提升企業接待工作人員素質的意義和作用

接待工作是為企業客户服務的工作。有什麼意義和作用呢？怎麼提升接待工作人員的素質？下面是本站小編給大家蒐集整理的企業接待工作的意義和作用文章內容。希望可以幫助到大家!

企業接待工作的意義和作用

(一)服務保障

接待工作是為企業經營活動提供物質條件和服務保障的工作，是為公司客户服務的工作。這就要求公司各職能部門與接待主體部門通力合作，共同籌劃和運用公司的人力、物力、財力，以保證接待活動的正常運行，通過為客人(領導)來公司的訪問、參觀、考察、技術交流等各項活動提供必要的工作和生活條件。因此，服務保障是公務接待工作的基本屬性。

(二)展示形象

接待工作是企業的窗口和“門面”，實現多領域、多層次、多方位的對外合作交流的橋樑和紐帶。接待人員是企業的“形象大使”。接待工作和接待價值具有塑造、維持和創新企業形象的作用。熱情、周到、優質、高效的接待服務，對於創樹企業品牌，提升企業在外界的知名度和美譽度具有重要意義。

(三)擴大對外交往

接待也是一種投資，有着明顯情感效應和延伸效應。通過熱情、周到、細緻的服務和良好的印象，能夠廣交海內外朋友，進一步擴大企業對外交流。在接待過程中，通過與各級、各類客户的接待服務接觸，形成適宜企業發展的良好市場環境和牢固的客户關係，使接待工作真正成為生產力。

如何提升企業接待工作人員素質

企業能不能給來訪客户留下良好的印象，除了硬件設施之外，接待人員的素質也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣着整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使來訪客人有“賓至如歸”的感覺。同時，接待人員要注意平時的學習積累，瞭解掌握各方面的知識，以便更好地做好接待工作。

(一)提高綜合素質。接待人員是接待工作的主體，也是企業對外形象塑造的“排頭先鋒”。因此，對接待人員的素質和工作完成效果要求愈來愈高。要求接待人員既要有紮實的業務理論功底和一定的管理能力，又要有比較深厚的知識積累;既要有良好的全面協調能力，又要有嫻熟的接待組織能力;既要有一定的統攬全局的掌控能力，又要有細緻入微的服務意識。

(二)提升服務能力。接待工作的好與壞，直接影響到企業的對外形象。這就要求接待人員在每一次的接待過程中，充分做好客人到達前的準備工作，客人到達後的服務工作，客人離去時的收尾工作。要講求工作效率、雷厲風行、嚴格接待規程;堅持以人為本、熱情周到，準確合理、規範有序、務實高效地開展接待工作。

(三)發揚四種精神。一是發揚顧全大局、密切協作的精神;二是要發揚任勞任怨、無私奉獻的精神，正確理解苦與樂、正確對待得與失;三是要發揚克已奉公、廉潔自律的精神，嚴格執行各項規章制度，不吃拿卡要，不佔小便宜，時刻以事業為重;四是要發揚真誠周到服務，禮貌敬語待客的精神，使我們的接待工作真正樹立起對待客户良好的工作態度。

如何規範企業人員接待流程

接待流程根據目前企業開展接待活動的特點和實際，具體可分為客人抵達前的準備工作，客人抵達後的接待服務工作和客人離去後的總結工作三個階段。

客人抵達前的準備工作

準備工作充分，才能為整個接待工作的順利進行，奠定良好的基礎。迎客準備工作主要包括接受任務、制定方案和組織配置資源等環節。

1.接受任務。接待部門受領任務，要掌握本次接待任務的基本情況和要求，做到“四個瞭解”，即瞭解客人的基本情況;瞭解客人來訪的主要目的、抵離時間以及客人抵達時所乘交通工具;瞭解客人的活動日程安排;瞭解公司的接待流程和規格。2.制定方案。接待方案是接待工作的主要文字依據，是參與接待部門和有關人員的行動準則和辦事指南，在接待工作全過程中起規劃、指導、溝通和協調的作用。

2.組織和配置資源。接待過程，事實上是組織、配置和整合各種接待服務資源，包括接待設施、設備、人員、物資等，從而圓滿完成接待任務的過程。接待任務的完成，並不是由一個單位的接待部門獨立完成的，而是需要包括接待部門、主責部門、配合部門等的通力協作，共同完成。

3.檢查落實。按照接待方案的要求，對各項迎客準備工作，特別是接待場地、設施、車輛等，逐項檢查落實，是迎客準備階段的最後一個環節。發現問題，應及時改進。

企業接待工作的理念和原則

做好接待工作不僅是工作的需要，也是從更高層次上展示部門形象的需要。我們對於每一項接待工作都要高度重視並樹立強烈的機遇意識、責任意識，作為一項政治任務來完成，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到某個部門某個單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細膩，我們良好的精神風貌、高素質的辦事效率將會給客人留下終生的印象。

(一)要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應酬活動，甚至可能損害部門的形象。每一項接待活動，都要以實現來賓的目的和政府的公關期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節，並體現一定的創意與創新。作為展示政府部門形象的“窗口”，接待工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關接待活動的每一個環節着力體現自身的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、彙報材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯我們的與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到我們在工作中的認真和細緻。

(二)接待方案制定以後，就要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環節有序銜接、首尾相連，必要時可以製作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩定性和連續性。同時，對接待工作中的每一道程序都要事先進行規範，這樣才能確保整個接待工作有序進行。比如，在作接待工作總結時，接待記錄的填寫、總結會的召開、書面總結材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規範操作。此外，相關工作人員也要注意收集和掌握接待工作的相關知識，不斷提高自身素養並注意實現資源共享。

(三)關注細節、注重實效，細節決定成敗，細節就是我們接待工作中的核心。接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據接待工作的需要對接待方案予以調整;具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節都要細緻地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經意的一句話，都要留意和體會，以便及時採取應變措施。這就要求我們加強靈活應變能力、臨場發揮能力的訓練，提高處理突發事件、意外發揮能力的訓練，以便將各類有損政府部門形象的細節問題解決在萌芽狀態，確保接待工作實現“零失誤”。

通過接待工作，我們不僅可以展示我們認真、高效、嚴謹的工作作風，也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領導和來賓留下深刻的印象，而且將會對我們將來的政務工作帶來更大的便利。因此，我們要充分利用接待工作的每一個細節展示我們的全新風采和魅力，利用每一次接待機會增強我們的凝聚力和向心力。同時，我們還要對接待結果進行科學的評估與監測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優化接待流程，力求接待活動效益的最大化。

企業接待工作流程

(一)來訪接待

1、熱情周到：做到來有迎聲，去有送聲，有問必答，百問不厭。

2、認真傾聽：來訪辦理的事情不論是否對口，不能説“不知道”、“不清楚”，認真傾聽來訪者的意圖和要求。

3、及時處理：熱心引導，快速銜接，為來訪者提供準確的聯繫人、聯繫電話和地址或引導到要去的部門。

(二)來賓接待

1、接受任務：按院辦領導指示接受接待任務。

2、瞭解來賓情況：瞭解來賓的人數、身份、性別、日期、交通工具的班次與具體時間、內容和日程的初步要求，何時返回、返程交通工具等。

3、制訂計劃：按來客和領導的要求制訂計劃，包括接待規格、內容、日程、經費、人員、任務分配等，經領導批准後逐項準備辦理。

4、預訂住宿：按計劃在招待所或賓館預訂膳食、客房或牀位、準備車輛等。

5、迎接來賓：在預定日期、時間隨車到機場、車站、去迎接客人。

6、商議日程：將客人接至招待所或賓館後，即與對方相應人員商定日程安排。

7、安排會談：將商定日程向領導彙報，接着安排雙方會見或會談事宜，並應準備好會談需用的資料。

8、陪同參觀：如安排參觀遊覽，應陪同、介紹，並負責交通、餐飲、休息、安全等。

9、送別客人：客人訪問結束返回時，應提前代辦車票機票並將客人送至車站、機場。

10、接待小結：接待一結束，應認真進行小結並向領導彙報。