辦公室檔案管理辦法（精選12篇）

辦公室檔案管理辦法（精選12篇）

辦公室檔案管理辦法 篇1

1.文書檔案管理。文書檔案包括上級領導機關來文、學校發文，包括各種通知、決定、批覆、下達的計劃等;本館制定的規章制度、規則、細則、辦法、公約等，對此類檔案資料的管理做到：

1)凡應歸檔的資料、文件，應在工作告一段落後，及時整理原始資料分類歸檔。

2)對上級下發的有關文件，館領導閲後，及時收回歸檔並做好登記，存放辦公室備查。

3)對所保管的文件，應定期清點，凡與本館有關的備查文件原件歸檔，副件保留。

4)年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

2.業務檔案的管理。業務檔案包括日常業務工作統計、工作計劃、專題規劃、工作總結、業務報表、文獻採購留存、館長辦公會及館務會議紀要、圖書館大事等。對此類檔案資料的管理應做到：

1)各部室做好工作統計，每月上報辦公室歸檔。

2)業務報表，要留底歸檔存查。

3)工作計劃、專題規劃、工作總結、採購留存、館長辦公會議紀要等，要及時分類歸檔。

4)年底按業務類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進模範典型材料等。對此類檔案的管理做到：

1)掌握本館職工的學歷、專業、年齡、業務、職稱、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

2)及時準確記錄本館各業務部門人員的調動情況及知識結構，年齡層次、職稱結構情況。

3)及時做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。

辦公室檔案管理辦法 篇2

為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條 各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監督和指導，並做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條 文件立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件彙編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔範圍。

第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯繫，區分文件的保存價值，便於保管和利用。

第五條 立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

(1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

(2)長期保存。凡是在相當長時間內部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為20xx年至50年。

(3)短期保存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為20xx年以下。

第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

第七條 檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。

第八條 文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷燬手續。

第九條 歸檔時間。部門應於活動後一週內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條 歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙製文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網檔案盒。

二、檔案的管理和利用

第十二條 辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閲利用、統計等工作。

第十三條 經鑑定失去保存價值需要銷燬的檔案，應經分管主席審查批准後，按程序進行檔案銷燬。

第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。

第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。

第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閲檔案登記表。

第十八條 平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯繫。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得複印件,幹部檔案盒，以便存檔和查閲。

第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。

辦公室檔案管理辦法 篇3

第一條 為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。

第二條 標準檔案係指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像製品和標樣等)。

標準檔案是國家檔案的重要組成部分。

第三條 標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地採用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。

第四條 標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。

下列文件材料需要永久保管：

(一)上級下達任務的文件;

(二)標準報批稿;

(三)標準編制説明及其附件;

(四)意見彙總處理表;

(五)標準審查會議紀要或函審結論;

(六)標準報批公文;

(七)標準申報單;

(八)標準發佈本;

(九)標準正式出版本;

(十)標準修改通知單及其附件;

(十一)標準作廢通知單。

下列文件材料需要長期保管：

(一)論證報告;

(二)調研報告;

(三)試驗驗證報告;

(四)標準徵求意見稿(最後一稿);

(五)標準送審稿;

(六)等同、等效採用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);

(七)標樣。

第五條 永久保管的，按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規定處理。

第六條 國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衞生、獸藥和環境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衞生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。

國務院行業標準歸口部門負責管理其主管範圍內的行業標準檔案。

省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。

企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。

第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：

(一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案;

(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;

(三)負責組織和承擔標準檔案的鑑定和銷燬;

(四)監督檢查標準檔案的修改、補充和複製;

(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續;

(六)認真執行檔案管理制度。

第八條 標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料並加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。

第九條 標準起草單位、標準化技術委員會祕書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。

第十條 標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、發佈後三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版後，及時補充歸檔。

第十一條 標準檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。

標準文件材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。

第十二條 標準更改或廢止後，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。

第十三條 標準文件材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求”執行，並應當符合下列要求：

(一)各類標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見彙總處理表可以歸檔兩份。

(二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、複印稿。

(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。

(四)標準文件材料的幅面大於A4(210×297mm)的，按A4幅面摺疊;小於A4的，粘貼在A4幅面的紙上，並留出裝訂線。

第十四條 保管標準檔案，應當有檔案櫃和庫房，並有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。

第十五條 保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或複製。

第十六條 管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閲制度。

標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批准，並限期歸還。

第十七條 任何個人不得將標準檔案佔為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應當追究有關人員的責任。

第十八條 對標準檔案的保存價值，應當定期進行鑑定。鑑定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。

對已經超過保管期、失去保存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字後銷燬，並註明銷燬時間和處所，由監銷人員簽字後，將清冊歸檔。

第十九條 對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。

違反有關檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。

第二十條 本辦法由國家技術監督局負責解釋。

第二十一條 本辦法自發布之日起施行。

辦公室檔案管理辦法 篇4

第一條 目的：為了檔案材料有效使用，檔案保管科學有序，特制定本制度。

第二條 人事檔案保管制度原則

1、 保密原則;

2、 保護人事檔案材料完整，防止材料損壞;

3、 及時補充入檔材料，保證檔案材料的連續性、完整性;

4、 合理有效的使用檔案，使其發揮作用。

第三條 人事檔案保密

1、 人事檔案設立專人負責保管，責任到人，並齊備必要的存檔設備;

2、 人力資源部在使用或補充各種檔案時應遵守保密制度，禁止無關 人員對資料的接觸。

3、 任何人包括公司領導在內，無特殊原因，不得隨意查調個人檔案。

4、 查閲檔案時由人力資源部專人監督，保證檔案不被破壞與丟失。

5、 不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

第四條 檔案接收：

1、 檢查轉來的檔案手續是否齊全符合規定;

2、 在檔案底賬上註明接收檔案;

3、 填寫《回執單》，退回原單位;

4、 把檔案放置檔案室內保存，並編號登記。

第五條 檔案轉出

1、 取出要轉走的檔案;

2、 在檔案底賬上註銷;

3、 填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

4、 最後按發文要求包裝密封;

5、 接收檔案單位將收到檔案的回執退回。

第六條 檔案保護

1、 檔案室備有必要的防火、防潮器材;

2、 檔案室保持清潔，不準存放無關物品;

3、 無關人員不得進入檔案室;

4、 離開時關燈、關窗、鎖門保證安全。

第七條 新形成的檔案材料應及時歸檔，並按以下流程進行操作。

1、 對材料進行鑑別是否符合歸檔要求;

2、 按材料分類確定其相應位置補填檔案目錄;

3、 將材料放入檔案內。

第八條 檢查核對

檢查核對是保證人事檔案完整安全的重要手段。一般要定期進行核查，核查的內容是多方面的既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看是否完整或有無黴爛、蟲蛀等;也包括對檔案保管的環境檢查。

第九條 統計彙報

1、 人事檔案數量;

2、 人事檔案材料收集補充情況;

3、 人事檔案整理情況;

4、 人事檔案保管情況;

5、 人事檔案使用情況;

6、 檔案室設備。

第十條 人事檔案的使用權限

1、 法制部門調查。

2、 員工本人入黨、出國等。

3、 檔案管理員對檔案的維護。

4、 公司因調查需要調用檔案。

第十一條 人事檔案使用方式

1、 借出使用：法制部門查案調檔或其它特殊情況。

2、 出具證明材料：一般是入黨、提升、招工、出國等。

3、 在檔案室查閲：防止泄密和丟失。

第十二條 檔案查閲手續

1、 由申請查閲者寫出查檔報告，在報告中寫明查閲對象、目的、理由、查閲人的概況等情況。

2、 其次，查閲單位(部門)蓋章，負責人簽字。

3、 最後，由人事檔案管理部門審核批准進行查閲。

第十三條 外借手續

1、 在附合查閲手續的基礎上，進行借檔登記。

2、 有關單位開具介紹信，説明要求出具證明材料的理由，並蓋公章。

3、 人力資源部按照有關規定，結合使用者的要求，提供證明材料。

4、 證明材料由人力資源部審閲，蓋章，登記、發出。

第十四條 離職員工限期在一個月內將檔案手續辦理完畢，如不辦

理，人力資源部將於離職下月起開始收取檔案保管費，標準為每月20元。

第十五條

行。

第十六條

本制度經公司總經理辦公會討論通過，自頒佈之日起執本制度解釋權在人力資源部。

辦公室檔案管理辦法 篇5

第一條 為了規範人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據，特制訂本制度。

第二條 集團公司員工檔案實行分級管理

由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統一管理。

(一)原始檔案：員工入司時隨轉的人事檔案材料，員工轉正後調入公司管理。

(二)新建檔案：員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況複印件備查材料。

(三)電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、户籍所在地、畢業學校、學歷、專業、職稱、工作經歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統的形式所形成的記錄。

經集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。

第三條 人事檔案由各公司、部門總經理分管或指導，該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理，並對檔案的完整性、真實性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監督考核。

二、人事檔案的建立

第四條 新建人事檔案收集範圍

由人力資源部門直接形成的材料：

(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業證複印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫院進行體檢，且出具的體檢證明須真實有效)等材料。

(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱(學位等)審批材料。

(三)工資調整審批表。

(四)鑑定書、鑑定表以及其它各種鑑定材料。

(五)考核、考勤或其它類材料。

(六)有關培訓學習經歷及成績、學歷情況等材料。

(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。

(八)有關接收、調配、解聘等情況記錄材料。

(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協議)、保險等材料。

(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。

通過其它渠道形成的材料：

(一)各類組織成員或代表以及各種先進模範或受獎勵材料。

(二)參加各級人大或各類協會代表大會材料。

(三)業務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文着作篇目等。

(四)出國審批表及在外期間鑑定材料。

(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。

(六)在原工作單位形成的有關檔案材料。

(七)在部隊或學校等機關單位形成的有關檔案材料。

(八)重要的社會關係、親屬關係的記錄材料。

(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。

第五條 人事檔案歸檔材料要求

歸檔材料應具備的條件：

(一)必須是已經處理完畢，而不是懸而未決或沒有最後審定和處理意見的文件。

(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關情況的材料，應當分別製成以個人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個人檔案。

(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記，如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬於歸檔範圍但手續不完備的材料，應先將手續補齊，並在辦理完備後再行歸檔。

(四)檔案內容必須實事求是，不能帶有虛構、想象、誇張的成份;人物傳記、寫人物事蹟的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。

(五)檔案內容應當完整，對頭尾不清、來源時間不明的材料，要儘可能查清註明;涉及個人重大問題的材料，如需查清，應轉交相關部門處理後，方能歸檔。確定材料能否歸檔時，應針對具體問題具體分析，不能一概而論;同時，還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記，並有計劃地進行收集補充。

應妥善處理不應歸檔的材料：

(一)經過鑑別，凡應轉往有關單位保存或處理的材料，應填制《人事檔案轉遞通知單》(此指幹部或重要人員檔案)。

(二)接收單位清點核對後，應按程序辦理接收手續。

(三)凡屬退還本人的材料、證章等，應開列詳細清單，證明材料(物品)名稱及份(件)數，經批准後退還本人，並由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。

(四)對不直接退還本人的材料，可經批准後給予銷燬，並應對其本人説明。

(五)銷燬人事檔案履行一定審批手續，任何個人都不得擅自銷燬。

第六條 人事檔案的整理要求：

(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。

(二)應做到認真鑑別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

(三)人事檔案的保管範圍與人員管理應相一致。

(四)材料增減時應進行重新整理。

(五)人事檔案原件作為正本，對於機密性較高的人事檔案，可根據工作需要和人員管理情況建立副本。

第七條 人事檔案的建立

(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，並對於員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。

(二)集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求，經該公司人事負責人審核後建立並逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科於每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。

(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案，並對員工在職期間相關個人信息資料(身份證號、聯繫方式、家庭住址、户籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄於每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。

第八條 人事檔案的編號

(一)人事檔案編號構成：檔案代碼+四位數字，按順序編號。

(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫)，如採購管理中心，其人事檔案編號為CGG。

(三)員工辭職後的檔案編號繼續保留，不重複使用。

(四)同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內，調動或辭職抽出後不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續保留。抽出檔案後應該在檔案袋上予以標明。

第九條 人事檔案建立的具體程序

(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑑別，看其是否符合歸檔的要求。

(二)按照材料的屬性、內容確定其歸檔的具體順序。

(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內容。

(四)將新的材料存入檔案。

第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，後備管理幹部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統一交集團公司人力資源中心存檔。

(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，並要求歸檔。

三、 人事檔案的轉遞

第十一條 人事檔案轉遞的具體程序

(一)人事負責人依據人力資源調配通知單或調令取出應轉走的員工檔案材料。

(二)在檔案袋的人員編號及姓名後註明抽出的時間、原因(調動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉入地點。

(三)填寫《人事檔案轉遞通知單》。

(四)將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起，並將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。

(五)收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤後，必須在《人事檔案轉遞通知單》的回執單上簽字蓋章，且及時反饋到轉出公司、部門。

第十二條 人事檔案材料在轉遞過程中要嚴格執行保密制度，按要求裝袋密封交接，並在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴禁私自拆封偷閲檔案。

第十三條 員工晉升科級(含)以上級別，轉正後一月內由所在公司、部門按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理幹部被免職後，其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門。

第十四條 員工離職後由其所在公司、部門一月之內將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，並妥善保管二年。銷燬時須填寫《檔案銷燬申請單》，經集團公司人力資源中心核准後予以銷燬。

四、人事檔案的查詢、借閲

第十五條 檔案查詢和借閲應按程序辦理

(一)檔案的查詢應先申請，説明查詢的對象、理由和範圍，所在公司、部門人事負責人批准後，方可登記查閲。不得隨意讓人查閲員工檔案。

(二)外借員工檔案須經所在公司、部門總經理批准，並辦理借檔登記。最長借閲期限為一星期。若需延長，需辦理續借手續。

(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，説明理由，再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規定予以辦理。

(四)人力資源中心或各公司、部門內部查閲、借檔和出具證明也應按照程序進行。

五、人事檔案的保管

第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。

第十七條 人事檔案管理必須由專人負責，定期檢查核對，確保檔案完整、準確。

第十八條 人事檔案存放必須配備專門設備，不得與其它檔案混放一起。

第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

六、考核辦法

第二十一條 凡出現以下情況，將根據情節輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次：

(一)人事檔案不全的。

(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。

(三)不遵守人事檔案保密制度的。

(四)不履行正當手續將人事檔案帶出檔案保管場所的。

(五)不按規定銷燬人事檔案的。

公司人事檔案管理辦法規章制度

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關係，死亡等情形。

三、檔案相關規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，並及時登記於《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》，並在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應及時將相關資料複印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年後方可銷燬(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。

2、檔案的查、借閲

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閲，只能在檔案室閲覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閲，須填寫《查、借閲人事檔案單》(附件三)，經過行政人力資源部經理批准後方可查、借閲。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閲人事檔案，下級員工不得查、借閲上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閲員工人事檔案。

2.4所有經過批准後借閲的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閲後到期未歸還者、歸還損壞、私自複印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

2.5人力資源部做好查、借閲登記，並在《人事檔案借閲登記本》簽字登記。

3、查、借閲檔案注意事項

3.1不得塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自複印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閲者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷燬

4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷燬員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》，經行政人力資源部經理批准後銷燬。

4.3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案做好登記並歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

辦公室檔案管理辦法 篇6

會計檔案包括:會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業資料。會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要史料和證明，也是國家檔案的組成部分，更是單位重要檔案之一。為加強會計檔案管理工作，明確責任，使會計檔案管理有章可循，特制定如下管理制度。

一、會計檔案的立卷、歸卷制度

公司所屬會計人員必須對本單位的各種會計憑證、帳簿、報表、計劃、預算合同等會計資料定期收集，審查核對，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，並指定專人保管，防止丟失、損壞。

二、會計檔案的調閲制度

調閲會計檔案，要嚴格辦理手續，本單位人員調閲會計檔案，要經過會計主管人員同意;外單位人員調閲要有正式介紹信，經會計主管人員和單位領導批准，並詳細登記調閲檔案名稱、日期、調閲人姓名、工作單位、調閲理由和歸還日期。調閲人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要複製應徵得單位同意。

三、會計檔案的銷燬制度

會計檔案的保管期一般為20xx年，對保管期滿的會計檔案，按照<檔案法>的規定由財會部門和檔案部門共同鑑定，報經批准後進行處理。對需要銷燬的會計檔案，要填寫“會計檔案銷燬清冊”，銷燬時由單位領導指定檔案部門和財會部門共同派員監銷，並在銷燬清冊上簽名蓋章，“會計檔案銷燬清冊”要長期保存。

四、會計檔案的交接制度

1、會計人員工作調動或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續，沒有辦理交接手續的，不得離職。離職前，必須將本人經管的會計工作在規定期限內全部交接清楚，接替人員應認真接管移交工作，並繼續辦理移交未了事項。移交後，如發現原經管的會計業務有違反財務制度和法律規定等問題，由原移交人負責。

2、合併、撤銷單位的會計檔案，應根據不同情況分別移交給併入單位，由上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收代管，並由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。

辦公室檔案管理辦法 篇7

第一條為加強會計管理，特制定本管理辦法。

第二條企業的會計檔案包括:會計憑證、會計賬簿、會計報告、查賬報告、驗資報告、財務會計制度以及與經營管理和投資者權益有關的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。

第三條會計檔案的保存。

財務部應有專人負責保存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，按順序立卷登記有效。

會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。

會計檔案保管期滿需要銷燬時，由會計檔案管理人員提出銷燬意見，經部門經理審查，總經理批准，報上級有關部門批准後執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷燬清冊，銷燬時應由審計部和財務部有關人員共同參加，並在銷燬單上簽名或蓋章。

第四條會計檔案的借用。

財務人員因工作需要查閲會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閲入庫檔案，必須辦理有關借用手續。

集團內各單位若因公需要查閲會計檔案時，必須經本單位領導批准證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閲。

外單位人員因公需要查閲會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意後，方能由檔案管理人員接待查閲，並由檔案管理人員詳細登記查閲會計檔人的工作單位、查閲日期、會計檔案名稱及查閲理由。

會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外複製時，必須經財務部經理批准，並限期歸還。

第五條由於會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第六條本辦法適用於公司總部、下屬全資及控股企業。

會計檔案保管期限

檔案名稱

(一)會計憑證類

1、原始憑證、記賬憑證20xx年

其中:涉及外來和對私改造的會計憑證永久

2、銀行存款餘額調節表3年

(二)會計賬簿類:

1、日記賬20xx年

其中:現金和銀行存款日記賬20xx年

2、明細賬、總賬、輔助賬20xx年

3、涉及外來和對私改造的會計賬簿永久

(三)會計報表類:

1、主要財務指標報表3年

2、月、季度會報表20xx年

3、年度會計報表永久

(四)其它類:

1、會計檔案保管清冊及銷燬清冊20xx年

2、財務成本計劃3年

3、主要財務會計文件、合同、協議永久

辦公室檔案管理辦法 篇8

第一條 為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實現科學化、制度化、系統化的要求，參照國家和上級主管部門有關檔案管理的規定，結合公司的實際情況，特制定本規則。

第二條 檔案管理的種類;根據國家的規定要求和勞動人事管理的特點，將勞動人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個人檔案、專業技術檔案、文書資料檔案。

第三條 職工個人檔案主要由記載個人在歷史各個時期表現情況的原始資料，各項工作能力素質狀況和有關背景材料等構成。它主要包括職工履歷、社會關係、職務、學歷、工資變動情況、獎懲記錄等以及各個時期的表現鑑定。

第四條 專業技術人員(包括工人技師)檔案主要由記載其技術狀況的原始材料和考核評聘等有關的材料構成，它主要包括專業技術人員的技術職稱(職務)評聘申請表、工作總結、所在單位鑑定、評審委員會評審結果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關資料。

第五條 文書資料檔案主要由記載公司勞動人事管理活動的主要過程原始材料、各項重要而且常用的勞動人事政策規定的目錄或摘要、勞動人事系統各崗位在工作中產生的各類正式文書、各種勞動人事統計報表和有關信息資料構成。

第六條 檔案管理的內容

一、檔案的建立

1.職工個人檔案，凡是新進公司的職工，勞動人事部門應按規定內容為其建立個人檔案，並按公司檔案管理規範統一整理分類、編號。

2.專業技術人員檔案，對專業技術職稱(職務)評聘管理部門或崗位提供的職稱(職務)評聘的有關資料，按規定要求進行分類、整理、編號、歸檔。

3.文書資料檔案。對文書管理提供的各類文書資料，按設計要求進行分類、整理、彙編成冊、編號歸檔。

二、檔案的日常維護：檔案的日常維護主要包括整理、分類、編號、裝訂、編目錄、內容增刪、訂正、輸入電腦等項內容，重點是增刪、訂正、更新。

三、檔案的查詢、借閲：檔案查詢、借閲管理的內容主要根據上級有關規定或公司的管理需要制定查詢、借閲檔案規定，對檔案的查閲、借閲實施管理。

四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個人檔案和專業技術人員檔案傳遞到流向單位。

第七條 檔案管理的標準

一、職工個人檔案

1、符合國家和上級主管部門規定的檔案管理要求。

2、能夠及時、準確、完整的提供反映公司專業技術職稱(職務)評聘情況。

二、文書資料檔案

1、能夠及時、準確地提供勞動人事管理方面的文書資料.

2、能夠及時提供勞動人事管理方面的政策規定的文號、文件、標題或摘要。

第八條 檔案的內部管理制度

一、凡新聘職工個人檔案應在報到後的一個月內完成。

二、專業技術人員檔案的建立，應在專業技術職稱(職務)評聘管理部門或崗位移交有關材料後的一個月內完成。

三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然後由檔案管理崗位在接到後30天內完成整理、分類、編號、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。

四、應在有關崗位提供變更內容後的一個月內，對檔案的有關內容進行增刪、修正。

五、檔案的查詢、借閲必須按有關規定執行。

六、每年4月前對公司的檔案管理工作進行一次檢查。

七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號由公司行政人事部統一確定。

八、檔案管理崗位應及時為公司各方面提供檔案資料查詢。

第九條 人事檔案查閲、借閲

一、查閲檔案的範圍

1.因幹部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閲本人檔案的。

2.與他人案件有密切關係，而該人已經死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閲其檔案取得證明材料的;

3.因某種特殊情況需要查閲本人檔案的;

4.編寫公司史、地方誌、撰寫人物傳記等，一般不得查閲幹部檔案，可直接向幹部本人採訪。如該幹部已經死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閲。

二、借用檔案的範圍

1.領導因審批職務任免、出國、晉升和享受待遇考察瞭解等需要借用有關人員的檔案;

2.商調職工需要，將檔案寄送接受部門(分支機構)審查;

3.本部門有關領導因對於政治審查、考察、考核需要詳盡研究而暫時借用。

三、出具證明材料的範圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的範圍，將人事檔案中的有關材料內容摘抄或複製成單項的材料，用以證明該人員的有關情況。這種方式一般只限於審批案件、出國留學所必須提供的證據、證件等。凡因入團、入黨、入學、參軍、提幹、出國等進行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時，一般不能查閲檔案，可由幹部所在單位提供證明材料。

四、查閲、借用檔案辦理程序

1.借閲經理級以上幹部檔案欲申請人填寫《查閲、借用檔案審批表》，經借閲檔單位蓋章和負責人簽字，報公司領導審批;

2.借閲經理級以下人員的檔案，經申請人所在部門領導批准，行政人事部審核，方可調出檔案。

五、查閲、借用檔案的注意事項

1.查閲檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閲時不準邊閲邊議檔案內容，更不準向無關人員泄露檔案內容。

2.查閲檔案時不得塗改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損;

3.未經批准，不得複印檔案材料，摘抄複製的材料應辦理登記手續並負責保管好，不得給無關人員閲看，用完必須自行銷燬;

4.查閲檔案需到檔案室進行，原則上不得帶走;特殊情況需借出的，必須在當日歸還。

5.借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴格保密，妥善保存，不準轉借，不準交無關人員和本人翻閲，用完及時歸還。

辦公室檔案管理辦法 篇9

1、目的:會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，現根據<中華人民共和國會計法>和<中華人民共和國檔案法>的規定，制定本辦法。

2、適用範圍:本規定適用於公司及分子公司。

3、會計檔案管理體系

3、1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。

3、2公司總經辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

3、3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲，嚴防毀損、散失和泄密。

4、會計檔案範圍

4、1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

4、2會計憑證類:原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證。

4、3會計帳薄類:總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。

4、4財務報告類:月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字説明和其他財務報告。

4、5財會電算化檔案:主要是存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

4、6其他類:銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊等。

5、各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

5、1當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由會計機構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

5、2移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

6、會計檔案不得自行借出。

6、1如有特殊需要，經本單位負責人批准，可以提供會計資料的查閲或複製，並辦理登記手續。查閲或者複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閲、複印財會資料時，應事前由公司總經辦批准。

6、2各單位應當建立健全會計檔案查閲、複製登記制度。

7、會計檔案的保管期

7、1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5類(會計檔案保管期限表附後)。

7、2會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

7、3本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

7、4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

8、會計檔案的銷燬

8、1保管期滿的會計檔案，除本辦法規定不得銷燬的情形外，可以按照以下程序銷燬:

8、1、1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容;

8、1、2單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見;

8、1、3銷燬會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷;

8、1、4監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案;銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。

8、2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

8、3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。

9、會計檔案的管理

9、1採用電子計算機進行核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

9、2單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管公司或財產所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的，從其規定。

9、3單位分立後原單位存續的，其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管，其他方可查閲、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立後原機構代管，各方可查閲、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，並按規定辦理交接手續。

9、4單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閲、複製與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，並按規定辦理交接手續。

9、5單位合併後原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管;單位合併後原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

9、6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算後移交建設項目的接受單位，並按規定辦理交接手續。

9、7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

9、7、1移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容;

9、7、2交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

9、8預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

10、附則:

10、1本制度由公司財務部負責解釋。

10、2本制度施行後，凡既有的類似規章制度或與之相牴觸的規定即行廢止。

10、3本制度經總經理批准後自頒佈之日起執行。修改時亦同。

辦公室檔案管理辦法 篇10

第一條 為加強和規範員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《幹部檔案工作條例》，制定本細則。

第二條 員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

第三條 員工失蹤或死亡後滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模範人物死亡以後，其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。

第四條 人事檔案管理員的職責

(一)、保管員工檔案;

(二)、及時索要、收集、鑑別和整理員工檔案材料;

(三)、辦理員工檔案的查閲、借閲、和轉遞手續;

(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;

(五)、為領導和有關部門提供員工的情況;

(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;

(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;

(八)、辦理其它有關事項。

第五條 人事檔案的內容及分類歸檔

(一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;

(二)、本人經歷、家庭情況、社會關係、成長曆史等自傳材料;

(三)、本人自我鑑定，組織鑑定材料;對員工的考察、考核、評價材料;

(四)、政治歷史審查及甄別複查材料;

(五)、員工參入黨、團材料;

(六)、獎勵(包括科技和業務)及各種先進事蹟材料;

(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;

(八)、處分、取消處分的材料;

(九)、任免、工資、職稱等材料;

(十)、學歷和評定的技能等材料;

(十一)、其它有較大價值的可供參考的材料。

第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《幹部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。

第七條 人事檔案的收集、保管和銷燬

一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。

四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及複寫紙書寫。

五、按規定需要銷燬檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批准，並編制銷燬清冊。

六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊後方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

八、檔案應分類編號後存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

第八條 人事檔案的利用和傳遞

一、外單位來公司查閲檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批准後，方可查閲。

二、本公司各部門因工作需要查閲員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批准後方可查閲。

三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閲員工檔案。

四、建立檔案查閲登記制度，對查閲職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閲。如必須借出查閲時，應提交報告，分管領導批准，嚴格履行登記手續。

六、任何人不得查閲或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

七、查閲檔案必須嚴格遵守保密制度和閲檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務後一個月內移交其檔案。

九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個月內將其檔案移交新單位或户口所在地的街道辦事處。

十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，並履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。

十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，並密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。

第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案後，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內註銷員工基本檔案情況。

第十條 本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《幹部檔案工作條例》辦理。

第十一條 本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

辦公室檔案管理辦法 篇11

第一章 基本原則

第一條　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發佈的《幹部檔案工作條例》(組通字[1991]13號)，特制定本辦法。

第二條　人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的幹部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察瞭解和正確選拔使用幹部服務的。

第三條　人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長曆史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條　在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案幹部

第五條　人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條　人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關於人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑑別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條　人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鑽研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集範圍與歸檔要求

第八條　為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、幹部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔範圍見附件。

第九條　公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並由各單位黨委(總支)的人事幹事、組織幹事負責收集各單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條　收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字後方能歸入人事檔案。

第十一條　不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料必須詳細登記，並報請人力資源處負責人審查批准，由專人負責監銷。

第十二條　人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。お

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條　人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，並按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬於上述範圍人員的人事檔案應進行代管，並按有關部門的規定收取管理費。

第十四條　對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條　根據安全保密，便於查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案櫃。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的温濕度。

第十六條　檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，幹部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《幹部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條　嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案幹部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話裏泄露檔案內容。

第十八條　做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便於提供利用。

第十九條　凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見並加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條　對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閲人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閲制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條　人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條　如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出後，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條　為使人事檔案能夠隨着公司的人事變動，幹部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、幹部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案後，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條　公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

第二十五條　公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔範圍

1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑑定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑑定材料。

4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等羣眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批覆以及所依據的證明材料。

8、黨團組織建設中形成的入黨志願書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事蹟及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見;入團志願書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9、幹部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批覆、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別複查結論、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模範事蹟。

11、各種處分決定、調查報告、上級批覆、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和幹部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表，授於學位的材料，學歷證明書，學習鑑定材料。

16、學生學籍變動記錄材料。

17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18、畢業學生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價值的材料。

辦公室檔案管理辦法 篇12

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關係，死亡等情形。

三、檔案相關規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，並及時登記於《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，並在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應及時將相關資料複印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年後方可銷燬(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。

2、檔案的查、借閲

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閲，只能在檔案室閲覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閲，須填寫《查、借閲人事檔案單》(附件三)，經過行政人力資源部經理批准後方可查、借閲。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閲人事檔案，下級員工不得查、借閲上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閲員工人事檔案。

2.4所有經過批准後借閲的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閲後到期未歸還者、歸還損壞、私自複印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

2.5人力資源部做好查、借閲登記，並在《人事檔案借閲登記本》簽字登記(附件三)。

3、查、借閲檔案注意事項

3.1不得塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自複印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閲者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷燬

4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷燬員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》(附表五)，經行政人力資源部經理批准後銷燬。

4.3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案做好登記並歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

人力資源部