宗"退還收發人員，由收發人員按處理期限的日期先後予以整理為文件催辦之用。

(三)文件交辦

經辦部門主管將文件批交辦理時，應將經辦人姓名記入"收(發)文登記單"第三、四、五聯，留存第三聯按處理日期之先後整理稽催督導，第四、五聯連同文件交經辦人辦理。

(四)文件處理

1.經辦人辦理文件時，應將擬辦或覆文擬搞簽呈主管判行。

2.經辦人應將處理經過、結果或覆文摘要記錄於"收(發)文登記單"第四、五聯記要聯記要欄(如不敷使用時，得以"文書籤辦單"補充，籤辦單隨同"收(發)文登記單"第五聯流程處理)，並填記預定保存期限及銷案或待復日期後連同來文(覆文時需附覆文稿)經呈判後打字、校對再轉送文書管理部門收發人員。經辦部門主管於文件判行後，將"收(發)文登記單"第三聯抽出銷案。

3.收發人員收到辦妥的來文及"收(發)文登記單"第四、五聯時：

①如無需覆文者，依其類別編定檔號填記於第四、五聯將檔號及銷案日期轉記第一聯，抽出原留存的第二聯銷案，並將第五聯同文件歸檔，將第四聯退還經辦人。

②如需覆文者，將覆文及覆文搞送請監印人員用印後，覆文封發投郵；來文、覆文稿、覆文底本則依其類別編寫檔號填記於第四、五聯後，第五聯連同來文、覆文稿、覆文底本歸檔，並抽出原留存的第二聯銷案(如需待復者，則將第二聯依待復日期的先後整理以備稽催)，再將第四聯退還經辦人。經辦部門如業務需要，可以覆文底本留存。

4.來文附件如屬現金、支票、匯票或其他有價證券等，經辦部門經辦人於接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。

第十三條 主動發文

(一)擬稿、登記

經辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附"收(發)文登記單"一式五聯，填寫受文者、類別、經辦部門、內容摘要、附件、經辦人姓名、預定保存年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經判行，送收發人員編號，轉打字、校對後，送交文書管理部門收發人員。

(二)發文處理

收發人員收到發文文件、原稿"收(發)文登記單"(一式五聯)，即將發文文件及原稿送請監印人員用印。文件封發投郵後，登記單第一聯依收發文編號的流水號裝訂；無須待覆文件，第二、三聯即予銷案，如須待復者，第二聯由收發人員暫存，第三聯送經辦部門主管，均依待復日期的先後整理以備稽催；第四、五聯連同發文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記於第一聯後，第四聯交還經辦人存查，第五聯連同發文原稿、底本歸檔。

第十四條 外界覆文的處理

收發人員及文書經辦部門收到外界覆文，除按收文程序處理外，收發人員應抽出原發文的第二聯銷案，將銷案日期轉記原發文的第一聯，並將收文日期及字號轉記於原發文後歸檔的第五聯，經辦部門接到覆文時，主管應抽出原發文的第三聯銷案，經辦人應於原發文的第四聯填記收文日期及字號。

ⅲ.關係企業來往文件

第十五條 行文方式

(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規定處理。一般性的規定、通知、

公告等函件無需覆文時，發文部門仍辦理髮文手續，受文部門則依下列方式處理：

1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續。

2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續。

3.受文部門依前二項的規定免辦收文者仍應處理呈核後依收文日期先後順序歸檔。

(二)以"業務接洽便函"行文者，依第十六條規定辦理。

(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數量一次印發，避免逐級轉文重印延誤時效。

第十六條 業務接洽便函之處理

(一)發文

經辦人發文時，應將接洽內容列記於"業務接洽便函"第一聯，並填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行後另依式填寫三聯連同第一聯呈主管主管簽署，一併送收發人員編號並記載於"收(發)文編號登記表"再送監印人員用印後，由收發人員將"業務接洽便函"第二、三、四聯送交受文部門，第一聯則依待復日期之先後整理以備稽催。

(二)收文

受文部門的收發人員收到"業務接洽便函"第二、三、四聯，於便函上填記收文時間、編定收文號碼並記載"收(發)文編號登記表"將便函第二、三、四聯送呈部門主管批定經辦人後，由收發人員將二、三聯交由經辦人承辦，第四聯經經辦人簽收後由收發人員按發文部門要求的待復日期先後整理，以備稽催。

(三)覆文

經辦人收到來文應於第三聯擬具覆文稿並填寫銷案或待復日期，及預定保存期限(如需籤辦，則以"文書籤辦單"辦理，籤辦單連同"業務接洽便函"第三聯處理)，經主管判行後，依式填寫於第二聯，一併呈主管簽署再送由收發人員轉請用印並抽出原暫存之第四聯轉記銷案或待復日期，將第二聯送交受文部門(原發文部門)，第三、四聯編定檔號填記於檔號欄後；第三聯依其類別歸檔；第四聯依收文流水編號的順序存查。如未結案，則第四聯按待復日期先後整理以備稽催。

(四)迴文處理

發文部門的收發人員收到覆文部門送達的便函第二聯時，於原暫存的第一聯註記覆文的收文時間；第二聯轉送經辦人呈閲辦妥並註明預定保存期限送收發人員抽出第一聯銷案，再一併編定檔號填記於檔號欄，第一聯依發文流水編號的順序裝訂存查，第二聯依其類別存檔，如未結案，第一聯需加註覆文部門要求的待復日期，並按此日期的先後整理以備稽催，再行復文時，則依發文程序辦理。

□ 文書處理方式

第十七條 文書結構

(一)公告：以"主旨""依據""公告事項"三段式斟酌運用。

(二)函、簽呈：以"主旨"、"説明"、"辦法"、"請求、擬辦或建議"三段式斟酌運用。

(三)業務接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敍述。

(四)採用語體文以達到"簡、淺、明、確"的要求，可用表格處理的儘量利用表格。

第十八條 信函處理

(一)指名營業、工務、資材及採購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發還；未能辦認為公務文書的信函，經其本人拆封後如系公務文書，應交收發人員依本規則處理。

(二)指名經副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務文書，再交收發人員依本規則辦理。

第十九條 簽呈處理

(一)經辦人因特殊案件的處理，需籤請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經核決並依示辦妥後應依類別歸檔。

(二)經辦人籤擬後層呈主管核示，如需呈轉經(副)理級以上主管核示者(各公司經理室、總經理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經理或董事長核示者)則於廠(處)長(部、室主管)籤示後，由廠(處)、部(室)收發人員登記於"簽呈事務備查表"轉呈經(副)理以上主管(各公司經理室、總經理室及總管理處為總經理或董事長)核示，於核示後由廠(處)部(室)收發人員轉記"批示"情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閲後，交由經辦人依示辦理，但與會辦部門有關者應複印分送會辦部門協同處理或備查。經辦人辦妥後，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發人員編定檔號填記於簽呈及"簽呈事務備查表"後，簽呈依其類別歸檔。簽呈內容不宜為公眾周知者，應指定專人專案籤辦。

第二十條 合約處理

(一)訂立或修改合約時，經辦部門擬稿後判行前，應將文稿轉送總管理處法律事務室核稿。判行後依業務需要份數送請繕打、校對、用印。

(二)固定格式的合約書其原稿應依前款規定經核稿判行後使用，經辦部門使用時依式填寫所需份數呈准後，直接送請用印。

（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規定。

保管部門收到合約書正本應即貼足印花並予銷印後與原稿一併歸檔。其他業務有關部門均以副本留存備用。

第二十一條 副本及圖書處理

副本視同正式文書，應依規定處理、歸檔；各類圖書應指定部門集中管理。

第二十二條 電報處理

電報視同文書，依本規則辦理。

第二十三條 文書處理要點

(一)經辦文書遇有關係重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本層呈處理。

(二)為利文書處理並達分層負責目的，經辦人應就內容要點籤擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閲批辦，各主管人員應對文案注意見，避免只簽名而無意見。

(三)經辦、會稿、核稿等人員之答名，應清晰可辨，不得潦草難認。

(四)經辦文書應視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應照會辦理，會稿案件會辦部門應按速件處理之。

第二十四條 文件處理期限

(一)收發人員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應於文到一小時送交有關人員。

(二)分文人員的分文時期，由各公司視其收文數量自行訂定。

(三)經辦人員的處理期限。

1.速件、電報、機密文件等應隨到隨辦，於文到一日內處理完畢為原則。

2.一般案件由部門主管斟酌經辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為原則。

3.來文定有答覆期限者，應盡力於來文所定期限內處理完畢。

4.計劃、試驗、研究、開發、規章修訂、測定、蒐集資料等特殊案件部門主管應斟酌實際需要分別規定其處理期限。

5.監印人員原則上於當天完成用印。

6.文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。

7.簽呈案件，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。

第二十五條 文件稽催

(一)經辦人如未能如期辦妥文件，應於處理期限屆滿前，經請示部門主管同意後，以口頭通知文書收發人員更改處理期限。

(二)收發人員應按日檢查催辦聯，到期未見辦妥銷案者，應先以口頭通知經辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應即以"文書催辦單"一式二聯，送經辦部門主管交由經辦人填注"擬完成日期"及"遲延原因"經主管批核後，經辦部門自存一份，一份送還收發人員繼續依期稽催，收發人員應隨時將稽催情形記錄於稽催聯。

第二十六條 發送方式

文書發送方式分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空)

電報(尋常、加急、書信、打字)及集運等，經辦人應於文書底稿上註明。

第二十七條 文件遞送

(一)呈閲文件的遞送方式

文件呈閲、呈判、會辦時，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機密，緊急或a類案件，則以桔紅色卷宗遞送。

(二)部門間文件的遞送

1.發文及受文部門在同一廠區內，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯送請請受文部門簽收後取回稽催。

2.發文及受文部門在不同廠區者，發文部門收發人員需將文件依受文部門地區別以(處)、部(室)為單位裝入"內部信封"予以遞送，"內部信封"僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另註明經辦人姓名，由受文部門收發人員統一拆封分發。

3.各公司於各辦公地區應設一文件"寄送中心"，總公司為各公司總經理室，各公司(工廠)所在地為總務部門，各"寄送中心"得規定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。

4.收發人員將文件遞交"寄送中心"後，"寄送中心"人員應將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具"文件遞送清單"一式三聯，第一聯自存，第二、三聯

連同文件彙總裝入地區別專用"文件袋"寄送。收文地區之"寄送中心"人員收到"文件袋"拆開後，即以"文件遞送清單"第二、三聯連同文件送交各廠(處)收發人員簽收後留存第二聯，第三聯以當天"文件袋"送還原發文的"寄送中心"存查。

5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區的文件，一律遞交各公司的"寄送中心登記轉送。

 6.總公司各"寄送中心"的"文件袋"，需於下午五時前送交總管理處總務部門統一運寄。

7.原則上文件應隨到隨送，不得積壓，"寄送中心"人員須於每日上午上班後30分鐘內將"文件袋"內文件分送各廠(處)、部(室)收發人員簽收。

□ 印信

ⅰ.印信種類

第二十八條 種類

(一)公章：各公司向主管機構登記之公司印鑑及特定業務專用之公司印信。

(二)職章：〖zk(〗1.董事長、各公司總經理刻有公司名銜及職別的印信。

2.刻有職別及特定業務專用的主管印信。

(三)職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。

(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業外行文之部門，應於部門章上加註"對內專用"之字樣。

(五)校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及"校對章"或"騎縫章""附件章"等字樣之印信。

第二十九條 印信的資料及形式

所有印信均為圓形橡皮質。

ⅱ.印信使用

第三十條 監印人員

(一)各公司公章及董事長職章之監印人員應籤請本企業董事長核定後任用。

(二)特定業務專用的圖記及董事長職章、公章、總經理職章之監印人員應籤請各公司總經理核定後任用。

(三)各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監印人員。

(四)監印人員不在時，應由代理人代為監印，代理人的任用應依前三款的規定籤準或指派。

第三十一條 印信蓋用

(一)行文時應依第八條的規定判行送請監印人員依第七條的規定於函件、文稿及底本上用印。

(二)其他文件需蓋用印信者，經辦人應填具"蓋用印信申請單"一式二聯，經呈准後憑以申請用印，監印人員除於文件上用印外，還應於"蓋用印信申請單"正面加蓋使用的印信，並收存第一聯，第二聯退回經辦部門存查。

第三十二條 印色使用

公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。

ⅲ.印信管理

第三十三條 印信的核定及制發部門

(一)公章、董事長及各公司總經理之職章及職銜簽字章均經總管理處董事長核定，由總管理處總經理室為管理部門統一制發。

(二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業務之主管職章經各部(室)經理(主任)核定，由總管理處總經理室為管理部門統一制發。

(三)各事業部經理、廠(處)長的職銜簽字章、特定業務之主管職章及各部門的部門章經各公司總經理核定由各公司總經理室為管理部門統一制發。

第三十四條 印信登記

業務主辦部門需用特定印信或業務專用印信向有關主管機構報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續，均由該主辦部門辦理。

第三十五條 印信申請

(一)印信制發的申請

因業務需要或組織變更，由主辦部門填具"請(制)發印信申請表"一份，送會印信管理部門依本規則第三十三條的規定呈請核定後由管理部門制發。

（二)印信換髮的申請

1.印信的印文磨損申請換髮時，由監印人員填具"請(換)發印信申請表"一份，於備註欄拓具印模，敍明制發日期，送會印信管理部門依本規定第三十三條規定呈請核定後由管理部門換髮。

2.原有廢舊印信應於換髮的印信收到後一週內，由監印人員依本規則第三十六條的規定辦理。

(三)印信補發的申請

1.印信毀損或遺失時，監印人員除向該印信登記機構報備並依法公告作廢外，應填具"請(補)發印信申請表"一份，於備註欄敍明原印的種類、字體、制發日期、毀損或遺失經過及失職人員的議處，並會印信管理部門依本規則第三十三條規定呈經核定後，由管理部門補發。

2.補發印信的文字體應有異於原印信，以資區別。

3.遺失的印信尋獲時，應即交由監印人員於二日內依本規定第三十六條規定辦理。

(四)印信增刊的申請

1.一種印信以制發一枚為原則，但如因業務需要或受地區限制需增刊者，由業務主辦部門依本條第一款規則申請。

2.增刊的印信應由管理部門斟酌實情設法加以區別。

第三十六章 印信繳銷

(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應由監印人員填具"繳銷印信申請表"一份，送會印信管理部門依本規則第三十三條之規定呈經核定後，檢具繳銷之印信，送繳管理部門

撤銷。

(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角註銷。

第三十七條 印信管理

(一)各種印信由各監印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監印人員負完全責任。

(二)印信管理部門應指定專人負責印信之制發、換髮、補發、稽查等管理工作，並設立"印信登記表"拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。

(三)印信不固定換髮年限，印信管理人員每年至少應稽查一次。

(四)主管、監印人員或印信管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，並報送印信管理部門。

□ 檔案管理

ⅰ.管理部門

第三十八條 管理部門

(一)文書結案後，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要，原搞須由經辦部門保管者，應～書管理部門主管同意後妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢後仍應送文書管理部門歸檔並換回影本。

(二)各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。

ⅱ.整理與分類

第三十九條 文件點收

文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

(二)文件如經抽存者，應有管理部門主管的籤認。

(三)文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

(四)與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

(五)有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收後，文件送歸檔。

第四十條 文件整理

點收文件後，應依下列方式整理：

(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(二)右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

(三)文件如有皺摺、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切摺疊，使其整齊劃一。

第四十一條 檔案分類

(一) 檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

(二)檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後另增第四級"細類"。如案件不多，亦可僅使用"部門"及"大類"或"小類"二級。

(三)同一"小類"(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設"卷次"編號，以便查考。

(四)每一檔夾封面內頁應設"目次表"，案件歸檔時依序編號、登錄；並以每一案一個"目次"編號為原則。

(五)檔號之表示方式如下

a1a2--b1b2c1c2d1--e1e2

a1a2為經辦部門代號，b1b2為大類號，c1c2為小類號。d1為檔卷卷次，e1e2為檔案目次。

第四十二條 檔案名稱及編號

(一)檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定範疇，不宜籠統含混。

(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

(三)檔案分類各級名稱經確定後，應編制"檔案分類編號表"，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閲。

(四)檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。

(五)檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第四十三條 檔號編定

(一)案件如系新案，應就"檔案分類編號表"，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

(二)案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敍述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。

(四)檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫於右上角。

ⅲ.歸檔與檔案清理

第四十四條 保存期限

(一)歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要使用"見出紙"註明目次號碼，以便翻閲。

(二)檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第四十五條 保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規程及辦事細則；4.董事會及股東會紀錄；5.財務報表；6.政府機關核准文件；7.不動產所有權狀及其他債權憑證；8.工程設計圖；9.其他經核定須永久保存的文書。

(二)XX年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計劃資料；4.其他經核定須保存XX年的文書。

(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經核定保存5年的文書。

(四)1年保存：結案後無長期保存必要者。

(五)規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第四十六條 檔卷清理

(一)管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷燬，銷燬前應造冊呈總經理核准，必要時向主管官署報備，並於目次表之附註欄內註明銷燬日期。

(二)保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將"收(發)文登記單"第五聯附註在其保留文件上，並在第五聯上註明部分銷燬之日期。

ⅳ.調卷

第四十七條 調卷程序

(一)各部門經辦人員因業務需要需調閲檔案時，應填具"調卷單"經其部門主管(科長以上)核准後持向管檔人員調閲。

(二)管檔人員接到"調卷單"經核查後，取出該項檔案，並於"調卷單"上填注借出日期，將檔案交與調卷人員。"調卷單"則依預定歸還日期之先後整理，以備稽催。

(三)於檔案室當場借閲者，得免填"調卷單"。

(四)檔案歸還時，經管檔人員核查無訛並於"調卷單"填注歸還日期及簽章確認後，檔案即行歸入檔夾。"調卷單"由管檔人員留存備查。

第四十八條 調卷管理

(一)"調卷單"以一單一案為原則，借閲時間最長以一週為限，如有特殊情形欲延長調閲期限時，應按調閲程序重新辦理。

(二)調卷人員對於所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。

(三)調卷人員調閲檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閲同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。

(四)調閲案件限與經辦業務有關者，如調閲與經辦業務無關之案件，應～書管理部門主管同意。

□ 機密文件

第四十九條 範圍

(一)生產設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產設備佈置圖。

(二) 技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產品配方，產品開發，改良或試驗資料，國外現場實習報告及其他技術上屬於機密性之資料。

(三) 業務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業務考察報告及其他業務上屬於機密性之資料。

(四)其他經廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。

第五十條 保管部門

(一)外來機密文件應以各公司總經理室為保管部門；經各公司總經理核准得於事業部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業部經理室、研究所所長室、駐廠經(副)理室或總經理指定之部門為保管部門。

(二)屬技術、開發、工務、營業等部門自行建立之專業性機密文件，應以各事業部經理室或廠區文書管理部門為保管部門。

(三)總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質者，應以各該部、室、中心為保管部門。

(四)各保管部門應指定專人經各公司總經理核定(總管理處由總經理核定)，負責機密文件收發、登記及歸檔等事務。

第五十一條 外來機密文件處理

(一)外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經理室機密文件保管人員，以"收(發)文登記單"一式五聯登記，呈請總經理核派經辦人(主辦人)及指定處理期限後，其分文、經辦、覆文或主動發文均依第四章之規定流程處理。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。

(二)若文件內容影響公司權益重大時，保管人員於文件分類辦理時，應以影本為之，原文件由保管人員妥藏。

(三)主辦人於文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則於每日上班以"文件傳遞記錄卡"註明時間、用途由經辦人簽章後，"文件傳遞記錄卡"由主辦人留存，密件交經辦人辦理。於當日下班(或完工)時主辦人應負責將密件收回，並於"文件傳遞記錄卡"填注收回時間，由經辦人籤認後隨"收(發)文登記單"第五聯與密件一併歸檔。

(四)密件辦妥後由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發人員寄送。

第五十二條 自創之專業性機密文件處理

(一)隸屬性技術、開發、工務、營業等部門的工作人員於承辦特定項目之業務所建立的資料，應視同機密文件，依本章的規定辦理。

(二)前款各項機密文件的經辦部門應於每月底編制翌月的"工作計劃表"寫明交辦的特定業務工作主題、內容摘要、經辦人及預定完成期限等，經主管核定後，一份自存，一份送保管部門存查。

第五十三條 經辦方式

(一)經辦人應於辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉借、出示於他人，處理期間並應妥善收存，防止他人輕易取得或翻閲。

(二)經辦人不得請託他人代抄、代描機密文件，非經經理級以上主管核准者，亦不得擅自複製。

(三)經辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應呈經理級以上主管(專業性機密文件得呈廠、處長)核准後為的。

(四)經辦人如未能於規定期限內處理完竣，應於到期前簽呈交辦之主管核准延長處理期限並聯絡保管人員延緩稽催。

第五十四條 歸檔

(一)外來機密文件於主辦人辦妥並經總經理核定保存期限後，應將文件連同"收(發)文登記單"第四、五聯及"文件傳遞記錄卡"送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入"機密文件保管備查簿"，第四聯送回主辦人存查，第五聯連同文件歸檔。

(二)內部自行建立之機密文件，經辦人辦妥並經廠、處長核定保存期限後，應將文件類別、內容摘要、預定保存期限等填入"機密文件送件單"，隨文件送交保管人員編定檔號並簽收後，"機密文件送件單"退回經辦人存查，文件由保管人員依類歸檔並將其名稱及歸檔編號登入"機密文件保管備查簿"。

第五十五條 檔案整理

(一)保管人員應將每月增加的機密文件，於翌月五日前填更"機密文件增列表"呈總經理(專業性者呈經理)核閲。並於每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續保管或已消失機密性質的文件，造具"機密文件銷燬表"呈報總經理(專業性者呈經理)核准後銷燬或送回原經辦部門按一般文書辦理歸檔。

(二)保管人員應於每月底查對"機密文件增列表"及"出國計劃書"或"工作計劃表"，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經辦部門送交歸檔。

(三)機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。

第五十六條 調卷

(一)各部門需調閲機密文件時，除依第四十八條規定方式辦理外，經辦人填具"調卷單"註明調閲期間及用途，應經調閲部門廠處長證明並送保管部門主管同意後，始得調卷。

(二)保管人員接到經核准之"調卷單"，應即開立"文件傳遞記錄卡"一份，連同密件交予調卷人簽收後，"文件傳遞記錄卡"由保管人員留存。用畢歸還時，密件經保管人員點收無誤後，將歸還時間填記於"文件傳遞記錄卡"並經調卷人籤認後一併存檔。

第五十七條 副本

機密文件需影、複印時，應呈經理以上主管(專業性者呈廠處長以上主管)核准後，交由保管人員印發，並將份數登記於"機密文件保管備查簿"；副本(含複印件)視同正本依本規則的規定辦理。

第五十八條 文件管理

經辦人、保管人員或調卷人員應妥善管理經手的機密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規則第十四條或第三十六條的規定議處：

(一)拆散原案顯有弊端者。

(二)原案被污損、抽換、塗改或遺失者。

(三)擅自將文件攜帶外出，轉借或出示於人及其他宣泄機密情事者。

(四)調卷逾期拒不歸還而不申述理由者。

(五)擅自請託他人代抄、代描、複印或打字、印刷者。

(六)文件分辦傳遞時，未以"文件傳遞記錄卡"記載或未於分辦當日下班(或完工)時收回(繳回)妥藏者。

□ 附則

第五十九條 文件處理日數的統計

(一)各收發人員根據"收(發)文登記單"第一聯，業務接洽便函第一聯(發文)及第四聯(收文)分別造具"文件處理統計表"一式二份，於翌月五日前，一份呈送經理核閲後存經理室備查(全公司的"文件處理統計表"應呈總經理核閲後存總經理室備查)，一份自存。

(二)處理日數計算標準

1.收文案件：自總收文之日起至覆文發出或文件歸檔之日止，所需日數扣除例假日後為實際處理日數。

2.發文案件：自文件發出之日起至其銷案之日止，所需日數扣除例假日後，為實際處理日數。

第六十條 文書用紙

(一)對關係企業外機構之行文以公文用紙為之。對客户或廠商行文得以印有公司名銜的書函。

(二)關係企業內部各部門間的行文以"業務接洽便函"為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。

(三)電報以電報專用紙。

(四)簽呈以簽呈專用紙。

第六十一條 文件處理之稽查

各公司總經理室應不定期派員稽查各部門之文書處理情形並隨時予以輔導，如有異常應即通知經辦部門主管處理之。

第六十二條 實施與修改

本辦法經營決策委員會通過後實施，修改時亦同。