部門代擬公文稿應把握的幾個要點

當前部門或單位為黨委、政府發文機關代擬公文稿的質量總的來説是比較高的，行文也比較規範。但還存在五個方面的不足：一是為局部利益説話，缺乏全局觀念；二是態度不夠嚴謹，反映客觀實際欠全面、準確；三是觀點不夠鮮明。條理不夠清晰，主題不夠突出；四是遣詞造句不夠準確、語言不夠精練：五是文種、格式欠規範。要克服上述不足，應注意把

握好以下幾道關口：

把好政策關

1．要符合黨和國家的路線方針政策和法律法規。這是代擬公文稿應當遵守的第一項基本要求，也是同黨中央在政治上保持高度一致的問題。黨國家的路線方針政策和法律法規，是代擬公文稿的依據和準繩。制發公文的具體目的雖然各有不同，但從根本上説都是為了貫徹落實黨和國家的路線方針政策；如果制發的公文不符合黨和國家的路線方針政策，就達不到貫徹落實的目的，反而對貫徹落實造成干擾和破壞。

2．要符合上級機關的有關精神。下級服從上級，全黨服從中央。各部門或單位代擬的公文稿都必須符合各自上級機關的有關指示，而不能脱離更不能違背上級機關的指示。一般來説，上級機關比本機關更為熟悉黨和國家的方針政策，更能把握全局，同時它也比較熟悉本機關的情況，因而它的指示對本機關具有較強的針對性。

3．要同現行有關公文相銜接。在同一個問題上，各有關公文可以從不同側面作出某些規定，但它們之間應當相互配合，而不能相互矛盾。當根據新情況需要對現行公文的有關規定作出某些改變時。新制發的公文應對此以適當形式有所交待或以其他方式予以説明，使人們瞭解新規定與原規定的不同之處並非兩者相互矛盾。而是為適應新情況所作出的決定。特別是隨着我國加入世貿組織，所有的公文都要與世貿組織規則相適應，不能與之相悖。

4．要完整準確地體現發文機關的意圖。發文機關的意圖是指制發這件公文的機關的意圖，即發文機關領導集體的意圖。就黨委辦公室制發的文件而言，公文體現的意圖就是黨委領導的集體意圖；一個或幾個領導對公文的審定簽發，所代表的意圖不僅是領導個人的“決定”，更主要的是代表領導集體的意志和決定。因此，部門或單位在代擬公文稿的時候，公文起草人員不能把本部門或單位領導的“想法”和自己的意見當成發文機關的意圖，而要。“跳出”本部門或單位的框框，站在公文制發機關的立場，換位思考，樹立全局觀念，才能真正進入角色，使代擬的公文稿在發文目的和公文的主要內容上都能很好地體現發文機關的意圖。

5．要全面準確地反映客觀實際情況。代擬公文稿必須堅持實事求是的原則，如實反映客觀實際情況，不能顧此失彼，以偏概全，只報喜不報憂，只見樹木，不見森林；不能只談表面現象。忽視實質性的內容和規律性的情況。

6．提出的政策和措施要切實可行。不僅只考慮需要，還必須考慮可能；不能單憑主觀願望和想當然辦事，必須經過周密調查、精確核算和充分論證。

把好文種關

部門在代擬公文稿時，可採用。“四看”的辦法，來辨別文種使用是否恰當：

一看公文事由。根據事由選定文種，是最基本的常識，最常用的方法。想讓上級解決什麼問題，就應寫。“請示”；向上級彙報某個階段、某個方面的工作，就應寫“報告”；答覆下級的請示，就應寫“批覆”，等等。

二看公文出台環節。黨政機關公務繁多，為使各項工作迅速而卓有成效地開展起來，領導機關必須下發“紅頭文件”。每份文件以哪個文種出台，取決於主要領導採取什麼決策形式。例如，××縣委開展“黨員聯户帶創”活動，成效顯著，經驗很好，××市委準備推廣。下發這樣的文件，公文起草人員就應根據領導採取的領導方法和決策形式來確定文種。若領導想急於推廠，立刻發文，可以用“決定”；若領導工作慎重，召開市委全會或常委會討論，可以用“決議”；若領導授意組織部門拿出意見，或先行試點。待點上取得經驗後，再全面推廣，可以用“通知”轉發組織部門的意見或試點經驗。

三看受文對象。我國是禮儀之幫，在公文使用上特別注意文種，以表示對上級或同級的尊重。若文種使用不當，不僅有失禮儀，還可能影響關係。例如，××市將於今年下半年召開黨代會，到時就應根據與會人員的不同身份和地位，採用不同的通知方法。對代表和列席人員可以直接發。通知”。對特邀人員以及中央、省屬駐××市機構則應發。“函”，若請上級領導出席或派人出席日則應用“請示”。三個文種都起通知作用，如果使用文種得體，對方就會滿意；否則，就會引起反感。

四看反映事物的時間。公文是一種載體，它的使用，必然會涉及某項事物、事件、工作。由於反映的時間有先有後，使用文種應當有別，才能使行文收到良好效果。例如，1998年，××市遭受了特大洪澇滅害，災害發生後。××市委或××市政府授意民政部門立即寫出“報告”。向上級反映災情；當抗災需要上級給予物力、財力支援時，就寫“請示”；當抗災結束時，就再次寫“報告”，上報抗災活動情況及成效。通過一系列的公文活動，把受災和抗災的有關情況如實反映到上級機關，收到了較好的效果。

把好語言關

具體來説，主要有四點：

一要準確。公文的題目必須能表達全文的主要態容，文內大小標題、字字句句都要準確無誤。

二要莊重。從字詞的選擇到句式及修辭的考慮，都要根據公文的嚴肅性、權威性來確定，以體現公文莊重得體。要堅持一種慣用格式，約定俗成，不得違反。

三要簡明。公文用語必須句穩詞妥，樸實平正，簡潔精練，鮮明生動，清楚明瞭。選字用詞要反覆推敲錘鍊，能用一個字講清的決不用兩個字，做到多一個字不可、少一個字不行，恰到好處。

四要規範。公文內引用的人名、地名、時間、數字、引文等必須符合規範。

把好時限關

公文具有較強的時限性，這是與文學作品不同的顯著標志。一部好的文學作品，可以使用幾年、十幾年，甚至上百年，而公文的時限性很強，要求很急。例如，需召開會議傳達貫徹上級某項重大工作部署，就必須及時發出會議“通知”，大會“報告”和有關文件，必須於會前完成，簡報必須在會期發出；貫徹政策中遇到的難題必須及時“請示”；發生重大事件要及時“報告”，等等，如果超過時限，錯過機會，就會誤事，甚至影響整個工作部署。可見，時限性是把好部門代擬公文稿質量關的一道難關。

把好“時限關”，首要的是平時多寫多練，努力實踐，提高應變能力。其次是注意積累資料，熟悉情況，做到胸有全局，手有典型，筆下有神，特別要注意搞一些分門別類的“半成品”，一旦急需，稍作加工，即可變為“成品”。其三要吃苦耐勞、無私奉獻的精神，遇到趕急的情況，要加班加點，夜以繼日，連續作戰，直至完成任務為止。

把好格式關

主要是應把握三個方面的格式：

1．文面格式。公文的文面格式分為三個部分，即文頭(眉首)部分、主體部分、文尾(版記)部分。文頭部分包括版頭(報頭)、份號、密級、發往地址、緊急程度(等級)、發文字號(部委號)、簽發人、收發報序號8項、佔頁面l／3左右：主體部分包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍8項；文尾部分包括主題詞、抄送機關、印製版記3項，在公文最後一頁下端，最後一個要素置於最後一行。

2．用紙格式。公文用紙幅面規格採用16開型(長260毫米，寬184毫米)，也可採用國際標準a4型(長297毫米，寬210毫米)。在黨政機關中，應與自己的上級機關保持一致，以利於公文的使用、裝訂等。用紙格式一經確定，必須長期固定使用。

3．排印、裝訂格式。用16開型紙印刷公文，黨的機關的公文，一般每頁排20行，根據整篇公文排印工作需要，也可排19行或21、22行，每行25個字；行政機關的公文，每頁排19行，每行25個字。公文裝訂與公文排印應一致，並考慮人們的閲讀習慣。公文在左側裝訂，騎馬訂或平訂或膠粘。

把好保密關

部門或單位的文祕人員在代擬公文稿的過程中，可能要接觸大量的“機密”、“祕密’，因此，一定要嚴格按照《保密法》的要求，強化保密意識，增強保密自覺性，養成保密習慣絕不可粗心大意。

凡是起草具有密級的文件，都要到保密條件較好的場所去寫作，在文件未公開出台以前，要守口如瓶，堅決不準向外擴散，泄露公文的內容。因起草公文需要引用機密文件的“原件”，在使用過程中要妥善保管，用完後及時送還機要部門。起草的公文成稿後，要主動“打掃戰場”，清理參閲資料，該歸檔的歸檔，該銷燬的銷燬，做到萬無一失。

（作者單位：常德市委辦公室）