向比爾·蓋茨學習處理電子郵件

越來越多的經理人，工作中已經離不開電子郵件。不過，離不開的，還有越來越多的苦惱。

比爾。蓋茨的苦惱是，他收穫鉅額的個人財富的同時，也收穫了每天400萬封電子郵件，其中大多數是垃圾郵件。

傑里米。伯頓，美國硅谷大公司veritas software corp的市場營銷部副總裁，苦惱的是，每天不得不花上多達兩個小時，處理電子郵箱裏的400封郵件。他一怒之下，禁止手下的240名員工每週五收發電子郵件。

遭受電子郵件“肆虐”的經理人，怎樣有效地管理數不清的電子郵件呢？

比爾。蓋茨等經理人的做法值得借鑑。他們的祕訣是：第一、採用郵件過濾機制；第二、削減電子郵件總數目；第三、先回應，後回覆的兩步策略。

採用郵件過濾機制

微軟公司的比爾。蓋茨採用了郵件過濾機制，確保對重要信件的及時回覆。

他説：“通過郵件過濾機制，我接收的電郵全部來自於曾經同我有通信聯繫或者我認識的人，例如微軟、英特爾、惠普及其它合作伙伴公司的人員。我們所面臨的挑戰是要確保將時間用於最重要的電子郵件。”

削減電子郵件總數目

拒絕消耗大部分時間的普通郵件。某跨國公司總裁要求下屬減少“抄送”或“僅供參考”的郵件，僅這一項，就使他收件箱減少了50%的郵件數目。

利用全職助理。jp摩根的高管斯科特。貝克斯德要求她的助手，對自己的郵件進行初步處理，而重要的郵件留待自己處理。

而某一銷售經理的做法是，在自己拜訪客户或者參加展會等外部活動，不能正常收發郵件的時候，告訴祕書幫助他初步處理一些郵件。比較緊急需要回復的郵件，祕書會電話告之，由他口述後回覆。

經理人要注意的是，必須告訴助理或者祕書哪些是至關緊要的信息。

先回應，後答覆

某美國公司的女性高管每天要處理200封郵件，她總結處理郵件的有效方式是兩步走：先回應，後回覆。比如，她常常採用的迴應語“信已收到，已讀過，下週細讀過後回信”；此後，她會選擇在承諾的時間範圍內，利用早晨醒來、坐車、坐飛機的空閒時間來高效地回覆郵件。

這一做法的優點是，可以給對方及時地迴應，也可以給自己留下時間來回復郵件，合乎情理地解決了對方的期望。

除此之外，經理人在管理電子郵件時，要注意避免三個陷阱。一是電郵不能代替面對面溝通；二是電子郵件的溝通無法解決充滿爭議和複雜的問題；三是如果口頭溝通更有效率，請不要使用電子郵件溝通，因為，一個三分鐘的電話足以包含七八封電子郵件所涵蓋的信息量。

出處：世界經理人