祕書的工作描述

工作描述：

祕書是傳統的職業之一，就是負責掌管文檔、安排事務並協助機構或部門負責人處理日常工作的人員。祕書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：
接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；
收發與回覆日常郵件；
撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；
會談、會務安排；安排商務旅行，做好預訂工作；
將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔；
接待訪客；
採購、分發和控制辦公用品等等。
祕書工作的範圍十分廣泛，既是業務人員，也是管理人員，可以説，祕書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，可見祕書崗位的重要性。

核心競爭力（職業核心能力）：
知識要求：一般情況下，企業要求祕書具備中文或行政專業大專以上學歷，有文書寫作、檔案管理、財務會計等基本知識，並有一定的外語基礎。
技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協調能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動化設備，在授權範圍內有一定的預見能力和判斷能力。
經驗要求：具有一年以上相關職位的工作經驗，對所在行業和企業狀況有所瞭解。

職業素養：
能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細緻、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動並持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

職業現狀：
祕書職業向來是職場上上供需兩旺的人才需求熱點，據不完全統計，目前我國的祕書從業人員達2300萬人。隨着社會的發展和企業競爭的日益加劇，祕書工作的重要性越來越受到重視，祕書已經不是以前眾人眼裏“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業內參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，並在給予的權力範圍內果斷做出決定。這也是為什麼祕書需求不斷上漲的原因所在。

風險與回報：
祕書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業中祕書起着承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。祕書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，祕書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關鍵。
據權威部門統計，80%以上的祕書月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之間的祕書有4.31%；月薪在8000以上的祕書只有2.02%。

職業趨勢：
發展路徑：做祕書得先有“祕書證”，國家勞動和社會保障部將祕書職業資格分為三個等級：初級祕書、祕書、高級祕書。要求祕書持證上崗。
轉型機會：根據祕書的知識結構和技能，祕書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、並需要較高的溝通協調能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文祕的工作。